建筑工程综合项目工程公司档案管理基础手册.docx

档案管理制度1. 目标 为加强企业档案管理，提升级案利用效率，依据中国档案法、中国档案法实施措施、企业档案管理要求，结合企业实际，制订本要求。2.档案管理范围 2.1此管理制度适适用于本企业全部档案管理工作。2.2本制度中所称企业档案，是指企业在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成对国家、社会和企业有保留价值文字、数据、图样、图表、声像等不一样形式文件或统计。具体关键分类包含：文件档案、声像档案、电子档案等。3.档案管理机构及职责3.1企业档案工作实施二级管理。其中：一级管理是指企业总经理办公室统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料整合管理。每个月由各部门档案管理员组成检验小组对各部门档案管理情况进行巡查。3.2行政人事部在总经理办公室领导下对企业各部门上交档案进行管理，各部门依据部门内部档案管理步骤制度，对档案形成、整理、积累、存档进行管理。3.2.1企业依据档案法等相关法律，法规和方针政策，制订企业文件材料归档及保管、利用、判定、销毁和移交等相关规章制度。3.2.2行政人事部负责监督，指导企业各部门档案形成、积累、整理和归档工作。3.2.3统筹计划企业各部门档案工作，负责企业档案搜集、整理、保管、判定和收发使用工作。3.3各部门应该指定专员负责内部档案管理工作搜集、整理、保管本部门档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够立即、有效立案和以后查找复核工作。3.3.1坚持平时整理。依据本部门不一样种类文件材料形成特征，制订案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。3.3.2负责本部门文件材料形成、积累、保管和整理归档工作，确保归档文件材料完整、正确、系统。3.3.3归档案卷做到组卷合理，页码编写正确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。3.3.4保管好本部门应归档案卷，确保文件材料安全和保密。3.3.5接收档案员指导计划，按要求时间向档案室移交档案。3.4档案管理人员负责档案日常管理工作，对文件、材料等安全性、保密性负责，而且忠于职守，遵纪遵法，含有对应档案专业知识和业务能力。3.5档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且应该在档案案卷移交目录上签字确定。 3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务查对和审批工作。4.档案管理标准4.1档案室必需含有防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。4.2归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。4.3借出档案材料时间不得超出一周，必需时能够续借。需要长久借出需经档案管理员上报总经理同意。4.4任何人不得拒绝归档，对不按要求归档而造成文件材料损失，或对档案进行涂改，抽换，伪造，偷窃，隐藏和私自销毁而造成档案丢失或损坏直接责任者，根据企业相关要求进行处理。4.5归档文件密级，根据相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件发生；包含知识产权，专利技术和商业秘密档案关键保管。4.6借阅归档时如发觉档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向行政人事部主任汇报，经查清责任后并视严重程度做出对应处理决定。4.7借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档密级，要求借阅人填写档案借阅登记簿等对应统计，认真完善多种借阅手续。借阅人必需确保档案保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。4.8企业档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本企业档案，需持单位介绍信并经总经理签字同意，方可查阅，不得抄录或借出。4.9企业对保管期限已满档案进行判定，对确无保留价值档案登记造册，按档案管理要求经总经理同意后，由销毁档案材料所属部门责任人进行监销。5.档案管理措施5.1档案档号编制：5.1.1档号编制标准：档号是存取档案代号，排架依据，它反应企业档案分类体系和物理位置，必需符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。5.1.2档号编制方法：档号基础结构组成是由企业标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。5.2档案保留期限5.2.1档案保留期限标准划分为永久保留、长久保留、短期保留三种。5.2.2工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保留；人事档案列为长久保留；会计类档案资料保留期应按会计制度相关要求实施。5.3档案归档5.3.1归档范围：可依据实际情况进行归档，具体应由企业各部门责任人确定编制。5.3.2归档要求：企业各部门每十二个月文件档案必需第二年一月连同目录一式两份交由企业档案室归档；工程项目能够分阶段或全部完工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保留介质中，连同对应文字性说明一起于年底时向档案室移交；声像档案通常在年底由形成部门向档案室归档，对于会议形成声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在档案案卷移交目录上签字。已经归档图纸、文件材料假如需要修改，要报送给档案管理部门文件更改申请单，连同原文件一并存档、立案。未经许可不得私自涂改。归档文件资料，必需是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留，行政人事部保留复印件。5.4工程完工档案管理：5.4.1工程完工验收后十五日内，项目部将完工工程内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交行政人事部，办理档案移交手续。5.4.2项目部必需将在上交建设单位完工档案时所办理档案交接单上交行政人事部，归档存放。5.4.3档案借阅时填写档案借阅记录表经主管领导签字，方可借阅。在借阅过程中不许可在原始资料上作标识、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完成后按原样立即送回档案室。5.4.4年底档案归档结束后，将存档情况上报总经理。5.4.5定时检验档案存放情况，发觉问题立即处理并上报企业领导。5.4.6档案一律存放在柜内，档案按工程完工时间分区，按工程分类，按专业分号。按前后次序整齐存放，并填写完工档案登记明细表，档案号一完工时间一工程名称一专业一次序号。6.档案分类管理说明6.1文件档案管理：6.1.1文件档案关键是指企业多种有价值凭证信函，文字统计和业内资料等内容。6.1.2企业各部门负责本部门归档文件材料搜集，保管，整理和立卷，并定时交档案室集中管理。6.1.3归档文件材料必需完整、正确、系统，文件书写和载体材料必需耐保留，文件材料整理符合规范。6.1.4档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件必需由总经理审批，属秘密文件必需由企业主管领导审批，各部门保密文件由各部门主管审批。6.1.5归档文件档案以打印方法或手写方法形成，手写方法必需使用钢笔或碳素笔。6.1.6文件档案纸张规格以A4纸为标准，特殊类型纸张经整理后达成210mmx297mm尺寸标准。6.2电子文档管理：6.2.1搜集、积累要求：（1）统计了关键文件关键修改过程，有查考价值电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理转换工作，则和正式文件定稿内容相同初稿性电子文件应该保留，不然可依据实际条件或需要，确定是否保留。（2）保留和纸质等文件内容相同电子文件时，要和纸质等文件之间，相互确保正确、可靠标识关系。在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生电子文件，应采取更严格安全方法，确保电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份，存放于光盘或移动硬盘类能够脱机保留载体上，并对有存档价值电子文件制作纸质拷贝件保留。（3）用文字处理技术形成电子文件，搜集时应注明文件存放格式和属性。（4）用扫描仪等设备取得图像电子文件，假如采取非标准压缩方法，则应将相关软件一并搜集。（5）用计算机辅助设计或绘图等取得图形电子文件，搜集时必需确保其对设备依靠性，和易修改性等问题，不可遗漏相关软件和多种数据。（6）用视频设备取得动态图象文件，搜集时必需确保搜集其压缩方法和软件；用音频设备取得文件，搜集时必需确保搜集其属性标识和相关软件。（7）由计算机多媒体技术制作文件，其中包含前面所表示两种以上信息形式，搜集时必需确保参数正确、数据完整。（8）通用软件产生电子文件，搜集时应注意搜集其软件型号和相关参数。专用软件产生电子文件，搜集时必需连同专用软件一并搜集。（9）计算机系统运行和信息处理等过程中包含各类参数、管理数据等应和电子文件一同搜集。6.2.2搜集、积累方法：（1）立即根据要求制作电子文件备份。（2）每份电子文件均需在电子文件记录表中登记。（3）电子文件记录表应和电子文件备份一同保留。（4）电子文件记录表假如制成电子表格，应和备份文件一同保留，并附有纸张打印件。6.2.3归档要求：（1）把带有归档标识电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性载体上，最少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必需时，复制第三套，异地保留。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。（2）本标准推荐采取载体按优先次序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长久保留载体。（3）存放电子文件载体或包装盒上必需贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。（4）将对应电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件记录表。（5）需要长久保留电子文件应该把归档电子文件和对应机读目录存在同一载体上，假如是自行开发应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。（6）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间最少十二个月。6.3声像档案管理：6.3.1声像资料搜集整理，标准上要保留声像资料原件(底片)，关键资料要附文字说明。6.3.2文字说明编写要求：（1）基础内容应包含事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。（2）应能正确解释档案材料内容，概括其反应全部信息，标注项目正确齐全。（3）照片自然张应由档案管理员按拍摄时间次序编写文字说明。6.3.3声像档案存放期间定时对底片、胶片进行检验。6.3.4底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放照片要定时检验。6.3.5原版声像档案通常不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导同意，方可限期外借。利用率高声像档案可将复制件外借使用。 行政人事部附件：2大类名称一级属类名称归档基础范围保管期限党群工作类档案A党群工作综合上级党委对党建设、党组织机构设置、党员管理、整党建党、党务工作指示、决定、通知。短期党务工作1. 党委（总支、支部）工作会议统计、纪要永久2. 党委工作大事记长久组织工作党员名册和统计报表永久宣传工作1. 宣传、干部教育工作计划、总结、通知、会议纪要长久2. 企业文化和精神文明建设材料长久工会工作1. 工会工作计划、总结长久2. 职员代表大会、工会会员代表大会材料关键材料、为会议通知、名单、议程、领导讲话等永久通常材料、各小组统计、未经过文件材料短期3. 工会机构设置、人员任免、分工请示、批复永久4. 企业民主管理和班组建设材料长久5. 统计年报表永久6. 劳动竞赛、文化艺术和体育活动材料长久协会工作1. 本企业参与各专业协会、学会、群众团体年度工作、计划、总结及专题活动计划等材料长久2. 本企业参与各专业协会、学会组织简章、会员管理及相关批件长久3. 年会活动材料及论文、汇报长久4. 各协会、学会创办刊物短期档案归档范围和保管期限表行政管理类档案B行政综合管理1. 上级机关对行政事务管理普发性文件短期2. 上级机关对外事活动、出访接待工作要求、通知短期3. 上级机关对法律事务、纪律监察、审计工作政策性文件要求短期4. 上级机关对人事、职员教育、保卫工作要求、通知短期5. 上级机关对文秘工作、保密工作通知、要求短期6. 上级机关对职员劳保、福利、计划生育、医疗卫生要求、通知短期7. 下属企业报送行政事务管理工作立案材料短期行政事务1. 行政事务管理工作计划、总结年度综合性永久季度部门长久2. 行政管理工作会议统计、纪要（含企业办公会议、董事会议、股东大会）永久3. 企业颁布多种综合性要求、决定、规章制度和奖惩条例长久4. 调研工作形成文件、材料长久5. 企业概况、大事记、历史沿革永久6. 企业文秘工作、保密工作形成文件、通知长久7. 企业领导在关键或专题会议上讲话稿长久8. 企业在管理工作中经验介绍材料长久9. 全企业性综合信息、简报、刊物 长久10.行政介绍信存根和使用信印通知长久11.行政事务工作请示、批复长久12. 营业执照、工商登记证、税务登记证、投资估价清单，验资汇报、出资证实书、工商行政部门年检汇报长久行政管理类档案B外事活动和公关工作1. 对外交往和公关工作计划总结、汇报材料长久2. 出访、考察、培训、市场调查请示、洽谈纪要、备忘录、来往信件、考察汇报等材料长久3. 举行各类展览会、展销会、订货会计划、安排、小结及简报长久4. 外事接待计划、关键中国接待方案及其接待中形成文字材料长久5. 企业产品宣传及各类报导长久6. 信息反馈、市场调查、估计、信息简报短期7. 参观、学习、考察、参与会议带回有保留价值文件、材料短期法纪工作1. 法纪工作、工作计划、总结长久2. 法律教育、培训、宣传工作安排、总结长久3. 法律咨询、指导文件材料长久4. 包含法律事务经济纠纷材料永久5. 关键法规工作会议统计长久6. 各时期法规意见和工作汇报长久7. 法规工作通知、会议纪要长久8. 案件调查、处理和处分材料永久9.法规工作统计报表长久人事管理(劳动管理)1. 机构设置、撤销、合并、更名、组织、简章、人员编制方案通知永久2. 干部、管理人员任免、聘用、升级、调资汇报、通知、协议书长久3. 企业内部职称评定、职务聘用通知、请示及批复长久行政管理类档案B人事管理(劳动管理)4. 企业内部职称改变、职务评审方案汇报长久5. 干部考察、审查、奖惩、选拔、录用相关材料永久6. 干部名册及统计报表永久7. 本企业人事管理工作要求、通知长久8. 退休、离职、要求、名单及审批表长久9. 统计报表、职员名册 年度永久月度长久10.劳动保护用具发放标准、要求长久11.职员奖惩、定级、升级、调资、转正文件、通知永久教育培训1. 教育、培训工作计划、总结和中、长久发展计划 长久2. 教育、培训工作方案、标准、考评措施及相关要求长久3. 职称培训和继续教育通知长久4. 教育、培训统计、成绩册及名册长久5. 有保留价值论文等材料长久6. 统计报表长久后勤工作1. 行政后勤工作计划、总结长久2. 行政后勤工作管理工作规章制度长久3. 财产、物资、房屋、医疗、卫生、绿化等工作管理要求、通知长久4. 食堂、职员宿舍管理要求、通知长久5. 车辆、用水、用电管理要求及报表长久行政管理类档案B后勤工作6. 房屋登记、产权证实及土地使用产权证办理工作中形成文件、材料永久7. 房地产权移交、转让、使用协议、协议清单等材料（含土地使用权变动）永久8. 计划生育工作要求、通知及统计报表长久9. 计划生育协议书、总结汇报材料及违纪处理请示、批复长久安全保卫工作1. 保卫（保安）工作年度工作计划、总结及专题工作计划长久2. 保卫（保安）工作要求、制度、通知长久3. 安全消防工作方案、方法及检验纪录长久4. 关键保卫（保安）、安全、消防工作会议统计长久5. 综合治理各类案件调查汇报及处理意见长久6. 统计报表长久审计工作1. 审计工作计划、总结长久2. 财经纪律检验情况及汇报材料长久3. 专题审计通知、汇报、结论、决定及证实材料永久4. 违反财经制度调查情况及处理意见永久5. 审计工作请示、批复及汇报材料长久6. 关键审计工作会议统计长久7. 统计报表长久经营管理类档案C经营管理综合1. 国家、省、市对管理建筑、产业发展等政策性文件短期2. 各级政府对计划、统计、财务税收、物资管理和建工行业政策性文件短期3. 同行业生产、销售、工作情况对比短期4. 市场动态和信息情况短期经营决议及企业管理1. 企业经营战略决议、关键专题工作方针长久2. 企业发展计划、目标管理永久3. 企业股改方案及实施情况长久4. 项目管理工作会议统计、纪要长久5. 企业情况调查材料长久6. 国家政策和企业经营环境分析长久7. 同行业企业情况分析和市场调查及对策长久8. 企业经营、吞并或破产等方面文件、材料永久10.企业现代化管理形成综合性文件、材料长久11.企业调查、普查工作中形成文件、材料及统计报表长久12.企业评优评奖活动和工商税务建委等部门信誉评级形成文件材料永久13.企业经营管理汇报材料长久计划、统计工作1. 企业年度生产计划及计划调整永久2. 月度、季度生产计划、营销计划及计划调整短期经营管理类档案C计划、统计工作3. 企业生产技术经济指标完成情况分析长久4. 企业生产技术经济指标完成情况报表年度永久月度短期5. 企业多种生产经营、统计报表及统计资料汇编和统计台账长久财务管理1财务工作计划、总结长久2财务管理年、季经济活动分析长久3. 财务会计工作规章制度长久4. 固定资产投资、折旧、转让、报废及财产购置、技术改造项目标请示、批复永久5. 财务成本核实、利润分成、投资融资款通知长久6. 相关资金、贷款问题请示、批复长久7. 产品价格调整请示、批复长久8. 奖金分配方案、多种开支及收费标准长久9. 财经纪律、税收检验、海关监管等相关文件、资料长久经营管理类档案C材料物资产品管理1. 材料物资采购计划 长久2. 材料物资产品管理通知、措施、要求长久3. 关键材料物资采购文件长久4. 材料物资贮备定额管理长久5. 材料物资、产品价格管理长久6. 仓库管理制度、要求长久7. 统计报表及台账年度长久月度短期8. 废旧物资、边角料、废料等数字短期生产技术管理类档案D生产技术管理综合工作1. 上级机关对劳动力、工资、劳保、安全生产管理和保险工作指导、要求短期2. 各级政府对环境保护、基础建设管理通知、要求短期3. 各级政府对产品、质量、科研管理通知、要求短期4. 各级政府标准化、计量、能源管理通知、要求短期5. 各级政府部门对档案和信息通知、要求短期安全管理1. 安全生产规章制度、操作规程长久2. 安全检验措施和检验考评标准长久3. 事故分析材料和处理意见、调查汇报及函报长久4. 安全生产相关统计报表长久质量管理1. 企业全方面质量管理长久2. 产品质量检测长久生产技术管理类档案D3. 质量控制工作等长久劳动管理劳动定额、定员、劳动调配、劳动工资、劳动保护等。长久安全管理1.安全生产长久2.工伤事故处理长久3.职员安全教育等长久标准化工作1.企业标准化管理工作长久2.多种标准档案长久档案和信息管理1. 档案管理工作意见、总结长久2. 档案工作制度、要求长久生产技术管理类档案D档案和信息管理3. 档案定级、认证、评选等材料长久4. 计报表、台账长久5. 计算机磁盘（磁带、光盘）长久6. 信息分析材料长久设备仪器类E设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置同一设备仪器内，含设备购置、产品说明书（配套施工图）、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。长久工程施工类F施工文件按项目名称编号，包含工程质量验收、工程质量控制、工程安全和功效检验、观感质量检验和完工图等资料，施工安全资料永久会计类档案G会计报表1. 年度会计报表（决标）永久2. 月、季度会计报表和关键财务指标快报长久会计账簿1. 银行和现金存款日志账25年2. 日志账、明细账、总账和辅助账簿3. 固定资产卡（固定资产报废后保留5年）4. 包含外事和股份改造，上市企业会计账簿永久会计凭证1. 原始凭证、记账凭证、汇总凭证2. 包含外事和股份改造，上市企业会计凭证永久其它1. 会计移交清册2. 会计档案保管清册永久3. 会计档案销毁清册永久4. 银行存款余额调整表5年5. 银行对账单5年预算类I长久非纸质类材料类档案J声像档案照片1. 上级领导或著名人士来访照片永久2. 企业环境面貌发展改变照片永久3. 企业关键会议照片永久4. 企业重大活动照片永久5. 安全事故现场照片长久6. 产品照片长久7. 科研实物照片永久底片同上同上录音带1. 上级领导或著名人士来访录音带永久2. 企业关键会议录音带长久3. 企业重大活动录音长久录像带1. 上级领导或著名人士来访录像带永久2. 企业关键会议录像带长久3. 企业重大活动录像带长久电子文件企业在关键工作活动中形成统计在磁带、磁盘、光盘等载体上文本、数据、图形、图像及元数据、背景信息等。永久实物档案证书永久奖状锦旗纪念品产品样品附件3 档案案卷移交目录序号文件材料名称原件（张数）复印件（张数）备注移交单位： 移交人：附件4档案借阅登记簿档案类型档案名称借阅用途借阅部门借阅人日期立即间档案管理人归还人归还时间档案状态档案管理人备注附件4 文件更改申请表文件名称文件编号申请部门申 请 人更改原因更 改 前 内 容更 改 后 内 容审批意见： 署名： 日期：通知范围： 文件管理员： 日期：附件6文书档案卷内文件目录年 度单 位保管卷号保管期限起止日期卷内张数案卷标题次序号文件日期文 件原编号文件作者内 容 摘 要张次文书档案卷内文件目录次序号文件日期文 件原编号文件作者内 容 摘 要张次照片档案卷内目录部门： 年度： 张数： 照片号照片题名拍摄时间照片张数照片所在页号底片所在卷号底片号（磁盘）备注累计附件7归 档 文 件 目 录 盒号件号责任者文 号文 件 标 题日 期保管期限页数备注