固定资产零星购置内控手册模板.doc

1.3固定资产零星购置业务步骤一、业务步骤范围1所包含业务范围填报固定资产零星购置申请表；下达固定资产零星购置计划；选择供给商；组织采购；签署协议并对协议实施和存档进行管理；对购入物资数量、质量和单价金额进行检验并对相关资产项目和应付帐款进行统计；对帐；向供给商支付货款。2所包含部门范围财务部门、审计部门、纪检监察部门、网络发展部门（计划建设、采购）、运行维护部门、综合管理部门、企业信息化部门和有零星资产购置资本性支出需求部门。3所包含计算机系统和相关维护部门计划建设管理系统、财务管理系统、办公自动化系统、网上报销系统企业信息化部门、计划建设部门、采购部门、综合部二、目标1确保有零星资产购置资本性支出项目所包含相关资产和应付帐款统计符合相关会计准则要求，做到立即、真实、正确和完整；2资产采购及项目招标行为规范，符合国家法律法规、相关国际通例和企业管理制度要求。三、风险1实际发生资本性支出未能在帐上立即、真实、正确、完整地反应；2固定资产购置成本计算和时间统计不正确，造成资产负债表中固定资产、累计折旧和利润表中折旧费用不正确；3其它不符合相关会计准则会计处理；未遵守协议条款要求；未遵照相关法律、法规，造成协议索赔、项目停滞或政府处罚。四、相关会计科目银行存款、固定资产、其它应付款和应付帐款五、步骤概述1固定资产零星购置预算编制和审批各级企业于每十二个月要求编制预算时间，根据资本性支出预算牵头部门要求，各固定资产零星购置申请部门依据本部门估计需求、部门发展情况，编制对应固定资产零星购置申请。各固定资产零星购置申请部门责任人依据本部门业务发展或管理需求，对本部门编制固定资产零星购置申请进行审核签字。固定资产零星购置申请部门将固定资产零星购置申请表提交网络发展（计划）部门汇总整理，由网络发展（计划）部门根据固定资产零星购置分类分别请相关固定资产实物管理部门会同财务部门对零星购置物品种类、型号和数量进行审核。网络发展（计划）部门汇总固定资产实物管理部门及财务部门审核意见后，经网络发展（计划）部门责任人或其授权人审核，形成年度固定资产零星购置预算和计划预案，提交企业管理层审批。本步骤中相关IT控制点参见步骤11预算管理和财务分析业务步骤1.9确定省市子企业预算目标。2下达固定资产零星购置计划固定资产零星购置计划预案审批经过后，由网络发展（计划）部门编制下达固定资产零星购置计划。各相关部门根据下达固定资产零星购置计划实施。在当年固定资产零星购置计划下达后固定资产零星购置申请，标准上不予同意，待下年度固定资产零星购置计划时再予考虑；如确实急需，由固定资产零星购置申请部门提出申请并经部门责任人审核签字，同时送固定资产实物管理部门、财务部门及网络发展（计划）部门签署审核意见。并依据零购资产性质和金额，按权限列表要求审批权限进行审批。审批经过后，将此固定资产零星购置申请追加列入当年固定资产零星购置计划。3零星固定资产采购固定资产零星购置计划下达后，当固定资产零星购置申请部门有使用需求时，需填写固定资产零星购置申领表，并由其部门领导审核签字后交由固定资产管理部门、采购部门依据已下达固定资产零星购置计划进行审核，审核经过后，由采购部门进行采购。固定资产零星购置实施分类集中采购，基础运作可采取“供给商招标谈判签署框架协议按需订货”模式，或采取询价谈判方法，标准上向生产厂家或其直接授权含有正当资质高等级代理商订货。需要进行供给商招标时，由采购部门组织相关使用单位对各供给商进行综合论证评定，招标步骤参见步骤1.4“采购及协议管理业务步骤”。需要签署采购协议，参见步骤1.4。相关IT步骤：(1) 电子项目提议书由计划财务部或企业发展部导入到计划建设管理模块中。(2) 项目由需求部门经过计划建设管理系统输入，经相关部门及企业领导在系统中审批。(3) 相关部门或企业领导在办公自动化系统中立项审批系统进行审批，计划建设管理模块经过接口自动反应审批信息。4到货验收及相关会计处理采购零星固定资产到货后，采购部门、固定资产零星购置申请部门和固定资产管理部门相关人员共同验收并在验收单上签字确定。验收单分别由固定资产管理部门、财务部门和固定资产零星购置申请部门立案。固定资产管理部门和财务部门相关人员据此分别登记固定资产实物帐和财务帐。在收到供给商开具发票后，采购部门相关人员进行查对，由资产管理部门填报付款申请表，并由资产管理部门责任人或其授权人审核。审核无误后，交由财务部门责任人或其授权人依据年度固定资产零星购置计划审批付款。假如供给商不能立即提供发票，则财务部门相关人员应依据协议约定价格立即统计固定资产财务帐。相关IT步骤：(1) 计划建设管理系统生成到货确定、付款计划等信息，相关部门和企业领导在系统中进行审核。(2) 物资采购人员凭相关凭证在工程模块中入帐。(3) 综合部或企业信息化部人员在网上报销系统进行报销。相关领导在网上报销系统中审批。(4) 若财务管理系统和计划建设管理系统有接口，财务管理系统经过系统接口从计划建设管理系统中获取上述信息。(5) 相关会计人员从网上报销系统中导出报销专用文件，再导入财务管理系统做帐。(6) 财务部门人员在财务管理系统中确定过帐或进行会计处理。(7) 财务管理系统按会计科目匹配映射关系入帐。(8) 若财务部门发觉入帐信息需要更改，需由物资采购人员在计划建设管理系统/工程模块中进行更改。5对帐财务部门定时和有频繁往来交易固定资产供给商进行书面对帐，并将书面对帐单据妥善存档保留。假如存在差异，应由财务部门会同相关部门找出差异原因，并起草差异分析汇报，交上述部门责任人审批。审批经过后，财务部门按审批意见进行会计处理，并将经审批差异分析汇报留档备查。六、控制点及监督检验方法控制点手工/自动原有/新增监督检验方法1固定资产零星购置预算编制和审批1.1固定资产零星购置申请部门填写固定资产零星购置申请表，并由其部门责任人审核签字。手工原有1.1检验部门责任人对固定资产零星购置申请表审批意见及签字。1.2网络发展（计划）部门汇总整理固定资产零星购置申请表。手工原有1.3网络发展（计划）部门根据固定资产零星购置分类分别请相关固定资产实物管理部门会同财务部门对零星购置物品种类、型号和数量进行审核。手工原有1.4网络发展（计划）部门汇总固定资产实物管理部门及财务部门审核意见后，经网络发展（计划）部门责任人或其授权人审核，形成年度固定资产零星购置预算和计划预案，提交企业管理层审批。手工原有1.4检验网络发展（计划）部门责任人对年度固定资产零星购置预算和计划预案审批意见及签字。2下达固定资产零星购置计划2.1固定资产零星购置计划预案审批经过后，由网络发展（计划）部门编制下达固定资产零星购置计划。各相关部门根据下达固定资产零星购置计划实施。手工原有2.2对于计划外购置申请，如确实急需，由固定资产零星购置申请部门提出申请并经部门责任人审核签字，同时送固定资产实物管理部门、财务部门及网络发展（计划）部门签署审核意见。并依据零购资产性质和金额，按权限列表要求审批权限进行审批。手工原有2.2对于计划外购置申请，检验相关单位和相关权限机构审批意见及签字。3零星固定资产采购3.1当固定资产零星购置申请部门有使用需求时，需填写固定资产零星购置申领表，并由其部门责任人审核签字后交由固定资产管理部门、采购部门依据已下达固定资产零星购置计划进行审核，审核经过后，由采购部门进行采购。手工原有3.2只有计划财务部或企业发展部经授权人员能够在计划建设模块中导入电子项目提议书。自动新增3.2检验只有授权相关部门人员才能够在计划建设模块导入项目提议书到计划建设模块中。3.3项目由需求部门经过计划建设管理系统输入，相关部门及企业领导在系统中审批。自动新增3.3 检验只有授权相关部门人员才能够在计划建设管理系统中输入项目提议书。只有授权相关部门领导才能够在计划建设管理系统中进行审批。3.4相关部门或企业领导在办公自动化系统中立项审批系统进行审批，计划建设管理模块经过接口自动反应审批信息。自动新增3.4检验只有授权相关部门领导才能够在办公自动化系统中立项审批系统进行审批。检验在计划建设管理模块中经过和办公自动化系统接口自动反应审批信息完整性和正确性。4到货验收及相关会计处理4.1零星固定资产采购到货后，由采购部门和零星固定资产购置申请部门和固定资产管理部门相关人员共同验收并在验收单上签字。手工原有4.1检验采购部门和零星固定资产购置申请部门和固定资产管理部门相关人员在验收单上签字。4.2计划建设管理系统生成到货确定、付款计划等信息，相关部门和企业领导在系统中进行审核。自动新增4.2 检验只有授权相关部门和企业领导才能够在计划建设管理系统进行审批。4.3 只有经授权物资采购人员可凭相关凭证在工程模块中入帐。自动新增4.3 检验只有经授权物资采购人员可在工程模块中入帐。4.4综合部或企业信息化部有经授权人员在网上报销系统进行报销。相关领导在网上报销系统中审批。自动新增4.4检验只有授权综合部或企业信息化部有经授权人员才能够在网上报销系统进行审批。4.5 若财务管理系统與计划建设管理系统有接口，财务管理系统经过系统接口从计划建设管理系统中获取上述信息。自动新增4.5检验在财务管理系统中经和计划建设管理系统接口自动反应审批信息完整性和正确性。4.6 只有经授权相关会计人员可从网上报销系统中导出报销专用文件，再导入财务管理系统做帐。自动新增4.6检验只有经授权会计人员才能够在网上报销系统导入报销专用文件到财务管理系统中做帐。4.7只有经授权财务部门人员能在财务管理系统中确定过帐或进行会计处理。自动新增4.7 检验只有经授权财务部门人员能在财务管理系统中确定过帐或进行会计处理。4.8 财务管理系统按会计科目匹配映射关系入帐。自动新增4.8检验财务管理系统自动正确地按会计科目匹配映射关系入帐。4.9 若财务部门发觉入帐信息需要更改，需由物资采购人员在计划建设管理系统/工程模块中进行更改。自动新增4.9检验只有授权物资采购人员能夠在计划建设管理系统/模块中更改入帐信息。5 对帐5.1财务部门定时和有频繁往来交易或有较大应付款余额固定资产供给商进行书面对帐。手工原有5.1检验财务部门和供给约定时对帐书面对帐单据。5.2对帐差异分析汇报经财务部门及相关部门责任人审批。审批经过后，财务部门按审批意见进行会计处理，并将经审批差异分析汇报留档备查。手工原有5.2 检验差异分析汇报及财务部门、相关部门审批意见及签字；检验差异处理结果是否和经过审批处理意见相符。七、关键控制点相关文件1单独/零星采购申请单2用款计划3委托采购单4协议相关文件5签收单6发票7固定资产实物帐8相关凭证9相关明细帐八、相关制度及备查文件1国务院、国家计委、建设部、信息产业部工程管理文件汇编2中国电信集团工程管理文件汇编3相关印发中国电信集团应急建设步骤指导意见（试行）通知（中国电信【】424号）4相关印发中国电信集团通信建设项目招标投标管理措施通知（中国电信【】357号）5相关印发中国电信集团通信设备采购集中管理实施细则通知（中国电信【】367号）6相关印发中国电信集团建设项目（工程）财务管理措施通知（中国电信【】472号）7相关印发中国电信集团工程建设项目审计暂行措施实施细则通知（中国电信【】511号）