饭店存货管理制度样本.doc

XX饭店存货管理制度第一条 为了加强企业(包含餐饮、客房和休闲中心三大部分)存货管理，规范存货购进、领用、耗用、节余库存保管及存货各步骤核实操作步骤和管理行为，现依据企业经营管理需要，制订本要求。第二条本要求中存货是指企业在日常经营过程中行将消耗原物料、燃料及经营性辅助设备(不包含固定资产部分)。具体包含：1、原材料：餐饮业多种制作基础性原材料，如鱼、肉、蔬菜等，和干货调料等;2、库存商品：存放于仓库及水吧香烟、酒水、纸巾等出售商品;3、物料用具：一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和经营性辅助设备(不包含固定资产部分);4、燃料：指饭店各设备正常运行维护所需多种燃料等。第三条 存货购进管理一、存货购进采取“采购计划审批制”：1、 单价在500元及以上多种经营性辅助设备(指低值易耗品部分)购进审批措施，参考企业相关要求实施;单价在500元以下多种经营性辅助设备、日常经营所需原物料及燃料购进审批措施，根据本要求中相关条款实施。2、 对不一样存货，采取不一样时期申报计划：(1) 日计划：指需购进多种基础性原材料食品，由厨部、餐饮部于头一天估计第二天需要量，据此确定需求，填制厨房订货申请表，报使用部门责任人审核签字后，交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为天天下午4:00-8:30。(2) 周计划：指需购进冻品、烟等，填制XX饭店申购单由部门或仓库申报，交采购部办理采购业务。申报计划时间为每七天六下午。(3) 半月计划：指需购进干货调料，由仓库报计划，填制XX饭店申购单，仓库领班签字后，送交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为每个月1-5号和15-20号.(4) 月计划：指需购进客房用具、印刷用具等，由仓库和各部估计该月需要量，并据此确定需求，填制XX饭店申购单，送交采购部，并办理正式采购业务。申报计划时间为每个月25-30号。3、 上述第(3)、(4)项填制XX饭店申购单，经使用部门责任人签字后需交仓库核签：仓库关键核查需购进物料在计划申报时仓库中实有各物料(包含可代用具)库存数量，并将对应数量据实填入对应栏次，并提出计划意见。4、 对需尤其制作(指经营物品上需加注企业标识)多种经营性材料及物品(如一次性餐具、纸巾、客房洗具、拖鞋、茶具等)，标准上应采取招标方法选择相对固定制作供给商，签署定时供货协议(除非因产品质量、结算价格及其它合作方面原因需更换)及价格协议(按时间段);每个月末，各物料使用部门(指客房部、餐饮部和休闲娱乐部)依据饭店估计需要量确定需求计划，填制XX饭店申请单(一式四联，申购部门留存一联，其它三联经审批后一联交采购部、一联交仓库、一联交财务部)，报部门责任人审核签字。二、购进存货验收管理：1、 采购部收到同意申购单后，应立即和供给商联络，确定具体供货时间和每批次供货量，并在申购单对应栏次给予注明;注明后申购单一联由采购部留存，督促货物按时到位;一联送交请购部门，方便立即了解进货时间，安排对应工作;一联送交仓库，方便查对验收，安排仓位;一联交财务部，方便准备资金付款。2、 到货时具体验收要求：(1) 购进多种食品鲜货部分，直接由厨部、餐饮部实物管理责任人(指经营场所日常经营性货物实物管理人)专员验收，仓库保管监收;其它珍贵食品部分，由各对应仓库库管进行，由财务部稽核人员监收。 厨部、餐饮部所需货物验收，标准上应指定相对固定货物验收区域(指定验收区域应邻近贮藏室或仓库，应保持灯光明亮、清洁卫生、安全保险)，配置专门实物数量验收工具、必需质量检验测试装置和特殊货物(如冷冻、保鲜货物)贮藏工具及场地; 货物验收人和监收人必需对照申购单上所列品名、单价、数量和质量办理货物验收和监收工作; 验收工作包含货物数量验收和货物质量验收两方面内容：A、货物数量验收a、 假如是密封容器，应逐一检验是否有启封痕迹，并逐一过称，以防短缺;b、 假如是袋装货物，应经过点数或称重，检验袋上印刷重量是否和实际一致;c、 散装货物，应逐一品种称重，确定实际货物数量。B、货物质量验收a、货物验收人员应含有货物质量方面知识和货物质量检验水平;b、验收中对货物质量把握不准，应证询相关技术人员意见;对海鲜及其它水产品质量验收工作，标准上应由厨部主管参与进行;c、必需严把货物保质期关，对同一批货物不一样保质期不予验收，对和协议或订货单上要求保质期不符不予验收。C、货物验收过程中，对已点验过货物必需和未点检货物分开存放。D、验收货物假如和一览表列货物、数量、质量等一致时，在一览表中对应项目旁作上“已到货”标识;假如不符，则要依据具体情况报行政总厨、餐饮部责任人或分管总经理处理。E、全部货物测试、检验、过磅、清点工作，应在送货人在场时完成;货物验收人和监收人应一直在现场，不得由其它非相关人员代行验收和监收工作;验收以后，应立即将货物送进贮藏室、水池或仓库。 填制XX饭店店入库单一式三联，货物验收人一联，送交货人或供给单位一联，财务部一联(此联由货物监收人送交)。格式见表4，验收单各栏次内容字迹必需清楚明了，数量严禁乱涂乱改;各相关责任人必需在验收单对应栏次对验收单内容签字确定。 验收工作完成后，将订货单、XX饭店入库单和发票订在一起，立即送交财务部稽核人员。(2) 其它货物验收工作，直接由各对应仓库库管进行，由财务部稽核人员监收，其具体验收要求同上。三、购进存货款项支付，根据企业要求审批权限进行报批，财务部依据审批及验收手续齐全各有效凭证进行审核后，办理付款手续。1、财务部稽核人员收到订货单、申购单、验收单和发票后，必需对照核查各单、表、票据之间货物、数量、质量、单价及金额是否完全相符，是否根据要求程序办妥了齐全手续，任何一单、一项、一个数据不符，全部要查明原因，妥善处理，切实做到问题不查清处理、不向下办理付款手续。(1)检验请购部门交来申购单和采购部交来订货单或订货协议有没有同意签署，查对申购单和订货单内容;假如订货单和申购单中名称、规格不符，须到请购部门和采购部门查明是否属替换品;查对后把它们订在一起，并按订货单编号及供货单位名称存放。(2)收到仓库交来验收单和发票后，取出订货单和其查对： 检验验收单上货物品种、实际验收数量是否涂改，验收、监收签字手续是否齐全，署名是否真实、有效; 检验验收单上名称、规格、数量、质量、单价及交货时间是否和订货单内容一致; 检验发票是否为正式有效票据; 检验发票上价格和订货单价格和订货单上价格是否相符; 检验发票上总金额计算是否正确，短斤缺两、数量不足、质量不够等级问题是否已作出扣减。(3)检验货物是否已预付定金或预付货款;已预付了定金或部分货款，应计算出此次应付货款金额。(4)签署正式付款核准意见。3、 请付款凭证经财务部稽核人员审核签字后，报财务部责任人审批。4、 出纳人员依据财务部责任人审批付款凭证，办理正式付款手续。四、建立“主动征求供给商投诉”制度：由酒店办公室定时或随时搜集和征求各供给商对本酒店采购、验收、结算付款等方面意见，以改善酒店采购运作，争取外界对酒店工作人员具体工作绩效监督和评价，以有效地揭示、预防酒店相关工作人员效率低下、营私舞弊等问题。第四条存货领用管理一、各部门标准上应指定专门领料人，部门领料人有权对本部门日常所需物质进行领用;超出领料范围且没有总经理或财务经理签字，仓库有权拒绝发货。二、特殊情况下急件领用，由财务要求领料人或部门经理口头或书面授权当值仓库保管员，仓库保管员方可发货，但通知人必在1日内到仓库办理签字手续;若在领货后1日内没有办理签字手续，由当值仓库保管员向财务上报，对通知人处以最少5元罚款;若当值仓库保管员没有上报，而2日内领料单仍没有签字，对当值仓库保管员处以最少5元罚款。第五条存货库存管理一、饭店仓库及各部门实物管理责任人，对各库存物品，必需根据物品属性和具体物品保留要求分类或专门存放，严禁将不一样属性和不一样存放要求物品混存。二、库存实物进库和发出，必需依据上述要求程序和凭证进行，严禁无单、无手续物品进库和发放;办妥物品进库和发放手续后，应立即依据相关凭证，登记实物库存保管账，并定时(各部门实物管理责任人于天天下班前;酒店仓库库管天天对库存异动物品，每三天对全部库存物品)进行库存物品账实查对盘点工作，发觉差异，立即查明原因，给予处理，无法处理，报财务部责任人处理;对超出保质期和有质量问题货物，不得对外发放，并立即填制质量问题物品汇报表(一式三联，一联仓库留存备查，另二联经财务部签字后一联留存财务部处理、一联返回仓库据此处理质量问题物品)，经部门责任人审核签字，送交财务部稽核人员核实后，报财务部责任人处理。各实物管理责任人当所保管实物库存靠近或达成最低库存放备量时，应立即主动地向部门责任人或相关部门提出采购(领用)申请计划。三、各实物管理责任人在发放各物品时，必需严格根据“优异先出”标准发放实物。优异先出：是指根据物品购进前后次序和物品保质期短长次序，进行物品发放。即先购进和保质期短物品先发放，后购进和保质期长物品后发放。四、各部门具体要求：1、 客房部(1)对客房库存，各楼层服务员必需在客房卫生清洁时和客人需退房信息第一时间(或接到前堂收银处电话通知客人退房结账当初)立即进行清查盘点，发觉住客饮用，立即通知前堂收银处入数;若客人结账后再返回房间拿取行李时，应由其楼层服务员主动开门和锁门，关注客房开开启向，以预防房间酒水走数。同时，将各楼层酒水实际走数结果和客房部各楼层主管绩效考评直接挂勾。(2)对需清洗周转性物品(如床单、被套、浴巾等等)，在移交给负责清洗部门时，必需办理实物移交手续，同时，要求固定送返时间(并界定超时送返责任，以免影响正常使用周转)，送返时，必需办理实物数量和质量验收手续，如有出入，当面界定责任，出具书面证实，送交财务部处理;对超出要求时间仍未送返，应立即催促，必需时，说明原因、报客房部责任人同意后，向酒店仓库增领该部分物品，待清洗部门送返后立即返还。(3)客房部实物库管于每个月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，和对应实物保管账期末结存实物数量进行查对，发觉问题，立即查清处理;同时，依据当月客房部各部门实际领用签收领料单，汇总填制本月部门物品领、用、存汇报表，经部门责任人审核签字后，报送财务部。2、 餐饮部：实物库管于每个月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，和对应实物保管账期末结存实物数量进行查对，发觉问题，立即查清处理;同时，依据当月领料单，汇总填制本月部门物品领、用、存汇报表，经部门责任人审核签字后，报送财务部。3、 厨部：处理同餐饮部。4、 工程部：处理同餐饮部。5、 酒店仓库：仓库库管员于每个月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，和对应实物保管账期末结存实物数量进行查对，发觉问题，立即查清处理;6、 财务部：(1) 财务部稽核人员应定时抽查饭店各仓库实物库存是否和其实际账存数量相符;各项库存实物管理是否符合相关要求，发放实物是否严格根据“优异先出”标准实施;(2) 每个月末，财务部稽核人员应参与各仓库库存实物盘点工作，首先，核实库存实物账实情况;其次，核查库存实物质量(有没有质变、过期产品)和各品种库存是否合理;同时，对各部门填制本月部门物品领、用、存汇报表列数据进行核实(依据平时收到各进、出、领用物品凭证进行查对)和确定;发觉问题，立即查明原因，界定责任，报财务部责任人处理。(3) 财务部责任人收到多种汇报时，应立即依据酒店相关要求进行处理，或会同各部门责任人协商后，报饭店总经理处理。五、库存管理责任：1、 对库存实物发生质量问题，属验收把关不妥造成，能要求供给商退换，应尽可能要求供给商退换，同时，追究验收责任人工作责任;不能退换造成损失，由验收责任人负责赔偿;属保管不妥造成，直接追究保管责任人责任，并由其负担全额损失。2、 对库存实物发生短损，属定额内(其实物定额依据各物品性质，参考同行业平均标准进行确定)，直接计入当月成本(此部分应严禁套用定额数而自用);定额外部分，直接追究保管责任人责任，并由其负担全额损失。3、 财务部稽核人员稽核工作不到位，对应稽核、监控方面不予稽核、监控，应发觉问题未予发觉，或对发觉问题不予上报，事后被查出，直接追究稽核人员责任，并严厉处理。4、 特殊情况，报饭店总经理处理;很情况，可直接上报企业研究处理。第六条本要求适适用于饭店各部门。第七条本要求自颁发之日起实施。 二零零七年七月七日