单据审核员工作手册模板.doc

单据审核员工作手册10月目 录一、工作态度3二、工作内容51、负责对各项目部材料月报表、材料收、发单据管理和审核，并监督材料员对和此项业务相关各项管理制度实施情况。2、按月立即、正确编制材料进度计划表，检验材料计划实施和控制情况，发觉问题立即了解原因。3、会同材料会计共同监督审核各项目材料价格实施情况。4、依据企业材料定价和材料结算措施对各项目部材料结算进行签认，并正确录入材料台帐。5、负责发放和立即回收企业定制材料单据，办理完善单据收发手续，并建立料单管理台帐。6、项目部报来材料月报表和单据应立即审核、录入材料电脑台帐。对于发觉不符合管理要求问题，应根据企业制订相关材料管措施立即协调材料员处理。7、负责企业各项目部材料管理系统使用和管理，续编材料目录。8、完成上级主管交办其它工作任务三、工作方法5四、工作步骤7五、工作技巧7六、其它7七、附表（材料管理系统操作指南及其它附表）31一、工作态度：单据审核职员作看起来是个轻松职务，专业技术性要求不高，因工作内容比较琐碎、繁多，故需要人勤劳、心细，办事要有条不紊、认真负责。所以要想做一名合格单据审核员就应该含有以下工作态度：爱岗敬业，一丝不苟、认真负责，主动主动，善于沟通。二、工作内容：1、负责对各项目部材料月报表、材料收、发单据管理和审核，并监督材料员对和此项业务相关各项管理制度实施情况。1-1、材料月报表周期为上月26日至本月25日。1-2、材料月报表由材料管理系统中台账自动生成；由材料员查对，项目会计审核、项目经理签字。一式两份，一同报材料部。1-3、各项目部每个月29日前把报表送至材料部。上报材料月报表时，材料员应同时报送当月原始收、发料单主管联及从开工至当月前材料汇总表和项目部之间当月材料调拨单。1-4、使用称重管理系统项目部（厂），材料月报表份为两项，一份收料报表，一份发料报表，其中发料报表汇总是经过加工产成品，材料员需依据技术部门提供配合比，分别计算出多种材料用量，连同电脑数据、收料单一起报材料部。1-5、对于月报中各项目所存在问题要一一统计，并立即通知材料员立即更正，以确保数据正确性。1-6、当月材料收、发单据审核完成后，把各项目料单以项目为单位装订成本，且料单排列次序根据月报表上材料排列次序进行排列。其次是把各项目装订好料单集中起来进行摆放，方便以后查找。1-7、把当月月报表及当月月报汇总表进行装订，即各项目本月材料月报表及当月月报材料汇总表（开工-月报前30天）。2、按月立即、正确编制材料进度计划表，检验材料计划实施和控制情况，发觉问题立即了解原因。2.1、工程开工前，项目部应向物资部提供由总工和项目经理签字认可工程项目材料总计划表。假如项目部来不及编制，物资部应经过经营部配合来做出项目部设计用量和总计划表。2.2、在生产过程中因为生产计划变更等原因，会造成采购计划变更，项目责任人应依据生产情况，对原有采购计划表给予补充、调整，立即通知物资部。2.3、每个月根据各项目上报材料总计划表及月计划表立即正确地编制本月材料进度计划表，看是否超出材料计划3、会同材料会计共同监督审核各项目材料价格实施情况。3.1、常见地材类，如灰砂石、砼管等，这类材料在一段时期内价格相对稳定，通常由材料部依据项目部反馈材料供求信息和材料部做市场调查，报企业总经理指示后对材料价格进行调整，并立即通知、下发各项目部实施。3.2、常见且需组织采购类，如水泥、钢材等，这类材料能够项目部自行采购，也能够由材料部组织采购，材料价格制订需由项目部（厂）、材料部分别询价，共同议价，报企业总经理指示后确定实施价格。3.3、材料价格确定后，项目部和材料部要以书面形式相互通报，由项目经理（厂长）、材料部长分别在第一时间内通知各自材料员和项目会计组织、实施，实施情况反馈给项目经理（厂长）、材料部长。3.4、确定实施材料价格，在项目部由项目会计、材料员分别做好统计，材料部由审核员做好统计，方便核实实施情况。3.5、各项目部应严格实施企业确定材料价格，若有特殊情况，价格需要临时调整，项目部应以书面形式通知材料部，并由项目经理和材料员共同签认。3.6、材料部下发价格通知、签署供货协议和项目部签署供货协议项目部一定要按此实施材料价格。4、依据企业材料定价和材料结算措施对各项目部材料结算进行签认，并正确录入材料台帐。4-1、项目会计来企业报帐之前，材料员应把发生材料帐立即登入材料管理系统，若不录入系统结算时将显示该张单据不存在，不予进行结算和签字。材料供给商进行结算时，先和材料员对票，无误后，材料员在第一联（存根联）和第二联（结算联）上加盖“对讫”章（“作废”和“对讫”章由材料员保留），再和项目部会计查对，核实无误后，会计在第二联（结算联）和第三联（记账联）上加盖“复核”章（“复核”章由会计保留），由供给商出据发票，把第二联（结算联）和第三联（记账联）附在发票后面，经材料部复核签字后上报财务。4-2结算时发料单查对，和收料单查对程序、措施相同。4-3对于供给商结算单据损毁或丢失处理，标准上不再补开料单，若项目部确定有必需结算，应由供给商出据损毁或丢失书面证实，并注明单据编号，材料员、项目经理签认，可作为财务结算依据。4-3、在材料单价符合企业要求情况下，单据审核员对材料票在材料管理系统里一一进行查对和结算，并进行签字认可。5、负责发放和立即回收企业定制材料单据，办理完善单据收发手续，并建立料单管理台帐。5-1、各项目材料单据必需使用企业材料部统一印制收料单、发料单。5-2、料单由项目部会计在材料部办理领取手续，并负责保管。材料员用时从项目部会计处领取并办理序号登记手续，用企业印制料单管理台账登记，材料部进行不定时检验。5-3、料单收回材料部以前，已开据第一联（存根联）由材料员保留，第二联（结算联）由供给商或领料人保留，第三联（记账联）由项目部会计保留，第四联（主管联）每个月同材料月报表一起报材料部。5-4、已使用完并和供给商对完票料单（存根联），材料员应立即交还项目部会计，并办理交回手续。项目结束时，项目部会计协同材料员共同做好完工材料审核及完工材料报表后，料单由会计查对领取数量，并全部交回材料部。5-5、项目部材料员或会计人员更换时，必需办理已用和未使用料单交接手续，由项目经理和材料部委派人员监交签认。5-6、料单发出和收回时单据审核员要建立料单管理台帐，发出料单时要依次写清项目部、料单批次、发出时间、本数、页数、类别、起止号码及会计签字；收回料单时要依次写清上缴时间、本数、张数、类别、起止号码及会计签字。5-7、各项目料单一定要保留好，严禁杜绝丢失料单现象发生，如有类似情况发生，将视情况不一样作出对应处罚。6、项目部报来材料月报表和单据应立即审核、录入材料电脑台帐。对于发觉不符合管理要求问题，应根据企业制订相关材料管措施立即协调材料员处理。6-1、对于项目部报来材料月报及单据要立即审核，关键审核以下多个内容：1）开据料单时，要依据材料部制订材料目录，正确填写材料名称、规格、计量单位和单价，材料目录中未包含到材料，材料员在开据料单前，应依据图纸设计要求材料名称、规格、计量单位填写。有不清楚，当初问清当初开据，严禁先打白条，过后换料单。料单上供货单位、收货单位、日期、车号、收料人（发料人）、验收人、送料人（领料人）必需正确、完整无缺填清。通常以量方方法计量材料，备注栏中要注明车箱长、宽、高尺寸。书写要求字迹清楚，无涂改现象。2） 收料、发料必需一车一单，严禁开汇总料单。一张料单只能开一个规格材料，严禁一单多料。对于项目部集中收料，统一加工后分配到各施工队或不一样工程项目标材料，发料单能够在能够正确计量不一样施工队或工程项目领用数量情况下，对应供给商分别开据汇总发料单。3） 已开据料单，第三联（记账联）由项目部会计保管，材料员必需在开据料单当日转交项目会计，让会计在第一联（存根联）上注明收到时间并签字。l 作废料单必需四联齐备，加盖作废章，保留在料单原序号处，并在存根联上注明作废原因。已开据发票料单不能再作废，已上报材料部料单不能作废。6-2、如材料员在开据料单有不符合以上要求要立即通知材料员更正。7、负责企业各项目部材料管理系统使用和管理，续编材料目录。7-1、材料管理系统使用详见材料管理系统操作指南。（后附）7-2、材料材料管理系统关键是各项目材料员对当日所发生材料业开据料单后把已开据材料收发单据录入电脑，且必需和单据各项内容一致，做到账证相符。7-3、作废料单必需录入电脑。7-4、当月开据收、发料单必需当月录入电脑台账，不许过期补录。为了确保网络版材料管理系统稳定性和正确性，月结后材料不能修改、删除或作废，所以录入时一定要确保数据正确无误，不能错录或漏录。7-5、对于已经有材料目录各项目材料员开据收、发料单及录入材料管理系统时要严格实施，对于部分材料目录上没有新型材料，由材料员上报物资部单据审核员，由单据审核员添加授权，方便大家应用。（材料目录后附）8、完成上级主管交办其它工作任务在完成以上工作以后，主动完成部门领导交办其它任务，如物资仓库费用报支及年底各项目材料成本核实。三、单据审核员工作方法：单据审核职员作是个平凡工作岗位，在这个平凡工作岗位上我兢兢业业、尽职尽责、以一颗爱岗敬业之心努力工作，主动主动和上下级同事做好协调和沟通。在日常工作中要严格要求自己做到以下几点：1、对材料月报表及收、发单据立即认真仔细查对，给企业相关部门担供正确数据及材料单价；2、材料价格有改变时立即通知各项目部材料员；3、主动主动了解各项目材料员在工作中所碰到问题，一起讨论并处理；4、负责对新进材料员进行培训学习材料管理系统应用；5、努力学习业务知识，提升工作能力，做好基础性工作。四、单据审核员工作步骤：1、上报月报表步骤材料员整理当月月报表及收、发主管联月报表材料员签字项目经理签字项目会计审核签字上交企业物资部审核装订装订2、材料结算步骤材料员收发材料并开据收料单据记帐联会计结算联供给商存根联记 帐主管联物资部单据审核员审核、签字经理签字会计审核财务会计入帐物资部长签字财务部长签字3、单据收发步骤物资部收、发料单项目会计办理领用手续材料员办理领用手续用完料单交会计五、工作技巧：5-1、要认真、熟练掌握材料管理系统操作及应用，能够正确立即处理材料员在操作过程中出现疑难问题，主动指导材料职员作；5-2、主动主动耐心地处理新进材料员在实际过程中碰到多种问题；5-3、主动主动给各项目材料员联络并沟通材料管理系统在应用中有哪些不便，有没有方便可行方法，让她们立即反馈信息，方便我统计汇总并立即和开发材料管理系统相关人员联络并处理；5-5、在完成本职日常工作前提下，努力学习，提升业务水平。在力所能及范围内，妥善完成上级领导交办其它工作。工作中碰到超出个人能力范围问题时，主动主动跟同事及上级领导沟通并学习。六、其它：材料员每个月需向物资部上报书面及电子版材料以下表材料员需向物资部上报材料序号名称时间要求备注1材料总计划表开工前依据生产及管理需要2材料月计划表26-29日之前3材料近期计划表提前一周依据生产及管理需要3材料月报表及收、发主管联26-29日之前4材料调拨单26-29日之前材料管理系统操作指南河南省交通建设工程 物资部建立VPN连接访问系统录入料单料单查询查看报表管理多项目部新特征领用料单添加一个新用户建立新项目部修改密码查对和结算授权用户常见问题 新特征老版本 3.0新版本 4.0 材料管理系统 项目部材料管理系统 单机版 网络版 分布存放数据 集中存放数据 人工传输数据 实时传输数据 分布布署 集中布署 数据存放于PC，无特殊安全机制 数据由服务器统一管理，安全可靠 手动加权平均 自动月结核实 靠制度约束统一字典 系统强制约束统一字典 无限价功效 灵活控制材料价格 全方面支持拼音码查询 数据字典无法更改 全新数据字典管理策略 建立VPN连接访问系统首先需要建立项目部到企业总部VPN连接1) 使用IE(Internet Explorer)浏览器，访问 ，并安装VPN控件；2) 输入用户名和密码，并登录，等候身份认证并建立VPN连接；3) 将已经建立VPN连接窗口保持打开，此时VPN连接已经建立成功； 访问系统1) 打开浏览器（推荐使用 谷歌浏览器），在地址栏输入 ，进入系统登录页面；2) 输入用户名和密码，进入系统； 录入料单只有项目部能够录入料单，仅能录入目前项目部料单；目前项目在系统右上角有指示，见下图：1) 进入料单录入页面 2) 录入料单信息 查询料单1) 进入查询料单页面2) 输入查询条件，点击查询实施查询；最少需要包含一个查询条件 管理多项目部1) 当一个用户同时被授权管理多个项目时，首次登录会出现项目部选择窗口；2) 能够经过切换到其它项目部中；3) 能够查看项目授权情况； 修改密码1) 进入修改密码页面2) 修改个人密码，需要提供目前密码，以验证身份； 查看报表1) 选择进入统计分析对应报表2) 设置统计条件，经过“查询”查看报表，“预览”能够打开预览页面，使用浏览器打印命令打印报表； 领用料单需由材料部工作人员完成1) 进入领用料单页面 2) 录入领用信息无需分析料单号段，在录入领用信息时实时监测错误号段；3) 查看料单领用统计4) 查看料单使用情况 查对和结算1) 进入查对和结算 无需选择项目部，因为料单数据实时传输，所以取消了提前结算功效；2) 选择“料单批次”、“料单类型”，输入“料单编号”，对料单进行查对，查对成功后可直接进入结算； 建立新项目部1) 进入项目部管理页面2) 输入项目部信息 添加一个新用户1) 进入用户管理页面2) 输入用户信息 授权用户用户和项目部全部已经存在1) 进入项目部管理页面，查找需要授权项目部2) 双击项目统计，进入项目部信息页面在这里能够同时完成 项目基础信息设置，初始库存，添加授权用户工程材料总计划表工程名称： 材料名称规格型号单位设计用量总计划用量已用量余量技术参数用途备注材料员： 总工： 项目经理： 日 期： 月工程材料计划表工程名称： 材料名称规格型号单位设计用量本月计划用量技术参数用途计划使用时间备注材料员： 总工： 项目经理：日 期：材料、物资采购申请单项目名称： 申请时间： 序号名称规格单位数量技术参数用途计划使用时间备注项目经理： 审核人： 申请人：联络人电话：材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注1钢筋（I级）6.5-26mm以上吨I级钢筋指是圆钢或盘元例：14、82钢筋（II级）6-26mm以上吨II级钢筋指是螺纹钢例：163钢筋（III级）6-26mm以上吨III级钢筋也指是螺纹钢例：284袋装水泥32.5#42.5#或52.5#吨5散装水泥32.5#42.5#或52.5#吨6袋装白水泥32.5#42.5#或52.5#吨7商品砼C15、C25、C30方8防冻商品砼C15、C25、C30方9防冻剂千克购料时问清规格再填写料单10脱模剂千克购料时问清规格再填写料单11油毛毡一般m212无筋砼管（I级）内径管长壁厚mm根例：30030mm13无筋砼管（II级）内径管长壁厚mm根例：30040mm14有筋砼管（I级）内径管长壁厚mm根例：30030mm15有筋砼管（II级）内径管长壁厚mm根例：30040mm16有筋砼管（III级）内径管长壁厚mm根例：30030mm17F型钢承口式钢筋砼管(顶管)内径管长壁厚F口mm根例：1500150F口mm18草坪砖长宽厚mm块19彩色道板砖20波纹砖21菱形砖材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注22荷兰砖长宽厚mm块23道板砖24盲道砖25平石长宽高cm块26侧石27边石28树池石29石油沥青10#、30#、60#、100#吨30改性沥青例：SBS(I)IC 吨问清规格型号再填写料单31重交通沥青70#、90#吨32乳化沥青吨问清规格型号再填写料单33原木直径长度cm方34板材长宽厚cm方35枕木长宽厚cm方36三合板长宽cm块37五合板长宽cm块38木柴一般千克39机砖长宽厚mm块例：24011553mm40石棉瓦长宽厚cm块41生石灰一般方42熟石灰一般方43石灰膏一般方材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注44细砂一般方45河砂中粗方46机制沙中粗方47石粉一般方48石子0.5-1cm方49石子0.5-2cm方50石子1-1.5cm方51石子1-2cm方52石子1-3cm方53石子2-4cm方54石子3-6cm方55米石一般方56片石一般方57粉煤灰一般方58素土一般方59PVC彩色波形板长宽厚m260UPVC双壁波纹管d、D公称内径或外径，S级米例：d400（内径）S2级 D400（外径）S2级61HDPE双壁波纹管d、D公称内径或外径，S级米例：d400（内径）S2级 D400（外径）S2级62胶圈DN内径mm个例：DN450mm63砼井盖框圆形或方形长宽厚mm套例：圆形750，方形70050080mm依据图纸设计填规格，许可有误差64砼井盖圆形或方形长宽厚mm个依据图纸设计填规格，许可有误差65砼井框圆形或方形长宽厚mm个依据图纸设计填规格，许可有误差材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注66球墨铸铁井盖框圆形（重量）或方形（重量）套例：圆形（80千克）方形（70千克）67球墨铸铁井盖圆形（重量）或方形（重量）个例：圆形（50千克）68球墨铸铁井蓖方形（重量）个例：方形（40千克）69球墨铸铁井框圆形（重量）或方形（重量）个例：圆形（20千克）方形（20千克）70球墨铸铁爬梯重量个规格中重量按项目部要求订做许可有误差 例：2.5千克71盆式橡胶支座套依据图纸填清多种规格72板式橡胶支座套依据图纸填清多种规格73伸缩缝米依据图纸填清多种规格74金属波纹管米依据图纸填清多种规格75钢丝网网孔大小m2例：10100.7mm76无缝钢管内径壁厚吨503 mm77焊管内径壁厚吨603.5 mm78钢绞线吨依据图纸填清多种规格例：15.24 mm79锚具套依据图纸填清多种规格例：M15-780配送柴油0#或-10#吨81自购柴油0#或-10#升82塑料格栅m2依据图纸填清多种规格83玻纤格栅m2依据图纸填清多种规格84土工布m2依据图纸填清多种规格 例：200g/0.3mm85止水带米依据图纸填清多种规格86涨缝板长宽厚cmm2材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注87电焊条几千克注明几号焊条88铁丝几千克例：889扎丝一般千克90球墨铸铁管DN内径mm米例：DN400 mm91球墨铸铁弯头DN内径mm个例：DN400 mm92砖渣一般方93铁钉几寸千克例：3寸94石棉绒一般千克95油漆千克规格中注明颜色96镀锌钢管内径壁厚mm吨例DN154mm97槽钢5#-18# 以上吨例8#98钢板厚度1-30以上吨例399钢轨50#吨例50#100预埋钢板厚度1-30以上吨例3101水泥稳定碎石5%、5.5%、10%吨例5%102煤有烟煤或无烟煤吨103碳1#.2#.3#.4#吨例1#104等边角钢60厚mm吨例453mm105不等边角钢吨例30452厚mm106商品砼（泵送）C15、C 20、C 50方107防冻商品砼（泵送）C 25、C 30、C 50、方108砂卵石一般方材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注109CPVC电力管内径壁厚mm米例1676mm110MPP电力管内径壁厚mm米例1526mm111PVC管内径mm米例100 mm112PVC管节内径mm个例90 mm113PVC卡子内径mm个例80 mm114PVC三通内径mm个例120 mm115PVC弯头内径mm个例70 mm116PVC直节内径mm个例100 mm117UPVC给水管内径壁厚mm米例251.6mm118UPVC排水管内径壁厚mm米例502.2mm119扁钢厚度宽度mm吨350mm120复合爬梯重量个规格中重量按项目部要求订做许可有误差 例：2.5千克121PVC预应力波纹管内径mm米例80mm122大理石侧石长宽高cm块例1003025cm123大理石边石长宽高cm块例1003025cm124大理石平石长宽高cm块例1003025cm125海泡石电缆管内径壁厚mm米例16740mm126纤维水泥电缆管内径壁厚mm米例16740mm127复合电力井盖框园形内径mm或方形长宽厚mm套例:园形800mm或方形70050080mm128复合电力井盖园形内径mm或方形长宽厚mm个例:园形800mm或方形70050080mm129复合电力井框园形内径mm或方形长宽厚mm个例:园形800mm或方形70050080mm材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注130工字钢例:工25A#吨131硅芯管米依据图纸设计填规格132护栏支座个依据图纸设计填规格133护坡石长宽厚cm块例：50508cm134花岗岩侧石长宽高cm块例：1003025cm135花岗岩平石长宽高cm块例：50506cm136花岗岩边石长宽高cm块例：50158cm137花岗岩道板砖材质长宽厚mm例：芝麻白火烧面60060020mm138减水剂吨如：JKR-2S139锚垫板一般孔140锚具套如：MIS-2141免烧砖长宽厚mm块例：24011553mm142磨砂玻璃长宽高mm块例：6002005mm143排气阀内径mm个144膨胀剂FDN-1吨依据使用要求填写145七孔梅花管内径mm米146桥梁伸缩缝米按图纸要求，例：RG-C147青石道板砖长宽高mm块60040020mm148球墨铸铁堵头DN内径mm个例:DN150 mm149球墨铸铁阀门DN内径mm个例:DN150 mm150球墨铸铁管箍DN内径mm个例:DN150 mm151球墨铸铁三通DN内径mm个例：DN120mm材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注152球墨铸铁四通DN内径mm个例：DN150mm153球墨铸铁双层套管DN内径mm个例:DN150 mm154球墨铸铁双层弯头DN内径mm个例:DN150 mm155球墨铸铁自来水抱箍DN内径mm个例:DN150 mm156铸铁立式井箅方形（千克）个157涂塑钢管内径壁厚mm米1556mm158盐酸一般千克159闸阀DN外径mm个例:DN150 mm