U9统一标准采购作业流程.doc

U9原则采购流程原则采购是采购业务中最常用最普通流程，先请购，再下采购订单PO，依照采购订单收货，最后入库确认，立应付、先进行请款、再付款、核销、转总账。应用流程示例创立请购单审核采购订单审核原则收货应付立账请款付款应付核销转总账财务部生产部采购仓库c创立请购单、并进行审核创立请购单、并进行审核生成采购订单并审核生成应付单、立账。生成收货单、审核入库。依照请款单进行付款。核销依照发票及应付单请款转总账U9系统里采购部重要使用如下四大模块：一、 采购管理模块二、 应付管理模块三、 料品成本模块四、 费用报销模块为了提高采购工作效率及精确性，达到采购目的职能，采购系统各职工应各负其责、分工明确。 1、 各公司采购员负责本人所采购料品采购订单制定（订单输入完毕保存、提交即可），以及下达订单给各供应商，采购订单完毕后，由采购部主任对其采购订单进行审核，审核确认无误后，方可原则收货入库。于次月5-10号，采购文员依照系统原则收货数据，同各供应商进行对数工作及发票跟踪，发票到达不及时，应将信息及时反馈给采购员或采购部主任，由采购员或采购部主任追催到位。2、 各公司采购部收到供应商发票后，采购文员在第一时间对收到发票进行核对，核对内容有：发票昂首、料品名称、数量、单价、税率、价税共计等与否符合我司资料及U9系统收货单内容。核对无误后，手工填写付款申请单，将付款申请单连同发票一同交送财务关于会计审核签名确认。这时，采购文员即可进入U9系统制定请款单，保存提交后，由采购部主任对请款单进行审核。3、 当发生有料品退货时，采购部采购员负责跟踪本人所采购料品退货状况，由五金仓库制定退货单，经采购部采购员审核退货单后方可退货。4、 各公司采购部所有费用报销单均由采购文员录入到U9系统，报销单录入保存提交后，由采购部主任进行审核。5、 各公司采购部每新增一种料品后，采购文员负责料品成本手工维护（筹划价）录入，其筹划价由采购中心或采购部主任提供。6、 当料品筹划价发生变化时，由采购文员进行料品成本手工变更，将筹划价更改为最新筹划价。由请购单生成采购订单未审核不可收货可从价目表带出，可手工录入 从我司账套进入所有模块下采购管理模块，找到采购下面原则采购点击进入画面，在基本页签里，按顺序逐项输入供应商名称、业务员、部门、来源类别（请购单）等，价格含税一定钩上。从来源单据放大镜进入请购单查询对话框，输入查询条件，找到需要生成采购订单请购单后拟定，在行号里就能看到来源单据号、料号、品名、规格、采购数量、最后价、价税共计、交期等等内容，其中（来源单据号、料号、品名、规格、需求数量、交期等）从请购单自动带出，注意交期同日期时间要一致。最后价（以合同或报价表价格为根据）需要生成订单操作员手工录入，录入最后价后，价税共计自动生成，点保存、提交，即整张订单完毕。采购订单审核采购部主任负责审核采购订单，从我司账套进入所有模块下采购管理模块，找到采购下面原则采购点击进入画面，点击列表，输入查询条件（单据状态：审核中），找出未审核采购订单进行审核。审核根据是同供应商订立合同、确认报价单、调价函等；审核内容涉及：供应商名称、料品名称、规格、数量、最后价、价税共计及交期等。审核人发现采购订单内容有误，应及时下达信息给采购订单操作员更改确认，再保存、提交，由采购部主任做再一次核对无误后才干点审核，之后，五金仓库方可原则收货入库。审核后可收货采购退货单审核从我司模块进入所有模块下采购管理模块，找到收货下退货点击进入画面，点列表输入查询条件，找到需审核退货单，双击打开单据进行审核，审核内容涉及：供应商名称、料品名称、料品规格、拒收数量、最后价等，确认无误后点审核方可退货。可自动带出也可手工录入生成请款单 从我司账套进入所有模块下应付管理模块，找到付款下请款点击进入画面，在基本页签里，输入申请日期、预付款日期，已经原则收货且收到了发票请款用途选“原则”，选取供应商后，进入选单放大镜找到财务部会计所制定应付单，如需更改金额，可在应付单“折扣前请款金额里” 更改拟定，点保存、提交即可。是预付款请款用途选“预付款”，其她操作同上。由采购部主任进行审核，审核办法同采购订单办法同样。在原则下请款在此更改金额在预付款下请款手工输入金额费用报销单录入 从我司账套里进入所有模块下费用报销模块，找到寻常操作下报销点击进入画面，在基本页签里逐项输入报销日期、记账期间、报销部门、报销人组织、报销人等内容，在行号里输入费用项目、发票金额；如属车辆费用，点击扩展字段找到车牌号拟定，保存、提交即可。由采购部主任进行审核，审核办法同采购订单审核办法同样。车辆费用要输入车牌号码料品成本手工维护（筹划价）录入大宗原材料筹划价由采购中心提供应各分公司采购部，小五金材料及设备等筹划价由各采购部主任提供。由各分公司采购部文员进行料品成本手工维护，详细操作如下：从我司账套进入所有模块下成本管理模块，找到料品成本下料品成本手工维护，点击进入画面。输入我司账薄（如：广东三和管桩有限公司主账薄）、记账期间（如：-01）、料品（可从放大镜找到需录入筹划价料品或直接输入料号即可），在分项成本页签输入材料成本后点保存，即完毕了此料品筹划价录入工作。在此手工录入筹划价料品成本变更当料品成本（筹划价）发生变化时，需进入料品成本变更流程，由各公司采购文员进行操作。从我司账套进入所有模块下料品成本模块，找到料品成本下料品成本变更点击进入画面，点新增，输入查询条件，找到需变更筹划价料品，再双击进入画面，在变更范畴下输入生效日期，如当期此料品有发生过业务，则生效日期应设为下个期间，否则，生效日期为当期。在行号新本层成本手工更改筹划价为最新筹划价，保存、提交、审核即可。在此更改筹划价基本资料设立同维护各分公司采购部指定专人，提供需新增供应商及料品资料给采购中心基本资料设立负责人，提供方式（QQ网络、传真、邮箱等），所提供资料内容涉及：一、供应商资料：供应商名称（全名）、区号、税率、所供材料、行业等；二、料品资料：原则名称、规格、最小计量单位、料品图片（一定配上）为了统一、规范料品名称，以及供应商所开发票内容能匹配U9系统收货入库单内容，咱们设立供应商及料品基本资料必要做到精确无误，规定以上所提供资料务必完整、精确，经采购部主任审核确认后方可提供到采购中心。采购中心基本资料负责人收到各分公司采购部提供资料后，对所提供资料进行进一步审核确认，确认必要新增，应及时予以新增。