行政办公室各岗位职责说明书样本.doc

行政办公室各岗位职责总经理岗位职责职务：总经理汇报上级：董事会、董事长督导下级：酒店各部门经理 一、确定总经营目标 确定酒店总经营方向和管理目标，并有实施计划具体方案和方法。 (一)制订房价：房价能够在国家要求标准内进行浮动。 (二)制订餐饮毛利。依据物价政策掌握毛利率。 (三)了解市场行情，了解物品进价情况，使本饭店价格在市场上含有竞争力。 (四)检验应收帐款。立即回收现金，避免差错和跑帐(走单)，避免饭店经济损失。 (五)审查天天财务报表，和每个月财务汇报，检验营业额是否按计划完成。要不停进行营业分析，找出经营微弱步骤，进行改善，使营业额保持完成计划良好状态。 (六)检验应付款项。饭店所需购进物品，要立即给相关单位和个人结帐付款，保持良好信誉。 二、确定管理目标 将饭店办成二星级标准，向三星级靠拢中高级次商务酒店。确定目标，并制订一系列店规和操作规程。 (一)制订酒店店规，即“职员守则”，这本守则从总经理到一般职员，人人全部必需遵守。 (二)根据酒店管理目标，要求部门经理以下各级领导职责，并监督和检验她们实施情况。 (三)制订酒店各部门各岗位操作规程。这些制度和规程应反应饭店水准。使饭店各项工作在严密制度下实施，达成标准化，规格化，程序化，科学化。 三、建立组织系统 酒店是一个复杂体系，有它规律性，要依据它规律性建立组织系统，即分部。部门多少，要依据酒店实际情况和业务发展来确定或进行调整，建立组织机构，人选是关键原因。总经理有权任免自己部属。 (一)总经理在管理活动中要对干部进行督导和考察，提倡不计较时间地努力工作。不停提升干部素质和业务水平，不停增强她们酒店意识。善于利用奖励和处罚之手段，激发干部主动性，使部属知道策划、组织、领导、控制这些最基础管理方法，最关键不是自己在时部属会做什么。而是自己不在 时部属会做什么。 (二)总经理要协调各部门关系，使各个部门保持良好合作。要使客人感到酒店有一个严谨整体感，从而增强客人住店信心。 (三)总经理每七天必需主持由部门经理参与例会，将一周工作情况和发生事情，及下周工作任务进行沟通和传达。广泛听取经理们意见，商讨酒店业务。努力做到任务清楚，目标明确，使酒店工作建立在制度化、程序化基础上。 (四)常常和部门经理研究怎样改善经营管理，进行业务推广。 四、检验工作 总经理必需天天安排一定时间巡视检验各个部门和公共场所。检验项目具体有： (一)检验各级领导在不在位，她们在怎样进行工作和处理事宜； (二)检验职员是否按正确方法和良好态度为客人服务；(三)检验公共场所秩序。(四)检验环境绿化，即花、草、树木是否部署适当，是否新鲜漂亮； (五)检验指示牌，路牌是否放置适当，旧牌是否立即撤消，文字、说明是否清楚美观； (六)检验清洁卫生，酒店清洁卫生是显示酒店管理水平一个关键方面。所以，不管是每个物件，每一处地方，全部要做到一尘不染。 (七)检验生意情况，尤其是餐厅，要了解餐厅生意最旺时是什么时间，在最旺时间总经理出现在餐厅不仅能够给职员以鼓舞，还能够了解生意情况和 职员工作情况。 (八)检验食品质量，总经理要常常看看、嗅嗅、试试菜式，了解菜色、香、味、型是否保持和提升了水平，有没有新改变。 (九)检验客房家俱部署安排是否适当，多种电器设备是否完好，灯光空调是否光亮正常；玻璃、镜、桌、椅是否抹洁净；地毯、墙面是否洁净床铺整理是否合规格、要求；装饰品，送给“VIP”客人水果、鲜花是否摆放适当，放丁总经理名片没有，放了刀叉香巾没有；卫生间有没有异味，冷热水管是否正常通水，有没有漏水现象，抽水马桶是否通畅，面盆、浴盆、浴帘、马桶是否整理洁净了。有没有污积，是否干燥，方巾、面巾、浴巾、地巾是否如数摆好，化妆台上化妆品(洗浴液、洗发液、香皂)、发罩是否摆放好，废纸桶是否清理洁净。 (十)检验公共卫生间是否干燥、无异味。 (十一)检验酒店维修保养情况，具体有：维修时是否有噪音，有否影响酒店正常营业；建立设备维修保养制度，有计划地进行维修保养工作。 (十二)检验客务各部门工作，注意迎送，开房，行李运输及保管，结帐、问询等方面工作是否细致、有效率、职员态度是否和善等等。 (十三)有时，总经理在深夜还要做忽然检验。此时检验项目有：总台、客房、保安、管家部等夜班工作人员是否在岗位上推行职责；门有没有锁好、灯有没相关闭；有没有危险、不安全原因存在等等。总经理要将这些检验情况，包含好、差全部统计下来，并传达成相关部门，给她们明确指示。 五、加强安全管理 总经理必需定时或不定时地召开安全会议，研究保安问题，指示相关部门和人员进行消防系统和设施安全检验，进行消防演练；制订严格保安制度、 消防制度；要使每个干部和职员全部给予重视，并使客人了解和合作，使安全工作建立在牢靠基础上。 六、妥善处理公共关系 酒店常被人称为社会中社会，天天来酒店人川流不息，各方面人士全部有，怎样处理好这些关系将对酒店生意和声誉相关键影响。总经理在此方面应努力做到； (一)亲自接待。下榻酒店客人里有时会有中国、国外部分关键客人，对于这些客人总经理要亲自参与接待，有时还要向她们介绍酒店情况。 (二)主动“公关”。这项工作包含多方面工作，如： (1)旅行社经理，各旅游交通单位责任人，各大企业董事经理人住本店时，总经理要亲自参与接待，给她们较高礼遇和优待，因为她们将会给酒 店带来生意，所以必需主动主动地做好她们工作。 (2)关照常客、熟客。熟客、常客是酒店较稳定客源，总经理亲自关照她们，对拉住她们，发展客源有极大好处。 (3)总经理应在酒店客人最旺时候出现在公共场所，向客人自我介绍，征求来宾意见，主动向她们介绍酒店情况，给她们留下一个好印象，争取她 们再来。 (3)处理好各方面关系。这些关系关键有新闻界、环境保护、检疫、公安、海关、街道、派出所等，另外还有各个有业务关系单位。饭店工作是靠各个单位支持才得以比较顺利地经营，处理好和她们关系，取得她们支持，对饭店经营管理、顺利开展业务，将会带来好处。 七、审阅文件、处理投诉 总经理天天必需安排一定时间来阅读文件，审查汇报，处理投诉。 (一)对中央、省、市和主管部门及相关部门文件、报纸等要安排时间阅读，关心和了解国家大事，掌握国家方针、政策、法令、掌握文件精神，保持和中央和地方政府步调一致。 (二)饭店各部门常常有很多业务、工作汇报，计划上报总经理，总经理必需立即审阅、明确指示，批转相关部门落实、实施或处理，不可贻误工作。 (三)总经理常会接待很多投诉、对这些投诉总经理要作调查了解，掌握材料，提出处理意见，批转相关部门处理，并将处理结果回复给客人，向客人致谢。 (四)总经理天天必需有一定时间让自己静下来，思索问题，整理一下思绪，然后进行新策划。总经理不应是一个整天忙碌于事事务务者，她对酒店一切应是敏感，她必需公布带有指导性决议，使酒店不停取得新成功。 八、处理好人际关系 怎样发挥人主观能动作用，发挥良好工作效率，是酒店管理者一项关键任务，更是总经理一项关键工作。在此方面上总经理要做到： (一)以身作则做个好楷模。楷模力量是无穷。假如总经理是以店为家，工作勤勉，那么大多数部属就不敢偷懒；假如总经理工作是谨慎、深人、细致，部属就会跟着深入细致，所以，总经理要做一个好楷模，率领部属共同前进。 (二)选贤任能。人才开发是一项关键任务，它关系到酒店未来。总经理在酒店管理活动中要善于发觉人才、培养人才。总经理要让部属参与饭店管 理策划，这对提升她们管理水平和业务能力，提升工作自觉性有很大好处。选贤任能也是检验管理者能力具体表现。 (三)关心群众生活，注意工作方法。总经理对部属应是平等。对职员要平易近人，公平，没有偏心。要关心职员福利，关心她们事业、她们学习、生活、身体、恋爱、婚姻和家庭。 九、指导培训 培训对酒店来说，是一项常常不停关键工作。是培养人才，提升饭店管理水平和服务水平有效方法。总经理必需指导人事部制订培训计划，并亲自任课。职务：行政秘书汇报上级：行政办主任联络部门：酒店各部门办公室职责规范：1依据总经理室主任要求，帮助起草酒店综合性业务汇报、计划、总结、决议简报及本部门公文函件。2参与行政例会和总经理办公会议，做好会议统计，了解各项决定、决议落实情况，并立即反馈信息。3汇总各类报表，做好酒店大事记和外事活动日志。4帮助总经理室主任做好日常接待、来信来访等相关事宜。负责审检对外发文、对内行文。5负责总经理日常电话接转。6完成总经理室主任交办其它工作。职务：档案秘书汇报上级：总经理室主任联络部门：酒店各部门职责规范：1为总经理室提供相关资料、档案秘书性服务。2负责总经理室日常各类行政档案登记、归档、保管和酒店机要档案管理、回收。3起草酒店档案制度经同意后实施。4年度终止时向各部门搜集归酒店保管档案，做好分类存档和管理工作。5负责各类文件传输。6负责酒店介绍信、印章保管和监督使用，负责和外单位联络，办理各类许可证件和归档保管工作。7负责酒店礼品接收、登记、保管。8负责总经理室设备保管，维护正常运行。9负责行政办公室内勤工作。10完成行政办公室主任交办其它任务。