物业公司印章管理规定样本.doc

1.0 目标为加强物业集团印章管理，维护企业印章法定权威及使用效用，特制订本要求。2.0 范围本要求适适用于物业集团本部各部室及各物业企业(管理处)。3.0 职责物业集团行政管理总部是印章管理职能部门，负责监督本要求实施。4.0工作内容4.1 本要求所指印章，指企业法人印章和业务印章。4.2 企业法人印章指企业在经营过程中使用一个含有法律效力印信凭证，包含“广州市xx物业集团”印章，简称“物业集团印章”；“广州市xx华府物业管理”、“广州市xx世家物业管理”、“广州市xx恒盈物业管理”印章，简称“物业企业印章”。4.3 企业业务印章指企业在经营管理中使用一个不具法律效力内部业务印信凭证，包含物业集团行政管理总部、业务总部、全方面质量管理办公室印章；和物业管理总部、xx花园管理处、xx湾管理处、xx雅苑管理处印章等，简称企业业务印章。4.4 印章启用和停用、销毁4.4.1 印章启用(包含旧印章换用新印章)。由拟启用印章部门提出书面申请，行政管理总部审核，呈物业集团总经理审批后方能向政府相关部门申报、刻制。印章刻制后，由物业集团拟发印章启用文件知会各相关部门后启用。4.4.2 印章停用。由拟停用印章单位提出书面申请，行政管理总部审核，呈物业集团总经理审批，并由物业集团拟发印章停用文件知会各相关部门后停用。广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-01版本号B印章管理要求修订状态号0页 码1/34.4.3 印章销毁。印章停用后，统一交回行政管理总部销毁或封存，由专员填写物业集团系统印章启用、销毁记录表，并在物业集团全方面质量管理办公室监督下销毁。4.5 印章使用及适用范围4.5.1 物业集团印章适用范围：物业集团全部对内、对外发文；以物业集团名义和业主签署物业管理服务条约、协议等相关法律性文件；物业集团对外规范性法律文件。 4.5.2 物业企业印章适用范围：物业企业对内、对外发文；经集团企业或物业集团领导同意签署相关法律性文件；物业企业多种业务信函等。 4.5.3 物业集团本部各部门、物业管理处等业务印章适用范围：该部门在集团企业系广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-01版本号B印章管理要求修订状态号0页 码2/3统其业务范围内行文，如：上报物业集团花名册、计划总结、请示汇报、内部业务函件；和向业主或相关单位发出业务性文件等。4.6 印章审批管理4.6.1 物业集团印章使用由物业集团总经理审批；物业企业(管理处)印章由物业企业(管理处)总经理审批；物业集团本部部门印章由所在部门责任人负责审批。4.6.2 使用印章须先到印章管理部门填写用印申请记录表，呈报负责审批领导签字同意后，方可加盖印章。4.6.3 如负责审批领导外出，紧急文件需用印时，用印人员应先具体填写好用印申请记录表，由印章管理人员电话请示负责审批领导同意后可先用印，但必需在负责审批领导返回后一个工作日内补办签字手续。4.7 印章使用4.7.1 一切需加盖印章文书必需登记立案。本单位发放全部用印文件，印章管理员全部必需留原件存档备查。4.7.2 印章管理人员接到需加盖印章文书后，必需认真检验该文书是否经过了审批手续。确定无误后方可按标准公文格式，在要求位置加盖印章。4.7.3 凡因业务需要持空白介绍信或公文纸加盖企业印章时，必需经负责审批领导同意，由印章管理员登记后发出，未使用或未用完上述空白单据应如数交回印章管理员，适时核销。4.7.4 使用印章须在印章管理员办公室内实施，未经负责审批领导同意，任何人员不准将印章携带出企业以外地方使用，如确因工作所需，需将印章带出印章管理员办公室使用，必需经企业总经理同意后方可实施，并由印章管理人员现场监印。4.7.5 需加盖印章文书数量较多时，印章管理人员无法立即完成，在印章管理人员监督下，用印申请人可帮助加盖印章。加盖印章时，印章管理员必需在场，且必需有二人或二人以上，印章管理员负责监印。4.7.6 加盖印章后，印章使用人必需现场登记。登记内容包含用印日期、用印申请人、用印同意人、用印份数、用印文书标题或内容摘要。4.7.7 如有存根介绍信、法人代表证实书、通常性事务授权委托书和有发文稿纸文书加盖印章后能够不登记。其它文书用印后则必需登记。4.7.8 印章管理人员严禁违规使用印章。凡违规使用印章，企业一律视作个人行为，由此而引发法律责任和其它形式任何纠纷，均由违规使用印章人员负担全部法律责任。同时企业将视其情节轻重，给对应行政或经济处罚，触广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-01版本号B印章管理要求修订状态号0页 码3/3犯法律移交司法机关处理。4.8 印章保管4.8.1 印章由对应单位印章管理员负责保管和使用。4.5.2 印章应存放于安全牢靠并加锁专门桌、箱、柜中，使用后应立即收存锁好。4.5.3 印章管理人员离职或工作调动时，必需和继任者推行印章书面交接手续存档备查。5.0 相关文件无6.0 表格及统计6.1 用印申请记录表 (QR-7.2.-02-01)6.2 物业集团系统印章启用、销毁记录表 (QR-7.2.-02-02)