采购出口及清关管理新规制度.doc

阳光矿业采购、出口及清关管理制度

为更好为阳光矿业提供及时、保质、保量设备材料，满足阳光矿业建设生产需要，规范采购行为，杜绝损失挥霍，特定本制度。

一、 材料采购筹划提出
1、建立材料采购筹划提出第一负责人制度
凡材料筹划提出，由部门领导作为材料筹划第一负责人，负责筹划单严格审查，涉及品名，种类，材质，用途，单价，何时使用，等有关要素。一旦发生因审查不细导致材料积压，或按单采购回来材料无法使用一系列问题，都要追究第一责任经济责任和行政责任。
2、材料采购筹划分为正常筹划和暂时加急筹划
正常筹划按照库存量和生产耗用量，定期在每月月初3号前，在公司生产调度会议上逐部门提出，与会人员分析本期耗用状况和筹划合理性。
暂时加急筹划提出，重要是生产中非正常或人为事故导致备品或备件紧张，或严重影响生产状况下，由部门领导向总经理提出。
尽量减少暂时加急筹划提出，减少国内空运到坦桑次数和重量。
3、材料采购筹划要预留出采购部门下单，采购，运送时间
正常材料采购筹划，在达市采购要两周时间，其中寻找，比价，采购，入库大概一周时间，备车运送大概一周时间。
在国内采购要至少留足出四个月时间，其中比价，下单，采购，运送入库大概五周时间，订舱，装船大概两周时间，海运大概六周时间，清关两周时间，运送一周时间。

二、 采购筹划单确认
1、 筹划单规定
所有筹划单按顺序编号，作到国、内外统一。
对采购速度规定，筹划单中必要注明使用时间（涉及海运、空运、托运），国内启运时间暂定为使用时间减60天。最晚筹划单中不再执行急、加急等指令。
2、 采购筹划审批
采购筹划必要是书面形式由材料设备使用单位负责人提出，报部门负责人及公司负责采购主管审核，最后由总经理审批。
采购筹划必要详细载明所购物资名称、规格型号、单位、数量、使用时间、用途（含海运、空运、托运）。
特殊材料设备可指定生产厂家，当材料设备无法在国内采购或最晚启运日期规定不合理时，该筹划单视为无效。
正常材料采购筹划审批按月进行，由总经理在月度生产调度会上集中审批，避免单笔筹划随意找总经理审批，影响总经理寻常工作。
减少材料筹划随意性。
大项集中、技术含量较高、材料采购筹划，由总经理组织有关人员会议审核批准。
暂时加急材料采购筹划，单独报总经理审批。

3、 采购筹划传递
采购筹划单由负责公司采购主管将照片（须有总经理签字确认）和文档同步发给各地接单专人，接单时间以收到文档邮件时间为准，国内接单时间为早9点至下午5点（含休息日），其她时间发筹划单，视为下一接单日早9点接单。
同步，负责公司采购主管将筹划单在相应微信群中发布，第一由姆贝亚采购选取确认本地采购项目，第二由达市采购确认在坦桑采购项目，第三由国内采购确认在国内采购事项。每一步选取后，都由公司专人回应确认采购项目，并将电子版采购筹划发到相应电子邮箱中，这个过程在微信采购筹划执行群里公开，公示。
4、 采购筹划下发
接单员接单后1小时内将采购筹划交至采购主管，并由主管下发至采购员。同步接单员将筹划单项目扩展后打印，张贴在办公室醒目位置，以便监督。
扩展内容涉及：单价、总价、供货商名称、经办人、供货业务员电话（此5项由采购员填写）、规定入库或厂装日期、实际入库或厂装日期、实际启运日期（此3项由贸易部填写）、使用方信息反馈（此项由采购负责人填写）。其中实际入库或厂装日期由贸易部提出，作为考核采购员原则。实际启运日期对比公司规定启运日期，作为考核贸易部原则。
5、 采购筹划变更
筹划人规定变更采购筹划，须填写材料设备采购筹划变更告知单，审批、传达程序与采购筹划单相似。
6、 采购筹划可执行性确认
采购部在接到采购筹划后72小时内，会同贸易部对采购中不能执行或执行困难存在疑问采购筹划，由采购负责人向筹划人提出，沟通后需要变更筹划单，由筹划人按照采购筹划变更规定履行变更程序。
7、 采购筹划执行
采购人员不得擅自更改采购筹划，严格执行筹划单各项规定。
杜绝筹划人口头筹划，如有特殊状况，筹划人须直接联系采购负责人并及时补报筹划。
8、 责任追究
采购员不能擅自更改筹划，若擅自更改筹划将对负责人进行惩罚甚至开除。
对因采购部和贸易部工作失职导致不能准时启运，追究有关负责人责任。
因清关人员失职导致货品不能准时到厂，追究达市办事处主管及有关人员责任。
因采购筹划不合理导致库存积压，追究筹划人及单位主管责任。

三、 采购过程实行
1、 询价并拟定供货周期
采购人员对自己所要采购物资必要履行询价程序，同一种物资询价要在三家以上，对各供货厂家（商）价格、质量、信誉等进行比较后，将报价单已书面形式报至采购主管。同步依照贸易部提出最晚入库（厂装）时间推算供货周期与否满足规定。
2、 考察
对拟定采购意向厂家，初次采购时采购员必要到厂家（商）实地考察，对单件物资价格在3万以上或公司长期使用设备材料，须由公司领导及采购负责人组织关于人员参加考察。
3、 信息反馈
经询价和实地考察后设备材料，要将考察成果及时向采购负责人和总经理在微信群里进行报告沟通，特别考察成果与采购筹划有出入，面临多重选取，必要履行沟通反馈程序。
4、 合同订立
合同必要按需方模版订立，如对条款有改动，采购员须阐明理由。
经询价、确认供货时间可行，并实地考察和信息反馈后设备材料方可签定购货合同， 五千元以上物资采购必要签定购货合同，五万元如下购货合同由采购负责人签字，五万元以上采购合同，须由总经理签字生效。合同发到坦桑负责采购、保管主管邮箱，打印并交给矿业公司财务部存档。重要设备材料，采购员要对生产厂家生产过程现场监督。
5、 供货期跟单
由采购员负责供货期跟单，如厂家（商）未能准时交货，追究厂家责任，同步对采购员追究责任。
6、 库房管理
国内共两个固定库房，分别为天津塘沽港口库房和办公室库房。
物资入库，由采购员提前24小时告知贸易部，并提交入库告知单，由贸易部告知库管，入库完毕以接到入库回执为准。
物资入库后由库管对物资负责，库管由贸易部管理。
物资出库，由贸易部提交出库申请，出库后库管应及时核对库存信息。
7、 物资验收和监装
分为库装和厂装。
厂装货品，由采购员提前至少一周提交厂装告知单至贸易部，以利提前安排车辆。
采购员对物资数量是质量验收合格后才可装箱、装箱时采购部和贸易部须同步派人到场监装并拍照存档。
采购部须配合贸易部完毕：每种物资贴标签、每箱货品有清单、每个集装箱有装箱单。国内报关时需要合并品名，贸易部在物流管理平台上传实际装箱单。
每次装箱后，由贸易部及时将装箱单、照片等资料尽量细致同步传给达市办事处和工厂收货人，以单物一致、便于验货为工作原则。
每月5号前上报当月库存信息，及相应物资启运时间规定。
8、 贸易运送
贸易部需参加拟定采购合同。
制作出口、进口文献。
每单至少询价两家货代，并将报价单报至贸易负责人。
负责物流管理平台管理与维护，新状态12小时内必要更新。
配合达市清关工作。
参加监装。
负责库房管理。
保证启运时间，如超期追究责任（若遇到海关查验或订舱后船公司违约等突发事件，个别问题单独解决）。
配合财务完毕付款、收汇、退税等工作。
向阳光矿业财务部提供中英文对照商业发票。

四、 对坦桑清关规定
1、 及时和北京办事处出口贸易经办人沟通联系，本照节俭原则，灵活采用各种清关手段。及时接纳国内捎过来货品提单。
2、 接到国内出口清单后，仔细对照公司已办理免表，掌握免表余量，做好进口报关文献准备。
3、 合理拟定进口货品合用税率，灵活变更相应货值，减少关税缴纳，在货品靠港前缴纳关税。
4、 货品靠港后及时清关，普通状况下，清关时间控制在2周以内。并合理安排车辆，及时将货品运送到矿山。
5、 对于清关时间超过两周以上时间个案，要形成专门总结材料，分清国内出口和坦桑清关相应责任，报送公司处置。
6、 及时依照采购筹划单，申报“进口免表”。

五、 物流管理平台
1、 此平台建立是为公司各部门及时反映国内采购物资所处位置及状态。
2、 平台中共设计5个角色：采购员、矿业主管领导、国内报关人员、坦桑清关人员、坦桑库管，每个角色有各自不同顾客名、密码，对系统内数据有不同改动权限。
3、 当前整个流程分为国内已入库、国内已出库、国内已装船、坦桑已到港、坦桑已以清关、坦桑已入库六个状态，第六个状态被确认后，整个物流过程终结。
4、 其中前三项由国内采购、出口部门操作，第四、五项由达市清关人员操作，第六项由矿业库管操作。
5、 规定上述5个角色相应负责人，对各自负责状态12小时内及时更新。
6、 此平台由国内采购、贸易部设计，可依照流程需要更改。

六、 工厂信息反馈

7、 物资使用后信息反馈
货品到工厂后，工厂验收人员依照国内装箱单进行查验，如在查验过程中发现货品丢失，损坏或与装箱单不符等，要在8小时内报公司总经理和国内采购负责人，设备材料在使用过程中如浮现设计、质量或与采购筹划不符等问题，使用部门必要在8小时内报国内采购负责人和总经理，每月使用单位需对所使用材料、设备填写《材料设备使用状况反馈单》，并以文档格式发至采购负责人邮箱。
8、 追责
物资到厂验货前，先对铅封拍照存档再开箱验货。
验货时若发现货品品种数量不符，且该批物资在达市未开箱查验，由国内贸易部与使用部门共同核对数量，由于国内未按装箱单装箱导致损失，对贸易部进行惩罚。
若该批物资曾在达市开箱查验过，须由贸易部、工厂、达市办事处三方共同给出解决意见。
物资使用后，对工厂提出物资质量问题，采购人员应按合同追究生产厂家责任，包赔由此带来损失，并同步追究采购部责任。
七、 责任追究与惩罚
1、 物资采购
没有严格执行采购筹划和购货合同给公司导致5万元如下直接损失，按损失额50%罚采购人员，采购不及时或采购人员失误导致不该空运物资空运，罚采购人员空运费50%，所购设备材料存在严重质量问题或与筹划不符，合同标在5万元如下罚采购人员损失额50%和25%（合同标5万元以上，10万元如下）；采购中存在重大失误，给公司导致5万以上，10万如下直接损失，视其情节，罚采购人员损失50%，采购部门负责人50%。收受厂家、供货商或货代钱、物，公司将对当事人进行经济惩罚并开除解决。对弄虚作假，为满足个人私利，恶意采购质次价高，公司予以罚款、辞退直至追究刑事责任。
2、 使用单位
筹划不周使不该空运物资空运，罚使用单位负责人空运费50%；设备材料存在严重质量问题，使用单位未能在发现问题后24小时提出，或不能按月填写设备材料使用状况信息反馈单，罚使用单位个人和单位负责人各1000元；报虚假信息欺骗采购人员使用单位个人罚元。
八、 奖励
1、 成功为公司提供一家重叠同守信誉，产品质量可靠，品种齐全供应商，公司一次性奖励壹万元。
2、 在条件容许状况下，由使用单位专业人员自行采购，公司将依照对采购所需时间延长假期，并对采购过程予以恰当补贴。
3、 对检举揭发物资采购过程中损害公司利益，中饱私囊给公司导致重大损失者，经查状况属实，一次性奖励贰万元整。