合同管理办法.docx

合 同 管 理 办 法

第一章 总则
第一条  为加强合同管理，维护本单位的合法权益，防范和化解交易风险，确保经济活动交易安全，根据《中华人民共和国合同法》（中华人民共和国第九届全国人民代表大会第二次会议于1999年3月15日通过）等相关规定，制定本办法。 
第二条  本《办法》所称合同，是指本单位与各企业（单位）和自然人在生产经营活动中签订的具有民事权利义务关系的协议。 劳动合同和集体合同、廉政协议、安全协议，不适用本办法。 
第三条  合同管理应遵循下列原则：
 1、依法订立合同，保证合同的合法性；
 2、切实履行合同，提高合同的履约率； 
3、及时处理合同纠纷，维护单位单位的合法权益； 
4、保存合同档案，科学管理合同。  
第四条  单位法定代表人为合同管理工作第一责任人；财务部门按照授权范围对合同管理工作负责。 
第二章 合同管理的机构、职能
第五条  单位实行逐级负责的二级合同管理模式，即单位合同管理委员会，合同管理委员会下设合同管理办公室。 
第六条  合同管理委员会由班子成员及相关各部负责人组成。 
主要职责是： 
1、根据国家法规和上级规定，制定和完善合同管理相关的工作制度、实施细则、考核奖惩办法等，并监督执行。
２、研究、批准权限范围内的合同签约、履行、变更、终止等事项；审核需要上报审批的各类合同签约、履行、变更、终止等事项。 
３、研究、决定和上报所属单位发生纠纷的合同的调解、仲裁、诉讼的方案。
4、调查违反合同管理规定的情况和问题，提出处理意见和建议。 
 第七条  合同工作实行首问负责制。各项合同的履行过程中，主要经办人应对合同的履行过程和结果全过程负责。
合同经办人员的主要职责是： 
1、依法提出签订、变更和解除合同的建议；
２、报请合同管理部门（法律顾问）审查其起草、经办的合同； 
３、及时向主管领导通报合同履行中发生的问题，并提出建议； 
４、妥善保管合同资料，及时交合同专管员归档； 
５、工作岗位变动时，必须对经办的未完全履行合同与继任者办理交接。 
第三章  合同经济事项的确立
第八条   经济事项的确立，要做到公开透明，杜绝暗箱操作。由经办人提出建议，报主管领导。由主管领导召集相关业务部门进行论证并形成决定。 
凡属“三重一大”的经济事项，由党政联席会议决定。需要报上级审批的，经上级批准后，确立该经济事项。 
第九条   根据确立的经济事项，参与谈判的人员原则上不少于二人。如谈判结果与已确立的经济事项不一致，重新按决策程序上报审批决定。但对长期已形成固定模式和经常发生的经济事项，可以简化决策报批程序。 
第十条   凡涉及资产出租的，必须采用招标方式。如遇特殊情况，无法采取招标方式的，由单位按决策程序规定做出决定。 
第十一条   订立合同，应当采用书面形式，以法人名义订立 。 
第十二条   书面合同可参照主管局合同的示范文本。主要条款应包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的、质量、数量、价款或者酬金、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。 
凡参照合同示范文本的，必须结合实际，做到条款明确具体与事实相符，解释唯一，排除歧义。 
第四章 合同审查联签、审批
第十三条   推广使用合同模板。修订完善房屋租赁模板合同，上报法律顾问进行审核，并出具书面的法律意见书。合同模板经修订完善后，在单位统一使用，所属单位签订同类合同必须统一使用对应的合同模板。 
第十四条   纸质合同审批采取报批、报备方式。在单位所属公司审批权限范围内的合同采取报备管理方式，由所属单位审批签订、存档备查。 
第十五条  下列合同应报单位审查，并按照《合同管理办法》的规定，报送上级主管部门进行审查批准： 
1、涉外合同（含港澳台）； 
2、对外投资合同； 
3、固定资产转让、股权转让合同。
第十六条   审查联签的内容：签约主体是否适格、条款是否完备、条款是否合法、条款解释是否有歧义、对方资信能力情况等 
第十七条   审查联签人的责任： 
1、经办人将合同文本及相关资料报经办部门负责人审查。经办人及经办部门负责人对合同的真实性、预期利润、对方的基本情况及资信能力负责； 
2、合同管理员对合同条款合法性、完备性及解释初审负责；
3、财务部门对票据的合法性、合理性负责；
4、相关部门对合同的专门性问题负责； 
5、主管领导或法定代表人对合同负总责； 
6、法律顾问对合同合法性及条款解释负责。 
第十八条   所有合同必须经过单位法律顾问最后联签审查通过后才能签订。单位法律顾问联签审查未通过的，应当重新办理审查联签手续。 
第五章 合同签订
第十九条  订立、履行合同，应当遵守国家法律、行政法规，尊重社会公德，坚持平等自愿、公平公正、诚实守信的原则，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。 
第二十条  订立合同有书面形式、口头形式和其他形式。本《办法》规定：订立合同除能即时清结者外，应当采用书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 
第二十一条   签订合同前应详细了解对方的主体资格、经营范围、资信情况（经营资质、信用记录等）、履约能力。对方资信不明的，应要求对方提供有效担保，并签订担保合同或担保条款，明确担保责任和担保方式，否则不能与之签约。 
第二十二条  合同的主要条款应包括：标的，品质和数量，价款和酬金，履约期限，支付方式，违约责任，合同争议的解决办法以及其他需要共同约定的事项等。所订立合同必须做到：意思表示真实、完整，内容、条款齐全，内容及形式合法。
第二十三条  订立合同，应当由法定代表人或授权委托代理人进行。非法定代表人或授权委托代理人不得以自己的名义对外签订合同。 
第二十四条  合同到期需要续签的，应当提前2个月进行审查联签。合同文本条款没有变动的，应结合当前市场实际对合同金额重新定价。 
第二十五条  所属公司不得签订违反诚实信用原则的虚假合同。企业对外签订的各类合同必须留存2份原始文本备案。 
第二十六条  所属公司不准对外提供担保。 
第二十七条   合同文本联签修订后，形成正式文本，文本必须有统一合同编号，由法定代表人或委托代理人签订。 
第二十八条   合同必须加盖合同专用章，不得用公章代替合同专用章。 
第二十九条  未按本《办法》的规定，履行审查程序的合同，没有编号的合同，财务部门不得付款或入账。 
第三十条   订立合同当事人应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。 
第三十一条  对订立和履行合同过程中的电报、电传、信函、图表等电文数据资料，要注意妥善保管；如有不同意见，要在履行规定程序后立即书面回复对方，不得拖延，以避免纠纷和造成经济损失。 
第三十二条  合同签订履行完毕后，经办人应在3日内将与该合同相关的审查、批准、履行等全部原始资料交给本单位合同管理员归档。
第六章 合同的履行跟踪管理
第三十三条  各公司要严格控制未签订合同而履行义务，严禁无合同支付资金。 
第三十四条   各公司合同管理员应加强合同履行过程的监督管理，既要监督促使对方严格按合同行使权利、履行义务，也要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务，确保合同预期目标顺利实现。 
第三十五条   在合同履行过程中，合同履行责任人对本单位的履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条。 
第三十六条   合同履行时要明确合同履行责任人，跟踪掌握合同履行过程，及时细致地收集、整理、保管合同履行记录及证据材料，并确保记录、证据在法律上的有效性。 
第三十七条   合同履行过程中发现可能导致合同无法履行的情况或出现履行与合同约定不符时，合同履行责任人应及时反馈合同管理部门，合同管理部门应会同公司法律顾问分析处理，排除风险、减少损失。 
第三十八条   合同履行中若发现并有确凿证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报单位领导处理。有确凿证据证明对方有下列情形之一的，可以中止履行合同： 
1、对方经营状况严重恶化。 
2、对方转移财产、抽逃资金，以逃避债务。
 3、对方丧失商业信誉。
第三十九条   对合同履行过程中的违约情况或违反合同的情况，合同管理部门应及时查明原因，按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。 
第七章 合同的变更和解除
第四十条   单位经办人、合同管理员、财务人员应当每月对合同履行情况进行汇总，查明合同履行状况，将有关情况及时报告领导。 
第四十一条  合同变更或解除，必须经合同管理委员会批准，并按联签、审查、批准程序办理。   
第四十二条   采用书面形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。合同生效后，当事人不得因姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同义务。 
第四十三条   合同双方当事人协商一致，可以变更合同。法律规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定。当事人协商一致，可以解除合同。 
第四十四条   需要变更或解除合同时，应当书面通知对方并说明理由。接到对方要求变更或解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否正当。如符合变更或解除条件并同意变更的，应当订立变更或解除协议。 
第四十五条  合同解除后，尚未履行的，终止履行；已经履行的，根据履行情况和合同性质，当事人可以要求恢复原状、采取其他补救措施，并有权要求赔偿损失。 
第四十六条  因变更或解除造成经济损失的，其赔偿方法及数额，应在变更或解除协议中予以明确。
第八章 合同纠纷的处理
第四十七条  发生合同纠纷，应当在纠纷发生后3日内书面报告单位领导。需经诉讼或仲裁解决的，应当在提起诉讼和申请仲裁前5日内或收到应诉通知后2日内，书面报告单位。 
第四十八条  当事人对合同条款的理解有争议的，应当按照合同所使用的词句、合同的有关条款、合同的目的、交易习惯以及诚实信用原则，确定该条款的真实意思。 
第四十九条  当事人可以通过和解或者调解解决合同争议。和解、调解不成的，可以根据协议向仲裁机构申请仲裁。当事人没有订立仲裁协议或者仲裁协议无效的，可以向属地人民法院起诉。 
第五十条  当事人应当履行发生法律效力的裁决、仲裁裁决、调解书；拒不履行的，对方可以请求人民法院执行。 
第九章 合同管理的监督检查
第五十一条  单位定期对各公司合同管理工作进行检查，保证合同依法订立和顺利履行，防范合同纠纷。 
第五十二条  合同管理工作检查的主要内容有： 
１、完善合同管理制度、合同管理工作机构与合同管理人员队伍建设情况； 
２、合同管理人员发挥作用情况、合同管理台帐的建立情况； 
３、合同订立和履行情况，重点关注对外投资以及动用大额资金从事经营活动等重要合同的签订与履行情况；
４、合同纠纷处理情况； 
５、合同管理工作中存在的主要问题及原因。
第五十三条  被检查单位应当如实提供有关资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。 
第十章  合同档案管理
第五十四条   合同履行完毕，在合同订立、履行过程中形成的全部材料及合同文本，由经办人整理完毕，交合同管理员归档。如归档合同文本为复印件，必须注明原因，同时附相关函件。 
第五十五条   合同档案按资料形成的时间顺序排列，用钢笔或碳素笔在右下角按顺序编排页码，填写合同目录并注明总页数，以防借阅时抽页或丢页。 
第五十六条   每年度的各类合同，应在次年3月31日前完成归档工作。 
第五十七条   归档以合同编号分类，按合同编号顺序排列，按年度归档，同类合同为一卷，合同分类准确、立卷合理。  
第五十八条   因工作需要查阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、查阅人等，经主管领导批准后查阅。 
第五十九条   合同档案原则上不外借，如遇特殊情况必须借出时，需要持借阅档案审批表，经主管领导批准，履行登记手续借出，不得擅自转借他人，3日内应当归还。如确因工作需要不能按期归还的，必须办理续借手续。交还档案时，合同档案管理人员要与借阅人当面检查合同档案情况。     
第六十条   借阅合同档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料，不得泄漏或擅自向外公布合同档案内容。未经合同档案管理部门同意，严禁复制、摘录、拍摄档案内容。 
第六十一条  为便于合同管理员工作，应为合同管理员配备保险柜、档案柜、电脑、扫描仪等必要的设施、设备。 
第十一章 奖惩
第六十二条  合同管理工作纳入日常经营管理考核。对基础资料规范齐全、定期监督检查评价较高，日常管理工作成绩显著，或避免和挽回重大经济损失的有关人员可给予奖励。 

第六十三条  对在合同履行跟踪管理工作中成绩显著，对相关人员可给予表彰和奖励。 
第六十四条  相关人员对在合同履行跟踪管理工作中玩忽职守，发现问题隐瞒不报，给单位造成经济损失，视情节轻重追究责任。 
第六十五条  对在合同纠纷中负有责任，但在履约过程中能够及时发现和反映问题，能够积极采取措施减少和挽回损失且经调查无个人违法违纪行为的个人，可从轻或免于处分。 
第十二章 附  则

第六十六条  在所属公司重组中，必须对原有合同进行清理，并编制移交记录。未依法终止的合同，由承继人负责继续履行。 
第六十七条  本办法合同管理委员会负责解释，自公布之日起执行。

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2015年1月1日