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行政办公规范管理制度

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日期： -7-11

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序言 1
保密工作制度 1
固定资产管理措施 6
第一章 总则
第二章 固定资产分类及折旧
第三章 固定资产购置
第四章 固定资产管理
第五章 固定资产报废
第六章 罚则
办公室管理措施
职员日常行为规范 24
文件管理制度 25
第一章 总则
第二章 公文种类
第三章 公文格式
第四章 行文规则
第五章 发文办理
第六章 收文办理
第七章 公文管理

第八章 附则

企业印章管理措施 31

日常行政工作管理措施 33
第一章 办公用具管理
第二章 企业职员请假制度
第三章 会议室管理要求
第四章 用餐管理

序言

为使嘉川企业系统办公工作实现规范化、程序化、制度化，理顺企业内部关系，深入加强管理和协调，明确办公程序，提升办公效率，保障和促进嘉川企业战略目标实现及各项业务发展，制订本制度。

保密工作要求
依据《中国保守国家秘密法》、《科学技术保密要求》、《相关严禁侵犯商业秘密行为若干要求》和《相关加强科技人员流动中技术秘密管理若干意见》精神，结合我企业《企业知识产权管理要求》及具体情况，制订本要求。
第一条 企业全部些人员，包含技术开发人员、销售人员、行政管理人员、生产和后勤服务人员等（以下简称为“工作人员”），全部负有保守企业商业秘密义务。
第二条 本要求所称商业秘密，是指不为公众所知悉、能为企业带来经济利益、含有实用性并经企业采取保密方法技术信息和经营信息。
本要求所称不为公众所知悉，是指该信息是不能从公开渠道直接获取。
本要求所称能为企业带来经济利益、含有实用性，是指该信息含有确定可应用性，能为企业带来现实或潜在经济利益或竞争优势。
本要求所称企业采取保密方法，包含签订保密协议，建立保密制度及采取其它合理保密方法。
本要求所称技术信息和经营信息，应包含内部文件，包含设计、程序、产品方案、工艺技术、制作方法、管理诀窍、用户名单、货源情报、产销策略、招投标中标底及标书内容等信息。其中技术信息，包含但不限于设计图纸（含草图）、试验结果和试验统计、工艺、配方、样品、数据、计算机程序等等。技术信息能够是有特定完整技术内容，组成一项产品、工艺、材料及其改善技术方案，也能够是某一产品、工艺、材料等技术或产品中部分技术要素。
第三条 未经企业同意，任何工作人员不得将企业商业秘密披露给其它单位或个人。
第四条 企业能够根据相关法律要求，和工作人员签署保密协议。该保密协议能够和劳动聘用协议订为一个协议，也能够和相关知识产权权利归属协议合订为一个协议，也能够单独签署。
签署保密协议，应该遵照公平、合理标准，其关键内容包含：保密内容和范围、双方权利和义务、保密期限、违约责任等。技术保密协议能够在相关人员调入企业时签署，也能够和已在企业工作人员协商后签署。拒不签署保密协议，企业有权不调入，或不予聘用。
负担保密义务科技人员享受因从事技术开发活动而获取对应酬劳和奖励权利。企业无正当理由，拒不支付奖励和酬劳，科技人员或相关人员有权要求变更或终止技术保密协议。保密协议一经双方当事人签字盖章，即发生法律效力，任何一方违反协议，另一方能够依法向相关仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。
第五条 企业能够在劳动聘用协议、知识产权权利归属协议或保密协议中，和工作人员协商，约定竞业限制条款，约定相关人员在离开企业后一定时限内不得在生产同类产品或经营同类业务且有竞争关系或其它利害关系其它单位内任职，或自己生产、经营和企业有竞争关系同类产品或业务。凡有这种约定，企业应向相关人员支付一定数额赔偿费。竞业限制期限最长不得超出三年。
竞业限制条款通常应该包含竞业限制具体范围、竞业限制期限、赔偿费数额及支付方法、违约责任等内容。但和竞业限制内容相关商业秘密已为公众所知悉，或已不能为企业带来经济利益或竞争优势，不含有实用性，或负有竞业限制义务人员有足够证据证实该企业未实施和职员所签相关协议条款，受到显失公平待遇和企业违反竞业限制条款，不支付或无正当理由拖欠赔偿费，竞业限制条款自行终止。
第六条 企业工作人员离开企业时，必需将相关本企业技术信息和经营信息全部资料（如试验汇报、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等）交回企业。
企业工作人员离开企业时，企业能够书面或口头形式向该人员重申其保密义务和竞业限制义务，并能够向其新任职单位通报该人员在原单位所负担保密义务和竞业限制义务。在科技人员或相关人员调入企业时，企业应该了解该人员在原单位所负担保密义务和竞业限制义务，并自觉尊重上述协议
第七条 企业工作人员在离开企业后，利用在企业掌握或接触由企业所拥有商业秘密，并在此基础上作出新技术结果或技术创新，有权就新技术结果或技术创新给予实施或使用，但在实施或使用时利用了企业所拥有，且其本人负有保密义务商业秘密时，应该取得企业同意，并支付一定使用费；未取得企业同意或无证据证实相关技术内容为自行开发新技术结果或技术创新，相关人员和用人单位应该负担对应法律责任。
第八条 在工作期间接触或掌握企业所拥有商业秘密离退休人员、行政管理人员和其它因业务上可能知悉企业拥有商业秘密人员，能够依据本要求进行管理。
第九条 科技人员在完成本职员作和不侵犯企业技术权益、经济利益前提下业余兼职从事技术开发和技术创新等活动，应该依据国家相关法律、法规和１９８８年１月国务院同意《国家科委相关科技人员业余兼职若干问题意见》要求，正确处理本职和兼职关系，不得在业余兼职活动中将企业商业秘密私自提供给兼职单位，也不得利用兼职关系从兼职单位套取商业秘密，侵害兼职企业技术权益。企机关能够参考本意见对相关兼职人员进行管理。
我企业新产品开发和一些关键工作，属国家科技攻关和本企业关键任务，在这些岗位上工作人员兼职可能影响完成国家计划和企业任务。依据《国家科委相关科技人员业余兼职若干问题意见》第二条要求，不许可这些人员从事业余兼职活动。
第十条 对违反本要求人员，视情节轻重，分别给教育、经济处罚和纪律处分。情节尤其严重，企业将依法追究其刑事责任。
第十一条、本要求未尽事宜，按国家工商行政管理局《相关严禁侵犯商业秘密行为若干要求》（1995年11月23日）、国家科委《相关加强科技人员流动中技术秘密管理若干意见》（1997年7月2日）要求办理。
第十二条、本要求自公布之日起开始实施。

附：
国务院同意国家科委
相关科技人员业余兼职若干问题意见（节选）
（一九八八年一月十八日）
二、科技人员业余兼职能够由本单位安排，也能够由技术市场中介机构或科技人员依据技术市场情况，尤其是广大乡镇企业需要自行联络。但有下列情况之一，科技人员所在单位能够决定科技人员暂不兼职：
（一）不认真做好本职员作或不主动负担本单位分配任务；
（二）担负工作包含国家机密，从事兼职活动可能泄露国家机密；
（三）负担国家科技攻关或本单位关键任务，在此期间兼职可能影响完成国家计划和本单位任务；
（四）因和兼职单位存在利害关系或其它可能影响公正办事情形，应该回避在该单位兼职。

固定资产管理措施

第二章 总则
第一条：为切实加强企业固定资产管理，规范固定资产借款报销行为，合理购置、正确使用各类固定资产并提升使用效益，确保企业财产安全完整，特制订本管理制度。
第二条：本制度具体内容划分为固定资产分类及折旧、固定资产购置制度、固定资产管理制度、固定资产报废制度、罚则和附则六部分。
第三条：本制度适用范围包含企业各部门，企业所属各事业部，工程研究院。

第三章 固定资产分类及折旧
第四条：固定资产系指使用期限超出十二个月房屋建筑物、机器设备、办公及电子设备、运输设备和其它和生产经营相关经营设备。不属于生产经营设备物品，单位价值在2,000元以上，而且使用期限超出十二个月，亦列为固定资产。
第五条：固定资产按成本（适适用于本企业成立至现在新增固定资产计价）或评定值（适适用于白沙川江汽车厂重组投入固定资产于本企业成立日起计价）减累计折旧及减值准备列记。
第六条：固定资产成本包含购置及将该项资产达成预定可使用状态前所必需支出。含有未来经济效益重大固定资产改良及更新支出给予资本化。日常维修及保养支出则列为当期费用。
第七条：固定资产折旧以原值／评定值减去3％－10％估计残值后在估计可使用年限内以直线法计提。固定资产估计使用年限以下：

类别

估计可使用年限

房屋建筑物

17-29年
机器及电子设备

2-9年
运输设备

3-5年

第八条：固定资产处理收益及损失以净处理款扣除账面净值后列记于利润表。
第九条：固定资产减值准备按单项分析法对因为市价连续下跌或技术陈旧、损坏、长久闲置等原因造成固定资产可收回金额低于账面价值部分计提减值准备并计入当年度损益。
第十条：下列固定资产不计提折旧：
(一)房屋、建筑物以外未使用、不需用固定资产；
(二)以经营租赁方法租入固定资产；
(三)已提足折旧继续使用固定资产；
(四)按要求单独估价作为固定资产入账土地。
第十一条：企业按月提取折旧，当月增加固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧；当月降低固定资产，当月照提折旧，从下月起不提折旧。
第十二条：固定资产提足折旧后，不管能否继续使用，均不再提取折旧；提前报废固定资产，也不再补提折旧。所谓提足折旧，是指已经提足该项固定资产应提折旧总额。应提折旧总额为固定资产原价减去估计残值加上估计清理费用。

第三章 固定资产购置

第十三条：固定资产购置实施预算管理。年初由各部门，企业所属各事业部，工程研究院编制本部门年度固定资产购置预算，列明拟购置固定资产名称、型号、生产厂家、具体配置、购置数量、单价、金额，成套资产应按各组成部分分别编制预算，固定资产预算由总经办、经营财务部负责审核，工程研究院固定资产预算还须技术管理部共同审核，经企业总经办公会同意后生效。同意后预算作为当年资产购置依据。
第十四条：总部各职能部门（含市场部）、企业所属各事业部固定资产购置及工程研究院办公设备购置，在预算控制额度内由总经办统一办理，由经营财务部负责审核；工程研究院专用设备购置，因其技术要求较为特殊，由工程研究院在预算范围内自行购置，由技术管理部负责购置申请审批、购置实施过程中监督及审核，总经办负责资产购置立案和登记。资产购置过程中各部门如有特殊需求，应立即和总经办沟通或共同参与购置工作。
第十五条：资产购置应坚持多方询价不少于三方标准，确保资产购置价格经济合理。单批购置固定资产价值在30万元？以上，应公开招标，招标文件及成交协议应报经营财务部立案。为确保资产购置价格合理，方便企业职员监督，总经办、工程研究院购置设备相关信息应在企业内部网上公开、透明。
第十六条：预算内固定资产购置，由使用部门填制“固定资产购置申请单”一式三份，交总经办或技术管理部询价、经营财务部审核、最终交总经办或技术管理部办理。申请单一份由使用部门留存，一份由总经办留存，一份由总经办交到经营财务部作为报销凭据。
第十七条：企业所属各部门固定资产购置及工程研究院办公设备购置，由各职能部门（含市场部）、事业部、工程研究院责任人同意后，到总经办办理审核、购置手续；主管副总经理审批后，再由总经理同意，到总经办办理审核、购置手续。
第十八条：预算外资产购置，应上报“预算外资产购置申请汇报”，经企业经营财务部、总经办会签后报总经理同意方可按上述第十六条至第十八条程序进行购置。
第十九条：固定资产购置应办理验收登记手续。各部门（含市场部）、工程研究院、事业部固定资产验收由采购部门、总经办和各使用部门负责，经过验收合格资产才能办理报销手续。验收不合格设备由采购人员办理退换、索赔、拒付等事宜。各使用部门对资产进行验收后一周内应到总经办办理固定资产卡片登记手续，固定资产卡片应由验收人和使用人签字，总经办在办理固定资产卡片同时应登记固定资产台帐，并对固定资产贴具标签。
第二十二十条：固定资产管理卡片必需统计事项有：名称、资产编号、规格型号、价格、配置、配件、购入日期、生产厂家、验收情况、验收人、使用单位、使用人及备注（反应固定资产维护使用情况）。固定资产管理卡片一式三份，总经办、经营财务部和使用单位各持一份。
第二十一条：总经办在资产登记手续办理完成两日内到经营财务部办理借款报销手续。总经办到经营财务部报销发票必需注明供货单位具体地址、电话、联络人，不然经营财务部有权拒绝报销。

第四章 固定资产管理

第二十二条：企业各类固定资产实物管理，由总经办统一管理，负责设备统一编号、数量帐建立；经营财务部负责各类固定资产数量、金额总帐及明晰帐，并按月负责计提折旧。
第二十三条：企业各部室，事业部，工程研究院必需有专职或兼职资产管理员。总经办负责登记各部门资产管理员名单并负责指导、监督各单位资产管理员工作。
第二十四条：资产管理员工作职责：保障企业资产安全完整，负责登记本部门固定资产台帐，登记固定资产使用、变动、报废、处理情况，定时和不定时对本部门资产进行清查。并将固定资产保管落实到具体责任人，尤其在设备仪表公用时，更应明确保管责任人，以确保公用设备、仪表正常使用。
第二十五条：各类固定资产维护手册、保修单据应由使用部门资产管理员统一保管。
第二十六条：仪器、仪表和设备等使用人必需事先细读说明书，熟悉其性能，严禁不根据要求进行操作。
第二十七条：固定资产使用部门应对资产进行保养和清洁，确保固定资产处于良好运行状态。
第二十八条：设备上计量装置，仪器仪表，计量器具周检工作，由总经办指定专员负责，按国家要求实施。
第二十九条：各类固定资产在使用过程中如需增加器件或进行维修，应首先和总经办联络，由总经办负责器件购置和联络维修（研发和生产专用设备由技术管理部负责），各使用部门配合工作。增加器件和进行维修所需费用预算由总经办统一编制（研发和生产专用设备由技术管理部负责）。其中增加器件单个金额超出元应参考固定资产购置要求办理相关手续，到总经办办理固定资产卡片和固定资产实物帐变更，报销时需附有固定资产变更卡片。
第三十条：企业对固定资产实施定时实物盘点清查，目标是确保固定资产帐、卡、物相符，摸清资产实际使用现实状况，确保资产安全完整。
第三十一条：固定资产盘点清查由总经办、经营财务部和各资产使用部门共同进行（必需时审计部共同参与），对盘点清查中发觉盈亏和资产毁损，应逐一查明原因，协商提出处理意见，报企业总经理审批，其中包含责任人应负担对应赔偿责任。盘点清查中发觉闲置资产要查明情况并制订处理计划，帐外资产要做盘盈处理，立即入帐。
第三十二条：部门间调剂使用固定资产，应填写《固定资产内部调剂通知单》（见附件），经使用双方部门经理、总经办、经营财务部签字后，报主管副总经理（设备主管部门）同意。由总经办负责对固定资产台帐和固定资产管理卡片进行调整，经营财务部负责对帐务进行调整。
第三十三条：部门间临时借用固定资产，借入方应填写《固定资产内部借用通知单》（见附件），说明借用资产名称、借用原因、借用期限等，由借用人和本部门经理签字，交借出方部门经理审批，总经办立案。借出方资产管理员应对借出固定资产进行登记，并负责借出资产收回。
第三十四条：离职人员在办理离职手续时，所使用各类固定资产一律退还，离职人员所在部门资产管理员应负责检验退还资产配置、配件和相关资料是否完整，了解退还资产使用情况，如有遗失、人为损坏或配置配件缺失，离职人员应负责赔偿。若离职人员未退还全部固定资产便办理了离职手续，其责任由离职人员所在部门直接领导负担。
第三十五条：人员在企业内部调动，原使用计算机依据不一样情况进行不一样处理，如调入部门有闲置计算机，不需要重新购置，计算机仍留在调出部门，如调入部门没有闲置计算机，需要重新购置，应将调出部门计算机调剂调入部门使用，办理资产使用部门变更登记。上述调动所包含部门资产理管员应对调入调出资产进行检验登记，确保资产完整性。
第三十六条：固定资产改造包含固定资产大、中修，技术改造、技术更新。固定资产改造实施预算管理，年初使用单位对固定资产改造须提出对应预算，由技术部门审定，总经办归口管理。实施之前，由实施部门依据预算向总经办提出申请，总经办会同技术管理部和经营财务部审核后由经营财务部按工单核实。固定资产经过改造后，假如不改变其主体结构，其支出作为费用处理；假如其经过改造后，改变其主体结构，应变更固定资产价值，并重新对改造后固定资产进行编号、入帐、建立固定资产卡片。
第三十七条：固定资产出租统一由总经办对外办理手续。珍贵仪表、设备（原值大于10万元）没有特殊情况，不办理出租手续。出租固定资产必需报经总经理同意，并办理正式出租协议后，方可租出归还时，由总经办和企业原使用部门点检清楚，撤消原租赁协议。
第三十八条：固定资产租入统一由总经办办理租赁手续。因生产需要须向外单位租入固定资产时，应报经总经理同意，并和出租单位签署正式租赁协议。固定资产租入时，应由使用单位和总经办按租赁协议进行清点，由总经办建立实物数量台帐（不并入企业资产帐）。
第三十九条：融资租赁性质固定资产租入由总经办、经营财务部负责审核相关条件。报总经理同意后，由总经办办理租赁协议。并按租赁协议内容，由总经办建立实物数量台帐（并入企业资产帐）和固定资产卡片，经营财务部建立固定资产帐，并定时提取折旧。租入固定资产租赁费支出，由总经办进行审核并办理相关手续。租赁费支出按月计入当期费用。
第四十条：固定资产连续停止使用三个月以上，应列为“封存设备”。对于列入封存设备，应由设备使用部门书面通知总经办，总经办核实后两日内书面通知经营财务部，经营财务部依此停止计提折旧。待启用时，总经办也须在两日内书面通知经营财务部，方便恢复提取折旧费；连续停用二年以上固定资产，应列为“闲置设备"或“闲置仪表"，申请有偿调拨或出售。
第四十一条：各部门如存在闲置、使用率低资产应立即向总经办反应，由总经办统一调剂或处理，以提升固定资产使用效率。
第四十二条：总经办应定时和经营财务部负责资产财务人员进行帐目查对。（暂订为每六个月一次）确保帐帐相符。如出现不符时应编制差异表，注明差异原因。

第五章 固定资产报废

第四十三条：申请资产报废应符合下列条件之一：
1、申请报废固定资产已超出其使用年限，且不能继续使用；
2、因自然和人为原因使固定资产受到毁损和丢失，且无法填补和修复方便继续使用；
3、因为历史原因，申请报废固定资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复；
4、因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰，需要更新换代；
5、申请报废固定资产虽未超出使用年限，但其实际工作量超出其产品设计工作量，且继续使用易发生危险。
第四十四条：固定资产报废审批权限：
1、固定资产报废单件原值在10，000元以下，由使用部门提出申请，经总经办、经营财务部会签后，由主管副总经理审批。
2、固定资产报废单件原值在10，000元以上，由使用部门提出申请，经总经办、经营财务部、主管副总经理会签后，由企业总经理审批。
3、固定资产报废不管金额大小，均须到主管税务机关审批后才能实施（除第四十四条第一项）。
第四十五条：固定资产报废程序
1、固定资产报废，需由申请报废部门完整填写一式三联报废单（见附件），注明报废原因，由所在部门经理确定签字。
2、固定资产报废应有对应技术判定，其中专用设备、仪器仪表由技术管理部负责判定；办公设备、家俱、房屋、运输工具及其它由总经办负责判定。
3、固定资产报废单应交总经办和经营财务部会签，并按要求审批权限报企业领导审批。
4、“审批意见”一栏签署完成“报废单”，分别交总经办、经营财务部留存。总经办应在固定资产管理台帐和卡片上盖作废章，以示注销，经营财务部依据“报废单”办理资产报废帐务处理。
5、报废固定资产应按审批要求立即处理，报废所得残值收入应交财务部作帐务处理。

第六章 罚则

第四十六条：本章内容是指当企业资产出现帐帐不符，帐物不符，或资产出现严重毁损而没有立即上报处理时，相关人员应该接收处罚。
第四十七条：处罚要求包含：
1、假如相关人员没有按上述要求实施，但没有造成重大损失时，由财务部书面通报本人及所在部门经理。
2、假如因相关人员没有按上述要求实施而造成重大损失时，由财务部书面通报本人及所在部门经理、人力资源部经理，由人力资源部视其给企业造成损失轻重程度给降薪、降职，并应赔偿对应经济损失。
3、假如因为部门领导原所以造成相关人员没有按上述要求实施，但没有造成重大损失时，由财务部书面通报部门经理、直接责任人及该部门企业主管领导。
4、假如因为部门领导原所以造成相关人员没有按上述要求实施并造成重大损失时，由财务部书面通报本人及所在部门经理、该部门企业主管领导、人力资源部经理，由人力资源部视其给企业造成损失轻重程度给降薪、降职并应赔偿对应经济损失。

第七章 附则
第四十八条：本制度经董事会审议经过后自颁布之日起开始实施。
第四十九条：本制度解释权在经营财务部。

固定资产报废单

编号： 年 月 日
申请报废 物品名称

规格
型号

数量

申请部门

申请人

报废品
金额

报废原因

判定及处理
意见

判定人：

审批意见

金额
申请物品报废部门
总经办
财务部
主管副总经理
总经理
5万元以下

5万元以上

固定资产管理员

直接出售废品经手人

固定资产内部调剂通知单

编号： 日期
固定资产
名称

固定资产
数量

固定资产
型号

固定资产
配置

调剂前
使用部门

调剂后
使用部门

调剂前
保管人

调剂后
保管人

审批意见
调剂前使用部门
调剂后使用部门
总经办
财务部

固定资产内部借用通知单

编号： 日期
固定资产名称

固定资产数量

固定资产型号

固定资产配置

借用前使用部门

借用后使用部门

借用前保管人

借用后保管人

借用原因

借用期限

审批意见
借用前使用部门

借用后使用部门

固定资产购置步骤图

使用部门询价
办 公
设 备

财务部审批是否为预算内申请

经营财务部及总经办会签，总经理同意

总经理办办理固定资产卡片
合格
检 验*2

退货、索赔或拒付
不合格
本部门同意

借 款 报 销 手 续
使用部门留存一份
经营财务部留存一份
卡片总经理办留存一份
专 用
设 备
是
提交预算外资产购置申请汇报
否
使用部门填制固定资产购置申请单

购
买*1

主管副总经理同意
总经理同意

技术部询价

*1：相关购置步骤说明
询价标准：应坚持询价不少于三方标准。总部各职能部门（含市场部）、企业所属各事业部固定资产购置及工程研究院办公设备购置，在预算控制额度内由总经办统一办理，由经营财务部负责审核；工程研究院专用设备购置，因其技术要求较为特殊，由工程研究院在预算范围内自行购置，由技术管理部负责购置申请审批、购置实施过程中监督及审核，总经办负责资产购置立案和登记。资产购置过程中各部门如有特殊需求，应立即和总经办沟通或共同参与购置工作固定资产购置应办理验收登记手续。
*2：相关验收步骤说明
各部门（含市场部）、工程研究院固定资产验收由采购部门、总经办和各使用部门负责，经过验收合格资产才能办理付款手续。验收不合格设备由采购人员办理退换、索赔、拒付等事宜。各使用部门对资产进行验收后一周内应到总经办办理固定资产卡片登记手续，固定资产卡片应由验收人和使用人签字，总经办在办理固定资产卡片同时应登记固定资产台帐，并对固定资产贴具标签。事业部固定资产验收由事业部各具体使用单位负责。固定资产验收后一周内到总经办办理固定资产登记手续。台帐登记和标签粘贴等工作在本部门办理。

职员日常行为规范

1、 遵守国家各项法律、法规，遵守企业一切规章制度及工作守则，主动进取，勤奋工作，爱岗敬业。
2、 服从企业领导，同时接到两个主管指令时，以直接主管指令为准。
3、 重视本身仪表形象，着装整齐，言谈举止文明礼貌，不得着短裤、背心、拖鞋上班。
4、 按时上下班，对所担负工作争取时效，不拖延，不积压。
5、 维护企业信誉，不作任何有损企业信誉、形象行为。
6、 珍惜企业财物，不浪费，不侵占。
7、 保守企业业务秘密，不私自经营和企业业务相关产品或兼任企业以外职业。
8、 服从上级指挥，如有不一样意见，应先实施，后陈说。
9、 上班时间不得私自串岗、嬉闹、高声喧哗。
10、 工作时间不得接待私人来访或拨打私人电话。
11、 注意保持工作场所环境卫生，做到周围环境整齐美观。
12、 不得任意翻阅不属于自己负责文件、帐簿或函件。
13、 除办理本企业业务外，不得对外擅用本企业名义。
14、 对于所办事项不得收受任何馈赠或向往来用户挪借、索取财物。
15、 对所保管文书财物及其一切公物应尽善保管，不得私自携出或出租、出借。
16、 不得在禁烟区内吸烟，严禁携带任何违禁品进入企业。
17、 职员之间在工作上、生活上应该相互帮助、相互支持、相互谅解。
18、 努力学习业务，提升业务水平，为企业发展作出主动贡献。

文件管理制度

第一章 总则
第一条：为了规范企业内行文程序，加强对企业内文件管理工作，依据国家对文件管理相关要求特制订本措施。
第二条：企业文件包含收文、发文，是企业在进行经营管理活动中形成含有法定效力和规范体式文书，是企业进行管理关键工具。
第三条：企业总经办是企业文件管理部门，负责处理企业收、发文处理工作。各部门、事业部、工程研究院要设兼职人员管理本单位文书处理工作。
第二章 公文种类
第四条：企业公文关键种类有：
（一）决定：适适用于对关键事项或重大行动做出安排，奖惩相关单位及人员；
（二）通知：适适用于传达要求下级单位办理和需要相关单位周知或实施事项，任免人员，转发上级机关公文。
（三）通报：适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或情况。
（四）汇报：适适用于向上级汇报工作，反应情况，回复上级机关问询。
（五）请示：适适用于向上级机关请示事项。
（六）批复：适适用于回复下级单位请示事项。
（七）意见：适适用于对关键问题提出见解和处理措施。
（八）函：适适用于不相隶属机关之间商洽工作，问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。
（九）会议纪要：适适用于记载、传达会议和议定事项.

第三章公文格式
第五条：公文通常由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、专题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
（一）公文字号由企业代字、年份和序号组成，在横线上3MM处用3号仿宋字，居中排列，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份用全称，用“〔〕”括入。
（二）公文标题应该正确简明概括公文关键内容并标明公文种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外。通常不用标点符号。
（三）公文如有附件，应该注明附件次序和名称。
（四）公文除“会议记要”外，应该加盖公章。
（五）成文日期以领导签发日期为准。
（六）公文应该标注专题词。
（七）抄送机关指主送机关外需要实施或知晓公文其它机关，应该使用全称或规范简称。
第六条：公文中各组成部分标识规则，参考《国家行政机关公文格式》国家标准实施。
第七条：公文用纸采取国际标准A4型，左侧装订。

第四章 行文规则
第八条：行文规则是指依据发文机关和收文机关之间关系确定下来行文规范和准则。国家对公文行文规则有严格要求，企业行文应遵照国家相关要求进行，强调以下几点：
1、行文应该确有必需，重视效用。
2、行文关系依据隶属关系和职权范围确定，通常不得越级请示和汇报。
3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必需是公文办理单位，抄送、抄报单位则是公文内容包含其它相关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位请示、汇报，不能同时抄送同级或下级单位。
4、“请示”应该一文一事；通常只写一个主送机关，需要同时送其它机关，应该用抄送形式。
“汇报”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理
第九条：发文程序
由发文部门主办人员起草
（拟稿）
交部门经理审核
（审核）
交总经理或主管副总经理签发
（签发）
交秘书部门复核后确定发文字号、分送部门、印制份数登记在案
（缮印）
由总经理办负责打印初稿，并经拟稿部门校对后印制
（校对）
加盖公章
（用印）
由拟稿部门负责分发
（分发）
由总经理办公室
负责已发文归档
（归档）

第十条：各部门起草公文应该做到：
（一）符合国家法律、法规及其它相关要求。
（二）情况确实，见解明确，表述正确，结结构严谨，条理清楚，直达不曲，字词规范，标点正确，篇幅努力争取简短。
（三）公文种类应该依据发文单位行文目标、职权及和主送机关行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应该表现紧急原因，并依据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文正确。引用公文应该先引标题，后引发文字号。引用外文应该注明汉字含义。日期应该写明具体年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七应该使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应该先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应该在第一次出现时注明正确汉字译名。
（九）公文中数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数字。
第十一条：公文送责任人签发前，应该由办公室进行审核。审核关键是：是否确需行文，行文方法是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文相关要求，公文格式是否符合本措施要求等。
第十二条 以企业名义制发上行文，由主管副总经理或总经理签发。
第十三条：公文正式印制前总经办公室应该进行复核，关键是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第六章 收文办理
第十四条 收文办理指对收到公文办理过程，包含签收、登记、拟办、批办、承接、催办等程序。
信件、传真
各单位外部会议收文
总经办签收、登记
由总经办主任填写拟办意见
呈总经理或副总经理指示
总经理办登记并转交承接单位承接
承接单位将办理完成文件交回总经理办归档
退总经办
总经办
催办

裁
第十五条：承接公文要求
（一）承接部门收到交办公文后应该立即办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难，应该立即给予说明，对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理，应该立即退回交办文秘部门并说明理由。
（二）公文办理中遇有包含其它部门职权事项，主办部门应该主动和相关部门协商，如有分歧，主办部门关键责任人要出面协调，如仍不能取得一致，能够报请主管领导协调或裁定。
（三）审批公文时，对有具体请示事项，主批人应该明确签署意见。姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意，没有请示事项，圈阅表示已阅知。送责任人指示或交相关部门办理公文，总经办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，关键公文关键催办，通常公文定时催办。
第十六条：呈批件办理：企业内日常工作请示、汇报需要用呈批件形式送领导审批。
呈批件呈报及办理步骤：
交部门经理核稿并签字
由拟稿人交部门行政助理登记
各主办人员拟稿，填写“呈批件”，一事一呈报

部门行政助理交总经理办登记
退承接部门办理并存档
总经办负责呈
总经理或副总经理指示

呈批件正文应有拟稿人或部门经理签字。

第七章公文管理

第十七条、上级机关下发公文，除绝密级和注明不准翻印以外，需经办公室主任同意，能够翻印，翻印时应该注明翻印机关、日期、份数和印发范围。
第十八条：企业公布公文，必需经企业领导同意后才可由总经办公室统一印发。
第十九条：公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关证实章。
第二十条：公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十一条：公文办理完成后，应该依据《中国档案法》和《企业档案管理措施》，立即整理（立卷）、归档。个人不得保留应该归档公文。
第二十二条：部门合并时全部公文应该随之合并管理。部门撤销时，需要归档公文整理（立卷）后按相关要求移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应该将本人暂存、借用公文根据相关要求移交、清退。

第八章 附则
第二十三条：本措施未尽事宜，按《国家行政机关公文处理措施》实施。
第二十四条：本措施自公布之日起施行

企业印章管理措施

第一条 为加强企业印章管理，确保企业经营活动正常运行，制订本管理措施。
第二条 本管理措施所指印章包含企业印章、业务专用章。
第三条 配置印章范围：
（一）企业印章，由上级机关核发；
（二）业务专用章；
1、财务专用章：只许可企业经营财务部配置；
2、协议专用章：企业总经办公室配置；
3、销售协议专用章：由市场总部依据工作需要，提出配置单位；
4、发票专用章：由经营财务部负责提出配置单位；
5、结算财务专用章：由经营财务部配置；
6、报关专用章：由经营财务部配置；
7、维修专用章：由移动电话服务中心配置。
第四条 申请印章程序
（一）凡因工作需要并符合第三条要求配置印章或更换印章需写出局面申请，经总经办公室主任同意，报总经理同意。
（二）印章刻制由总经办公室负责，经公安机关核准，到指定刻字社刻制。

（三）印章规格、样式由总经办公室按相关要求办理。
第五条 印章管理
（一）企业全部印章，均由总经办公室负责登记、留样，并注明起用时间、废止时间、销毁时间和相关保管人、经办人。
（二）因为印章磨损而更换印章，仍需在总经办公室登记、留样。
（三）全部印章均由专员管理
1、企业印章由总经办公室专员保管；
2、业务专用章由使用部门设专员管理。
（四）部门撤销或重组，原部门相关印章交回总经办公室，由总经办公室负责销毁。
（五）严禁印章转借。
（六）印章丢失，要立即向总经办公室书面汇报，并采取方法。
（七）各部门不得私自刻制印章，不然，将追究部门领导责任。
第六条 各类公章使