海外出差管理核心制度.docx

海外出差管理制度

一、 适用范围
本制度适适用于企业中国区职员因业务工作、视察、技术交流、其它事务等，被派往中国以外国家或地域出差行程。
二、 基础规范要求
1. 职员出差须依据本制度第三部分要求提出出差申请，同意后方可实施出差任务。
2. 职员出差前须参与培训或自行学习目标国家/地域相关法律、政策、宗教、礼仪、风土人情、行为习惯、着装规范等，做好周密出差计划和行程安排，避免无须要误会和差错。若出差人属于明知故犯或经提醒劝阻后仍违反，则产生相关法律责任及严重后果，均由出差人自行负担。
3. 出差人在国外出差时，应首先考虑人身安全，并有效保护财产安全。职员在国外出差期间，如遇意外情况，应立即和企业、中国驻当地使馆取得联络。
4. 出差职员须制订出具体差工作计划，出差抵达目标地后根据计划有序开展工作，并根据本制度第四部分进行定时工作汇报和述职。
5. 如企业在目标地点设有分企业，则出差职员应遵守当地分企业规章制度开展工作，假如没有分企业，则应根据本制度第七条进行作息和请休假。
6. 本着为企业节省成本因公出差费用开支应，职员海外出差所包含费用支出应综合考虑多种原因按摄影对较低支出方法进行。因公差旅费用及招待费用标准根据本制度第五部分实施，如有超出须职员自行负担。
7. 职员在出差过程中如碰到本要求中未提及事项或突发情况，须本着为企业利益着想角度来处理，假如碰到超出本人职权范围事项，应立即和企业取得联络，取得同意后方可实施。
三、 出差审批步骤
1. 职员海外出差应填写：
《出差申请单》（附表一）
《差旅工作计划及行程安排》（附表二）
《借款申请单》（附表三）
《目标地文化培训总结表》（附表四）
并按次序提交审批，同意后方可进行借款及出差。如情形特殊事前无法立即办理，亦应立即补办手续后方可支给出差旅费。
2. 一般职员海外出差须由部门责任人进行审批后提交总经理审批，总监及以上等级需提交总经理审批。
3. 出差人凭核准《借款申请单》，可向财务部暂支相当数额差旅费。其预借款额，须经由主管初审，呈请总经理核准后方可借支。
4. 《差旅工作计划及行程安排》需要填写出差期间行程计划和安排，尽可能具体将出差计划列出，方便能够依据计划实施工作任务。
5. 借款假如为外币则需要提前向财务部门打招呼，方便在领款时有充足外币。
6. 职员须自行保管好相关单据，便于回司后进行报销、清账、和述职。
7. 出差完成，销差后应于三日内填具《差旅费报销单》（附表四），结清暂支款项。
四、 工作汇报及述职
1. 职员海外出差期间需要依据实际工作内容提交工作周报，周报格式如附表五。
2. 周报将作为职员过程考评依据之一，如有特殊情况不能提交，须在每七天截止日期前通知上级领导。如在未通知情况下没有按时提交，要在团体内部通报批评；如每十二个月超出三次没有按时提交，需要在企业层面提出批评，并在过程绩效中统计。
3. 团体内部应依据业务需要，最少每七天一次组织工作例会，汇总本周工作情况及市场信息，提出相关问题和处理方案。
4. 职员出差回国后应在三日内提交出差工作汇报，并向上级进行述职，相关文件材料需要提前进行准备。
五、 差旅费标准
差旅费用根据实报实销形式进行，此标准为各项支出上限，未达标准部分不予退还。如遇特殊情况造成消费超出标准，须报上级审批同意后方可实施，不然自行负担超出部分。
职员出差费用标准以下：
1. 住宿标准
无办事处地域，职员海外住宿标准上为三星及以下等级酒店/旅馆，发达国家如北美、欧洲、澳洲、日韩区域，标准为120美金/天，其它欠发达地域为100美金/天，如有特殊情况，如战乱地域、高消费地域，须得到上级同意后方可入住。
设置办事处地域，根据当地租房标准进行房屋租赁，标准上房屋租赁费用均摊后不应超出酒店住宿标准，假如超出，须得到上级同意后方可租赁。
2. 长途交通/签证标准
往返乘坐火车、轮船、飞机、和签证费用，根据实际消费报销。行程在8小时以内须乘火车硬座/二等座，超出8小时能够选择搭乘飞机经济舱/卧铺。出差计划外行程，如需搭乘飞机，需要报上级领导审批后方可购票。
购置机票须提前7天进行。选择航班，在时间合理、保障安全情况下应选择较为廉价航班。如要选择更贵航班，须报上级审批，表明理由并取得同意后方可购票。
3. 市内交通标准
采取实报实销制度。
4. 用餐标准
有办事处情况下，15美金/人天，无办事处情况下，餐饮标准为50美金/天。
5. 通信标准
通信标准为10美金/天。
6. 用户招待标准
标准上用户招待须提前报上级领导同意。
宴请标准：通常见户为50美金/人，用户高层人员为100美金/人，我方人员根据50美金/人计算。
7. 礼品赠予标准
用户人员赠予通常小礼品需要进行统计，价值超出500元人民币礼品需要上级领导审批后方可赠予。
六、 出差补助标准
出差补助发放根据出差行程时间自出发日起至回企业之日止计算，首尾行程时间满半天不足一天，按一天发放；不足半天按半天发放。
1. 职员出差基础补助为50美金/天，总监及以上等级60美金/天
2. 艰苦地域（如战乱、危险、荒凉、贫困等）补助翻倍，危险地域如伊拉克、叙利亚、利比亚、巴基斯坦、也门等
3. 发达国家（北美、西欧、澳洲地域）补助额降低20美金/天，为80美金/天
七、 出差作息及请休假标准
1. 职员出差期间法定节假日根据所在地法规实施，不再休中国法定节假日。国外假期期间，要兼顾中国工作配合。
2. 职员出差途中需要请假，需要报上级领导审批，同意后方可请假，请假时间内不计发工资及补助。特殊情况如生病、受伤等客观不可抗拒原因无法进行工作，可计发补助部分，工资部分根据劳动协议实施。
3. 标准上职员在海外出差应按计划结束行程，中途不得回国，或延长出差滞留时间。如遇特殊情况，需要临时回国或延长出差时间，须报上级领导审批，视具体情况决定企业或个人负担费用。
4. 职员海外出差时间每满三个月，计得30天假期，未满30天根据海外经历周末或节假日折算工作日休假。即每经历一个周末或当地节日，记得2天或对应节日休息天数工作日休假。每十二个月假期标准上不进行累计，当年度未休完假期根据实际日工资2倍进行赔偿。
八、 其它
1. 本标准为市场部起草，经总经理核定、同意后公布施行，市场部对该条款负有解释权，修改时亦同。
2. 本标准如有未尽事宜得随时修改之。

附表一：《出差申请单》
职员出差申请单
申 请 人

所 在 部 门

出 差 地 点

同 行 人

是否已购置保险

是否已完成当地文化习俗培训

计划出差时间

出 差 事 由

拟借出差费用

交 通 工 具

部 门 意 见

领 导 批 示

附表二：《差旅工作计划及行程安排》
差旅工作计划及行程安排
申 请 人

部 门

申请日期

出 差 日 期
　 自 年 月 日至 年 月 日 共 天
关键目标

出差预算关键支出项目

出差预算总金额

出差行程
日 期
地 点
事 项
结 果

申请人签字

部门意见

附表三：《借款申请单》
借款申请单
日期：
借款人

还款日期

部门

支付方法
□现金 □转账 □支票
借款事由：
借款金额

借款币种

借款金额大写

经办人： 部门： 副总： 总经理：

附表四：《海外出差文化培训总结表》
海外出差文化培训总结表
时间：
出差人

出差时间

目标地

宗教类型

签证办理情况:
安全形势:
需要留心宗教要求、法律法规、特殊政策:
需要留心风土人情、行为习惯、着装、礼仪等:
其它注意事项:
培训总结:
附表五：《差旅费报销单》

附件：