公司印章管理核心制度.doc

印章管理措施一、 目标为了确保印章刻制、保管和使用正当性、严厉性和安全性，也为了规范企业印章管理，使企业印章刻制、管理、使用有章可循，现依据企业实际情况结合企业现有各类规章制度特制订本管理措施。二、 适用范围本措施适适用于企业公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署协议、协议及其它须用印章文本等，通常属于印章类事物均应严格根据本管理措施施行。本管理措施所指印章包含企业公章、法定代表人印章、协议专用章、财务专用章、发票专用章及其部门章等含有法律效力印章。三、 权责1.企业办公室负责本要求制订和修改，总经理负责本要求实施监督;2.各相关部门负责本制度具体实施;3.本要求自颁布之日起正式生效实施。四、 内容1.印章授权管理和使用部门企业印章由企业董事长委托总经理全权负责向相关部门核发或核销（除法定代表人印章），由总经理授权以下部门分别管理和使用：（1）企业公章、协议专用章、法人章由企业办公室责任人管理和使用；（2）财务专用章、发票专用章由财务责任人管理和使用；（3）企业其它部门因工作需要配置其它用途印章时亦应按本措施实施；（4）凡因工作需要并符合本条要求配置印章或更换印章需向企业总经办上报书面申请，经总经理同意同意后配置或更换印章；（5）印章刻制由企业办公室负责，经公安机关核准，到指定单位刻制；印章规格、样式由企业办公室按相关要求办理。2.印章管理（1）企业全部印章，均由企业办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。印章启用时由企业办公室下发相关企业启用相关_专用章通知（详见本管理措施附件一），注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。（2）企业办公室向印章专管员移交印章时，应填写企业印章留样立案表（详见本管理措施附件二）。（3）因为印章磨损而更换印章，仍需在企业办公室登记、留样。 （4）企业部门撤销或重组，原部门相关印章交回企业办公室，由企业办公室向总经理汇报后负责销毁。（5）严禁印章专管员将印章转借她人。（6）印章丢失时，印章专管员应立即向企业办公室书面汇报，企业办公室应立即采取相关补救方法，包含但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚。（7）企业决定需要停用印章，总经理签字同意后由企业办公室下发相关企业停用相关_专用章通知（详见本管理措施附件三）将停用原因、时间通知企业各相关部门，并收回停用印章切角封存或销毁。（8）各部门不得私自刻制印章，违反本项要求致企业造成全部经济损失由当事人向企业负担全额赔偿责任。3.印章专管员职责企业全部印章专管员应遵守本条以下要求：（1）印章专管员天天下班前应检验印章是否齐全，并将印章妥善保管；次日上班后，应首先检验所保管印章位置有没有异样，若发觉意外情况应立即汇报。（2）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定她人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时注意事项。（3）专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印起止日期，实施管印人员登记立案制，以明确责任，落实到人。（4）交接工作时，应严格办理交接手续，填写本措施附件四印章交接单，登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。（5）印章专管员要坚持标准，遵守保密要求，严格照章用印，正式担任该职务时需签署承诺书（详见附件九）以确保严格按企业要求推行职责。未按同意权限用印或用印审批手续不全，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续，印章专管员可拒绝用印并汇报领导处理。（6）印章专管员用印盖章位置要正确、合适，印迹要端正清楚，印章名称和用印件落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（7）印章专管员不得私自用印，一经发觉，严厉处理；若因私自用印造成企业遭受经济损失时，由其负担全部赔偿责任并按企业行政处罚要求进行处罚。（8）印章专管员离职时，其管理印章统计和档案须作为职员离职移交工作一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章移交手续并填写印章专管人离职交接单（详见本措施附件五）后方可办理离职手续。（9）严禁任何人未经同意携带公章外出。如确需带出使用时，须填写公章外出使用审批单（详见本措施附件六）并经总经理同意方可带出。 4.各类公章使用要求（1）企业印章使用办理使用企业印章事项，须由业务经办人认真填写对应审批文件并按取得对应权限领导审批同意意见后，连同需用印文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印；凡有企业对应权限管理领导签署文件或发文同意书、业务报表 、邀请函等，可直接加盖对应企业印章；除上述第项要求情况外，凡加盖企业印章存根类介绍信（开具时必需按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文同意书、业务报表 、邀请函等文件，均须经对应管理领导审批签字同意后，方可使用企业印章；严禁在手写文件上加盖企业印章；严禁在内容填写不全文件或空白纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文同意书、业务报表、邀请函上加盖企业印章。（2）协议专用章使用要求对外签署协议或协议，应按企业要求及企业协议管理要求办理审批程序，需使用协议专用章时，用印协议上应该先由协议授权签约代表人签字并注明年月以后，方可用印，严禁在手写协议或协议内容填写不全协议上加盖企业协议专用章，对外签署协议或协议等，须在合缝处加盖协议专用章。（3）其它使用要求财务人员或办公室工作人员依日常权限及常规工作内容自行使用财务印章或其它相关印章无须办理用印手续。（4）企业印章使用审批步骤具体操办需要加盖印章事宜经办人填写相关申请表单或资料；相关责任人审核签字，有需要财务或企业办公室帮助审查由企业办公室主任审核签字；总经办审核同意，由印章专管员登记立案后正式用印（加盖所需印章）。以上审批步骤视具体需用印文件性质和内容及所需加盖印章类别确定具体审批步骤。五、 法律责任（1）企业全部些人员必需严格依据本制度要求程序使用印章，不符合本制度要求时，不得私自使用。（2）通常违反本制度要求使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。六、 附则（1）本要求配套各类隶属标准文件，即附件。（2）本管理措施即日起正式实施。 （3）企业办公室保留本措施最终解释权。 附件一：20_号相关企业启用相关_专用章通知各部门：依据企业印章管理措施第_条要求，因为_，现企业已启用“_专用章”，该印章由企业_部门管理，专管人员为_。为实现企业各部门业务对接、规范我企业对内对外管理，自_年_月_日起，启用本通知附件公章，原“_专用章”印章同时废止。特此函告。_年_月_日 原印章样式新印章样式企业办公室 _年_月_日印发专题词：印章 启用 通知抄送：_，_，_，_。附件二：20_号企业印章留样立案表印章名称：_ 审批人：_刻制人：_启用时间：_配置及保管部门：_印章用途：_印章专管员：_ 印章留样本留样印章自_年_月_日启用。印章领用凭据：本人作为本留样印章保管及使用责任人，于_年_月_日自企业企业办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依据企业印章管理制度使用印章、登录该印章使用统计、保管对应审批文件资料；若因本人有意或过失使用本印章造成企业遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对企业所以造成全部经济损失并接收企业对应处罚。印章专管员：_年_月_日附件三：ML20_号相关企业停用相关_专用章通知企业各部门：依据企业印章管理措施第_条要求，因为_，现企业决定作废停用原由企业_部门专管人员_管理“_专用章”。_年_月_日前加盖该印章全部企业文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式 _年_月_日停用印章样式 企业办公室 _年_月_日印发专题词：印章 停用 通知抄送：_，_，_，_。附件四：ML20_号印 章 交 接 单部门名称：_交接印章名称：_交接日期：_月_日用印注意事项说明：1、交接人双方行为均应遵守_企业印章管理措施之要求。2、其它说明事项：_ _3、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确定后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ _ 接收人：_ _年_ _月_ _日 _年_ _月_ _日印章授权人签字确定：_ _年_ _月_ _日附件五：ML20_号印章专管人离职交接单部门名称：_离职交接印章名称：_交接日期：_月_日1、离职人员应该将本印章交付继任印章专管员，交接人双方行为均应遵守_企业企业印章管理措施之要求。2、离职人员应该将其管理本印章期间全部用印立案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确定除前述印章资料外，再无其它用印情况；若有遗漏用印情况且造成企业遭受经济损失，不管企业何时发觉，印章专管人均对前述损失负担全额赔偿责任。3、其它说明：_4、印章留样：留样5、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确定后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授权人签字确定：_ _年_月_日附件六：_ _号印章外出使用审批单1、部门名称：_2、外出印章名称：_3、使用日期：_月_日4、用印事项：_5、外出使用原因：_ 6、用印责任人：_印章留样：留样7、本印章自_年_月_日_时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由_负责。申请人：_年_月_日责任人审核签字： _ _年_ _月_ _ _日印章授权人签字确定：_ _ _年_ _月_ _日