供应商管理实施新版细则.doc

供给商管理实施细则

编制

日期

审核

日期

同意

日期

修订统计
日期
版本号
修改内容
修改人
审核人
审批人

1. 步骤图
无
2. 细则概况
细则目标
依据XX相关要求，为规范XX企业供给商管理工作，包含供给商注册、考察入库、评定、评定级、奖罚等内容，以建立长久稳定供给商队伍，为XX企业提供优质高效产品和服务。
适用范围
适适用于XX企业采购业务供给商管理，各项目企业参考本实施细则，按其组织架构做适应性调整后实施，本细则所包含货币单位均为人民币元。
定义
1. 供给商管理主责部门：负责采购单位对应供给商全过程管理部门。
2. 供给商管理：指供给商注册、考察、入库审批、评定（过程评定、履约评定）、评定级等管理行为，并包含供给商合作过程中绩效改善、约谈、奖罚等。
3. 供给商注册：指供给商经过交易平台网站或企业外网，按要求进行资料填写、提交等。
4. 供给商考察入库：对经过注册供给商进行资格初审及考察，确定其是否达成企业要求标准，并推行对应步骤审批，纳入供给商库管理，作为和其开展采购业务前提条件。
5. 供给商库：指供给商信息数据库，包含供给商基础信息、投标报价信息、履约信息等，分为交易平台供给商库和企业内部管理供给商库。
6. 供给商过程评定：在协议签署以后、履约结算完成之前，分阶段对供给商合作过程中表现进行评定。
7. 供给商履约评定：供给商履约完成以后，结算款支付前对供给商履约总体评定。
8. 供给商绩效改善：针对供给商履约过程中出现质量、进度、安全、交付等问题提出绩效改善要求，并发出绩效改善通知，审核供给商提交绩效改善计划，跟踪改善情况。
9. 供给商评定级：每十二个月一季度对上年度有合作供给商，依据过程评定、履约评定得分情况进行评定级，并依据评定级结果对供给商实施分级管理。
10. 供给商等级：企业供给商库内供给商分为潜在供给商、A级、B级、C级、D级、E级供给商。
11. 潜在供给商：已经过平台注册并经初审，但未考察入库供给商；三年内未参与投标报价、签署合约等合作合格供给商自动调整为潜在供给商，如需参与投标报价，需重新组织考察、入库。
12. 合格供给商：指履约评定为60分及以上，评定为C级、B级、A级供给商。
13. 不合格供给商：指履约评定为60分以下、评定为D级供给商和考察未经过潜在供给商。
14. 诚信黑名单供给商：指因违规行为、重大质量事故不得再参与企业业务评定为E级供给商及实际履约人，和交易平台公布黑名单供给商。
15. 垄断类供给商：指单一起源供给商，包含但不限于政府行政机关类和地方垄断性质工程或服务（关键指水、电、燃气等）、资源垄断（包含但不限于广告立柱、广告牌、独家经营电视台、报纸、电台广告）、技术垄断（关键技术采取特定专利或专有技术）、行业垄断等，且标物无替换性。
细则主导部门
XX部
细则参与部门
1. XX部门成本组、财务组等；
2. 总部各中心；
3. 无成本小组项目企业。
部门
细则中负担职责
XX部门采购组
1. XX企业供给商管理职能部门，负责供给商库建设及管理、维护；
2. 负责组织编制、修订供给商管理规则及供给商评定体系；
3. 定时汇总各采购单位新考察入库供给商，并每三个月末提交总部企业相关部门立案；
4. 负责组织XX企业供给商年度评定级工作，并报总部企业相关部门立案；
5. 组织审核采购单位E级供给商，并报总部企业相关部门公告；
6. 负责XX企业区域战略供给商考察入库、评定、评定级、奖罚管理；
7. 负责协调处理区域战略/年度合作及常规采购供给商投诉；
8. 负责组织XX企业年度供给商大会。
XX部门其它部门
1. 负责组织各自职能类供给商考察入库、评定、绩效改善、奖惩等工作；
2. 成本组、财务组参与总部各中心及无成本小组项目企业供给商考察入库工作；
3. 成本组、财务组参与XX企业区域战略供给商考察入库、评定、绩效改善、奖惩等工作。
采购单位（总部各中心及无成本小组项目企业）
1. 负责其主责年度合作/常规采购供给商考察入库、评定、绩效改善、奖惩等工作；
2. 负责处理其主责履约纠纷协调；
3. 参与XX企业区域战略供给商考察入库、评定。
XX企业总部成本小组
1. 审核供给商考察入库；
2. 审核供给商评定、评定级结果及处罚处理方法事项。
XX企业分管领导
1. 审批年度合作/常规采购供给商考察入库；
2. 审批年度合作/常规采购供给商评定、评定级结果及处罚处理方法事项。。
XX企业常务副总经理
1. 审批区域战略采购供给商考察入库；
2. 审批区域战略采购供给商评定、评定级结果；
3. 审批E级诚信黑名单供给商。
XX企业办公会议
审议XX企业分管领导/常务副总和XX企业总部成本小组会意见分歧供给s商考察入库、评定、评定级及处罚处理方法事项。

3. 工作程序
3.1. 供给商分类
3.1.1. 按采购模式划分：区域战略供给商、总部各中心及项目企业年度合作和常规采购供给商；
3.1.2. 按采购标物属性划分：
1) 工程建设项目供给商：包含施工（含工程维修）类、材料设备类、勘察类、工程检测类、设计类、监理类、工程咨询类、其它类及和工程建设项目相关用户关系管理、营销类；
2) 非工程建设项目供给商：包含设备设施、材料、信息技术应用设备或软件、办公物品、宿舍配套等货物类，信息、智慧化系统设计、概念计划、城市设计、战略定位、产业策划、项现在期研究等其它咨询服务类，物业、保安、中介、策展、活动策划等用户关系管理服务类，广告、招商、影像制作等其它营销服务类，非工程类维修服务类，培训、信息、智慧化系统实施、评定、测试等其它服务类。
3.2. 供给商管理职责划分
3.2.1. XX企业供给商管理主责部门划分为：
1） XX部门采购组：为XX企业供给商管理职能部门，具体负责XX企业区域战略供给商管理；
2） XX企业XX部门其它部门：负责其主责年度合作/常规采购供给商管理，并帮助完成XX企业区域战略供给商管理；
3） 总部各中心、无成本小组项目企业：负责其主责年度合作/常规采购供给商管理，并帮助完成XX企业区域战略供给商管理。
3.3. 供给商注册、信息审核
3.3.1. 供给商注册
1) 经过交易平台进行采购，全部供给商应在该平台进行注册、认证，并获取CA证书，具体应注册至交易平台“XX企业”名下，并选择主责考察入库审批采购单位；
2) 属于垄断类等单一起源采购项目、其它不经过交易平台采购项目标，供给商应经过企业外网进行注册；
3) 供给商注册时，按要求填写《供给商基础情况表》，上传加盖公章营业执照、税务登记证（含国税、地税）复印件；
3.3.2. 供给商注册信息审核
1) 经过交易平台注册至“XX企业”名下供给商信息，由采购主责单位负责组织并搜集供给商信息，并由XX部门采购组负责审核；
2) 经过企业外网注册供给商，由采购单位直接组织注册审核；
3) 采购单位初审《供给商基础情况表》，认为符合采购项目要求，可提议组织考察申请；
4) 同一供给商单次注册入库资质或产品、服务类别不得超出三项。
3.4. 区域战略供给商考察
3.4.1. 考察小组组成
1） XX部门采购组牵头组成考察小组，小组组员通常由XX部门采购组、成本组、财务组、需求部门派员组成（详见附表），考察小组组员应跨部门且不少于2人；
2） 如参与部门无法派员参与实地考察，需负责审核该部门负责相关考察材料。
3.4.2. 供给商考察、审核：考察小组依据供给商类别经过以下不一样方法进行考察、审核（详见附表）：
3.4.2.1 工程建设项目供给商
1) 实地考察：考察小组对供给商生产办公场所、项目现场、案例进行实地考察：
a) 考察小组根据各类型《供给商认证表》“基础信息”要求，查对《供给商基础情况表》对应各类证照、报表、资质等关键文件原件并考察供给商基础情况。如“基础信息”内容中有任何一项未经过，则不再对该供给商进行后续考察，即实施一票否决；如“基础信息”考察经过，则进行“专业信息”考察；
b) 根据各类型《供给商认证表》中“专业信息”内容要求，考察小组对不一样类型供给商要求进行考察和评分，关键包含对过往案例、企业架构及人力资源情况、产品生产管理情况、认证及获奖情况、配送及后续服务等进行考察。
2) 非实地考察：下列类型供给商（详见附表）经XX企业成本小组会议同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组经过网络查询、视频、电话咨询等方法认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力真实性，并负担所以造成不良后果责任：
a） 境外著名设计、咨询等服务类供给商或其在中国注册企业；
b） 属于垄断类等单一起源采购项目标供给商；
c） 企业同行业标杆TOP10以内企业（参考克尔瑞每十二个月公布信息）近两年优异工程材料设备类、工程服务类、营销类供给商，优异供给商以取得各企业颁发优异供给商证书为准，主责部门应核实其真实性。
3.4.2.2 非工程建设项目供给商
非实地考察：经XX企业成本小组会议同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组经过网络查询、视频、电话咨询等方法认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力真实性，并负担所以造成不良后果责任。
3.4.3. 工程施工、国产材料设备、监理、勘察等供给商标准上需提供审计汇报、财务报表及税务局出具纳税证实，法律法规要求不能提供除外（如未到公告期上市企业等，其它特殊情况无法提供给给予说明），XX部门财务组负责审核，XX部门财务组是否参与实地考察由其依据具体情况决定；其它类供给商不强制要求提供审计汇报及税务局出具纳税证实，如不提供，则XX部门财务组不参与实地考察，供给商认证表中“基础信息”“财务情况”不再实施一票否决，以其它维度得分对比剔除XX部门财务组权重总分计算其考察得分。即：
考察评定得分=（剔除XX部门财务组维度实际得分/剔除XX部门财务组权重后总分）*100%。
3.4.4. 考察结束后，XX部门采购组完成《供给商认证表》和考察汇报，考察评定得分大于等于60分供给商为考察合格，小于60分为考察不合格。
3.4.5. 材料设备类供给商，如为代理商，填写《材料设备代理商认证表》；如为厂家，填写《材料设备供给商认证表》。
3.4.6. 供给商库内合格供给商增加产品、服务类别，或变更代理商，仍须进行考察。
3.4.7. 《考察汇报》应由全部考察人员签署意见，如不签字，视为同意，并负担由此造成不良后果责任。《供给商认证表》已固化到内部管理系统内，只需在提议入库审批时填写，不再强制在纸质文件上签字和审批时上传纸质文件。
3.5. 年度合作/常规供给商考察
3.5.1. 考察小组组成
1） 采购单位牵头组成考察小组，小组组员通常由XX部门采购组、成本组、财务组、采购单位派员组成（详见附表），考察小组组员应跨部门且不少于2人；
2） 如参与部门无法派员参与实地考察，需负责审核该部门负责相关考察材料。
3.5.2. 供给商考察、审核：考察小组依据供给商类别经过以下不一样方法进行考察、审核（详见附表）：
3.5.2.1 工程建设项目供给商
1) 实地考察：考察小组对供给商生产办公场所、项目现场、案例进行实地考察：
c) 考察小组根据各类型《供给商认证表》“基础信息”要求，查对《供给商基础情况表》对应各类证照、报表、资质等关键文件原件并考察供给商基础情况。如“基础信息”内容中有任何一项未经过，则不再对该供给商进行后续考察，即实施一票否决；如“基础信息”考察经过，则进行“专业信息”考察。
d) 根据各类型《供给商认证表》中“专业信息”内容要求，考察小组对不一样类型供给商要求进行考察和评分，关键包含对过往案例、企业架构及人力资源情况、产品生产管理情况、认证及获奖情况、配送及后续服务等进行考察。
2) 非实地考察：下列类型供给商（详见附表）经XX部门采购组同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组经过网络查询、视频、电话咨询等方法认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力真实性，并负担所以造成不良后果责任：
a） 境外著名设计、咨询等服务类供给商或其在中国注册企业；
b） 属于垄断类等单一起源采购项目标供给商；
c） 企业同行业标杆TOP10以内企业（参考克尔瑞每十二个月公布信息）近两年优异工程材料设备类、工程服务类营销类供给商，优异供给商以取得各企业颁发优异供给商证书为准，主责部门应核实其真实性。
3.5.2.2 非工程建设项目供给商
非实地考察：经XX部门采购组同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组经过网络查询、视频、电话咨询等方法认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力真实性，并负担所以造成不良后果责任。
3.5.3. 工程施工、国产材料设备、监理、勘察等供给商标准上需提供审计汇报及税务局出具纳税证实，法律法规要求不能提供除外（如未到公告期上市企业等，其它特殊情况无法提供给给予说明），XX部门财务组负责审核，XX部门财务组是否参与实地考察由其依据具体情况决定；其它类供给商不强制要求提供审计汇报、财务报表及税务局出具纳税证实，如不提供，则XX部门财务组不参与实地考察，供给商认证表中“基础信息”“财务情况”不再实施一票否决，以其它维度得分对比剔除XX部门财务组权重总分计算其考察得分。即：
考察评定得分=（剔除XX部门财务组维度实际得分/剔除XX部门财务组权重后总分）*100%。
3.5.4. 考察结束后，采购单位需求主责部门完成《供给商认证表》和考察汇报，考察评定得分大于等于60分供给商为考察合格，小于60分为考察不合格。
3.5.5. 材料设备类供给商，如为代理商，填写《材料设备代理商认证表》；如为厂家，填写《材料设备供给商认证表》。
3.5.6. 供给商库内合格供给商增加产品、服务类别，或变更代理商，仍须进行考察。
3.5.7. 《考察汇报》应由全部考察人员签署意见，如不签字，视为同意，并负担由此造成不良后果责任。《供给商认证表》已固化到内部管理系统内，只需在提议入库审批时填写，不再强制在纸质文件上签字和审批时上传纸质文件。
3.6. 年度合作/常规供给商入库审批
3.6.1. 审批步骤：
1) 供给商考察完成后，由采购单位需求主责部门经办人提议供给商入库审批并后附签字完整《考察汇报》及考察资料附件（营业执照、税务登记证等资质文件不需反复上传）。
2) 供给商入库审批由采购单位总经理审核，经XX部门财务组、成本组、采购组会签，报XX企业成本小组会审议经过后，由XX企业分管领导审批。如XX企业分管领导和XX企业成本小组会意见分歧，则须经XX企业办公会审议决定。
3.6.2. 经审批经过合格供给商,依据考察评定得分，70分及以上列为B级，60分至70分列为C级，并按本细则3.9.4进行管理。
3.6.3. 合格供给商单位名称、营业执照等内容变更时，供给商应提供变更申请并附带法人证实、授权委托书等报采购单位供给商主责部门立案、更改，不需重新考察入库。
3.7. 区域战略采购供给商入库
3.7.1. 审批步骤：
1) 供给商考察完成后，由XX部门采购组经办人提议供给商入库审批并后附签字完整《考察汇报》及考察资料附件（营业执照、税务登记证等资质文件不需反复上传）。
2) 供给商入库审批由XX部门财务组、成本组、采购组责任人审核，经相关参与考察单位会签，报XX企业成本小组会审议经过后，由XX企业常务副总经理审批。如XX企业常务副总经理和XX企业成本小组会意见分歧，则须经XX企业办公会审议决定。
3.7.2. 经审批经过合格供给商,依据考察评定得分，70分及以上列为B级，60分至70分列为C级，并按本细则3.9.4进行管理。
3.7.3. 合格供给商单位名称、营业执照等内容变更时，供给商应提供变更申请并附带法人证实、授权委托书等报XX部门采购组立案、更改，不需重新考察入库。
附表：供给商考察、入库审批分类表

3.8. 供给商评定
3.8.1. 过程评定
1） 以下协议履约供给商须在每次进度款支付前进行过程评定：
a) 区域战略采购实施协议，土建、精装修施工总包，监理、设计、整合推广（销售月度服务）及销售代理委托协议；
b) 协议条款中明确约定根据协议实施情况考评后进行付款其它类协议。
2） 上述协议过程评定由采购单位需求主责部门在每次进度款支付前组织完成并填写《供给商过程评定表》，对于评为5分、1分评定指标须作具体情况说明。
3） 对于服务类（如保安、清洁等）需每个月付款协议，可每六个月组织一次过程评定。上述协议过程评定由采购单位需求主责部门组织完成并填写《供给商过程评定表》，对于评为5分、1分评定指标须作具体情况说明。
4） 评定完成后由采购单位需求主责部门填写《供给商过程评定审批表》并提议审批，经采购单位需求主责部门责任人、参与评定采购单位部门责任人审核后，由采购单位总经理审批。
3.8.2. 履约评定
1） 采购单位需求主责部门在完工（或完工）后、协议结算前须完成对供给商履约评定。
2） 采购单位需求主责部门、XX部门财务组、成本组、采购组必需参与履约评定，其它参与部门由采购单位确定。
3） 参与评定人员须按《供给商履约评定表》要求进行打分，对于评为5分、1分评定指标须作具体情况说明。
4） 评定完成后，由采购单位需求主责部门填写《供给商履约评定审批表》，经采购单位责任人、XX部门成本组责任人、XX部门财务组责任人、XX部门采购组责任人、采购单位其它部门责任人（如有）审核后，报XX企业成本小组会审议后，由XX企业分管领导审批；
5） 《供给商过程评定表》、《供给商过程评定审批表》、《供给商履约评定表》、《供给商履约评定审批表》已固化到内部管理系统，不强制走纸质文件。
3.8.3. 非工程建设项目类供给商、垄断类单一起源采购供给商参考工程建设项目类供给商3.8.2条款之要求进行过程评定和履约评定。
3.9. 供给商评定级
3.9.1. 采购单位应每十二个月对当年合作常规/年度合作供给商进行评定级：
1） 当年仅有一项协议供给商：还未进行履约评定，评定得分取其过程评定得分算术平均值；已进行履约评定，评定得分为过程评定得分算术平均值（30％）和履约评定得分（70％）之和。
2） 当年有多项协议供给商：年度评定得分取其各单项协议年度评定得分算术平均值。
3） 各采购单位可对最终评定级结果进行调整，调整幅度不超出10%，调整结果需报成本小组会审议（会议纪要上需说明调整理由）、XX企业分管领导审批。
3.9.2非工程建设项目供给商、垄断类单一起源采购供给商也须参与供给商评定级，参
照3.9.1实施。
3.9.3. 区域战略采购供给商评定级：
1） XX部门采购组依据各采购单位当年度对区域战略采购供给商过程评定和履约评定量算得出年度评定得分（详见3.9.1之要求）算术平均值（80%）和XX部门采购组年度评定得分（20%）加权计算。
2） XX部门采购组年度评定得分根据《区域战略采购供给商年度评分表》进行计算。
3.9.4. 依据供给商年度评定级得分结果，对供给商实施分级管理。如无新总评定级，总评定级评定结果使用期为两年。具体对应分级以下：
年度评分
80分（含）以上
70分（含）
～80分
60分（含）
～70分
60分以下
分级
A
B
C
D

3.9.5. 供给商分级管理：依据供给商等级，按以下方法进行管理：
1） A级为首选供给商：
a) 非交易平台招标项目，自动纳入同类采购业务入围单位，不邀请其参与投标需经XX企业成本小组会确定；
b) 非交易平台招标项目，免交投标确保金（写入招标文件）；
c) 交易平台招标项目，优先推荐入围投标（资格预审合适加10-20分）；
d) 可作为区域战略合作优先推荐单位（资格预审合适加10-20分）；
e) A级区域战略/年度合作供给商，含有续约资格；
f) 有资格参与年度优异供给商评选；
2） B级为可接收供给商：
a） 参与招投标活动；
b） B级区域战略/年度合作供给商，含有续约资格。
3） C级为限制使用供给商：
a) 非交易平台招标项目，标准上不可参与招投标活动；若因为备选单位不足而影响组织招标工作等特殊情况下才可选择，须经XX企业成本小组会确定，会议纪要上说明选择理由；
b) 交易平台招标项目，经过资格预审方法，提升投标入围资格，避免或降低C级供给商入围数量。
4） D级为不合格供给商：
a） 经总部企业总部公告，报交易平台，取消其两年内中标资格，不得参与企业业务，期满后须重新组织考察入库。
3.9.6. 出现以下情况供给商，可即时评为E级诚信黑名单供给商，由XX部门采购组、成本组、财务组审核，经XX企业成本小组会审议，由XX企业常务副总审批，报总部企业相关部门立案并提交交易平台公告，永久取消中标资格：
1) 交易平台公告黑名单供给商；
2) 被认定为围标、串标；
3) 未经过完工验收并拒绝整改；
4) 因供给商原因造成项目里程碑节点延误；
5) 不配合结算造成结算久拖不决；
6) 无故索取超出协议约定调差；
7) 出现重大质量问题并造成严重后果；
8) 经过无效投诉干扰企业正常招投标或其它工作秩序情况；
9) 其它违反总部要求和法律法规情况。
3.9.7. 各供给商评定完成后，采购单位编写《供给商总评定级汇总审批表》汇总各供给商评定情况，提议供给商总评定级审批。供给商总评定级审批步骤以下：
1） 区域战略采购供给商：由XX部门采购组负责组织，评定结果由XX企业成本小组会审议，经XX企业分管领导审核后，报XX企业常务副总经理审批；
2） 各采购单位年度合作/常规供给商：经采购单位责任人审核，XX部门成本组、财务组、采购组会签，XX企业成本小组审议后，报XX企业分管领导审批。
3.10. 供给商其它管理方法
3.10.1. 优异供给商评选、表彰：XX企业每十二个月可组织评选优异供给商进行表彰，评选标准以下：
1） 优异供给商应在年度考评定级为A级供给商中分类比较评选；
2） 各采购单位负责年度合作、常规采购供给商评优和表彰；
3） XX部门采购组负责区域战略供给商评优和表彰，并可从各采购单位筛选尤其优异设计、咨询、营销、用户关系管理等各类别供给商进行表彰。
3.10.2. 供给商处罚
1) 供给商在合作过程中，如造成企业项目重大损失，包含严重安全责任事故、严重质量事故、严重延误工期等情况，采购单位可即时进行降级、暂停投标报价等处罚，性质恶劣可直至降为E级供给商并列入诚信黑名单。
2) 供给商存在履约风险时，采购单位供给商主责部门应立即约谈该供给商，供给商需主动响应并按约谈要求即时整改，不然，采购单位可做暂停投标报价、降级、清退等处罚方法。
3) 各采购单位对供给商处罚结果应立即报XX部门采购组立案、提交总部企业相关部门汇总，并报交易平台公告；因采购单位瞒报、迟报造成其不良后果，将追究采购单位责任。
4) 供给商管理除实施本细则外，还应严格实施《XX供给商诚信管理细则》相关要求。XX部门采购组每个月底汇总各采购单位上报处罚结果，和经过内部管理系统汇总各采购单位过程评定、履约评定结果，报总部企业相关部门汇总，在企业OA公告后报交易平台进行公告，并进行对应处罚。
本实施细则为总部企业《供给商管理作业指导》补充、细化，是其在XX企业实施细则，按程序审批后实施，并报备总部企业相关部门立案。

4. 支持性文件
4.1.《XX供给商诚信管理实施细则（试行）》
4.2.《招投标管理措施》
4.3.《采购管理步骤》
4.4.《供给商管理作业指导》
5. 相关统计
5.1.《供给商基础情况表》
5.2.供给商认证表》
5.3.《考察汇报》
5.4.《供给商过程评定表》
5.5.《供给商履约评定表》
5.6.《供给商过程评定审批表》
5.7.《供给商履约评定审批表》
5.8.《全国（区域）战略采购供给商年度评分表》
5.9.《供给商总评定级汇总审批表》