行政管理制度规则样本.doc

上海百胜斯生物科技行政管理制度汇编目 录第一章 行政管理系统组织条例03第二章 行政管理制度总则05第三章印章管理06第四章办公自动化管理07第五章行文管理09第六章列册和书籍管理14第七章办公资产管理15第八章会议管理17第9章 提案管理18第10章 保密制度19第11章 考勤管理20第12章 值班管理21第13章 车辆管理22第14章 宿舍第15章 管理24第16章 办公环境管理和礼仪规范25第17章 附则27 第一章 行政组织条例一、总则（1） 为健全企业组织制度，（2） 确保企业合理运作，（3） 特制订本条例。（4） 企业将以市场需要为依据，（5） 以效率为目标，（6） 以全体职员为依靠，（7） 不（8） 断完善管理。（9） 各职能部门和职员应该坚持相互服（10） 务。（11） 企业实施岗位责任制，（12） 坚持因事设岗，（13） 定岗定编责权对等，（14） 分工协作，（15） 统一指（16） 挥标准。二、组织机构（1） 董事会是最高权力机构，（2） 决定企业一切（3） 重大事宜。董事长为企业法定代表人。（4） 董事、经理及财务责任人不（5） 得兼任监事。监事会行使下列职权： 1、 检验企业财务； 2、 对董事、总经理实施企业职务时违反法律、法规或企业章程行为进行监督； 3、 当董事和经理行为损害企业利益时，4、 要求董事和经理给予纠正； 5、 提议召开临时股东会；监事列席董事会会议。 （6） 总经理直接对董事会负责，（7） 实施董事会各项决定，（8） 组织和领导企业日常经营工作。 （9） 总经理助理帮助总经理处理企业经营组织、协调和平衡工作。督导各部门按期完成企业下达各项任务，（10） 完善工作制度，（11） 提升分管部门工作效率。（12） 企业管理机关设总经办、人力资源中心、财务管理中心、营销管中心、市场推广中心、监审中心六个部门。（13） 企业组织架构：见下页 三、岗位责任制（1） 各部门领导负责对部门各岗位制订具体岗位责任制，（2） 行为准则和细则和规章，（3） 以作为工作和考评依据。同（4） 时制订具体岗位职务说明书，（5） 作为职员培训依据。（6） 各岗位人选实施公开竞争、择优录用标正确定，（7） 通常经过笔试、面试、试用和签约录用四个阶段，（8） 由人力资源部统筹进行。（9） 依据工作量适宜标准，（10） 能够一岗多人，（11） 一人多岗，（12） 但会计和出纳不（13） 能一人兼任。（14） 各岗位人员外出或请假，（15） 其主管应指（16） 定她人暂時代理其岗位，（17） 代理岗位者上岗前应进行培训，（18） 临时离岗者应交待相关事宜及提供后续支援，（19） 主管应尤其帮助代理岗位者实施职务。各岗位不（20） 得因人员流动造成缺岗。第二章 行政管理制度总则行政管理依据来自正式下发中长久工作计划、计划，多种规章制度，组织政策要求及相关权限，上级授权。行政管理必需做到有法可依、有法必依、令行严禁。（1） 行政管理标准：1、 服2、 从指3、 挥：对上级合乎法律和制度指4、 令全部要服5、 从,不6、 得无故拖延上级部署任务。7、 逐层管理：上级对下级指8、 挥和下级对上级请示全部要逐层进行，9、 不10、 得越级。上级可越级检验不11、 能够越级指12、 挥，13、 下级能够越级申诉不14、 能够越级请示。申诉用书面形式表示。15、 一人负责：不16、 论什么工作，17、 上级应使最终负责任人只有一个。18、 连续工作：任何人任何形式离岗，19、 全部要做好工作交接，20、 不21、 得使工作间断。22、 立即复23、 命：任何指24、 令不25、 管能否完成，26、 必需在限定短时间内向下达指27、 令者回复28、 。29、 一致性：任何人无权改变企业制度规则，30、 制度改变必需按程序进行。31、 指32、 挥：在管理结构图或岗位设置图上有指33、 挥线直接连接上下级岗位之间有指34、 挥和被指35、 挥关系。36、 授权：包含常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么，37、 达成什么效果，38、 给予下级什么权力，39、 必需清楚，同40、 时应该把这种授权通知相关人员。授权应避免权力交叉和重合。临时性授权是指，41、 任何管理者因为个人原因使自己工作职责不42、 能够亲自完成时，43、 可经过授权方法让下属完成。44、 检验监督：任何管理者全部有检验监督职责，45、 关键是本部门负责范围内检验监督。（2） 本制度规范企业行政管理工作，（3） 是企业整体管理制度关键组分，（4） 企业及所属职能部门、地域分部等，（5） 不（6） 论地域，（7） 在行政作业事项中除国家相关要求外，（8） 皆按本制度办理。（9） 本制度意在规范企业各级管理机构行政管理，（10） 建立统一、科学、严格行政管理体制，（11） 为深入提升整体管理水平奠定基础。（12） 行政管理是为实现管理目标而（13） 进行动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为总和，（14） 是区分于业务管理企业基础管理。（15） 行政管理有责任对企业上下、各部门之间管理活动进行协调。（16） 本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。（17） 行政效能管理五项行为要求“五定模式”：1、 定位“人”功效及角色饰演，2、 必需设定，3、 才能实施权责和职责机能。4、 定点内部实施和利用各式表格、资料、文件等，5、 必需设定固定“责任区”和“置放区”，6、 以确保操作步骤化，7、 做有条不8、 紊。多种文件资料必需分类列册管理。9、 定向依工作步骤方法运转，10、 在每一个步骤，11、 皆保持一定操作方向，12、 才不13、 致混乱。14、 定人将工作责任到人，15、 实施“个人责任制度”，16、 在每一个步骤步骤中，17、 不管是表格、资料、文件等，18、 全部必需落实到个人负责范围，19、 方便实施查核、推进及督导。20、 定时将上述所列各式内容，21、 在日作业、周作业、月作业或季度作业中，22、 不管是由上往下或由下往上，23、 全部必需设定“时间管制”方便加强效率运转。（18） 职员必需以书面方法替换口头方法、以统计方法替换记忆方法，（19） 进行工作步骤，（20） 任何口头请示、承诺或同意均为无效；能够以表格反馈事项尽可能不（21） 以文字描述，（22） 能够以图表描述事项尽可能不（23） 用表格。第三章 印 信 管 理本制度要求了印章和介绍信保管及管理内容要求。一、印章种类：（1） 印鉴：指（2） 企业向政府主管机关登记企业印章或指（3） 定业务专用企业印章。（4） 职衔章：刻有企业责任人职衔印章。（5） 部门章：刻有企业部门名（6） 称印章。（7） 职衔签字章：指（8） 刻有企业责任人职衔及署名（9） 印章。二、印章和介绍信保管（1） 企业印章和介绍信由总经办主任保管，（2） 通常情况下，（3） 总经理不（4） 可直接保管公章。（5） 协议（6） 专用章由总经办主任保管；协议（7） 专用章仅用于产品销售业务协议，（8） 企业其它关键协议（9） 必需使用公章。（10） 财务专用章及企业责任人名（11） 章等预留银行印鉴由企业财务责任人和总经办主任分别保管，（12） 和银行支票分开管理，（13） 支票及其它有价证券由出纳保管。（14） 各职能部门部门章由部门责任人指（15） 定专员保管。（16） 印鉴为企业珍贵物品，（17） 各印章保管人须妥善保管好企业印章，（18） 不（19） 得私自用章，（20） 并把好用印关。有遗失印鉴或用印违规渎职者，（21） 企业将视情节严重程度给予处分。三、用印、用信要求及手续（1） 任何部门或任何人要盖公章，（2） 必需填写公章用印记录表，（3） 并经企业责任人同（4） 意后方可用印，（5） 并由总经办盖章。在公文上盖印是公文正当标（6） 志。所以，（7） 必需正确无误，（8） 认真对待。凡经领导签发公文，（9） 不（10） 得漏盖印章或模糊不（11） 清。盖章位置放在公文年月日中间。（12） 任何部门或任何人要盖协议（13） 专用章，（14） 必需填写协议（15） 专用章用印记录表并经企业责任人审核同（16） 意后方可用印，（17） 并由总经办盖章。（18） 财务专用章及法人章必需依据已经由企业各级领导审核同意财务凭证用印。（19） 用部门章也须填写章用印记录表，（20） 并经部门责任人或其指（21） 定职务代理人签字同（22） 意后方可用印。（23） 凡因公事须介绍信，（24） 均由企业责任人签字同（25） 意，（26） 由总经办登记后，（27） 出具介绍信，（28） 并加盖公章。介绍信必需写明具体事由。（29） 企业职员因个人私事要该公章，（30） 必需经企业责任人审核同（31） 意后，（32） 总经办给予登记，（33） 再行盖章。四、拒绝用印（1） 严禁在空白纸上盖印。（2） 非公事不（3） 能开具介绍信（4） 严禁开具空白介绍信。（5） 对事由含糊不（6） 清或模棱两可不（7） 予办理。第四章 办公自动化管理电话和传真已经成为现代信息沟通关键工具，本制度所指电话传真管理是从接收到最终处理全部步骤完整程序化管理。本制度适适用于总企业、分企业。一、电话、传真操作管理（1） 接听电话时，（2） 标（3） 准用语为：“您好，（4） 百胜斯企业”。（5） 接听电话要快速、正确，（6） 用语简练、清楚、耐心。应在铃响2（7） 3声之间就拿起话筒。（8） 接听电话时要做好统计准备，（9） 关键是六大要素：何人、何地、何因、何事、何时、何果。（10） 各部门必需有电话统计本，（11） 并定时归档，（12） 作为信息传输关键基础资料。二、传真接收（1） 接收传真时注意多个要素：来电人姓名（2） 、单位、传真页数，（3） 关键程度，（4） 送交时间，（5） 送交部门，（6） 送交何人。（7） 传真不（8） 清楚时，（9） 必需立即要求重传，（10） 直至清楚为止，（11） 对于关键数字要进行核定。（12） 收到传真后要立即登记在传真统计簿，（13） 将相关要素统计清楚，（14） 作好签收工作。三、电话和传真传输和处理接听电话、传真后应立即填写传真、电话处理单，将相关信息立即反馈到相关部门或相关领导，具体要求是：（1） 企业、部门责任人关键电话、传真，（2） 必需在电话结束后10分钟内和相关人员取得联络并立即正确地传达电话内容。（3） 当无法和相关人员取得联络时，（4） 必需依据事件急缓，（5） 在尽可能短时间内给来电者回复，（6） 并继续和相关人员联络。（7） 关键传真件必需复（8） 印后立册归档。（9） 任何有实质内容传真和电话全部必需统计在登记簿上。（10） 关键传真、和电话必需根据传输、送审、处理、反馈程序进行。四、电脑及网络管理：（1） 电脑设备（2） 作为我们工作必不（3） 可少关键工具，（4） 计算机网是指（5） 利用网络设备（6） 、通信介质和适宜组网技术和协议，（7） 和各类系统管理软件和应用软件，（8） 将企业计算机和多种终端设备（9） 有机地集成在一起，（10） 用于培训、企业管理、信息资源共享等方面工作计算机局域网络系统。各部门、各地域分部必需按本要求落实电脑及网络管理实施细则，（11） 并严格实施。（12） 企业全部计算机由办公室负责。未经办公室许可，（13） 任何人不（14） 得更换、损毁；不（15） 得改变其物理位置、性能；不（16） 得改变其连接关系、运行状态、系统配置。（17） 办公室负责电脑及外设、备（18） 件计划、采购，同（19） 一单位使用电脑尽可能购置同（20） 一个品牌，（21） 方便于维护和硬件资源共享。各部门如确需配置电脑，（22） 需向企业责任人提出申请。（23） 各部门应该立即在局域网提供本部门制订规章制度、企业使用各类表格等（已经各部门确定）必需设定共享。（24） 办公室要切（25） 实加强对职员上网管理和引导。为避免网上不（26） 良信息对计算机侵袭和影响，（27） 使用者必需一星期最少进行3次电脑杀毒方法；为优化电脑内存，（28） 每个月进行一次内存空间整理。（29） 电脑如在操作过程中发觉异常情况，（30） 须立即报本部门责任人，（31） 仍不（32） 能处理，（33） 由办公室作对应处理。（34） 企业网全部使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道德规范，（35） 不（36） 得从事危害企业利益、影响企业形象、窃取或泄露她人秘密和其它不（37） 良行为。（38） 违反本措施及人为造成网络故障、系统异常使企业遭受经济损失，（39） 其责任由本人自负外，（40） 企业给对应处罚。五、电脑操作管理（1） 电脑操作本着一人负责标准，（2） 每台电脑必需确定一人负责。用户对系统和办公室所分配电脑在在职期内享受专用权，（3） 为了预防数据被盗、丢失、系统错乱等现象，（4） 须进行必需密码设置。任何人未经许可，（5） 不（6） 得使用。（7） 电脑操作者必需经过专业培训，（8） 未经培训者不（9） 得单独上机。（10） 操作电脑时不（11） 准吸烟或进行其它和操作电脑无关事情。（12） 复（13） 制或安装软件必需经过电脑管理部门同（14） 意方可进行。（15） 电脑内信息资料复（16） 制必需经过本部主管领导同（17） 意方可进行。第五章 行文管理本制度要求另外公文处理基础标准和公文收、分、传、办和行文基础内容、要求、程序。本制度适适用于本企业及下属各分企业。一、文件种类：（1） 请示：请上级指（2） 示和同意，（3） 用“请示”。（4） 汇报：向上级汇报工作，（5） 反应情况，（6） 用“汇报”。（7） 批复（8） ：回复（9） 请示事项，（10） 用“批复（11） ”。（12） 通知：传达上级指（13） 示，（14） 要求下级办理或需要知道事项，（15） 批转下级公文或转发上级、同（16） 级和不（17） 相隶属单位公文，（18） 用“通知”。（19） 通报：表彰好人好事，（20） 批评错误，（21） 传达关键情况和需要所属单位知道事项，（22） 用“通报”。（23） 决定：对一些问题或重大行动做出安排，（24） 用“决定”。（25） 函：平行或不（26） 相隶属单位之间相互商洽工作，（27） 向相关主管部门问询和回复（28） 问题，（29） 用“函”。（30） 会议纪要：传达会议议定事项和关键精神，（31） 要求相关单位共同（32） 遵守实施，（33） 用“会议纪要”。（34） 简报：上下左右之间反应工作情况，（35） 交流工作经验，（36） 关键限于内部使用，（37） 用“简报”。（38） 调查汇报：为了处理实际问题，（39） 掌握客观规律，（40） 进行调查，（41） 取得对事物本质和规律性认识，（42） 用“调查汇报”。二、企业行政文件分为三类：（1） A类文件：制度、要求、规范、补充要求、规章制度解释说明等；（2） B类文件：公告、决定、通告、通函、通知、复（3） 函等；（4） C类文件：企业签呈、文件会签单、收发文确定单等表格单据类。三、企业行政文件编号规则：（1） A类文件编号规则：AAB（2） CCCC（3） DDD1、 AA：编文单位及部门。2、 B：文件类别码，3、 A类文件类别码即为“A”。4、 CCCC：文件编制年份。比如，5、 6、 DDD：次序号，7、 是在前三项基础上大流水号。比如：企业通用标准编号为“中心办公室A002”（二） B、C类文件编号规则：AABCCCCDDEEFF1、 A：编文单位及部门。2、 B：文件类别码。3、 CCCC：文件编制年份。4、 DD：文件编制月份。5、 E：文件编制日。6、 FF：次序号，7、 是在前五项基础上大流水号。比如：7月22日公布人事通函，编号为“人力资源中心B072201”四、企业行政类表格单据类码：表格部门名称表格名比如：财务管理中心借款单，编码为：“表格财务部借款单”五、只有企业职能中心有权签发A、B类文件，签发人必需为企业责任人或职能中心责任人，核发人必需为企业责任人或总经办主任。包含多个部门配合实施文件经过知晓人签字方法完成会签后，方可正式行文。附于正式文件以后，存于发文部门。六、文件格式：（1） 企业内部及对外文件均需打印，（2） 不管行文或表格，（3） 均应采取标（4） 准页眉及页脚格式。除固定表格外，（5） 整篇文章上下页边距不（6） 少于2厘米，（7） 左右页边距不（8） 少于2.5厘米，（9） 连续数页文章，（10） 应于页脚正中连续编号（比如共5页第2页标（11） 为“5（12） 2”，（13） 字体一律用简体宋体，（14） 主标（15） 题二号字体，（16） 副标（17） 题三号字体，（18） 正文小四号字体，（19） 正文行间距为固定值24磅；文件标（20） 题之下均需注明文件编号；文件结尾须有签发部门、签发人、核发人、抄报、送、抄发行等。（21） 文件格式通常包含：标（22） 题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号等。（23） 文件纸通常见A4纸，（24） 汉字直写文件以右方装订为标准，（25） 汉字横写或外文文件则以左方装订为标准。（26） 文件如有皱折、破损、参差不（27） 齐等情形，（28） 应先整补，（29） 裁切（30） 折叠，（31） 使其整齐划一。（32） 内部行文能够用分企业或职能中心名（33） 义行文，（34） 分企业或职能中心不（35） 得联合行文，（36） 各职能中心之间不（37） 要用发文形式处理通常性问题。（38） 各行文单位通常不（39） 得越级行文，（40） 特殊情况必需越级行文，（41） 应该抄报越过单位。（42） 向上级请示公文应一文一事，（43） 主送一个单位，（44） 不（45） 要同（46） 时抄送下级单位，（47） 不（48） 要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位关键行文，（49） 能够抄报直接上级单位。（50） 基础格式以下所表示：（下页）文件主标题副标题（AAB-CCCC-DD-EE-FF）正文：。签发部门：上海百胜斯生物科技 *中心签发人： 核发人：抄报：上级部门抄送：同级部门抄发：下级部门（51） 对外行文字号：1、 企业：X1X2（X3）总字第0000号。X1X2为企业简称；X3为地域类别，2、 不3、 需分地域者省略；0000为企业收（发）文流水号。4、 对于企业对外行文编号由总经理办公室统一制订管理。七、管理内容和要求（1） 确保立即、正确地处理公文，（2） 反对积压和紊乱，（3） 注意文件安全，（4） 预防失密泄密，（5） 是公文处理基础标准。立即，（6） 就是要时刻注意文件时间性，（7） 确保立即、快速地处理公文，（8） 处理问题，（9） 不（10） 积压，（11） 不（12） 拖拉，（13） 不（14） 误时，（15） 不（16） 误事。通常公文处理以不（17） 超出一周为限，（18） 紧急公文随到随办。正确，（19） 就是要时刻注意文件办理正确性，（20） 行文文字要简明、确切，（21） 条理要清楚。文件收发运转要正确无误，（22） 不（23） 出差错。（24） 收文1、 有外单位送本企业公文，2、 统一由总经办签收、拆封、登记。做到当日来文，3、 当日拆封。如发觉漏页、漏附或误送，4、 应立即联络发文单位。因故未能将当日来文拆封处理时，5、 应将收到文件全部看一遍，6、 急件急办，7、 以防误压。8、 “亲收”、“亲启”文件，9、 一定要有收件人或指10、 定人员亲自收启。可视情况进行登记。11、 “绝密”文件，12、 一定要由企业责任人或指13、 定人员拆封。14、 一些不15、 关键，16、 以后又无参考价值文件，17、 如通常会议通知、便函等，18、 可不19、 作登记。20、 在拆封登记时，21、 要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本项目，22、 通常应包含：收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。随文附来多种附件（包含文字、表格），23、 要在专栏里将份数登记清楚。（25） 分文1、 来文经过登记手续后，2、 按各部门分文，3、 并要求签收。4、 分文、批办、签注意见时，5、 一定要写清楚主办、协办部门、阅知部门；哪些领导、部门责任人阅知、阅批。6、 通常职责不7、 清，8、 难以确定主办部门文件，9、 先由总经办和相关部门联络后确定主办部门，10、 如经联络后仍不11、 能处理，12、 则送请领导指13、 定部门主办。（26） 运转1、 领导阅示。某部门办文：先领导，2、 后其它部门。3、 领导阅。某部门阅文：先领导，4、 后部门。（27） 办文1、 承接人收到文件后，2、 拟办文稿，3、 连同4、 来文一并提交领导审核签发。5、 来文如有前案，6、 承接人应将前案处理情况摘要说明。7、 需要会办会签公文，8、 会办会签前，9、 主办部门必需和相关部门交换意见，10、 取得一致意见后，11、 由主办部门负责快速拟稿，12、 并办理会签。13、 如需以上级名14、 义行文时，15、 要求内容正确，16、 注意公文体式和文字、标17、 点，18、 必需依据问题性质、内容和包含范围，19、 确定公文文种、发放范围（主送、抄报、抄送）、缓急程度（特急、紧急、急）、机密程度（绝密、机密、秘密）等。（28） 签发1、 凡以企业名2、 义发出公文，3、 均由总经办内勤拟稿、打印，4、 主任核稿，5、 总经理签发。6、 各职能中心发出公文，7、 由各职能中心专员拟稿、打印，8、 企业领导核稿，9、 中心领导签发。（29） 发文1、 凡经领导签发公文，2、 必需由总经办收发人员登记编号。发文登记按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本项目，3、 包含次序、发文日期、发往企业或部门、文件份数、密级等。4、 文件封发时，5、 应检验份数，6、 附件是否相符，7、 是否盖章，8、 文件中收文机关和信封上是否一致，9、 检验无误后进行包封登记。并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。（30） 缮印和校对1、 凡由总经办拟办各类公文、简报、信息、会议日程、上报材料等由内勤拟稿，2、 总经办主任校对，3、 并送企业领导或主任核准后，4、 方可打印。5、 各职能中心拟办各类公文、简报、信息、上报材料等由职能中心专员拟稿，6、 中心责任人校对，7、 并送企业领导或中心责任人核准后，8、 方可打印。9、 公文打印按文件缓急程度依次排列，10、 通常情况公文不11、 超出两天，12、 急件必需当日完成。（31） 文件递送1、 和收文人在同2、 一区域内，3、 可采取文件直接递送，4、 而且收文单位收文人须在发收文件记录表上签字确定。5、 企业间文件递送可用传真、邮寄（挂号信）、快递。（32） 传真事项：1、 全部传真资料必需经责任部门责任人签字（相关财务时，2、 必需有财务主管签字）。3、 清楚填写“收发文确定单”，4、 以回传确实定单由总经办按日期统一归档。方便备5、 查。（十一）邮寄事项：1、 如需邮寄、快递全部物品或资料，2、 全部须经部门责任人同3、 意，4、 由部门责任人通知前台文员寄送。并在信件/快递发件记录表和快件底单上签字确定。八、总经办负责各部门需公告文件公告和收回交存工作，标准上企业文件公告期为5天；凡在岗职员均须在公告文件上署名以示知悉，办公室负责统计未署名之职员，并给处罚；每次10元。第六章 列册和图书管理为了规范本企业全部文件、资料、业务单据和图书报刊，特制订本制度。本制度适适用于总企业和下属分企业。一、列册管理（1） 部门各相关文件、资料、业务单据必需列册管理，（2） 按“定点”及“定向”标准分类排序置放，（3） 以提升工作之效率和有序性。（4） 文件列册归档范围：1、 关键会议材料，2、 包含会议通知、汇报、决议、总结，3、 领导人讲话，4、 经典讲话，5、 会议简报，6、 会议统计等。7、 上级管理部门发来和本企业相关决定，8、 决议，9、 指10、 示，11、 命令，12、 条例，13、 要求，14、 计划等文件材料。15、 对外正式发文和相关单位来往文书。16、 请示和上级管理部门批复17、 。18、 反应关键职能活动汇报，19、 总结。20、 多种工作计划、总结、请示、批复21、 、会议统计、统计报表及简报。22、 和相关单位签署协议23、 、协议书等文件材料。24、 干部任免文件材料和相关职员奖励，25、 处分文件材料。26、 职员劳动、工资、福利方面文件材料。27、 企业大事记及反应本企业关键活动简报、照片、录音、录像等。（5） 各职能中心固定列册包含文件手续列册、发文列册、收发列册、分企业往来列册、业务单据步骤列册等：1、 文件手续列册：各职能中心推行文件收发手续资料应统一分类列册。2、 收文列册：收到其它职能中心文件，3、 可统一列册，4、 分不一样5、 中心管理。6、 发文列册：按文件类型及文号统一列册管理。7、 分企业往来列册：和分企业多种文件往来需分地域单独列册管理。8、 业务单据步骤列册：针对一式数联业务单据应按其实施进度分别列册管理。（6） 各职能中心专用文档也必需做到列册管理。（7） 企业办公室为本项要求查核责任部门。（8） 保留期限。文件保留期限除政府相关法令或本企业其它规章特定外，（9） 依下列要求办理：1、 永久保留：企业章程、组织规程及办事细则、董事会统计、财务报表、政府相关核准文件、不2、 动产全部权及其它债权凭证、产品设计图等其它须永久保留文书。3、 保留：预、决算书类，4、 会计凭证、企业计划资料等其它核定须保留文书。5、 5年保留：期满或解除合约、其它经核定保留5年文书。6、 1年保留：结案后无长久保留必需者。7、 规章由规章管理部门永久保留，8、 使用部门视其使用期间给予保留。（10） 借阅、调用档案，（11） 资料：1、 借阅、调用资料须如实填写借阅资料申请表，2、 经所在部门主管签字确定，3、 方可借阅。4、 财务、职员劳动工资等方面资料其部门自行保管十二个月，5、 后转交办公室统一保管。 二、图书管理（1） 适用范围：本企业全部职员，（2） 须认真遵守本企业借阅制度。（3） 企业阅读时间：早上9：00前；中午：11：30-12：30；下午17：00后。（4） 借阅措施：1、 各类书籍、杂志一人一次借阅仅限一册，2、 时间最长不3、 得超出一个星期，4、 到期不5、 能归还，6、 须办理续借手续。30天内许可续借一次。7、 各项借阅、归还须在前台登记办理借阅登记、签收事宜，8、 不9、 得私自动用；不10、 得转借她人。11、 借阅书籍、杂志要保持整齐、完整、按时归还，12、 不13、 得损坏、涂改、和遗失如有这类情况企业将追究借阅人责任，14、 按原价给予赔偿。（5） 各类书籍、杂志、报刊借阅，（6） 均由办公室负责管理。（7） 上述违章赔款，（8） 由办公室统计后，（9） 由财务扣款。第七章 办公资产管理一、企业办公用资产分类以下：（1） 电子设备（2） ：包含电脑、传真机、复（3） 印机、打印机、电视机、音响设施、电话机等；（4） 办公设施：包含保险柜、会议桌椅、沙发、茶几、办公桌椅、文件柜等；（5） 低值品：包含计算器、账本、文件册、文件夹、订书机、打孔机、文件盒、剪刀等；（6） 易耗品：包含签字笔、胶水、纸张、回形针、大头针、橡皮、铅笔、信封信纸、涂改液、印台、夹子等；（7） 其它：职员工作牌、制服（8） 等。二、固定资产、办公设施、家私等购置，实施预算管理。（1） 使用部门购置时，（2） 需由申请人填写申购签呈（须列明资产明细及申购具体内容），（3） 由申请人直属领导审批，（4） 呈企业责任人核准后，（5） 交办公室统一采购（任何人不（6） 得先购置，（7） 后请款）。（8） 办公室采购后验收入库，（9） 编入资产管理，（10） 并通知使用部门领取，（11） 领取人必需如实在办公用具领用登记本上签收后领取。（12） 采购人员必需凭正当、真实、有效发票、由采购人员在发票右上角签字认可并填写费用报销单，（13） 经逐层审批后报销。（14） 办公室将资产落实到部门、个人管理，（15） 明确各自责任。三、办公低值品、易耗品购置：办公用具是日常工作中需用低值易耗品，根据使用功效可分为低耗品，为了提升工作效率，确保办公用具妥善保管和使用，实施各部门预算管理，办公室统一采购按资产登录管理。（1） 企业各职能中心办公用具实施预算管理，（2） 依据各中心工作性质、人员编制及对办公用具需要量，（3） 制订办公用具定额，（4） 实施超额停发，（5） 计划领用（特殊情况或专案需求时另行呈报）。（6） 各职能中心每个月25日前依据所部下月需要填写办公用具申领单，（7） 由办公室汇总，（8） 制订下月办公用具采购计划，（9） 报企业责任人签字后，（10） 统一购置并办理入库手续。（11） 办公用具实施低值品和易耗品分类管理：1、 低值品领用：使用人提出申请，2、 由其直属部门责任人核准后凭办公用具申领单领用，同3、 时登录部门考评表；4、 易耗品领用：使用人提出申请，5、 办公室核准后登录部门考评表。（12） 采购人员必需凭正当、真实、有效发票、由采购人员在发票右上角签字认可并填写费用报销单，（13） 财务审批、企业责任人签字后报销。四、购置任何物品，一定先入库登记备查，才能申请使用，各职能中心不得偏离程序。五、企业办公用具及设备采购、发放、管理由总经办指定专员管理。六、企业设备、设施统一进行资产编号，如造成人为损坏、遗失等原因视情节轻重处理。第八章 会 议 管 理会议是各级领导布署任务，推进工作开展基础方法之一。为加强会议综合管理，有计划，按步骤地召开各类会议，降低会议次数，提升会议质量，制订管理条列。一、会务管理要求（1） 总经办根据领导要求安排每七天会议日程表。（2） 总经办负责对企业会议室管理。（3） 由总经办负责企业各类会议会务工作，（4） 包含做好会议通知发放，（5） 会场部署，（6） 会议资料准备，（7） 工作就餐、住宿等工作。二、会议分类。依据会议性质分类分为：董事会、职能中心责任人会议、月度会议、专题小组会议和其它临时性会议。（1） 董事会例会最少每十二个月召开一次。经三分之一以上董事提议，（2） 可召开董事会临时会议。董事会会议标准上在企业所在地举行。由董事长召集并主持。（3） 部门责任人会议例会标准上每七天召开一次，（4） 召集人为企业责任人，（5） 汇报上周各部门工作完成情况，（6） 安排本周工作计划。部门之间需要合作完成工作，（7） 在此会议中，（8） 由企业领导在会中协调处理。由总经办责任人作例会统计，（9） 统一归档，（10） 方便查阅。（11） 月度会议每个月召开一次。企业全体职员参与，（12） 关键汇报30天工作完成情况，（13） 和下月各部门工作计划。目标是让企业全体职员全部能了解，（14） 现在企业工作情况及发展进程。（15） 专题小组会议和临时会议，（16） 会议由企业责任人或专题小组责任人视工作需要进行召集，（17） 并由总经办负责安排并通知和会人员。视需要指（18） 定人员进行会议统计，（19） 并归档。（20） 企业各项培训会议、阶段性销售工作会议由职能中心提出，（21） 各职能中心负责筹备。三、举行任何会议必需遵照以规则：（1） 有明确会议目标。（2） 有比较妥当初机和场所。（3） 严格按标（4） 准筛选参会人员。（5） 对会议主旨、议题、应备（6） 资料立即通知参会人员。（7） 会议应该有完备（8） 会议统计，（9） 必需时需要有音像统计。会议结束后应形成会议纪要，（10） 已经形成决议，（11） 由行政主管部门督办。（12） 不管何种会议，（13） 全部必需尽可能简短，（14） 提升会议效率。第九章 提案管理为了推进我企业科学技术发展，不停提升科技水平，发扬群策群力精神，激励全体职员在产品开发、市场开发和经营管理等方面提出合理化提议；和越级向企业高层领导反应本企业和分企业日常经营管理中所存在问题，特制订本管理措施。本管理措施适合总企业和下属各分企业。一、本措施所称合理化提议，关键是指相关改善和完善开发、经营管理、技术等方面措施和方法。二、本企业各级职员所提提议，将以书面形式向所在中心主任呈报，经核正确有其可行性，将由中心责任人向总经理、董事长依次按需逐层上报。三、如职员提出合理化提议和所反应情况，未被自己直接领导所重视；并未上报至企业高层领导，职员可直接上报企业总经理、董事长。四、企业和下属各分企业必需开设董事长和总经理绿色通道；包含信访、电话、E-mail等。董事长、总经理具体通讯地址、电话、E-mail参见企业通讯录。五、提议书内应列关键项目以下：（1） 提议事由：简明说明提议改善具体事项。（2） 原有缺失：具体说明在提议未提出前，（3） 原有情形未尽妥善处和革新意见。（4） 改善意见或措施：具体