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1、 标准操作步骤编写程序 编制部门： 商务部 文件审核: 文件同意: 同意日期： .05.25 修改统计 修改时间 修改摘要 同意人 修改申请单号 -5-25 修改部门编码
2、 1 目标 指导文件编写者能够高效编写出符合文件编写标准程序文件来。 2 范围 此文件适合全部编写标准操作步骤文件编写人员。 3 职责 3.1 SOP文件编写总责任人对程序有效性负责。 3.2 编写SOP文件相关人员实施本程序，并反馈修改信息。 3.3 SOP文件编写总责任人依据此程序对各部门文件编写人进行培训。 3.4 各主过程责任人对文件编写和修改有效性负责。 4 定义 4.1 SOP：SOP是标准操
3、作程序（standard operation program）英文第一个字母缩写。为各部门共性、能够固化业务活动。 4.2 工具书:制订作为岗位快速参考文件，比如：公差，目标值等贴或放在工作区域周围用于职员工作时参考文件，这类文件关键包含操作方法，测试标准，步骤图等限于特定岗位使用操作指南，能够作为程序文件一部分，也能够单独使用。 4.3 附件:指SOP文件中所引用文件，实施文件同时也必需同时实施文件，关键包含管理要求，规章制度和标准，能够作为程序文件一部分，也能够单独使用。 4．4步骤体系：共由四部分组成，SOP－规范制度－表单－手册。其中，规范为各部门之间在共性步骤操作之上不一样业
4、务管理细要求，是对SOP支持和补充；表单是和SOP，和管理规范相匹配单据、附件等文件；手册是已经固化指导我们进行SOP操作或实施规范制度指南性文件。 5 程序说明 程序 作业 责任人 同意 实施文件 产生文件 1 编出步骤图 文件编写员 5.1 2 步骤清单 文件编写总责任人 5.2 3 步骤编写 部门主管 5.3 4 步骤审核 相关部门主管 5.4 5 步骤审批 部门主管 5.5 6 步骤存档 文件控制员 5.6 7 步骤修改 文件编写人
5、 5.7 8 步骤附件 文件编写人 5.8 5 程序说明 5.1 编出步骤图 5.1.1 文件编写员依据部门业务主过程编出对应步骤图。 5.1.2 依据管理需要和步骤可连续性和有效性确定步骤控制步骤。 5.1.3 步骤控制步骤通常是另一个新步骤或子步骤或附件起点。 5.1.4 画步骤图统一工具为Visio，图标模板为Sap.vss。图标说明： 5.2 确定步骤清单 5.2.1 部门文件编写人员依据步骤图主过程确定本部门步骤数量和名称。 5．3步骤编写 5.3.1 程序文件包含以下内容 : （1）目标－此
6、程序实施目标。 （2）范围－此程序文件所要求及包含范围。 （3）职责－明确列出该程序关键制订人及实施人。 （4）定义－对程序中所使用专门和特定名词给出定义。 （5）程序说明－具体表述具体工作实施方法来强调及解释怎样作，其重心是技术 性、技巧性及可操作性，应包含技术指标、标准、规范和统计等。一样可用文字，步骤图，表格，图片等多个形式描述并能够用数字或字母标明前后次序，明了易懂。 （6）统计－列出并在有可能情况下附上本程序中所用汇报、统计、表格、单据或电子统计名称和编号。 （7）参考文件及附件－列出并在有可能情况下附上本程序中所采取关键参考文 件。另外必需列明此程序
7、支持纲要和其它相关文件名称，具体包含三项： -参考文件－列出本程序所参考关键文件及编号。 -本程序支持纲要－此程序支持纲要及编号。 -附件－列出全文引用支持此程序文件或工具书及编号等 5.3.2 程序文件内容编码 、字体及版面 (1)页眉、页脚设置 页眉设置见模板，涵盖“文档名称”、“文档编号”、 “文件责任人”和“第X页 共X页”信息。页脚设置为空。 尤其说明：因业务文档为表格＋图片形式表现，表格部分版面设置分别为竖版和图片部分版面设置为横版。同时，竖版和横版页面设置需分节设置，不能同前一节。 (2) 文件字体及格式 1 －－－－（1
8、2号粗宋体，标题和文字间加3个空格） 1.1 －－－－－（11号宋体，标题和文字间加3个空格） 1.1.1 －－－－－－－（11号宋体，标题和文字间加3个空格） （1） －－－－－－－－－（11号宋体，标题和文字间无空格） － （2） － －－－－－－－－（11号宋体，标题和文字间无空格） － 1.1.2 … 1.2 … 2 … (4)文件字体及版面 1. 全部文字均采取宋体字。 2. 封面文件名称采取26号加粗宋体，编制部门采取16号加粗宋
9、体。 3. 文件题头题尾和封面审核栏均已设定好，只需改动题头文件编号和相关纲要编号即可，文件颁布日期以文件有效发放日期为准，由文控中心确定。正文大标题采取12号加粗宋体，小标题(或副标题)采取11号宋体，文件内容采取11号宋体字；表格内项目栏采取11号加粗宋体，内容为10号宋体；步骤图标题为11号加粗宋体，其它标注及内容均为10号宋体。 4. 纸尺寸及文本边框设置使用A4和常规尺寸，字间距为‘normal’,行间距为‘At least，22pt’不需另行设计。 5.3.3 文件编号 (1)业务步骤编码 XXX-PXX 示例 SW-P01 其中：SW代表商务, P
10、代表Process步骤含义 前边字母代表部门；后几位代表该步骤在本部门步骤编码 XXX-PXXXX 示例 SW -P0101 其中：P后3、4位编码代表该步骤为111-P01子步骤，以这类推子步骤编码。 (2)规范制度附件编码 XXX-PXX-RXX 示例 SW -R01 其中，R代表Rule 管理规范含义 前边字母代表部门；；R后几位代表该规范编码 (3)表单编码 XXX-PXX-RXX-FXX 示例 SW -F01 其中，F代表Form 表单含义 前边字母代表部门；F后几位代表对应表单编码 (4)操作手册编码 XXX-PXX-MXX
11、 示例 SW -M01 其中，M代表Manual 操作手册含义 前边字母代表部门； M后几位代表对应操作手册编码。 (5)部门代号 财务部 CW 北京商务部 BJSW 人力资源 RLZY 采购 CG 上海商务部 SHSW 业务拓展部 YWTZ 产品部 CHP 沈阳商务部 SYSW 信息组 XX 法务部 FW 市场部 SHCH 信用管理部 XY 销售部 XS 武汉商务部 WHSW 商务部 SW 平管中心 PG 西安商务部 XASW 行政部 XZH 平台综合部 PT 南京商务部 NJSW 5
12、4文件审核 5.4.1文件审核人指编写文件直接上级或步骤包含到相关部门步骤,需要相关部门确定责任人. 5.4.2各部门文件审核人按下表实施. 部门 审核人 部门 审核人 部门 审核人 财务部 部门经理 北京商务部 股份商务经理 人力资源 部门经理 采购 采购经理 上海商务部 股份商务经理 业务拓展部 部门经理 产品部 产品总监 沈阳商务部 股份商务经理 信息组 主管 法务部 法务主管 市场部 部门经理 信用管理部 主管 销售部 销售总监 武汉商务部 股份商务经理 商务部 股份商务经理 平管中心 平台管理总经理
13、西安商务部 股份商务经理 行政部 行政主管 平台综合部 平台管理总经理 南京商务部 股份商务经理 5.5步骤文件审批 5.5.1文件审批人对文件有效性最终责任人,只有经过最终文件审批人审批文件才是有效文件. 5.5.2各部门文件审批人按下表实施. 部门 审核人 部门 审核人 部门 审核人 财务部 总经理 北京商务部 股份商务经理 人力资源 总经理 采购 股份商务经理 上海商务部 股份商务经理 业务拓展部 副总 产品部 副总 沈阳商务部 股份商务经理 信息组 总经理 法务部 总经理 市场部 副总 信用管理部
14、 总经理 销售部 销售总监 武汉商务部 股份商务经理 商务部 总经理 平管中心 平台管理总经理 西安商务部 股份商务经理 行政部 总经理 平台综合部 平台管理总经理 南京商务部 股份商务经理 5.6步骤文件存档 5.6.1全部文档需要统一存档,按步骤类SOP和制度规范类SOP2个文件夹存放在VSS(文件管理系统)中。 5.6.2只有各部门经理有权限对存档文件进行增减,全部存档文件视为最新版本,部门经理对所存档文件时效性负责。 5.6.3各平台SOP文件由股份商务部经理对所存档文件时效性负责。 5.7步骤文件修改 5.7.1对文件修改必需
15、填写修改统计。具体统计修改时间和内容。 5.7.2对修改过文件应立即更新存档，确保留档文件为最新版本。 5.8步骤文件附件 5.8.1步骤文件附件是支持和说明步骤文件隶属文件,是步骤实施不可缺乏一部分.(等同类似于协议附件) 5.8.2对步骤文件附件,也必需填写文件修改统计。 6 统计 内部文件清单（SW-P01-F01） 表格/统计清单（SW-P01-F02） 文件修改申请单（SW-P01-F03） 附件清单（SW-P01-F04） 废弃文件清单（SW-P01-F05） 文件销毁清单（SW-P01-F06） 7 参考文件及附件 7.1 参考文件 无
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