物业公司物资管理新规制度.doc

物资管理制度为提升企业基础管理工作水平，深入规范物资和成品流通、保管和控制程序，维护企业资产安全完整，加速资金周转，特制订本制度：第一章 现金管理制度一、现金收入管理各部门零星收入款项在500元（含）以下，由客服财务人员收取，收款必需开具盖有物业企业财务章收据。收款不开收据视同贪污行为，处以100%罚款。收款额满500元经济事项，需填写北京古燕宏卫物业管理收入记录表，并持本表到财务入账，交款完成后将财务开具盖有物业企业财务章收据交由交款人，将有财务经手人签字北京古燕宏卫物业管理收入记录表报物业客服财务人员登记入账。北京古燕宏卫物业管理收入记录表经济事项交款人房号交款人姓名物业经手人企业财务经手人客服财务签收年 月 日 二、现金借支管理1、现金借支关键用于特殊用途临时性暂借款，包含差旅费借款、零星购物借款及其它临时性借款2、借款程序（1）差旅费借款：需借支差旅费时，应填写差旅费请款单，注明预借金额；经各级主管审查、审核、签批；到客服财务人员处领款，客服财务人员以差旅费请款单作为借款依据；（2）零星购物借款：由采购部门填写请购单，经各级主管审查、审核、签批；到客服财务人员处领款，客服财务人员以请购单作为借款依据；通常零星购物借款限额为1000元；（3）其它临时性借款：通常不予借给，特殊情况经同意可借给；有借款还未还清者，一律不准再借。借款人填写借款单，注明用途；经各级主管签批。到客服财务人员处以请款单作为借款还款依据。3、借款人应严格根据借款用途使用借款，不得挪作它用；不然，应按情节轻重追究责任。三、现金报销支出管理1、现金报销需填制支出凭单，物业企业全部些人员必需依据正当、完整原始凭证，按要求粘贴、填制报销支出凭单，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。2、原始凭证基础要求1）原始凭证内容必需含有：凭证名称；填制凭证日期；填制凭证单位名称或填制人姓名；经办人员署名或盖章；接收凭证单位名称；经营业务内容、数量、单位和金额。2）从外单位取得原始凭证，必需符合国家票证管理措施，并盖有填制单位公章；从个人取得原始凭证，必需有填制人员署名或盖章。自制原始凭证必需有经办单位领导人或其指定人员署名或盖章。3）凡填有大写或小写金额原始凭证，大写和小写必需相符。购置实物原始凭证，必需有入库单或验收证实；支付款项原始凭证，必需有收款单位收款证实。4）经相关部门同意经济业务，应该将同意文件作为原始凭证附件。假如同意文件需要单独归档，应该在凭证上注明同意部门、日期、同意人及“原件存档”字样；假如同意文件包含两项报账内容，可将原件附其中一份报账单据，另一份注明原件在“报账中”字样。 3、原始凭证粘贴具体要求：1）在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下，大票在上要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单反面粘贴（原始凭证正面和报销单正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。2）将已填写完成正式报销单粘贴在已贴好原始报销凭证空白报销单上（将左面对齐粘贴）。四、费用报账管理1、费用开支后，应凭报销单办理报账手续；有借支，必需先清理借支。2、依据协议开支各项费用，报账时，应具体注明协议号。3、依据汇报开支各项费用，报账时，应附已指示汇报原件。5、购置办公用具、低耗品、物料、水电卫生设施等物资必需办理入库手续，报账时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证实。6、粘贴好支出凭单应在每七天二早晨交由客服财务人员，由客服财务人员负责找领导签批。第二章 库房管理制度一、库房日常管理1、库房保管员必需合理设置各类物资和产品明细账簿和台账。原材料仓库必需依据实际情况和各类原材料性质、用途、类型分明别类建立对应明细账、卡片；客服财务人员和库房保管员所建账簿及次序编号必需相互统一，相互一致。合格品、逾期品、失效品、料废、退回电机、返修电机应分别建账反应。2、做好各类物料和产品日常核查工作，仓库保管员必需对各类库存物资定时进行检验盘点，并做到账、物、卡三者一致。 3、各物品使用部门必需根椐使用计划及库房库存情况合理确定采购数量，并严格控制各类物资库存量；仓库保管员必需定时进行各类存货分类整理，对存放期限较长，逾期失效等不良存货，要按周编制报表，报送物业企业领导及财务人员，物业经理对本单位各类不良存货每七天必需提出处理意见，责成相关部门立即加以处理。二、入库管理1、物料进仓时，库房管理员必需凭送货单、检验合格单办理入库手续；如属回用物资应凭回用单办理入库手续，拒绝不合格或手续不齐全物资入库，杜绝只见发票不见实物或边办理入库边办理出库现象。2、入库时，库房管理员必需查点物资数量、规格型号、合格证件等项目，如发觉物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。未经办理入库手续物资一律作待检物资处理放在待检区域内，经检验不合格物资一律退回，放在暂放区域，同时必需在短期内通知经办人员负责处理。3、一切原材料购入全部必需用增植税专用发票方可入库报销，无税票，其材料价格必需下浮到能补足扣税额为止。同时要注意审查发票正确性和有效性。4、入库材料在未收到对应发票前，仓管员必需建立货到票未到材料明细账，在票到以后立即报客服财务人员登记入账。 5、入库单填开必需正确完整，供给单位名称应填写全称并和发票单位一致，如属票到冲抵，应在备注栏中注明原入库时间。入库单上必需有保管员及经手人签字，三、出库管理 1、物料出库时必需办理出库手续，并做到限额领料，领料人员凭部门主管签字领料单向仓库领料，领料员和仓管员应查对物品名称、规格、数量、质量情况，查对正确后，经领料人、发料人签字，仓管员登记入卡、入账。2、仓管员在每七天末要和物业财务人员做好物料进出查对衔接工作， 并正确立即报送要求各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三个月以上积压物资报表，并确保其正确无误。四、物料盘点管理1、 每个月25日前，仓库管理员和客服财务人员应对仓库内物品进行逐一盘点。2、 依据盘点结果，填写库存物品盘点表。3 、仓库管理员应将库存物品明细账余额和盘点表上实物余额进行查对：a）经查对无误，仓库管理员应依据当月发生入库单及出库单，编制库存物品进、耗、存表，同时编制下月采购计划； b）如经查对有误： 实物多于账面余额，报财务会计进行账务处理； 如实物少于账面余额，标准上视具体情况依据企业相关规程处理。4 、仓库管理员应在28日前将当月物品盘点表、采购计划表报送客服财务人员处。库房管理标准作业步骤1.0目标1.1本步骤规范库房管理工作，确保对库房物品进行安全、高效、有序管理。2.0适用范围2.1本规程适适用于物业企业库房管理工作。3.0职责3.1企业采购员负责物品采购工作。3.2库房管理员负责物品验收、入仓、领用手续办理和库存物品保管。3.3物业企业客服财务人员负责物品核实。3.4物业企业客服主管负责库房管理工作监督。4.0管理工作关键点4.1库存物品限额标准4.1.1日常消耗物料库存限额： a) 通常为每个月平均消耗量1.2倍； b）特殊情况另行处理。4.1.2常备零件物品库存限额：a）通常为每个月平均消耗量1.5倍；b）特殊情况另行处理。4.2 物品采购申请4.2.1库房管理员标准上应在每个月28日前依据库房实际库存量，编制下月物品采购计划。4.2.2当库房物品低于要求库存限额时，应立即填制所需物品采购计划。4.2.3库房中无储存零星、应急物品由使用部门责任人填制采购计划。4.2.4库房管理员应在每个月28日前将采购计划交物业企业客服部。4.2.5物业企业经理依据下列内容审核： a）仓库实际库存量； b）当月实际消耗量；c）库存物品限额标准； d）下月估计消耗量；4.3物品验收程序4.3.1物品验证要求： a）每次采购物品单位数量少于10个，要求100抽样验证； b）每次采购物品单位数量多于10个，要求10-50验证；c）采购物品必需含有合格证，尤其对批量购置物品必需要验证物品合格证，物品合格证由库管员保留； d）对目测无法验证物品，必需使用相关工具帮助验证； e）物品规格、数量等必需和采购计划单上内容相符； f）库管员应将常见物品说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交物业客服保留、备查。4.4物品入仓程序4.4.1物品入仓程序： a）采购员标准上应在物品采购回来当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入仓，应报物业经理同意后另行处理； b）如采购员通知物品供给商送货上门，采购员应陪同供给商一起到库房验货； c）库房管理员应对符合购置计划物品进行验收； d）经验收合格物品，库房管理员应开具入库单，登记库房物品明细账，并将物品分类存放；e）库房管理员应依据当日物品验收单，立即登记物品明细账；4.4.3设备工具入仓程序： a）新采购工具按物品入仓程序实施； b）以旧换新设备工具入仓程序： 经办人应凭其所在部门主管署名确定工具借领单到仓库办理旧工具入仓手续； 库房管理员经检验无误后给予办理入仓手续，发给新工具，同时在使用工具登记卡上由经办人署名确定； c）退还设备工具入仓程序： 库房管理员依据使用人工具登记卡上项目，逐项清点退还工具； 库房管理员对退还工具进行验收； 库房管理员应在工具登记卡上登记，并由使用人所在部门责任人署名确定后存档。d）借用工具入仓程序： 工具借用人在工具送还仓库前必需把工具清理洁净； 库房管理员依据设备工具领用统计，进行验收； 库房管理员应立即在工具登记卡上登记。4.5库房物品存放管理4.5.1 物品存放仓库自然条件： a）有通风设备； b）光线充足；c）面积宽大。4.5.2库房物品存放分类：a）易燃、易爆和挥发性强物品；b）吸水性强、轻易发潮、发霉和生锈物品；c）常见工具、材料和配件等；d）易碎、易损物品；4.5.3 物品存放仓库区域划分：a）合格物品存放区；b）不合格物品存放区；c）待检物品存放区。d) 处理物品存放区4.5.4 仓库区域划分方法：a）在货架上标识并隔离；b）划线挂标牌。4.5.5 仓库物品存放要求：a）易燃、易爆和挥发性强物品应单独设置仓库存放，存放时应注意：周围无明火、远离热源；摆放在地下；配置灭火器；保持包装完好；库房结构坚固，门窗封闭牢靠；库房门内开。b）吸水性强、轻易发潮发霉和生锈物品存放时：用经过防水处理货架放置； 放在干燥地上或货架上； 配置防潮通风设施。c）常见工具、材料和配件等：不规则物品，用盒或袋装好后摆放；规则物品整齐摆放在货架或地上；体积较大、体重较轻可靠墙上放或挂在墙上。d）易碎易损物品：体积较小或瓶装物品，放置货架底层、整齐摆放在地上；体积较大，应靠墙立放，放置上方不悬挂物品；放置位置有胶垫。4.6库房物品领用管理4.6.1 物品领用程序：a）物品领用人应凭其所在部门主管签字确定领料单到库房办理材料领用手续；b）库房管理员依据领料单上所列品种，逐一发放； c）库房管理员依据领料单内容登记仓库物料发放明细登记；d）库房管理员以10天为一期，将领料单汇总后交物业财务人员查对，并进行相关账务登记。4.6.2工具领用管理：a）工具使用人应凭其所在部门主管确定领料单到库房领用工具；b）库房管理员应依据使用人工具领用卡统计，查对原卡上领用工具是否有反复现象： 如经查对，已经有领用统计，但没有报废或其它处理统计，库房管理员应拒绝发放； 如经查对没有该工具领用统计，将工具发放给领用人后，并在工具领用卡上登记。c）库房管理员以10天为一期，将领料单汇总后交物业财务人员查对，并进行相关账务登记。4.6.3 借用工具领用程序： a）凡因工作需要借用工具人员，应凭其所在部门主管署名确定工具借领单，到库房办理工具借用手续； b）库房管理员依据工具借领单，和库房建立借用工具登记卡查对无误后发放；c）库房管理员对借用工具应依据要求归还期限督促借用人按时归还。4.7库房物品报废管理4.7.1报废标准：a）物品到使用期；b）客观原因造成物品工具已无使用价值；c）按其它相关要求需报废。 4.7.2 物品报废程序：a）报废物品经办人凭其所在部门主管署名确定物品报废单到库房办理物品报废手续；b）库房库存物品报废，由库房管理员负责填写物品报废单；c）库房管理员准备好报废物品相关原始资料：入库时间物品性能介绍；使用时间；使用说明；其它相关资料。d) 物业企业客服主管，应组织相关人员验证；e）报废物品交物业企业经理审批；g）库房管理员依据审批意见，将报废物品相关财务资料交物业财务人员查对并进行相关账务处理。4.9统计表格4.9.1 物品报废单4.9.2 工具登记卡4.9.3库存物品进、耗、存表4.9.4 入库单4.9.5领料单4.9.6库存物品盘点表物品报废单 号报废物品名称物品规格购入时间报废数量报废原因处理方法申请人署名： 年 月 日部门责任人意见 年 月 日专业组责任人审批意见： 署名： 年 月 日物业经理审批意见： 署名： 年 月 日工具登记卡序号时间规格经手人领用人工具名称库存物品进、耗、存表年 月 日 库管员：型号名称入库出库结余型号名称入库出库结余入库单 编号： 年 月 日品名型号包装规格数量生产日期批号检验单号 入库人： 复核人： 库管员：注：一式三联。一联库房存根，一联交领用部，一联交物业财务人员处领料单年 月 日 编号类别材料名称规格单位数量请购实发用途领料部门发料部门责任人领料人核准人发料人（仓管员）库存物品盘点表编号： 年 月 日 序号名称规格型号计量单位实点数量上次盘点实存数量期间出库数量盘点人： 库房管理人： 监督人：