管理员办公自动化系统操作必备手册模板.doc

目录办公自动化系统操作手册之管理员1 序言1.1 编写目标编写此说明书目标是让用户清楚地了解办公自动化系统管理员职责、系统功效操作等。1.2 背景汉字名称： 办公自动化系统英文名称： RingSunOAS版本号： V3.0系统提出者：盈新科技发展系统开发者：办公自动化系统项目开发组组员销售用户： 全国各地级市包含数据：全国各地级市及所属单位、下属机构、其它相关部门、科室和相关上级单位等提供数据1.3 定义l 收文：指多种来文l 发文：指多种发给相关单位、部门、科室及上级文件l 步骤自定义：依据实际公文流转步骤进行定义l 用户：依据各科室、部门或单位岗位、职能范围定义不一样权限系统登录用户l 权限：依据各科室、部门或单位岗位、职能范围定义不一样权限l 角色：是相关权限集合2 系统登录点击IE浏览器，在地址栏输入网址，进入登录界面，输入“单位编号”、“用户编号”、“用户口令”，点击进入办公自动化系统主页。3 系统组成3.1 系统子模块在“茂名市党政机关办公自动化”系统主页面，点击各个模块按钮进入对应子模块。3.2 系统主页3.2.1 待办事项在待办事项栏目下列出目前用户需要处理、办理多种公文和案件。3.2.2 短消息短消息关键包含系统操作中系统产生友好信息和其它用户发来信息等。3.2.3 通知公告通知公告关键包含公共信息，如：规章制度、信息简报、大事记等内容。3.2.4 快速链接快速链接栏目包含个人邮件、个人日历、讨论区、通讯录、密码修改多个子模块，点击能够直接进入各模块。4 系统子模块说明4.1 系统管理点击 按钮，进入“系统管理”功效模块。系统管理关键是对办公自动化系统进行集中管理，是整个系统正常运行保障枢纽。系统管理内容包含网络系统管理、主机系统管理和数据库系统管理、系统安全性管理等。点击页面中模块按钮则进入不一样功效模块。“系统管理”模块结构图4.1.1 系统设置点击 按钮，进入“系统设置”功效模块。该模块有两个页面，默认页面为“系统配置信息”页面，用户能够在此设置系统内部系统参数。4.1.1.1 系统配置信息服务器配置管理负责对服务器基础信息、服务器安装路径等基础信息进行配置。用于登记服务器名称、版本、用户基础信息、安装时间、序列号、数据主安装路径等基础信息。1、修改：点击按钮，该页面输入框点亮，管理员能够在本页对系统配置信息进行修改。修改完成，点击按钮，能够保留所做修改，点击按钮，放弃修改，返回系统配置信息初始页面。2、退出：点击按钮，退出“系统设置”功效模块，返回到系统管理页面。4.1.1.2 系统编号设置信息点击操作界面 按钮，进入“系统编号设置信息”功效模块。其功效是将全部功效模块中所利用到系统编号，在这里能够做统一管理和初始化设置。1、 新增：点击按钮，输入框点亮，能够对新条目进行设置，在系统自动编号 输入框中输入编号初始值，在编号类型 下拉菜单中选择编号类型。点击按钮，进行该条目标保留。若该编号类型已经设置了自动编号，系统会弹出“”提醒信息，点击按钮，重新进行新增自动编号设置。设置成功后，系统弹出“”提醒信息，点击，完成新增条目标增加。2、 修改：在列表框中选择您所要修改条目，选中以后，该条目点亮，然后点击按钮，输入框点亮， 能够在本页对系统编号信息进行修改。点击按钮，保留自动编号修改。3、 删除：在列表框中选择您所要修改条目，选中以后，该条目点亮，然后点击按钮，删除该条目。4、 停用：在列表框中选择您所要停用条目，选中以后，该条目点亮，然后点按钮，“”按钮变灰，同时系统弹出“” 提醒信息，点击，完成该编号停用。5、 启用：选择需要开启系统自动编号条目点击按钮，系统弹出“” 提醒信息，点击，该条目启用成功。6、 退出：点击按钮，退出“系统设置”功效模块，返回到系统管理页面。4.1.2 常见办公单位点击 按钮，进入“常见办公单位”功效模块，常见办公单位是用来创建系统单位用户基础信息。在此模块下可新增常见办公单位资料，并可进行修改、删除操作。1、增加：点击按钮，进入“常见单位登记”页面，在输入框中填写单位基础信息，在“单位等级”栏点击其下拉菜单填选择类型，信息填写完成后点击，完成部门资料增加。按钮功效是对操作不作任何保留地返回到“常见办公单位”页面；2、修改：在列表框中选择您所要修改条目，选中以后，该条目点亮，点击栏下查看图标，进入“常见单位查看”页面，对单位信息进行修改。点击按钮，完成修改操作；3、停用：在列表框中选择您所要停用条目，选中以后，该条目点亮，点击栏下查看图标，进入“常见单位查看”页面，点击按钮，弹出提醒信息，点击，返回到“常见单位登记”页面；4、删除：在停用单位编号前有个“”方框，点击鼠标左键打勾，点击，弹出“” 提醒信息，点击，删除该条目；注：对于单位信息下已建立隶属部门或人员及档案资料，系统会弹出“”提醒信息，需要先删除其隶属部门或人员及档案资料才能对该单位进行删除操作。5、启用：在列表框中选择已被“禁用”条目，选中以后，该条目点亮，点击栏下查看图标，进入“常见单位查看”页面，点击按钮，弹出提醒信息，点击，该条目被重新启用；6、退出：点击按钮，退出“常见办公单位”功效模块，返回到系统管理页面。4.1.3 基础资料维护定义系统中多种字典表如部门、等级、职务、职称等信息表。分类以下：n 密级资料n 缓急资料n 公文类别资料n 文件介质资料n 常见文件类型资料n 常见批注类型资料n 常见领导办公意见n 学历资料n 民族资料n 职称资料n 职务资料n 专题词资料n 地域资料n 行业分类资料4.1.3.1 密级资料点击按钮，进入“密级资料”页面，1、 新增：点击按钮，“密级描述”输入框点亮，能够对新条目进行设置。点击 按钮，完成新增条目标增加。2、 修改：在列表框中选择您所要修改条目，选中以后，该条目点亮，然后点击按钮，对密级描述信息进行修改。点击按钮，完成条目标修改。3、 删除：在列表框中选择您所要删除条目，选中以后，该条目点亮，然后点击按钮，弹出“”提醒信息，点击，删除该条目。4、 退出：点击按钮，退出“密级资料”功效模块，返回到系统管理页面。4.1.3.2 缓急资料点击按钮，进入“缓急资料”页面，对缓急资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.3 公文类别资料点击按钮，进入“公文类别资料”页面，对公文类别资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.4 文件介质资料点击按钮，进入“文件介质资料”页面，对文件介质资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.5 常见文件类型资料点击按钮，进入“常见文件类型资料”页面，对常见文件类型资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.6 常见批注类型资料点击按钮，进入“常见批注类型资料”页面，对常见批注类型资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.7 常见领导办公意见点击按钮，进入“常见领导办公意见”页面，对常见领导办公意见进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.8 学历资料点击按钮，进入“学历资料”页面，对学历资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.9 民族资料点击按钮，进入“民族资料”页面，对民族资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.10 职称资料点击按钮，进入“职称资料”页面，对职称资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.11 职务资料点击按钮，进入“职务资料”页面，对职务资料进行设定（操作步骤同“密级资料”，具体步骤请参考“密级资料”）。4.1.3.12 专题词资料点击按钮，进入“专题词资料”页面，1、增加：点击按钮，进入“专题词登记”页面，在输入框中填写“专题词编号”、“专题词描述”信息，在“专题词类别”下拉菜单中选择类别，在“隶属专题词”栏点击按钮，弹出“”提醒信息，选择专题词结构，点击按钮，设置“排序号”、“无下级专题词”、“备注”等栏目，填写完成后点击，完成专题词增加。按钮功效是返回到“常见办公单位”页面；2、修改：点击下查看按钮，进入“专题词修改”页面，对专题词信息进行修改。点击s按钮，完成修改操作；3、删除：在列表框中选择您所要删除条目，选中以后，该条目点亮，点击栏下查看图标，进入“专题词修改”页面，点击按钮，弹出提醒信息，点击，返回到“专题词资料”页面，在禁用资料前有个“”方框，点击鼠标左键打勾，点击，弹出“” 提醒信息，点击，删除该条目；4、启用：在列表框中选择已被“禁用”条目，选中以后，该条目点亮，点击栏下查看图标，进入“专题词查看”页面，点击按钮，弹出提醒信息，点击，该条目被重新启用； 5、退出：点击按钮，退出“专题词资料”功效模块，返回到系统管理页面。4.1.3.13 地域资料点击按钮，进入“地域资料”页面，对地域资料进行设定（操作步骤同“专题词资料”，具体步骤请参考“专题词资料”）。4.1.3.14 行业分类资料点击按钮，进入“行业分类资料”页面，对行业资料进行设定（操作步骤同“专题词资料”，具体步骤请参考“专题词资料”）。4.1.4 部门维护部门维护是系统管理员用来增加、修改及删除部门资料，对部门进行查询和管理工具。部门维护包含部门编号、部门名称、职责描述、上级部门（或单位）、状态等信息设置管理。点击 按钮，进入“部门维护”功效模块，在该模块下添加部门资料，1、 新增部门：点击按钮，进入“部门登记”页面，在输入框中填写新增部门基础信息，在“部门等级”下拉菜单中选择类别，在“隶属部门（单位）”栏点击按钮，弹出“”提醒信息，选择单位名称，点击按钮，填写完成后点击，完成部门资料增加。按钮功效是返回到“部门维护”页面。2、 修改部门：点击界面按钮，进入“部门查看”页面，修改部门资料，点击按钮，完成部门资料修改，返回到部门维护缺省页面。3、 停用部门：点击界面按钮，进入“部门查看”页面，点击按钮，系统弹出，点击按钮，完成部门停用操作。4、 启用部门：点击界面按钮，进入“部门查看”页面，点击按钮，系统弹出，点击按钮，完成部门启用操作。5、 删除部门：部门在停用后，处于“禁用”状态，选中需删除部门，点击按钮，该部门资料被删除。6、 退出：点击按钮，退出“部门维护”模块，返回系统管理主页面。4.1.5 用户维护用户维护是系统管理员用来增加、修改及删除用户资料，对用户进行查询和管理工具。用户维护包含用户编号、用户名称、联络电话、隶属部门（或单位）、状态等信息设置管理。点击按钮，进入“用户维护”功效模块，点击按钮，进入“用户登记”模块。设定用户编号、用户名称、用户等级、默认密码、确定密码、联络电话、邮件地址等信息，在“部门（单位）”栏点击按钮，弹出“”提醒信息，选择部门名称，点击按钮，在“真实姓名”栏点击按钮，弹出“”提醒信息，点击按钮显示查找科员资料点击科员编号或姓名选择科员，填写完成后，点击，完成用户登记操作。按钮功效是返回到“部门维护”页面。（注：“用户维护”修改、删除操作同“部门维护”，具体步骤请参考“部门维护”）4.1.6 呈批表定制点击按钮，进入“呈批表定制”功效模块。点击按钮，进入“呈批表模版设置”页面。“模板类型”在其下拉菜单中选择模板类型，“公文类型”在其下拉菜单中选择公文类型，填好呈批表信息，然后点击，弹出提醒信息，在该对话框下选择呈批列表项目，点击将批注项右移到右边显示框，在此还可对批注项进行新增、修改、排序等操作。选好以后，点击返回到“呈批表模板设置”页面，按后保留为初稿，或按直接公布一个新模版。按钮功效是可对呈批表进行打印预览等操作，按钮功效是返回到“呈批表模板”页面。 在“呈批表模板”定制模块下只能对“初稿”形式“呈批表”进行修改、删除，对于已经公布呈批表点击界面按钮，进入“呈批表模板查看”页面，点击，弹出“”提醒信息，点击将呈批表转为初稿形式，返回到“呈批表模板”页面显示提醒信息，对呈批表进行修改点击界面按钮，进入“呈批表模板查看”页面进行修改并保留。对呈批表进行删除有两种方法，一是点击按钮，弹出提醒信息，点击删除该条目；二是在禁用资料前有个“”方框，点击鼠标左键打勾，点击，弹出“” 提醒信息，点击，删除该条目。4.1.7 工作流定制工作步骤定制是用来在步骤处理过程中对实际步骤处理进行分析、建模工具。步骤定义工具作为一个设计时工具，为实际步骤处理提供步骤定义模板。对于每一个步骤均包含一组步骤定义对象，每一个对象均含有部分属性，步骤定义工具即是用来对步骤定义中对象及其属性进行设定工具。如：收文、发文、费用报销、借款、请假步骤定义等。点击按钮，进入“工作流定制”功效模块，在此模块下可进行工作流新增、设置、预览、删除等操作，1、 新增：点击按钮，进入“基础信息查看”功效模块进行工作流定义，输入工作流名称，点击查找按钮，系统弹出，选择类型点击，返回“基础信息查看”页面，点击，返回“工作流定制”。2、 设置：点击按钮，进入“基础信息查看”功效模块进行工作流设置，i. 点击按钮，进入“步骤基础信息”模块，点击按钮，该页面输入框点亮，对工作流各个步骤进行设置，点击按钮，保留工作流步骤设置操作，ii. 点击按钮，进入“角色和权限”模块，在此模块下设定角色名称、权限、所属步骤，点击保留操作。iii. 点击按钮，进入“步骤设置”模块，在此模块下设定角色关系编号、关系名称、步骤次序，点击保留操作。3、 保留：点击按钮，系统弹出，点击按钮，回到“基础信息查看”页面，完成工作流定制操作。4、公布：对创建工作流选择有效时间，先在栏先中，再点击按钮设置时间，点击按钮，完成工作流公布操作。5、删除：点击按钮，进入“基础信息查看”功效模块，点击按钮，系统弹出“”提醒信息，点击，删除该条目。4.1.8 权限维护该模块包含系统角色、角色权限、角色许可用户三个子模块。4.1.8.1 系统角色点击进入“系统角色”模块，1、增加：点击按钮进行角色信息设定，并对角色授于对应权限。在授于权限模块下打勾选中，然后点击，（按钮功效是放弃之前所做操作返回“系统角色”页面。）系统弹出“”提醒信息，点击按钮，系统弹出“”提醒信息，点击按钮完成角色添加操作。2、修改：要修改角色资料首先需要停用正在使用中角色，点击按钮进入“新建角色”页面，点击按钮，系统弹出“”页面，点击，回到“系统角色”页面，系统弹出“”提醒信息，点击，再点击按钮进入“新建角色”页面，对角记资料进行修改后点击保留操作。3、删除：要删除角色资料首先需要停用正在使用中角色（停用角色步骤同上），在禁用资料前有个“”方框，点击鼠标左键打勾，点击，弹出“” 提醒信息，点击，系统弹出“”提醒信息，完成删除操作。注：在删除角色时，必需在“新建角色”页面将角色“角色授权”清空，才能对角色进行删除操作，不然系统将弹出“”提醒信息，点击，回到“新建角色”页面将“角色授权”清空再进行删除操作即可。4、搜索：在“系统角色”页面有一栏搜索查询模块，输入所需查询角色编号或角色名称，或状态信息，点击，在其右边状态栏中显示依据所提供条件进行查询含有所查条件信息，能够方便快捷地找到所需资料。4.1.8.2 角色权限点击进入“角色权限”模块，在该模块下可进行各个角色权限查看，并可新建角色。（注：操作同“新建角色”，具体步骤请参考“新建角色”）4.1.8.3 角色许可用户点击进入“角色许可用户”模块，在此模块下可进行新建角色、对角色添加用户、移除用户等操作，1、添加用户：点击按钮，系统弹出提醒信息，“人员资料”中选中需要添加人员，点击按钮，人员资料添加到右边“已选人员”，点击按钮，返回“角色许可用户”页面，系统弹出“”提醒信息，点击完成用户添加操作。2、删除：对角色许可用户可进行删除操作，在用户资料前有个“”方框，点击鼠标左键打勾，点击，弹出“” 提醒信息，点击，系统弹出，点击，删除该条目。4.1.9 密码修改当用户忘记密码或因特殊需要必需更改先前设置密码，而且用户拥有足够权限时，系统才许可用户操作此功效。点击 按钮，进入“密码修改”功效模块，点击按钮，系统弹出查找页面，再点按钮，在列表中选择用户，系统返回密码修改页面，在输入新密码，点击按钮，完成密码修改操作。按钮功效是退出“密码修改”模块返回“系统管理”页面。4.1.10 常见单位人员信息点击按钮，进入“常见单位人员信息”功效模块，在此模块下可进行常见单位人员信息录入，可进行增加、查看、修改、删除等操作。1、增加：点击按钮，进入“常见单位人员登记”页面，输入人员编号、姓名、性别、排序号、籍贯、联络电话、邮件地址、备注等信息，在“部门（单位）”栏点击按钮，系统弹出“”提醒信息，选择部门（单位），点击按钮返回“常见单位人员登记”页面，在“性别”下拉菜单中选择类型，“民族”、“学历”、“职称”、“职务”多个栏目标选择同“性别”选择一样。信息设置完后点击，完成人员信息登记。2、修改：点击下查看按钮，进入“常见单位人员查看”页面，对信息进行修改后，点击，完成修改操作。3、删除：点击下查看按钮，进入“常见单位人员查看”页面，点击按钮，系统弹出“”提醒信息，点击，返回到“常见单位人员信息”页面，在禁用资料前有个“”方框，点击鼠标左键打勾，点击，弹出“” 提醒信息，点击，删除该条目。4、退出：点击按钮，退出“部门维护”模块，返回系统管理主页面。4.1.11 系统日志点击 按钮，进入“系统日志”功效模块，用户经过该功效查看系统日志，进行日常管理和维护，并能够对日志及进行统计、分析、研究。4.1.12 管理引擎点击 按钮，进入“管理引擎”功效模块。管理引擎提供了系统功效设置和扩展，即拥有权限用户不仅能够定义系统功效，还能够嵌入新模块功效。整个系统结构以目录树形式表现，点击某一子系统，其功效模块会展开，4.1.13 数据备份数据是软件运行命脉，更是数据库应用软件关键。为了避免用户因操作失误或其它意外原所以产生错误数据，甚至丢失数据，造成系统无法正常运行或运行时有数据错误而给用户提供一个前期备份工作。点击按钮，进入“数据备份”功效模块，将“备份时间”、“默认数据库名”、“数据库文件存入路径”具体设定好，点击按钮，系统弹出提醒，点击确定按钮，系统备份完成。4.1.14 数据修复当用户因操作失误或其它意外原所以生成错误数据、甚至丢失数据，造成系统运行不太正常或运行时有数据错误，用户能够使用先前备份数据经过操作此功效，恢复那些已丢失或错误数据。点击按钮，进入“数据修复”功效模块，点击按钮直接查找备份文件，填写完成后，点击按钮，系统弹出提醒，点击确定按钮，系统恢复完成。4.2 退出系统点击按钮退出系统。