ERP系统管理新规制度.docx

ERP系统管理制度

1 序言
1.1 目标
为确保ERP系统稳定正常运行，规范系统使用和维护，确保数据立即、正确、规范、完整，达成资源有效共享，结合企业实际，特制订本制度。
1.2 范围
本制度对以下运行管理方面加以明确：
（1） 各部门（岗位）ERP职责及要求
（2） 系统管理
（3） 权限管理
（4） 检验和考评
（5） 奖励和处罚
本标准适适用于企业内部ERP系统使用。
1.3生效时间
本制度自正式公布之日起生效，各相关部门按本制度实施。
2 各部门（岗位）ERP职责及要求
2.1 ERP职责及要求
岗位
职责描述
ERP管理员
负责ERP系统业务管理工作。
企业ERP系统参数、单据性质及部分基础数据设置及维护。
处理各部门在ERP业务操作当中碰到问题，协调各部门确保ERP系统正常运行，跟踪和监督各部门系统操作是否是根据ERP业务规则实施。
负责组织制订ERP稳定运行所需要相关制度、文件及工作标准，并监督指导实施。 负责平衡、协调处理ERP运行过程中出现问题，并针对ERP系统提出管理提议。 负责各部门ERP权限设定、维护及管理。
负责ERP系统数据库管理、后台维护等。
向主管领导汇报ERP运行情况，帮助组织召开系统运行情况总结、分析及问题讨论会议。
假如出现异常数据由ERP系统管理员负责查找原因，并向领导汇报，如因不立即汇报造成后果由ERP系统管理员负责。
假如出现因ERP管理员管理不妥当或不立即反馈造成ERP系统数据方面或管理方面任何问题，ERP管理员应负担责任。具体负担范围，由企业领导商议决定。
网络管理员 负责ERP系统硬件设备和软件安装、维护。

2.2 销售部ERP职责及要求
岗位 职责描述
主管 安排并检验本部门ERP工作。
审批销售相关单据。
助理（内勤）
销售部ERP整体管理工作。
管理用户信息。 用户信息 员工
给用户报价。
依据销售协议，录入销售订单。
用户订单 销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量变更。 用户订单变更单 依据发货计划，且生产部已生产入库，按用户要求发货。
用户退货：关联原来销售出库单下推生成红字销售出库单，并由仓库审核后接收退货。 红字销售出库单审核自动生成红字销售发票 ，由财务审核。

2.3 采购部ERP职责及要求
岗位
职责描述
对应ERP工作 及要求
主管
安排并检验本部门ERP工作。 审批采购相关单据。
工艺和采购共同制订BOM损耗率。
助理（内勤）采购部ERP整体管理工作。
管理供给商信息。
从供给商接收发票，整剪发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准备。
计划员 依据用户销售订单等编制生产或采购计划。
采购/外协、生产计划
对多种研发类、新产品物料进行询价，经过领导确定定出价格。 询价单 对批量生产需要多种物料进行比议价，经过领导确定定出价格。 核价单 对多种情况下产生请购单，对采购供给商、数量、单价、交期等信息进行维护，经主管审批完发放。 维护采购申请信息， 从采购申请单生成采购订单 采购订单管理及跟踪实施情况。

采购员工
对下发采购订单进行跟踪催货，到货送检，立即取得送货单，质检单，确定入库单。
采购变更
对已经有入库采购订单采购协议变更时，对采购订单也做对应变更。

采购退货
进货单 已经进入库房，在生产使用过程中发觉不良，退货处理。 退货单 （红字外购入库单）录入后，审核自动生成红字采购发票 。
委外加工
计划员制单委外订单，采购委外责任人录入委外单价，审核委外订单，仓库依据委外订单自动生成投料单，进行审核，并依据委外订单生成委外加工出库单，录入 委外加工超定额领料，依据委外加工入库单生成委外业务发票，并提醒财务审核。
委外发票 有财务审核后
录入预付款单、付款单。

2.4 库房ERP职责及要求
岗位 职责描述
对应ERP工作 及要求 主管
安排并检验本部门ERP工作。
书面审批异常数量调整单、报废领料单。
库管员
料件仓库间调拨。
调拨单 从库房调拨到办事处仓库，由办事处仓管审核入库单后跟总部仓库管理员确定。
审核采购入库单、销售出库单。审核厂内发退料单（外购入库红字）、委外退料单（委外出库红字）。
审核厂内委外出库单、委外退料补料单、生产领料单、厂内生产退料料单。
审核工厂发货销售出库，其它出库单等相关单据。

质检员检验完到货物料后，通知库管员点数并入库，审核入库单。
在生产过程中发觉物料不良，车间将物料退回不合格品库房， 由对应员工录入退货单，库管员点退货数量，审核退货单。
生产成品后入库后审核成品入库单
审核销售退货单 依据质检工程师对用户退给销售产品判定结果，点数入库。 审核销售退货单
对企业需报废物料账务处理。 审核报废退料单。
2.4研发部ERP职责及要求
岗位 职责描述
对应ERP工作 及要求 主管
安排并检验本部门ERP工作。 审核BOM相关单据。
标准化 依据设计师新加材料需求，本着企业优化资源，方便生产、维修、采购
方向，综合平衡是否新增品号，如需，则可公布新物料，并确保数据库物料编号、名称、规格等相关属性标准化。
确保物料编码相关属性规范
新增录入产品BOM清单。
BOM变更，有以下多个情况：
BOM和生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增加、材料定额降低。 BOM变更 可由生产班组长 申请
生产
生产计划内生产任务单新增、下达、确定，已经下推生成领料，
生产计划内领料报废退回补料单新增。
成品入库，录入成品入库单。
2.6财务部ERP职责及要求
应收模块：财务业务人审核销售发票 、 录入预收款单、收款单。
办事处财务依据对应用户做收款，选择对应好销售发票进行新增收款单，并通知企业财务审核。
办事处核销未核销单据（收款、预收、收款退款、销售发票）
企业财务确定收款并审查对应收款单、预收单。
应付模块：审核采购发票、审核付款单、付款退款单、核销未核销付款单相关单据。
（付款、预付、付款退款、采购发票）
ERP系统存货核实业务模块：立即进行核销、核实、处理相关问题、月末结账操作。
总账模块：对财务凭证录入正确、立即。每个月统计计算相对应财务报表，并上报领导参考。
3.系统管理
l 用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序
l ERP管理员负责根据系统安全要求定时对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系
统和数据库运行全过程进行监控，确保系统安全运行和数据传输通畅。 l 网络管理员定时对ERP服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。
l 各用户对自己录入单据负责，对需要用基础数据进行核实，如有问题立即通知ERP，同时各相关部门指定专员对本部门数据工作进行检验。
l ERP系统用户在休假或因公外出时，必需将相关工作内容授权给其它用户负责完成，并给对应人员申请临时权限，不得延误工作。
l 做单必需要有依据，严禁在ERP系统中随意更改多种数据。
l 对录入超出半小时单据，需要在不超出半个小时保留，以免单据丢失。
l 为提升ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应立即退出ERP避免其它用户无法使用系统。 l 为提升系统运行效率，各部门必需亲密配合，录入单据人员、各级审核人员应推行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特殊情况在2个工作日内办理完。多种单据审批流见附表。
4.权限管理
l ERP专员必需遵守保密制度，严禁把自己密码转告她人；不得泄露其它用户密码，不得在ERP系统上操作超越自己权限信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。企业需要数据修改时必需按要求程序实施并立即对数据库进行备份。
l 各部门新增用户权限、用户权限变更，应提出书面申请，经相关部门领导签字确定后，报ERP管理员进行设置。 l 用户必需更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给她人使用。
5.检验和考评说明
l ERP系统运行检验采取在系统上日常检验和月度总结相结合方法。
l 依据ERP运行实际情况，组织召开ERP系统各部门运行检验总结会对部分文件进行分析，并提出处理方案，以保障系统正常运行。
6.奖励和处罚
6.1.处罚条例
l 提供数据不立即、一月内出现三次以上错误；录入数据不立即、一月内出现三次以上错误； 对业务步骤不熟悉而且又不立即反馈ERP管理员造成业务实施延误；不按业务步骤实施，有意拖延不配合, 系统业务单据不正常处理操作；各级审核人员未认真推行职责，审核单据不立即；审核未发觉数据错误，单据流转不立即，造成其它相关工作完成延迟。
l 对违反上述条款部门和个人依据情节轻重，分别给部门100~500元元不等罚款，部门责任人自行分解。
6.2.奖励条例
l 依据ERP系统运行月度考评结果分别给部门100~500元奖励。
l 平时表现突出，有很好团体意识，定时完成工作任务且质量很好，给个人100~500
元奖励。