有关编写工作说明书的计划样本.doc

相关编写我厂“工作说明书”计划
1、 编写目标：工作分析是人力资源建设中很关键组成部分，是开展诸如招聘、薪资、考评等其它人力资源管理工作基础。故制订本计划，以开启企业工作分析工作；保持企业工作分析动态调整，使“工作说明书”反应企业各个岗位工作内容真实情况。
2、 适用范围：企业内全体部门
3、工作分析计划
工作分析是一项技术性很强工作，需要做周密准备。同时还需含有和组织人事管理活动相匹配科学、合理操作程序。下图是工作分析程序模型，工作分析通常依据该程序进行。
3.1准备阶段
因为工作分析人员在进行分析时，要和各工作现场或职员接触。所以，分析人员应该现行在办公室内研究该工作书面资料。同时，要协调好和工厂主管人员之间合作关系，以免造成摩擦或误解。在这一阶段，关键处理以下多个问题：
3.1.1建立工作分析小组
工作分析小组：工作分析小组是制订、编写、审核企业各个岗位工作说明书常设机关。具体架构以下图
项目组长

组员
组员
组员
组员
组员
组员

我企业现在有26个部门和车间，根据职能分为生产类部门和非生产类部门。计划拟建2个“工作分析”小组。组员和分工以下：
小组类别
组员组成
具体负责车间（部门）
A小组
组长：
组员：、

B小组
组长：
组员：

香港帮助
香港企业人事部

实施小组职责：实施《工作分析实施措施》；实施本小组工作分析计划；完成工作分析，撰写职位说明书；汇总职位说明书，编辑成册；接收项目组长指导和检验；检验工作说明书适用情况
项目小组分工
项目组长：工作分析项目标整体督导、审核、检验。
实施组长：负责编写并实施本小组工作分析工作计划；督导项目小组组职员作。
组长：负责本单位工作分析各项支持。
组员：搜集各项资料；调查问卷下发和回收；和工作分析对象联络及确定工作；资料回收后汇总工作；职位说明书编写工作。
3.1.2 组织培训
由人力资源部负责对各个车间、部门主管以上人员进行培训。使之对工作分析这一技术大致了解，掌握一定分析方法，进而能够愈加好配合项目小组工作。估计在项目小组正式开始工作前由人力资源部负责对相关人员优异行培训。（培训教材附后）
3.2计划阶段
分析人员为使研究工作快速有效，应制订一实施计划。同时，要求管理部门提供相关信息。不管这些信息起源和种类如额，分析人员应将其给予编排，也可用图表方法表示。这一阶段包含以下几项内容：
3.2.1选择信息起源
包含两方面内容：
A：确定需要分析岗位（以我企业现有岗位汇编表为参考，附后）
B：选择各个部门需要支持人员（标准上各个车间需要在项目小组前来工作时指派专员负责协调信息搜集工作。）
3.2.2选择搜集信息方法和系统
初步计划采取以下方法进行工作分析：
A：问卷调查法：可广泛适适用于各部门岗位
B：访谈法：用于工作步骤较为复杂，内容责任难以界定工作
C：现场观察法：适适用于简单轻易观察和度量工作，适适用于生产车间
D：确定工作说明书格式
E：确定和工作说明书相关相关管理措施草案
（以上A---E项工具设计详见附后文件）
3.2.3确定项目小组工作时间
组别

日程/内容

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
部门
A

培训
A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

B

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD
香港

说明：
1、A：编写 B：相对应部门复核、修改 C：企业公布、修订 D：定稿、实施

2、日程以周为单位，估计正常情况下23周完成全厂编写工作

3、各个部门支持工作：需要按要求填写工作调查问卷（负责任填写）并立即回复

4、责任人需要支持现场观察法和座谈法实施，被访问部门需要人力资源支持
3.3分析阶段
分析阶段步骤
文控中心备份
编撰工作说明书，实施组长审核、项目组长同意
和任职者确定、
和其上级确定
人力资源部整理归档
搜集各项资料、汇总资料
项目小组制订计划

工作分析是搜集、分析、综合组织某个工作相关信息过程。也就是说该阶段包含信息搜集、分析、综合三个相关活动，是整个工作分析过程关键部分。
工作名称：
该名称必需明确，使人看到工作名称，就能够大致了解工作内容。假如该工作已完成了工作评价，在工资上已经有固定等级，则名称上可加上等级。
雇用人员数目：
同一工作所雇用工作人员数目和性别，应给予纪录。如雇用人员数目常常变动，其变动范围英语已说明，若所雇人员是轮班使用，或分于两个以上工作单位，也应分别说明，由此可了解工作负荷量及人力配置情况。
工作单位
工作单位是显示工作所在单位及其上下左右关系，也就是说明工作组织位置。
职责
所谓职责，就是这项工作权限和责任有多大，关键包含以下几方面：
对原材料和产品职责；对机械设备职责；对工作程序职责； 对其它人员工作职责； 对其它人员合作职责； 对其它人员安全职责。分析人员应尽可能采取“量”来确定季节是某一工作全部职责情况。
工作知识
工作是为圆满完成某项工作，工作人员应含有实际知识。这种知识应包含任用后为实施其工作任务，所需取得知识，和任用前已含有知识。
智力要求
智力要求指在实施过程中，所需利用智力，包含判定、决议、警觉、主动、主动、反应、适应等。
机械设备工具
在从事工作时，所需使用多种机械、设备、工具等，其名称、性能、用途，均应纪录。
经验
工作是否需要经验，如有需要则以何种经验为主，其程度怎样。
教育和训练
1、内部训练：是由雇主所给训练，不管是否在本企业中举行，只要该训练是为企业中某一专门工作而创办。
2、职业训练：由私人或职业学校所进行训练。其目标在于发展一般或特种技能，并非为任何企业现有某一特种工作而训练。
3、技术训练：指在中学以上含有技术性训练。
4、通常教育：指所接收大、中、小学教育。
身体要求
有些工作必需站立、弯腰、半蹲、跪下、旋转等消耗体力要求，应加以纪录并作具体说明。
工作环境
包含室内、室外、湿度、宽窄、温度、震动、油渍、噪声、光度、灰尘、突变等，各相关项目全部需要做具体说明。
和其它工作关系
表明该工作和同机构中其它工作关系，由此可表示工作升迁及调职关系。
工作时间和轮班
该项工作时间、工作天数、轮班辞书、长度全部是雇用时关键信息，均应给予说明。
工作人员特征
是指实施工作关键能力，包含手、指、腿、臂力量及灵巧程度、感觉分辨能力、记忆、计算及表示能力。
选任方法
总而言之，工作分析项目很多，通常一切和工作相关资料均在分析范围之内，分析人员可视不一样目标，全部给予分析，也可选择其中必需项目给予分析。
3.4描述阶段
3.4.1文字说明
将工作分析所取得资料以文字说明方法表述和描述，列举工作名称、工作内容、工作设备和材料、工作环境及工作条件等。
3.4.2工作列表及问卷
工作列表是把工作加以分析，以工作内容及活动分项排列，由实际从事工作人员加以评判。
3.4.3活动分析
把工作活动按工作系统和作业次序一一列举，然后依据每一作业深入加以具体分析。活动分析多以观察及面谈方法对现有工作加以分析，所资料作为教育及训练参考。
3.5利用阶段
此阶段是对工作分析验证，只有经过实际检验，工作分析才含有可行性和有效性，才能不停适应外部环境改变，从而不停完善工作分析运行程序。此阶段工作关键有两部分：
3.6变更步骤（见表一）
3.6.1变更说明
重大变更包含：岗位新增或取消；企业组织架构调整引发岗位改变；岗位名称改变；职等职级改变；占权重20%以上工作责任改变；决议责任改变等
通常变更包含：占权重20%以下工作责任改变；工作地点和环境改变、任职资格改变等。
轻微变更包含：工作说明书上除重大改变外轻微改变。
变更知会和罚则
不管工作说明作何变更，在确定变更之日起3日内须填写变更单，进入变更步骤。工作分析小组须在接到变更单7日内做出回应并完成相关资料更改、相关部门知会工作。
如部门在对本部门（车间）所辖岗位做出重大变更而未按此程序申请变更，部门责任人须对由此产生后果负责并依据企业罚则进行对应处罚
4、运行控制
控制活动贯穿着工作分析一直，是一个不停调整过程。伴随时间推移，任何事物全部在改变，工作也不例外。组织生产经营活动是不停改变，这些改变会直接或间接引发组织分工协作体制发生对应调整，从而也对应引发工作改变。所以，一项工作要有成效，就必需因人制宜作些改变。其次，工作分析文件适用性只有经过反馈才能得到确定，并依据反馈修改其中不适应部分。所以，控制活动是工作分析中一项长久关键活动。
工作说明书适用情况检验
4.1检验方法：不定时抽查、随ISO9000内审定时复查。
4.2工作分析小组会不定时按存档工作说明书进行适用性复查，如发觉实际岗位工作和之不符，须立即要求对应部门变更。
4.3在每十二个月例行ISO9000内审中，将对工作说明书审核作为一项常规项目。
表一：工作说明书变更步骤