综合重点工程核心技术资料及档案管理核心制度.doc

工程技术资料及档案管理制度

第一章 范 围
1、本制度要求了项目部全部部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求和方法、检验和考评。
2、本制度适适用于本工程从项目立项前准备阶段到项目完工投产验收期间全部工程项目技术资料搜集、整理、移交等管理。
第二章 规范性引用文件
建设项目（工程）档案验收措施
工程完工图文件编制要求
国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范
第三章 管理措施和制度
一、工程技术资料归档范围及要求
1、对和工程建设相关关键活动、记载工程建设关键过程和现实状况、含有保留价值多种载体文件，均应搜集齐全，整理立卷后归档。
2、项目凡持有上条所述标准要求之范围中所列资料，不管是由部门或个人保管，均应按本制度要求进行整理，由档案工作人员验收后归档。
3、对和工程建设相关关键活动、记载工程建设关键过程和现实状况、含有保留价值多种载体文件，均应搜集齐全，整理后归档。有电子文档资料，应同时搜集齐全。
4、全部归档工程文件应为原件。
二、工程技术资料管理
1、接收：技术档案室在接收资料时应仔细查对资料名称、份数、资料情况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。
2、登记：充足利用资料管理软件，分类登记，确保软件自动生成档案号和分类表一致。
3、填写卷盒封面、脊背。
4、排架：资料按类别分类排架：依据从上到下，从左到右标准，卷盒（袋）正面向左。
三、资料分发及借阅
1、资料分发要填写“文件和资料发放记录表”，借阅要填写“资料借阅记录表”，签字备查。(表格见附表1.1、1.2)
2、项目工程技术档案资料标准上仅供项目内部人员使用，外单位调阅档案要经项目领导同意，见有效证件才可接待。
3、资料外借通常不超出1个月，最长不超出3个月。超出要求时间应办理续借手续。档案室保留资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，标准上不再外借，特殊情况下急需借阅，必需经过综合部主任签字同意。
4、借阅资料要立即归还。
5、对借出归还资料要认真查对清点。
6、收到归还资料要立即放回原处，并在借阅记录表上注销。
7、档案室对借出资料每个月汇总一次，对到期末还资料发出催还通知。
8、工程技术档案管理。
四、搜集
1、凡从项目立项前准备阶段到项目完工投产验收期间，办理完成并能反应和生产、建设、技术等相关关键职能活动，对以后各项工作和延续本企业、本单位历史发展含有查考和凭证价值科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行搜集。
2、档案管理人员应坚持“五参与”（参与科研结果和科研项目判定；参与设备招、评标，参与设备开箱；参与工程项目验收；参与关键生产事故分析会），了解工程进度及相关资料情况，以确保各类档案资料立即、齐全、正确归档。
五、档案排架和保管
1、档案柜（架）依次从上到下，从左到右标准进行编号，档案排架也依据从上到下，从左到右方法。
2、本室档案采取分类排架法，不一样类别档案分别排架，同一类别档案按分类号及案卷次序号依次排列。
3、档案保管应做到“四不”即：不使档案分散；不使档案相互混乱；不使档案丢失和泄密；不使档案遭到损坏。
六、汇报和统计
1、汇报
项目以外其它人员借阅档案时，应经主管部门领导同意后方可借阅。发觉借阅人员损坏档案现象时，应立即向主管部门领导汇报，并进行对应处理。
2、统计
A：接收档案材料必需有交接统计。(见附表1.3)
B：调、借、阅档案材料必需有登记统计。
C：档案安全检验要有统计。(见附表1.4)

D：年度档案管理总结应存档备查。
第四章 部门职责
一、综合部
1、项目档案室是直接管理部门，负责建立规范项目档案室，设置专职员程技术档案管理人员。
2、负责依据国家和行业档案法规，制订项目工程技术档案管理制度，报企业同意后，印发各部门实施。
3、立即向项目档案室移交本部门组成元素工程项目资料。
二、档案室
1、负责工程技术资料及档案日常管理工作，负责图纸、设备资料、协议文件、信函传真文件、综合文档等接收、发放、借阅及其登记、电脑录入及编码归档。
2、负责归档数据库数据备份。
3、负责指导项目各部门搜集、整理相关工程技术资料。
4、负责档案设施、设备维护管理，负责库存工程技术档案安全及保密工作。
5、负责达标投产资料整理工作。
三、工程部
1、建立规范工程技术资料室，设置专职员程技术管理人员。
2、督促参建各单位（包含监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守项目工程技术档案资料管理措施，并纳入协议条款中进行管理。
3、协调参建各单位工程技术资料管理重大问题。
4、审定经过监理单位审查各类技术资料，并立即移交资料室。
四、计划协议部
1、负责提交本部门组成档案元素工程项目资料。
2、搜集、积累和移交档案室之前保留及管理。
3、负责借阅档案资料妥善保管立即归还。
4、负责经手保密档案和资料保密工作。
5、负责和设备供货方在技术资料方面联络。
6、负责新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。
第五章 检验和考评
1、项目领导班子不定时组织相关人员对各部门工程技术资料管理情况进行抽查。
对本措施中要求档案材料不自觉上交且长久占为私有者，每件次扣罚责任部门200元。
3、不按要求搜集整理档案材料并移交档案室，或经催收仍不移交完整资料，考评责任部门扣罚100-200元。
4、关键设备开箱验收不通知档案人员收取资料，考评责任部门扣罚100元。
5、借阅档案资料超出要求时间，收到催还通知仍不归还或未办理续借手续，考评责任部门扣罚100元。
6、档案资料遗失，每件次考评责任部门扣罚200元。
7、机密档案材料不按要求搜集、整理、利用，违反程序而泄密者，考评责任部门扣罚200元，重者依法追究责任人行政和刑事责任。(见附表1.5)。
附表
1.1文件和资料发放记录表
项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部
序号
文件名称
页数
发文单位)
接收单位
接收人署名
日期
备注
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1.2档案借阅记录表
项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部
序号
档案名称
借阅人
借阅时间
归还时间
收档人
备注
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1.3档案资料交接统计表
项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部
序号
档案名称
移交部门
移交时间
移交人
接收人
备注
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1.4档案安全检验表
项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部
检验时间

检验地点

检验人员

检验范围

检验情况
数量破损

字迹褪变

纸张破损

霉 变

虫 蛀

门窗安全

火 灾

水 淹

泄 密

采取方法

备注

1.5档案工作考评表
考评单位(部门)： 年 月 日
项目
考评内容
分值
评分标准
自查得分
考评得分
备注
人员配置20分
有明确分管领导主管档案工作。
5
将档案工作纳入本单位年度工作计划中 得5分

有兼职档案员且相对稳定，兼职档案员因调动或调整时，办理档案移交手续并能立即配齐兼职档案员。
5
有兼职档案员且相对固定得5分，调动或调整时办理了档案移交手续并立即配齐兼职档案员得3分

分管领导和兼职档案员能认真实施相关档案工作规章制度，主动参与档案工作会议、业务培训和相关活动。
10
依据参与档案工作会议和业务活动情况评分，每缺乏一次扣2分。

预立卷归档
70分

档案存放有固定场所，配置专门档案柜装具等设施，有专员负责保管，并能常常性地搜集、整理、编目、预立卷等。
15
有固定存放地方得5分，有装具得5分，有专员保管得5分

应交学校档案馆文书、干部人事、学生等各类档案齐全、完整（依据学校部门文件材料归档范围检验）。
10
应归档文件材料未归，发觉一份未归材料扣2分，超出3份不得分

归档材料有电子版，必需同时归档。搜集文字材料同时注意搜集声像、实物档案。
10
电子文件、录音、录像、照片、磁盘、实物等应归档载体搜集不全酌情扣分，未搜集不得分；

遵照文件材料形成规律，保持文件系统有序，文件材料分类、预组卷正确合理。
10
不属归档范围而归档者扣2分，紧密相连材料人为分开（如请示和批复、正文和定稿等）扣3分，组卷紊乱、无条理、不规范者扣3分

归档文件材料用纸规范、书写完整，用墨符合要求，装订整齐，无金属装订物。
10
文件材料中有圆珠笔、铅笔、红、纯蓝墨水字迹材料扣1—5分，有金属装订物扣5分

案卷标题正确揭示卷内文件内容。文字简练，不超出50字。
5
案卷标题不能反应案卷内容扣3分，内容不简明、字迹不清楚者扣2 分

文书档案6月30日前定为归档时间，每十二个月归档一次。（财会、基建档案除外），各部门应在要求时间内完成年度预立卷归档工作，档案移交手续完备。
10
以要求移交时间为准，无故逾期1周内扣4分，逾期2周内扣6分，逾期超出2周以上不得分

安全保密10分
安全保密意识强，认真负责保管档案及文件材料。
10
建立查借阅登记簿，而且进行规范登记得5分，档案及文件材料保管有条理得5分

中交隧道工程局作业指导书管理台账
项目名称：郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部
序号
工程名称
指导书名称
编制人员
责任人
下发时间
备注
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中交隧道工程局技术交底管理台账
项目名称：郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部
序号
交底类型
交底日期
交底内容
交底单位
交底人
技术责任人
接收人
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