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材料申购领用管理制度

第一条 为了加强酒店材料物品申购请领管理，规范材料物品购进、领用、耗用、节余库存保管及存货各步骤核实操作步骤和管理行为，现依据酒店经营管理需要，制订本要求。
本要求中存货是指酒店在日常经营过程中行将消耗原物料、燃料及经营性辅助设备（不包含固定资产部分）。
具体包含：
1、原材料：餐饮业多种制作基础性原材料，如鱼、肉、蔬菜等，和干货调料等;
2、库存商品：存放于仓库及酒水吧香烟、酒水、等出售商品;
3、低值易耗品：一次性用具等一次性耗材和经营性辅助物品（不包含固定资产部分）；
4、燃料：指酒店各设备正常经营所需多种天燃气、煤气等。
5、维修材料:水电、暖、用具、用具维修用料等。
第二条  材料物品申购请领管理
一、 材料物品采取“申购审批制”：
1、多种经营性材料物品（指低值易耗品部分）申购审批，日常经营所需原物料及燃料购进审批，根据本要求中相关条款实施。
2、 对不一样材料物品采取不一样时期申报计划：
（1）日计划：指需购进多种基础性原材料食品，由餐饮部于头一天估计第二天需要量，据此确定需求，填制《申购、领料单》，报使用部门责任人审核签字后，交采购人员办理正式采购业务。申报计划时间为天天下午4:00-8:30。
（2）周计划：指需购进冻品、烟、酒、低值易耗品、维修用料等，填制《申购、领料单》，由酒店总经理签字后，交采购人员办理采购业务。申报计划时间为每七天四下午3：30-5：30。
（3）半月计划：指需购进干货调料，由仓库报计划，填制《申购单》，经酒店总经理签字后，送交采购人员办理正式采购业务。申报计划时间为每个月3-5号和17-20号.
（4）月计划：指需申购资产、用具、用具等，由仓库和各部估计该月需要量，并据此确定需求，填制《申购、领料单》，经酒店总经理签字后，送交采购人员并办理正式采购业务。申报计划时间为每个月28-30日。
3、 上述第（3）、（4）项填制《申购、领料单》，经使用部门责任人签字后需交仓库核签：仓库关键核查需购进物料在计划申报时仓库中实有各物料（包含可代用具）库存数量，并将对应数量据实填入对应栏次，并提出意见。
二、材料物品验收入库管理：
1、 采购人员收到各部门同意申购单后（部门分为餐饮部、前厅部、客房部、综合部四个部门），应立即采购并和供给商联络，确定具体供货时间和每批次供货量，并在申购单对应栏次给予注明；确保材料物品按时到位；
2、 到货时具体验收要求：
（1）购进多种食品鲜货部分，直接由餐饮部实物管理责任人（指经营场所日常经营性货物实物管理人）专员验收，仓库保管监收；其它珍贵食品部分，由各对应仓库库管进行。
 餐饮部所需货物验收，标准上应指定相对固定货物验收区域。
 材料物品验收人和监收人必需对照各部门《申购单》上所列品名、单价、数量和质量办理货物验收和监收工作；
验收工作包含货物数量验收和货物质量验收两方面内容：
（2）、 货物数量验收：
假如是密封容器，应逐一检验是否有启封痕迹，并逐一过称，以防短缺；
假如是袋装货物，应经过点数或称重，检验袋上印刷重量是否和实际一致；
散装货物，应逐一品种称重，确定实际货物数量。
（3）、货物质量验收：
货物验收人员应含有货物质量方面知识和货物质量检验水平；验收中对货物质量把握不准，应证询相关技术人员意见；对海鲜及其它水产品质量验收工作，标准上应由餐饮部主管参与进行；
必需严把货物保质期关，对同一批货物不一样保质期不予验收，对和协议或订货单上要求保质期不符不予验收。
货物验收过程中，对已点验过货物必需和未点检货物分开存放。
 （4）、验收材料物品和《申购、领料单》货物、数量假如不符，则要依据具体情况报行餐饮部责任人或总经理处理。
 全部材料物品检验、过磅、清点工作，应在送货人在场时完成；货物验收人和监收人应一直在现场，不得由其它非相关人员代行验收和监收工作；验收以后，应立即将货物送进贮藏室、水池或仓库。
（5）、验收工作完成后，仓库管理人员依据验收后材料物品数量、金额严格审核各部门《申购、领料单》品名、数量进行分单办理各部门入库手续；分割后部门《入库单》必需和验收后总发票、总采购单数量、金额一致。
（6）、综适用维修材料及办公用具仓库管理人员要建立专用综合后勤维修材料、用具、用具账薄（不能分清餐饮、客房、前厅部门）。
第三条 各部门领料管理
一、 各部门标准上应指定专门领料人，部门领料人依据本部门《申购单》有权对本部门日常所需物质进行领用；超出领料范围且没有总经理或财务经理签字，仓库有权拒绝发货。
二、水、电、暖、设备、用具维修领料，酒店工程部依据各部门工程维修单，计算维修材料品名、数量填制各部门《申购、领料单》报总经理签字后，由采购或仓库管理人员采购或发放。
三、广告、宣传、营销费、内外招待费、检验费、办公费等由总经理同意签字后，方可报销列入综合费用。
第四条：财务报账处理
一、购进存货款项支付，根据酒店要求审批权限进行报批，财务部依据审批及验收手续齐全各有效凭证进行审核后，办理付款手续。
 1、财务出纳人员收到各部门《申购单》、《入库单》和发票经酒店总经理签字后，必需对照核查各单、表、票据之间货物、数量、单价及金额是否完全相符方可报销。
2、财务出纳人员依据各部门《申购单》、《入库单》填制明细付款凭证。
第五条 材料物品库存管理
一、酒店仓库及各部门实物管理责任人，对各库存物品，必需根据物品属性和具体物品保留要求分类或专门存放，严禁将不一样属性和不一样存放要求物品混存。
二、库存实物进库和发出，必需依据上述要求程序和凭证进行，严禁无单、无手续物品进库和发放；办妥物品进库和发放手续后，应立即依据相关凭证，登记实物库存保管账，并定时（各部门实物管理责任人于天天下班前；酒店仓库库管天天对库存异动物品，每三天对全部库存物品）进行库存物品账实查对盘点工作，发觉差异，立即查明原因，给予处理，无法处理，报财务部责任人处理；对超出保质期和有质量问题货物，不得对外发放，并立即填制《质量问题物品汇报表》（一式三联，一联仓库留存备查，另二联经财务部签字后一联留存财务部处理、一联返回仓库据此处理质量问题物品），经部门责任人审核签字，送交财务部稽核人员核实后，报财务部责任人处理。各实物管理责任人当所保管实物库存靠近或达成最低库存放备量时，应立即主动地向部门责任人或相关部门提出采购（领用）申请计划。
三、各实物管理责任人在发放各物品时，必需严格根据“优异先出”标准发放实物。
优异先出：是指根据物品购进前后次序和物品保质期短长次序，进行物品发放。即先购进和保质期短物品先发放，后购进和保质期长物品后发放。
第六条 各部门材料物品管理具体要求
一、各部门（餐饮、客房、前厅）：
应在每个月月末，对本部门实有原材料、小商品、低值易耗品、物品进行实物盘点，和仓库保管账期末结存实物数量进行查对，发觉问题，立即查清处理；同时，依据当月《领料单》，汇总填制《本月部门材料物品上月节存、本月领用、本月存表》，经部门责任人审核签字后，报送财务部。
二、工程部：
依据本月各部门实际维修单填制本月维修用料部门明细清单，和仓库宗合台账相查对。经本部门责任人签字后，报送财务部。
三、酒水吧台：
每个月末结账前，应对库存酒水、饮料、烟等进行实物盘点，和仓库实物保管账期末结存实物数量进行查对，汇总填制《本月部门酒水上月节存、本月请领、本月节存表》经部门经理签字后，报财务部。
四、财务部：
1、财务人员应定时抽查酒店仓库及二级仓库实物库存是否和其实际账存数量相符；各项库存实物管理是否符合相关要求，发放实物是否严格根据“优异先出”标准实施； 2、财务人员收到多种汇报时，应立即依据酒店相关要求进行处理，或会同各部门责任人协商后，报酒店总经理处理。
五、仓库：
1、每个月月末仓库管理人员依据四大部门《申购、请领材料物品单》，编制四部门本月领料明细表及仓库实物盘点表，上报财务部
2、对库存实物进行发生质量问题，属验收把关不妥造成，能要求供给商退换，应尽可能要求供给商退换，同时，追究验收责任人工作责任；不能退换造成损失，由验收责任人负责赔偿；属保管不妥造成，直接追究保管责任人责任，并由其负担全额损失。
3、对库存实物发生短损，属定额内，直接计入当月成本，定额外部分，直接追究保管责任人责任，并由其负担全额损失。
。 4、特殊情况，报酒店总经理处理。
第七条 综合费用摊销
综合费用包含：水、电、暖、职员餐饮、税金、电话费、各项租赁费、维修费、业务营销费、宣传费、办公费、内外招待费、不可预见费等。具体分摊餐饮、客房百分比由总经理和财务部约定实施。
第八条 本要求适适用于本酒店各部门。
第九条 本要求自颁发之日起实施。

7月29日
1、建立健全现金出纳多种账册，严格审核现金收付凭证。
2、严格实施现金管理制度，不得坐支现金，不得白条抵库。
3、对天天发生银行和现金收支业务作到日清月结，立即查对，确保帐实相符。
三、现金管理制度
1、 全部现金收支由企业出纳负责。
2、 建立和健全《现金日志帐》簿，出纳应依据审批无误收支凭单逐笔次序登记现金流水收支帐目，并天天结出余额查对库存。作到日清月结，帐实相符。
3、 库存现金超出3000元时必需存入银行。
4、 出纳收取现金时，须立即开具一式四联《支票回收记录表》，由缴款人在右下角署名后，交缴款人、业务部门、出纳、会计各留存一联。
5、 任何现金支出必需按相关程序报批（详见支出审批制度）。因出差或其它原因必需预支现金，须填写借款单，经总经理签字同意，方可支出现金。借款人要在出差回来或借款后三天内向出纳还款或报销（详见差旅费报销要求）。
6、 收支单据办理完成后出纳须在审核无误收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，预防反复报销。
六、现金、银行存款盘查
1、 出纳人员在每七天完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款上存、收入、支出、结存情况，编制“出纳汇报表”，并对由出纳保管库存现金，由会计或总经理指定人员于每星期五下午及每个月终了进行定时对帐盘查，其它时间进行抽查。
2、 出纳应依据银行存款日志帐帐面余额和开户银行转来对帐单余额进行查对，对未达帐项应由会计编制“银行存款余额调整表”进行检验查对。
3、 其它依据相关会计制度及法规实施
报销审核制度
一、标准
1、严格财务收支审批制度企业发生各项开支全部必需由经手人填写费用报销单，注明支出事由、项目、发票张数、报销金额、和经办人署名、部门经理签字、财务经理审核（根据相关要求办理）、分计划内和计划外相关程序审批后，出纳方可付款。
2、加强报销管理，当月帐，当月了，25日以后帐最迟不得超出下月3 日。
3、为了分清责任，进行部门核实，不一样人员支出业务费用不得混淆在一张报销单上。
二、支出相关部门审核
对全部报销内容，相关部门经理必需就其合理性及必需性进行审核。
三、财务部门审核
财务部门对全部报销票据，依据相关财经法规及内部财务制度对其正当性进行审核。
四、审核权限
同审批权限。

六、报销手续
严格实施财务报销制度，款项支出时填写支出凭单并将发票（全部票据须开明细发票，经手人须在票据后面签字）交给财务。由用户或分企业报销要向财务注明并留复印件，原件给用户。 计划内报销必需提供原始凭证：
往来帐务管理制度
一、应收帐款管理
（一）收款方针
1、 业务人员在企业为其用户提供了对应服务或劳务后，应立即把广告认定单交由用户确定，并立即催收款项。
2、 收款时间：次月13日前。（注：数据入网要求一次收回协议所签署金额）。
3、 回款方法：转帐支票，非远期、空头或错误支票；现金；抵实物，（所抵实物必需为企业需要或对方企业濒临破产无法收回所欠款项，而且要有企业总经理指示）。 严禁市场员垫付业务款，不然企业除追收用户款，没收市场员所垫款项，并通报批评。
4、 部门人员调动或离职等，部门经理必需监督其业务款项回收及移交，必需填写移交清单一式四份（一
份交财务、一份部门留存、移交人接收人各执一份），移交人、接收人、监交人及财务部相关统计人员均应签字，并报财务立案。接收人应查对帐单金额及是否经过用户确定。
（二）未回款考评措施
1、未回款处罚
1）因为业务人员渎职造成未回款，扣全额；
2）因为企业内部原因造成未回款，分相关责任扣罚；
3）因为外部不可抗力（如用户倒闭、破产等）造成未回款，持相关部门证实，只扣业务成本。
2、 未回款从个人收入中按百分比核减，待回款后按以下方法返还：
1） 未回款额分三个月核扣，当月扣10%，次月扣30%，第三个月扣60%；
2） 未回款扣款每个月随工资补发，三个月内全部收回，补发全部扣款额，分成按5%；
3） 若第3个月仍未回收该款项，该市场员停止业务,专职收款.在3个月以后回款,待回款后只补发扣款额，不予分成。
3、 未回款项不计入业绩。
4、 3个月（含3个月）以上未回款如申请坏帐，则扣除该员工该笔应收款30%印刷成本，并处以30%罚款，其直接主管或经理督帐不利，同时处以5%罚款。
5、 若市场员连续两个月无未回款且业绩均在部门任务额（任务额低于8000元以8000元计）以上，则酌情给奖励。由市场员申报，部门经理审批，财务部审核后在工资中发放。
6、 财务部对部门未回款进行监督。对3个月以上部门未回款财务部上报企业总裁。
7、 对预收款，按1%百分比对市场员给奖励。
（三）可疑用户及可疑帐款处理
1、员工在接洽用户时，如发觉用户有异常情况，应填写“可疑用户汇报单”，并提议采取方法。
2、业务人员对在两个月内催收无效且金额较大票款，应填写“可疑用户汇报书”，并搜集相关证据、资料等，报请企业领导同意后移交法律部门依法追诉。
3、催收或经诉讼案件，有部分或全部款项未能收回，业务人员应取得相关法律机关证实、债权证实、破产宣告裁定等中任何一个凭证，送财务部作冲帐准备。
4、对收款不报或积压收款员工，一旦发觉，企业将从重处罚。
二、应付帐款管理
（一）付款时间：
1、业务款项由部门申请，经过审批后实施；
2、印刷费、版面费等次月20日左右支付（每个月出刊后第二日报财务）；
3、购置固定资产款项于固定资产验收入库后支付。
（二） 付款方法：
1、转帐支票，非远期、空头或错误支票；
2、现金；
3、实物或广告，要有企业总经理指示。
（三） 其它：非本企业人员领款时，必需由我企业相关人员率领