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飞思协同办公管理系统Coffice使用指南上海新脉网络科技有限公司二00三年八月飞思协同办公管理系统Coffice基于领先的微软.net技术开发而成。除了具有传统OA的邮件、工作流、文档等功能外，还引进了项目管理和知识管理的思想，更加注重工作任务的分解、协同和监督；知识的积累、沉淀和分享，多条件跳转的分支流更为特色，有效为企业构筑协同工作平台。Coffice不仅仅是一套简单的办公自动化系统，其蕴涵的管理理念和协同管理模式是真正值得企业借鉴和系统的价值所在。 Coffice系统可实现：l 项目树的灵活创建，实现文档与项目归档的一体化，使知识和经验有序地沉淀。l 通过邮件、公告、论坛、消息等信息平台将沟通成本降到最低，建立快速反应机制。l 事务流转的自动化，审批的电子化，提高工作效率。l 任务的发起、协同和确认，创造协同工作的氛围。l 全文检索引擎，方便搜索信息和资料。使用指南 桌面个人桌面是显示最新信息的一个快捷方式。主要由目录树和信息区和常用链接区三块组成：n 我的任务：今天未完成任务列表n 我的邮件：最新收到的邮件列表n 我的文档：最新归档的项目文档n 我的审批：待我审批的项目文档n 考勤：成员上下班的考勤n 全文检索：对系统中项目文档的全文检索，并有权限过滤机制n 修改口令：成员修改自己的口令(系统管理员在成员模块中修改口令) 公司项目 公司项目是Coffice系统的重要组成部分，它是一棵项目树，可以一直延展。一个项目可以包括一个或多个子项目和子目录，同时也拥有其父接点。每人看到自己参与的项目内容或权限赋予的内容“公司”是项目树的根。主要有以下几项操作：n 投递文档：对该项目投递相关的文档n 撰写邮件：对该项目组成员发送邮件n 项目管理：项目的创建、删除、修改n 成员管理：项目成员的添加、删除；组长的标记；组员权限的变更n 目录管理：创建项目文档库，并有严格权限限制，文档目录可扩展n 权限管理：权限管理是对属于该项目的人员赋予一定权限。换句话说，拥有该项目就拥有该权限。该权限局限于该项目。n 项目订阅：显示我关心的项目内容。对于领导而言，在众多项目中订阅某一项目，可以方便快捷地获得该项目信息。此订阅体现在左边目录树中“我的项目”接点中的“我的关注”一页。n 项目移动： 项目接点在项目树中的移动。 公司论坛包括公司公告和BBS 各块BBS有分类和版块之分。一个分类中可有多个版块。BBS的版块有公共和私有之分。公共的板块是任何登陆本系统的用户都能看到的，私有的版块则只有指定的成员能够进入。可以对私有版块的成员进行编辑，只有被选择的用户在进入BBS的时候才会看到这个版块。有管理权限的操作包括添加分类、删除分类、编辑分类；添加版块，删除版块，编辑版块。有管理权限的用户，发帖子时还会出现 系统公告 的复选框，选中后作为在桌面上提醒的公告，点击滚动公告进入具体内容页（如果从桌面顶部查看公告则无法识别该用户的任何有关BBS的权限）。如果发送者是本版的版主，则会出现 版块公告 的选择框，选中后该贴子的标题就会出现在论坛该版块的版块公告滚条中。在发贴的时候可以选择上传文件，系统能识别的文件类型是：图片类型RM、AVI、MPG、SWF等常用类型，如果非以上文件类型请在上传的时候文件类型选择其他，不然会导致贴子显示不正常。当上传文件后，会在发送内容栏目中添加一句语句，类似IMGhttp:/localhost/uds/./1.rm/IMG，此句至关重要，请不要随意更改。 我的任务：（含任务协同、任务指派、任务查询）任务分独占任务和限时任务两种：独占任务:该任务在执行时，具有时间和执行人唯一性，简单来说，就是在一个时间段一个人只能安排一件独占任务。限时任务:由发起人制定最后截止时间，此任务没有时间和执行人唯一性的限制，即一个时间段一个人可以从事多个限时任务。(注：限时任务不会现在图示中)。n 待完成任务：显示今日往后的未完成任务，并对任务操作，如新建、取消、完成、接受。n 未完成任务：显示今日以前的未完成任务。n 已完成任务：显示完成的任务。n 我的发起任务：显示所有我发起的任务，其中包括我发起而不执行的指派任务n 订阅任务：显示我关注的任务，查询他人的任务。可以方便的对任务的状态进行跟踪。n 发起人:创建任务的人员。n 协同人:任务的协同完成人员。n 待定:任务处于未确认状态，即并非所有的协同人都确认。n 待办:所有的协同人员已经接受任务，此时处于待办状态。n 完成:此任务已经被完成。n 任务的权限描述:任务发起人可以进行任务的删除、完成操作，任务协同人则只能进行接受，取消，留言评论操作。n 全天事件: 顾名思义，是指一天的全部时间全部用来做这个任务。所以，当这个框被选中后，则不会出现时间段选择列表。n 循环此时段：默认没有选择时，如果是多天任务，系统将会从开始时间算起，一直到结束天的结束时间，中间的时间全部归属于这个任务，但如果选中这个框以后，则只把这些天的开始时间至结束时间内的时间归属于此任务。n 周览： 以周的视图来查看任务的安排状态，用于总体分析，统计。 我的邮件在邮件的界面里将显示您收到的所有邮件，按照时间的先后顺序依次排列，最新接收的邮件将显示在最上面，点击栏目名称将按照此栏目进行排序，再次点击将按相反方向进行排序(表示升序和倒序)。 邮件有项目邮件和普通邮件，所有发送对象都是选择性的。如你在发送项目邮件时，接受人只是该项目组的成员，普通邮件则是全体员工。并且，该邮件可以选择是否属于归档邮件。若归档邮件则作为文档进行投递，也需审批。n 收件箱：我收到的邮件，全部显示n 发件箱：我曾经发送的邮件，全部显示n 废件箱：我删除的收到过的的邮件n 撰写新邮件：可以有项目属性，并可归档 我的文档n 已归档：我可以查看的已归档项目文档n 待审批：正等待我审批的项目文档 公文流转n 我的批阅：流程走到我这里的文档，等待我处理n 我的申请：我发起的流转申请n 已经批阅：从我这里过的，被我处理过的文档n 拟稿箱：我可以发起的文档流转的入口点击“撰稿箱”，有已写完成的草稿或被退回的文档的列表，可以直接发送。点击有上角“撰写”按钮，显示所有登陆者能使用的流程，撰写发送。系统根据已制定的流程结构呈送到下一环节。n 审批通过：文档流转到下一环节n 审批失败：拒绝文档通过，文档不能流转，也不能成为成果文档n 审批结束：文档流转结束，但可以转换为成果文档n 取消签收：在文件签收错误时，如不属于自己签收的文件签收了，可使用取消签收。注意：会签时，没有审批结束按钮，审批通过也必须在会签人数到达指定的人数后才能向下一环节流转。 客户管理（客户接触点的管理）n 我的客户：显示由我负责的客户信息，并添加接触纪录（电话、拜访等）n 查询、统计：客户资料的统计和分析，销售人员的业绩管理 我的联系人n 公司内部联系人：系统成员列表中获得n 公司外部联系人：等同于公司客户的联系人n 自定义联系人：管理私人的联系人 考勤（有权限者可见）n 考勤查询：查询包括自己在内的考勤纪录，或系统指定的成员如人事助理可查全部成员n 考勤设置：考勤日设置-输入开始时间和结束时间（也可以选择本周或本月），点击“详细情况”按钮，绿颜色表示工作日，黄颜色表示休息日。把鼠标放到日期上点击，颜色会相互切换，如下把星期日改成了休息日；也提供公司考勤时间的变更。 消息管理： n 站内短信：将用户加入到站内短讯框中，选择完成后，请点击”确定”按钮。n 站外手机短讯：如果是员工手机短讯，则将他加入至手机短讯框中。如其他手机号码，在”附加手机号码”栏中依次填入需要发送至的手机号码，其中多个号码间用”,”相隔。 消息设置：系统界面左下角点击人头，可选择设置提醒时间间隔和提醒方式。 全文检索 全文检索功能可以实现你在大量文档，附件中寻找你所需要的资料。进入全文检索界面，四个复选项“标题，正文，作者，附件”是指你的关键字是那种类型里的字。点击偏好设置，出现“文档，邮件”两个复选项，分别表示你的检索对象。