档案管理新规制度.doc

企业档案管理制度1.总则1.1为规范企业档案管理工作，明确工作职责，确保档案完整和安全，依据中国档案法及相关法规政策，结合企业实际特制订本措施。1.2档案管理范围包含在生产经营管理活动中直接形成、对企业有保留价值多种文字、图纸、图表、声像等不一样形式和载体统计。2.管理职责2.1行政人事部负责企业档案管理工作，对各事业部档案工作负有指导和监督职责。2.2各事业部由综合秘书依据本措施负责本单位档案管理工作。2.3企业行政人事部负责职权范围内人事档案管理工作。3.档案形成和移交3.1归档范围通常在企业各项经营管理活动中形成含有查考利用价值各类文件材料，不管其何种载体，全部属于企业档案部门归档接收范围，具体包含：3.1.1各级党政机关、管理部门公布需要企业落实实施公文、指示、决定、条例、要求、措施和通知等；3.1.2企业及各部门公布公文签发稿、印制稿，关键文件修改稿及相关要求、措施、规章制度、调查汇报、专题汇报、关键公函等；3.1.3企业各项关键会议会议统计、会议纪要、专业会议材料和其它相关文件材料； 3.1.4企业历史沿革、大事记、年鉴，反应企业关键活动事件各类报刊杂志、声像材料（录音、录像）、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性实物、照片、声像等文件材料；3.1.5企业内部职能活动形成工作计划、总结、汇报、财务预算、决算等文件；3.1.6企业领导公务活动形成关键信件、电报、传真、电话统计，从外单位带回和本单位相关文件材料；3.1.7企业组织机构、部门职责、人员编制、干部任免、劳动工资资料，职员名册、职员简历、职员调配、培训、专业技术职务评定、聘用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料。3.1.8企业在经营活动中形成协议、协议及对应审批材料；3.1.9企业包含诉讼活动形成相关文件材料；3.1.10企业在生产技术管理、科学技术研究、基础建设工程(新建、扩建、改建)等业务过程中形成相关文件材料、图纸、照片、声像及电子档案；3.1.11设备仪器文件材料；3.1.12企业财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料及汇总统计报表和统计分析资料；3.1.13企业分支机构在歇业、清算时全部档案材料；3.1.14相关财产、物资、档案等交接凭证、清册。3.2档案编号3.2.1档案编号设置以下：X-X X- X X X X - X X X 案卷次序号 年份 二级类目 一级类目 3.2.2一级类目、二级类目标具体编码规则，见（附件一：档案编号标准） 3.3归档时间文件资料归档通常采取“季度归档”及“年度归档”两种形式，季度归档为季末次月，年度归档为第二年二月至七月。3.3.1行政、经营等方面文件材料按年度归档；3.3.2企业网上形成电子文件及各业务单位和部门形成其它相关电子文件按年度归档； 3.3.3设备、基建、科研等方面文件材料按工作阶段或工程项目完工后由项目责任人审定签字，三个月内归档；对周期较长科技项目，可视具体情况按年度分批归档；对于关键外来材料(如外购设备随机图纸和文字说明材料等)须在工作完成时随时归档；3.3.4产权方面文件材料，由承接部门在工作进行完成或文件正式生效后立即归档；3.3.5会计档案在会计年度终了后，应由财会部门根据（财政部、国家档案局 财会字199832号文实施）整理立卷，保管十二个月后向档案部门移交；3.3.6因公外出参观学习、考察和参与会议取得文件材料在结束公务后一周内归档。3.4归档要求3.4.1归档文件材料必需齐全完整、真实正确、符合自然形成规律和规范要求，其制成材料必需易于长久保留，字迹工整、图像清楚、签字等手续完备；禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。3.4.2归档文件材料必需是原件(定稿)，含有重大意义文件应同时保留历次修改稿，关键或利用频率高文件材料依据需要可复制若干份归档，工程项现在期资料必需归档两份或两份以上原件以备向上级档案管理部门移交。3.4.3照片(包含底片)、录音、录像带等声像档案必需同其具体文字说明材料一起归档，电子档案采取光盘、磁带等载体归档。归档电子文件必需是最终数据信息并制作对应纸质文件同时归档。电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留十二个月时间。 3.4.4归档案卷质量要符合DA/T22-归档文件整理规则、GB/T11322科学技术档案案卷组成通常要求、DAT28国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范、GB/T50328建设工程文件归档整理规则、GB/T11821 照片档案管理规范国家标准要求。3.5档案移交各门类文件材料在归档前应由行政人事部验收，归档部门或个人应填写归档材料（案卷目录）移交清单，一式两份，交接双方签字各自存档。4.档案保管4.1为了确保档案材料齐全，任何个人不得私自保留应归档文件材料。4.2档案应专柜存放，定时检验，预防损坏和丢失，发觉因信息载体问题而影响档案寿命时，要立即抢救复制。4.3档案存放地点应安全可靠，并应采取必需方法对不一样介质档案妥善保留。办公室必需确保档案安全，依据需要建立档案专用库房和配置足够档案装具。档案库房应坚固，并努力争取配置防盗、防光、防高温、防火、防污染、防潮、防水、防尘、防霉、防虫等设施；保管归档电子文件要采取专门保护设备和保护技术手段。4.4对保密档案管理和利用、密级变更和解密，必需按国家相关法律法规要求办理。5.档案保管期限5.1档案保管期限定为永久、长久和短期三种。5.2反应企业关键职能活动和基础历史面貌，需要长远利用档案列为永久保管；反应企业通常工作活动，在较长时间内对企业有查考利用价值文件材料列为长久保管（10-30年）；通常在较短时间内对企业有参考利用价值文件材料列为短期保管（3-5年）。5.3档案保管期限按档案所属年份下十二个月1月1日起计算，长久计划、协议、要求、合相同相关文书材料保管期限按其使用期满后下十二个月1月1日起计算。5.4介于两种保管期限之间档案，其保管期限一律从长。6.档案管理和利用6.1档案要建立全宗卷，以积累、存放本单位案卷立卷说明、分类方案、交接凭证、判定汇报、销毁档案、检验统计、全宗介绍等材料。6.2档案利用是档案管理目标。为便于查找和利用，档案管理人员要熟悉库藏档案情况，主动了解各项工作对档案利用需要，编制检索工具（如案卷目录）和参考资料，为利用者档案提供便利条件。6.3因工作需要查（借）阅或复印档案，须提交档案借阅审批单（附件二：档案借阅审批单）经行政人事部领导签字同意，外单位借阅档案人员，还须持单位介绍信及个人有效证件，经行政人事部及企业主管领导签字同意后方可查（借）阅或复印。6.4协议调阅按协议管理相关要求办理手续。6.5档案原件标准上不外借，确因情况特殊，须经其部门责任人确定，行政人事部及企业主管领导签字同意后方可借阅。6.6查阅包含企业秘密文件，须经其部门责任人确定，行政人事部及企业主管领导签字同意后方可查阅，通常不许可复印。6.7查(借)阅档案严禁涂划、拆损、抽换、遗失、转借她人,要严格实施国家相关要求，如有损坏、丢失，按摄影关要求处理。6.8归还档案时，档案管理人员要仔细检验清点，发觉有遗失或损坏现象，应立即汇报行政人事部领导。6.9职员调离本企业，在离岗前必需做好资料移交工作，退还借阅档案经档案室签字后方可办理调动手续。7.档案判定和销毁7.1行政人事部依据要求档案保管期限，会同相关职能部门、业务单位相关人员，定时对已超出保管期限档案进行判定。7.2档案判定应在企业领导及相关部门责任人主持下，由行政人事部会同相关部门组织“判定小组”共同进行。判定工作结束后写出判定汇报，对超出保管期限，确无保留价值档案编制清单及档案销毁清册（附件三：档案销毁清册），按相关权限报批后销毁。非经判定和同意，不得任意销毁档案。7.3销毁档案时，应指定专员 (两人)负责监销，预防档案遗失、泄露、漏销，销毁完成，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档，永久保管。8.附则8.1企业行政人事部及各业务单位可依据本及国家相关法规制订对应档案管理细则。8.2本措施由行政人事部负责解释和修订，自公布之日起实施。附件一：档案编号标准一级类目二级类目类目解释X-行政类01-政务公文各级党政机关、管理部门公布需企业实施公文、指示、决定、条例、要求、措施和通知等02-企业及部门公布公文企业及各部门公布公文签发稿、印制稿，关键文件修改稿及相关要求、措施、规章制度、调查汇报、专题汇报、关键公函等03-会议统计、纪要及相关文件企业各项关键会议会议统计、会议纪要、专业会议材料和其它相关文件材料04-企业文件资料企业历史沿革、大事记、年鉴，反应企业关键活动事件各类报刊杂志、声像材料（录音、录像）、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性实物、照片、声像等文件材料05-计划、总结和汇报企业内部职能活动形成工作计划、总结、汇报、财务预算、决算等文件06-公务活动相关资料公务活动形成关键信件、电报、传真、电话统计，从外单位带回和本单位相关文件材料07-其它行政资料未列入以上内容行政资料，如商标管理、信息管理等R-人事类01-组织结构和定岗定编定员企业组织机构、部门职责、人员编制、干部任免、劳动工资资料02-职员档案资料职员名册、职员简历、职员调配、培训、专业技术职务评定、聘用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料03-绩效考评资料部门、职员绩效考评统计04-其它人事资料未列入以上内容中人事资料H-协议类01-企业资信文件企业法律资质相关文件02-企业协议管理文件企业在经营活动中形成协议、协议及对应审批材料03-企业法务文件企业包含诉讼活动形成相关文件材料G-工程类01-设备管理资料设备使用和维护情况等02-现场管理资料项目管理相关资料03-质量和安全管理质量和安全资质、规范、要求等文件04-其它工程管理资料未列入以上内容中工程管理资料J-技术类01-技术研发和申报企业专利技术管理，新技术研发和申报02-技术支持技术评审，标书制作，技术参数、标正确实定，技术服务工作等03-工程预算工程项目标预算04-其它技术管理资料未列入以上内容中技术管理资料Y-业务类01-市场和用户管理资料市场分布、市场开拓情况，用户归类管理等，采购管理情况02-采购管理资料供给商、施工队等采购管理资料03-其它业务资料未列入以上内容中业务管理资料C-财务类01-固定资产资料企业固定资产登记和管理02-财务账目管理财务进出项目标账目管理03-投融资管理重大资金使用和流向、投融资决议管理04-上市管理资料包含上市企业财务事务综合管理资料05-薪酬福利资料职员薪酬数据、福利发放情况登记和归档06-其它财务资料未列入以上内容中财务管理资料附件二：档案借阅审批单档案借阅审批单 编号：借阅单位（人）联络电话有效证件登记或部门证实借阅时间归还时间案卷名称写明借阅目标或处理问题借阅数量卷号： ，共 卷其中：图 张，文字 页原件 需复印 借阅部门领导签字经办人企业领导审批 意 见集团办审批意 见档案室接收人备注：1、企业档案标准上不外借，特殊情况视情审批，必需时报企业领导审批。 2、借阅期限不得超出三天。归还时，双方当面清点，接收人应严格检验归还档案， 无损坏、丢失、污染等情况，并签署意见，不得有误。附件三：档案销毁清册档案销毁清册序号案 卷 或文 件 名年代目录号卷号或文件号件卷内文件页（数）原期限销毁原因备注