档案室各项专项规章新规制度.doc

文件立卷归档制度

1、归档文件材料要搜集齐全、完整、教育局各科室形成含有保留价值文件全部应搜集齐全。
2、立卷时，案卷组合要符合要求要求，根据文件形成规律，区分文件价值，本着以后查找利用标准，以文件内容为主，灵活利用文件内容特征进行组卷。
3、立卷后，案卷标题要简明、确切、标题最少要包含三个特征，即：时间、作者、问题。（即案卷概括内容）
4、文书卷装订和封面要整齐美观。装订时首先要去掉文件材料中金属物，如：大头针、区分针、书钉等，不能出现圆珠笔和铅笔字迹，文书卷右侧和底边要取齐，材料一定要折叠整齐，装订牢靠。
5、订卷要用统一装具，卷内目录和备考表。
6、案卷订好后，由立卷人和科室责任人签字。

档案管理制度

1、档案资料保管工作基础任务是主动采取切实可行保护方法，科学系统保管文件档案，维护文书档案完整和安全，确保档案立即正确为领导和各部门工作提供利用。
2、档案要以全宗为单位，科学地进行分类、排列、编目。
3、档案排列，按不一样保管期限，依次排列做到排放整齐。
4、档案资料管理，按分类纲领，随时进行分类、登记、编目。
5、建立登记、统计制度，对档案接收、移出、整理、判定、销毁、利用等方面要有具体统计统计，数字要正确，做到案卷和目录数字相符。
6、档案保管要进行定时检验，发觉问题要立即查明原因，并立即向领导汇报。
7、档案管理人员要了解每个档案性质、任务、职权范围和历史情况，熟悉档案内容和成份。
8、要研究和改善档案保护技术，延长档案寿命，对所保管档案定时检验，发觉被损坏和字迹退色关键档案要立即修复和复制。
9、档案接收、移出、查阅要严格推行手续。
10、档案保护方面要做到防尘、防潮、防晒、防虫、防火，文档室内不准吸烟。
11、档案柜钥匙要由专员统一管理。
12、人员调动时，对所保管档案必需办理移交手续。

档案借阅制度

1、文档工作人员要认真学习相关文档知识，提升对文档工作认识，增强责任感。
2、严格借阅文件档案制度，推行借阅登记手续并督促立即退回。
3、在通常情况下，文书档案卷不得借阅离室，工作需要，需经分管领导同意，才能办理借阅手续。
4、凡外单位借阅档案，所借文书档案不得在上面做记号、记笔记，一定要保持文书档案整齐、完整。
5、查阅和借阅文件档案，要实施利用效果登记制度。

档案保管制度

一、严格实施档案搜集、整理、保管、判定、提供利用和销毁等相关制度和要求，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编次序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出档案须按时归还，利用后档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度监控和登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全方面检验、清点，发觉问题立即处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作关键性，严格遵守相关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经分管领导同意，必需时报请校长室审批。查阅时须严格推行登记手续，注明查阅目标和内容。

三、未经同意，任何人不得私自带档案出室；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传输含有保密性质档案内容 。

四、因需要经同意摘录或复制涉密档案材料，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校长室指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密要求，视情节轻重按相关要求处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证，同时填写查阅记录表；受她人委托者，还须出具她人身份证及委托查阅申请书。

二、查阅关键或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外关键档案，须经分管责任人同意；查阅珍贵档案时，以复印件替换原件利用。

三、档案、资料通常不外借。确因工作需要外借，除出具所在单位证实外，须经学校分管领导同意，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、 查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给劝说、责令赔偿或其它处理，直至追究法律责任。　
五、未经分管校领导同意，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、主动宣传党和国家相关档案管理法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案完整、系统和安全，定时检验档案保管情况，改善档案保护技术，严守机密。

四、主动开展咨询服务；热情接待档案利用者，快速、正确提供所需档案和资料。

五、认真开展对兼职档案员业务培训和指导工作。

档案判定制度

一、在分管校领导主持下，由校办、档案室及相关部门责任人和负责该门类专、兼职档案员组成判定组，根据分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理归档材料，要以全方面、历史和发展见解判定其价值，正确把握归档范围和保管权限，有异议时由判定组裁定。

三、档案达成开放期，由判定组作出是否向社会开放决定。

四、档案保密期满，由判定组作出是否变更密级或解密决定。

五、档案存留期满，由判定组提出销毁或延长保管期限意见，经主管领导同意后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、判定时间、参与判定人员)；销毁时由3人实施；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

安全和消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材性能及使用方法；做好消防器材保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要快速汇报，并全力扑救。