1、销售事务处理制度(A)
□ 交货、检验、配送
(一)对于已接收订单工程,工务科就在做好相关生产日报,使工程进行程序得以明确,并就感动合适机会,通知给发出订单用户知道。
(二)当生产靠近完成时,应和工务科协议,选择指定交货日前合适时日,通知交货对象。如交货有拖延顾虑时,也应事先通知对方,求得其谅解。
(三)在进行产品检验时,应将结果做成测试成绩表等等相关资料。
(四)产品发送是依据出货传票来进行,另外,每次发送货物时,应将其要项记入发送登记簿中。
□ 销售额计算及收款
(一)在缴交产品时,应将交货单副本交给会计科。会计科再将这些资料记
2、入销售帐中。
(二)如已经从用户处先收取订金或预付金时,应将此内容也记入销售帐中。
(三)财会部门于每个月25日,依据销售帐资料算出每位用户未付款项明细表(包含前月余额、本月销售额、应收帐款),送交营业经理。
(四)营业经理得命令各责任人员在应付款项明细表收款栏中记入预付金,经过调整后,再决定营业部收款预定额,然后呈报常务董事签核。
(五)常务董事应先查阅营业部所呈收款预定表,如有必需征求经管经理意见,则由营业经理作说明后,裁定收款预定计划。
(六)收款业务标准上是由营业部门负责,但有时也可委托经管(财会)部门人员去进行。
(七)相关款项催
3、收是由销售科负责督促,销售科必需把相关资料记入收款预定表中,通知给各相关人员。
(八)财务科应将每个月收款收据副本制作成表,在各册、各页上打上编号。并要求相关人员于每日业务终了时,交回这些单据证实。收据上盖有企业印章者,会计科应加以保管,并加盖部门印章。
(九)款项进来时,负责收款或处理款项人中应制作收帐传票,并连同现金、收据副本,提交给财务科。
(十)依据上述应收帐款传票,将收得款项记入销售帐目中。记入内容除包含金额外,须再记入责任人员名字。
□ 书信制作及资料整理
(一)营业书信资料通常包含下列六项:
1.书信、电报(
4、发文、订单)。
2.估价单、订购单、请讲单、规格明细单。
3.交货单。
4.请款单。
5.收据。
6.备忘录。
(二)交易上发文资料,标准上全部须复印并制成副本保留。另外,发文资料上应盖契印或责任人印章。
(三)全部书信资料,全部应编列收受号码,并记入受信簿中,盖上收受日期印章。
(四)处理中文件,应依据下列方法加以分类、归档。
1. 估价文件资料--将交易用户和自己企业方面估价资料,依据发生次序,归类或存档。
2. 订购资料--依据次序将协议书、请款单归档。
3.存档资料。
(五)参考方面资料,可按下列分类方法加以整理:
1. 市场资料。
2. 成本计算。
3. 同业目录。
4. 交易资料。
□ 汇报及会议
(一)营业部必需将每日活动及业务处理情况记入日报表,经由科长、经理,向总经理提出。
(二)销售科应依据每个月及上个月订单量、转拨余额、本月接收订货总额、本月交货额、生产额、未收款项余额、各项接收订货产品内容等等制作成月报表,并经由经理审编后呈汇报给总经理。
(三)每个月或每个月月初营业部和工厂方面,应召集经理,厂长、科长及其它责任人员,举行生产、销售联合会议。
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