房地产公司营销礼品管理办法模版模版.docx

xx地产上海置业公司营销礼品管理办法1.0总则1.1 目的:为进一步规范营销礼品管理行为，加强部门间协作，明确营销礼品申请、采购、领用、赠送及保管等流程，特制订此办法。1.2营销礼品范围: 客户抽奖奖品、客户认购奖品、老带新推荐奖励、赠送客户伴手礼、其他营销礼品非外包活动类物料；外包类活动类物料、 VI定制类礼品。2.0采购流程2.1 各项目公司于每月25日之前，根据月度营销活动计划、工作节点将下月营销礼品需求（项目公司对应有权审批人已审批确认过的OA）提交至上海公司总经办。2.2 上海公司总经办采购人员于收到需求1-10日之内与需求部门确认需求并完成初步打样、比价等步骤。2.3 上海公司总经办采购人员须在每月10日即收到采购需求后15日内完成采购工作。如遇工期、物流等客观原因无法采购到位的情况，需及时知会需求部门。2.4 原则上上海公司总经办不受理临时采购请求，如特殊情况时间紧急需要临时采购的，需经上海公司总经理签字同意后方可进行采购，但无法保证采购时效。3.0营销礼品入库管理3.1营销礼品采购完成后，严格参照OA统一在项目行政处入库，并开具三联入库单，与项目常备商务礼品一同管理，不再单独设置营销礼品库。价值较低的礼品（单价50元以下）由物业共同验收完成后，直接转交物业管理。3.2包含在活动合同中采购的礼品：若礼品是当天活动中一次性使用的，采购验收完毕后，无需专门入库，由营销经办人负责验收及临时保管（其中单价在700元以上的礼品除外，单价在700元以上的礼品参照3.1条入库）。3.3若礼品是活动后仍可长期使用的或活动完毕后有剩余的部分，活动完毕后，按照入库管理的3.1条入库。3.4入库前由经办人完成相应的采购验收工作，如在入库时发现礼品有残次，相关责任由经办人承担。项目行政及物业人员主要负责入库时的登记和验收工作。4.0营销礼品出库管理4.1出库审批指引：经办人金额签批人营销经办人/活动负责人50元以下策划经理/销售主管单价50元-700元/批量价格2000元以下营销经理单价700元以上/批量价格2000元以上案场营销负责人若项目营销负责人岗位空缺时，签批到项目总，下同4.2营销礼品的保管与营销礼品的领用发放为不相容岗位，营销礼品不得由保管人员发放。4.3项目行政处的出库单为三联单（白联项目行政留存，红联财务留存，黄联由经办人留存）礼品发放时签收人必须填写联系方式。4.4物业保管的礼品出库时，经办人应在领用后将礼品出库单归档一份至项目行政处，单价在50元以下的礼品可以不需要精确到个人的签收单，不需要填写领取人的联系方式，可以是批量签收单并注明每一批的用途。礼品在任何情况退库时，营销及行政经办人需同时检查礼品是否损坏，退库时发现损坏的由营销经办人负责，退库后发现损坏的由项目行政负责。4.5 50元以上的礼品必须由客户签字领取，原则上内部员工不得代领代签，特殊情况需寄送时或代签时，需保留快递底单或备注情况说明。请营销案场负责人做好督导、核查工作。因入库单为财务报支流程的重要凭证，项目行政经办人需确保入库单在三日内流转至上海公司总经办采购经办人处。5.0营销礼品库存管理5.1案场出纳按月盘点项目行政保管的营销礼品，项目行政打印出本月的礼品库存统计表给到案场出纳，盘点实物与本月的礼品库存统计表内容无误后双方在统计表上签字并各自留档，同时归档一份至项目行政处并抄送上海公司总经办相关人员。若发生礼品的非正常遗失或者损坏，责任由项目行政承担。5.2物业的礼品保管人员以月为单位将入库单、出库单、经财务确认的礼品库存统计表原件归档至项目行政处，资料收回归档至上海公司总经办。5.3案场出纳以月为单位将入库单、出库单、礼品库存统计表归档至销售会计处保管。6.0营销礼品采购台账管理6.1由项目行政负责登记项目的营销礼品采购台账（包括该项目采购的营销礼品，从商务礼品库领用，用作营销礼品的情况等并与项目日常商务礼品管理台账）。上海公司总经办将按季度进行盘点，并且不定期抽查各项目营销礼品。6.2项目行政应以月为单位与销售会计核对台账，并提供当月的礼品签收单，核对“上月剩余礼品+本月采购礼品=本月库存礼品+本月已签收礼品”是否正确，若在每月20日仍未核对完毕，财务部将拒绝审批营销礼品类的流程。6.3所有相关经办人需根据季度、半年度、年度盘点情况，及时管控库存。通用礼品及VI制品可项目间调拨使用，避免礼品积压浪费。若礼品积压情况严重，上海公司总经办将在下次采购需求收集环节中提高审核标准。7.0适用范围7.1 本办法适用于xx集团有限公司或/及xx地产控股股份有限公司在上海投资设立之控股子公司。附：完整采购、入库、出库流程图 注：因业务需要而由营销部自行采购或活动公司代为采购的营销礼品，需提供完整询价资料、三方比价资料，并及时知会行政部。 上海置业公司营销管理部、财务管理部、总经理办公室 二一六年三月十六日