监理企业档案管理新规制度.doc

监 理 企 业 档 案
管 理 制 度

（内部资料）

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目 录

第一章 行政管理制度 1
第一节 企业组织机构系统图 1
第二节 规 章 1
第三节 部门责任制 17
第四节 岗位责任制 21
第二章 技术管理制度 26
第一节 总则 26
第二节 开工前期技术准备 26
第三节 施工阶段技术管理 29
第四节 工程验收技术管理 37
第五节 保修及回访制度 40
第六节 监理文件编制要求 41
第三章 档案管理制度 52
第一节 监理资料管理制度 52
第二节 监理文件档案资料收文及登记 53
第三节 监理文件档案资料传阅和登记 53
第四节 监理文件资料发文和登记 54
第五节 统计资料分类存放 54
第六节 监理文件档案资料归档 58
第七节 监理文件档案资料借阅、更改和作废 60
第四章 质量管理体系及运行程序 61
第一节 质量方针和质量目标 61
第二节 现场质量监理工作管理制度 61
第三节 监理运行工作制度 66
第四节 现场安全监理管理制度 76
附：监理工作程序 81

第一章 档案管理制度
第一节 监理资料管理制度
依据《建设工程监理规范》（GB/T50319-）、建设工程监理文件资料管理规程（DB37/T 5009-）、山东省地方标准《建筑工程施工技术资料管理规程》（DBJ14-023-）、国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-）制订企业监理资料管理制度。
总监理工程师为项目监理部资料总责任人，并指定专职或兼职资料员具体管理；
1、监理资料应满足“整理立即、真实齐全、分类有序”要求；
2、监理资料填写应使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔；
3、各专业工程监理工程师应伴随工程项目标进度负责搜集、整理本专业监理资料，并于每个月编制月报以后次月5日前将资料交于资料管理员存放保管；
4、资料管理员应按时验收各专业监理资料，并按分类、各专业建立案卷盒（袋），按要求编号整理，做到存放有序、整齐；
5、对于已归档资料员监理资料，假如项目监理部人员需要借用，必需办理借用手续，用后立即归还；其它人员借用需经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回；
6、在工程完工时，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理、装订，监理资料在移交企业档案资料部门前必需由总监理工程师审核签字；
7、监理资料整理合格后，报送企业档案资料部门办理移交、归档手续（包含监理部软盘）；
8、企业档案资料部门对各项目部负有指导、检验责任。总工程师为企业监理档案总责任人。
第二节 监理文件档案资料收文及登记
统计内容：文件名称、文件摘要信息、文件发放单位（部门）、文件编号、收文人员签字。要求：全部收文应在收文记录表上进行登记；各项内容填写和统计真实完整；用碳素墨水填写。
表-1
序号
文件名称
摘要信息
发放单位
文件编号
收文日期
收文人员

第三节 监理文件档案资料传阅和登记
项目监理部总监理工程师或其授权监理工程师确定文件、统计是否传阅，并在传阅纸上认真填写。
表-2
文件名称

收发文日期

责任人
（总监）
传阅期限
至
传
阅
人
员
李某某（签字）
王某某（签字）
赵某某（签字）
第四节 监理文件资料发文和登记
发文由总监理工程师或其授权监理工程师署名，对盖章工作应进行专题登记。
全部发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文记录表上登记。
发文应留有底稿，资料管理人员应立即将发文原件归对应资料盒（袋）中，并在目录清单中给予统计。
表-3
编码
文件名称
摘要信息
发文日期
接收文件单位名称
接收人
接收日期

第五节 统计资料分类存放
资料管理人员应依据本项目部规模计划各资料盒（袋）内容。
文件档案资料应保持清楚，不得随意涂改统计，文件整齐、不破损。
基础内容及编号（暂定）
1、协议文件（A类）
（1） 委托监理协议（含招投标文件）
（2） 建设工程施工协议
（3） 工程分包协议、各类建设单位和第三方签署包含监理业务协议
（4） 相关协议变更协议文件
（5） 工程暂停及复工文件
（6） 费用索赔处理文件
（7） 工程延期及工程延误处理文件
（8） 协议争议调解文件
（9） 违约处理文件
2、勘察、设计文件（B类）
（1） 可行性研究汇报
（2） 设计任务书
（3） 工程测绘资料、地形图
（4） 工程地质、水文勘察汇报
（5） 测量基础资料
（6） 施工图及说明文件
（7） 图纸会审相关统计
（8） 设计交底相关统计及会议纪要
（9） 工程变更文件
3、监理工作指导文件（C类）
（1） 工程项目统计纲领
（2） 工程项目监理计划
（3） 监理实施细则
（4） 监理机构编制其它文件
4、施工工作指导文件（D类）
（1） 施工组织设计
（2） 分部施工方案
（3） 分项施工方案
（4） 季节性施工方案（冬季、雨季）
5、资质资料（E类）
（1）总包单位资质资料及人员上岗证
（2）分包单位资质资料及人员上岗证
（3）材料、构配件、设备供给单位资质资料
（4）工程试验室资质资料
6、工程进度文件（F类）
（1）工程开工报审文件
（2）工程进度计划报审文件
（3）工程完工报审文件
（4）其它相关工程进度控制文件
7、工程质量文件（G类）
（1）建筑材料、构配件、设备报审文件
（2）施工测量放线报审文件
（3）施工试验报审文件
（4）有见证取样送检试验报审文件
（5）分项工程质量报审文件
（6）分部、单位工程质量报审文件
（7）工程质量问题处理统计及质量事故处理汇报
（8）其它相关工程质量控制文件
8、工程造价审批文件（H类）
（1）工程施工概预算报验资料
（2）工程量申报及报批资料
（3）工程预付款报批文件
（4）工程款报批文件
（5）工程变更费用报批文件
（6）工程完工结算报批文件
（7）其它相关工程造价控制资料
9、会议纪要（I类）
（1）第一次工地会议纪要
（2）监理例会会议纪要
（3）专题工地会议纪要
（4）其它会议纪要文件
10、监理汇报（J类）
（1） 监理周报
（2） 监理月报
（3） 监理专题汇报
11、监理工作函件（K类）
（1） 监理工程师通知单、回复单
（2） 监理工作联络单
12、工程验收文件（L类）
（1） 工程基础、主体结构等中间验收文件
（2） 单位工程验收统计
（3） 工程完工预验收报验表
（4） 工程质量评定汇报
（5） 工程完工验收立案表及完工移交证书
13、监理日志（M类）
（1） 项目监理日志
（2） 监理人员监理日志
14、监理工作总监（N类）
（1） 阶段工作小结
（2） 监理工作总结
15、监理工作统计文件（O类）
（1） 监理巡视统计
（2） 旁站检验统计
（3） 监理抽检统计
（4） 监理测量资料
16、工程管理往来函件（P类）
建设、设计、施工等单位部门文件
17、监理内部文件（Q类）
技术性、法规性、管理性文件
第六节 监理文件档案资料归档
一、监理档案组卷应实施山东省城市建设档案馆统一要求。
二、监理档案待验收、移交和管理：
1、总监理工程师组织监理资料归档整理工作，负责审核并签字验收；
2、工程完工验收后1月内总监理工程师负责将监理档案送企业总工程师审阅，并于监理单位档案管理人员办理移交手续。
3、存档监理档案需要借阅时应办理借阅和归档手续。
4、通常工程建设档案保留期最少为工程保修期结束后十二个月，超出保留期监理档案，应经企业总经理同意后销毁，但应有统计。
5、临沂市城市建设档案馆有要求时，应按相关要求实施。
三、文件保留
1、建设单位保留文件
（1）监理计划
（2）监理实施细则
（3）监理总控制计划文件
（4）监理月报中相关质量问题文件
（5）监理会议纪要中相关质量问题文件
（6）工程开工、复工审批表
（7）工程开工、复工暂停令
（8）不合格项目通知
（9）质量事故汇报及处理意见
（10）工程完工结算审核意见书
（11）相关进度、质量、造价控制监理通知
（12）工程延期汇报及审批
（13）费用索赔汇报及审批
（14协议争议、违约汇报及处理意见
（15）协议变更材料
（16）监理专题总结
（17）监理月报总结
（18）工程完工总结
（19）质量评定汇报
2、监理单位保留文件
（1）短期保留文件
监理计划、监理实施细则、监理部总控制计划、监理专题总结、月报总结
（2）长久保留文件
监理月报中相关质量问题：工程开工、复工审批表；工程开工、复工暂停令；不合格项目通知；质量事故汇报及处理意见；相关进度、质量、投资控制监理通知；工程延期汇报及审批；费用索赔汇报及审批；协议争议、违约汇报及处理意见；协议变更材料；工程完工总结；质量评定汇报。
3、送档案馆文件
（1）监理计划、监理实施细则
（2）监理月报中相关质量问题文件；监理会议纪要中相关质量问题文件
（3）工程开工、复工审批表；工程开工、复工暂停令
（4）不合格项目；质量事故汇报及处理意见
（5）工程延期汇报及审批文件；协议争议、违约汇报及处理意见；协议变更材料
（6）工程完工总结；质量评定汇报
第七节 监理文件档案资料借阅、更改和作废
项目监理部存放文件和档案标准上不得外借，如有需要，应经过总监理工程师同意，并办理借阅手续。
监理文件更改，应由原制订部门对应责任人实施；文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废。