会计电算化管理核心制度.doc

会计电算化管理制度第一章 总则第一条 为了指导和规范企业会计电算化工作，确保会计电算化工作顺利开展，依据财政部会计电算化管理措施和会计电算化工作规范，结合企业财务管理和会计核实相关要求制订本制度。第二条 本制度适适用于企业各财务核实单位。第三条 本制度包含会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度。第四条本制度所指计算机硬件是指支撑财务软件正常运行计算机及其相关设备，计算机软件是指用友财务软件及其它相关软件第五条 信息技术中心应指定专员对财务软件系统进行日常维护及对数据库管理。各分支机构财务系统技术服务由本单位系统管理员负责。第二章 会计电算化岗位责任制第六条企业各财务核实单位必需使用企业指定财务软件进行本单位财务核实，并建立本单位会计电算化岗位责任制，明确各电算化岗位职责范围。第七条电算化会计岗位和工作职责划分以下：（一）电算主管岗由财务管理总部设置，负责企业会计电算化计划和管理，协调企业财务用计算机使用及财务软件运行；对电算化操作人员权限进行分配及管理；协调、督促财会人员电算化工作，完善企业电算化制度。（二）电算维护岗由信息技术中心指派专员兼任，负责计算机硬件、软件系统管理及维护；负责开、关服务器，维护财务网络安全、正常运行；管理服务器数据库及数据备份工作；帮助电算主管计划和推进企业会计电算化工作；负责对VPN证书及密钥管理、授权工作；会同电算主管负责电算化系统升级工作等。（三）软件操作岗由各财务核实单位设置，负责对本单位会计事项进行会计处理并立即输入记账凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作；负责会计资料整理、登记、保管、保密工作；负责建立健全会计档案借阅、使用登记制度。（四）审核记账岗负责对输入计算机会计数据（记账凭证和原始凭证）真实性、正当性、完整性进行审核；操作会计软件登记机内账簿，没有审核凭证不能记账；对打印输出账簿、报表进行确定审核。此岗位人员应含有会计和计算机知识。各财务核实单位均应设置专职或兼职岗。第八条会计电算化岗位责任考评实施电算化后，定时对会计电算化各岗位人员进行考评，考评结果纳入个人年度考评内容。对不根据本制度推行岗位职责，给企业造成严重后果，根据企业相关要求追究相关责任人责任。第三章 会计电算化操作管理制度第九条本章所称会计电算化操作人员，是指根据会计电算化岗位设置，行使岗位职责会计电算化人员或经财务责任人（总部为财务管理总部责任人，分支机构为财务责任人）同意给予临时操作、查询权其它人员。第十条操作人员必需以“命名用户方法”登录财务软件系统，操作人员密码由操作人员自己确定。操作人员对自己密码必需严格保密，泄漏密码产生严重后果应追究相关责任人责任。财务软件系统登录密码先由电算主管在账套管理中统一设定初始密码，并通知会计电算化操作人员，再由会计电算化操作人员在用户端自行更改。第十一条会计电算化人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记，并由电算主管依据内部控制制度要求标准给予对应操作权限。第十二条 财务软件系统中服务器操作系统、数据库系统及系统管理超级管理员密码由电算主管和电算维护员共同管理，双方各执二分之一密码，每人掌握密码长度不得少于6位，密码更换间隔时间不得超出三个月，在密码输入时应给予回避。超级管理员密码必需密封存放于保险箱中，并登记立案。财务软件系统集团用户由电算主管及财务管理总部指定人员管理和使用，其它人员未经授权不得私自使用。第十三条出纳人员只有现金管理系统管理权限。第十四条日常操作程序（一）电算维护员天天到岗后，首先检验服务器是否正常开启，检验计算机硬件、软件、网络是否正常运行，为其它工作做好准备；（二）会计人员依据原始凭证利用正确会计科目填制记账凭证，并打印机制记账凭证，同时署名或盖章确定；（三）审核人员审核记账凭证及所附原始凭证，审核无误后在打印出记账凭证上署名或盖章确定，并立即对机内对应记账凭证实施“审核”操作。如未即时查对机内记账凭证，应将原打印出记账凭证和机内凭证查对无误后，才能对机内记账凭证实施“审核”操作，严禁未经查对实施“成批审核”操作。审核人员应对自己审核过原始凭证、记账凭证负责，如出现问题按相关财务制度要求负担对应责任。（四）审核人员将已审收（付）款凭证交给出纳；（五）天天工作结束后，电算维护员可依据工作情况选择是否关闭服务器，如要关机应提前通知电算主管，由电算主管通知各在线操作人员，各在线操作人员退出后方能关闭服务器。（六）操作人员离开操作使用计算机工作现场，应立即退出财务软件系统，不然应负担被人利用本人登录名进行操作全部责任。第四章 计算机硬件、软件和会计数据管理制度第十五条各核实单位应为开展会计电算化配置必需计算机，硬件设备和软件。第十六条计算机硬件设备维护关键包含以下内容：（一）电算维护员应常常对相关设备进行保养，保持机房和设备整齐，预防意外事故发生；（二）电算维护员应定时对计算机存放场所安全方法进行检验，包含对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和方法进行检验，确保这些方法有效性；（三）电算维护员应对硬件运行过程中出现故障立即排除，因为本身条件没有能力处理或不能处理应立即和硬件生产或销售商联络处理，并对故障情况和处理方法及结果等给予统计；（四）需要对硬件设备更新、扩充、更换，应立即提出提议，经企业领导审批后立即实施，并立即做好数据备份工作，确保机内会计数据连续和安全，同时作好对应统计。第十七条计算机软件维护分为系统软件维护和财务软件维护，包含以下内容：（一）系统软件维护包含检验系统文件完整性，系统文件是否被非法删除和修改，以确保系统软件正常运行。（二）财务软件维护包含操作维护和程序维护：对财务软件日常操作维护工作过程中发觉问题，电算维护员应立即处理。如不能排除，应立即汇报电算主管并联络财务软件供给商给予指导或现场处理。对财务软件修改、版本升级等程序维护由财务软件供给商负责，电算主管及电算维护员应和软件供给商进行联络，立即得到新版财务软件。对正在使用财务软件进行升级，应报经财务管理总部和信息技术中心责任人审批后进行，并统计升级时间及模块。第十八条未经电算主管和电算维护员同意，任何人不得私自更改计算机及其隶属设备连接和设置，不得更改系统软件、财务软件系统设置，不得更改网络连接设置、网络用户名及网络用户IP地址。企业总部财务软件系统使用系统服务器、数据库服务器、网络连接方法及防火墙设置更改，均需经电算维护员同意方可进行。营业部财务用计算机严禁和营业部交易内网相连接。财务软件系统用户端以VPN方法经过防火墙和（企业总部服务器进行连接，不得以任何形式、任何方法绕过防火墙直接进行入系统。用户端防火墙证书及密钥由信息技术中心统一发放，防火墙证书每十二个月进行一次更新。各单位电算维护员必需妥善保管信息技术中心下发各类证书和密钥。如因保管不善，造成泄密并产生严重后果，应追究相关责任人责任。第十九条会计数据备份（一）会计数据备份由电算维护员负责，包含最少天天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统，对关键会计数据更新或修改后应立即进行备份，会计年度结束后立即进行刻录备份。（二）电算维护员应对每次备份情况做具体统计，统计内容应包含：此次备份时间、所备份会计数据状态（是否过账、结账等）和所涵盖会计期间等。（三）电算维护员或档案管理员应依据存放介质不一样情况定时对备份存贮介质进行可用性检验，发觉缺损或备份数据丢失，应立即补充备份。（四）计算机内会计数据遭到非法操作和毁损等需要恢复时，在经电算主管及电算维护员同意后，必需使用最新正式备份。第二十条各核实单位应健全必需防治计算机病毒方法，确保财务系统正常运行。各单位财务用计算机应配置优良正版杀毒软件，以预防、检测、清除计算机病毒，并定时进行病毒库升级及版本更新。严禁在财务用计算机上使用、打开来历不明软件及邮件，对外来存放介质必需先杀毒后才能使用。严禁在财务用计算机上玩游戏，会计电算化系统服务器不能直接接入互联网，不含有防范条件会计电算化系统终端机不许可接入互联网。第五章 电算化会计档案管理制度第二十一条电算化会计档案管理是企业关键会计基础工作，要严格根据财政部会计档案管理措施及相关要求，对电算化会计档案进行管理。第二十二条电算化会计档案管理内容和范围：电算化会计档案包含存放在磁盘、光盘等介质上会计数据和计算机打印书面等形式会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包含报表格式和计算公式）等数据，和财务软件系统开发运行中编制多种文档和其它会计资料。财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统组成说明和财务软件工作日志等，视同会计档案保管。第二十三条电算化会计档案日常管理（一）各核实单位使用计算机打印书面形式会计凭证、会计账簿、会计报表，由本单位财务责任人或会计主管负责保管。（二）会计电算化记账凭证制单完成后应立即打印输出，打印记账凭证上应有制单人员署名或盖章、审核人员署名或盖章、财务责任人署名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员署名或盖章。（三）现金日志账和银行存款日志账可采取计算机打印活页账页装订成册，应天天登记并打印，做到日清月结。对天天业务较少、不能满页打印，也可按旬打印。通常账簿按年打印，遇税务、审计等管理部门检验时，应按其要求，立即打印相关账簿、报表等。（四）各类账簿在每一会计年度结束后30天内必需完整打印，装订成册存档。发觉已打印纸质会计档案有缺损时，必需补充打印。全部记账凭证数据和明细分类数据全部存放在计算机内情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替换。（五）每个月结束后10日内、年度结束后30日内，财务人员应将打印记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册，由财务责任人或财务主管、审核人员和装订人员署名或盖章，存档妥善保管。（六）每个月结束后15日内、年度结束后45日内，财务人员应将打印会计报表和相关会计资料整齐装订成册，并加盖单位公章由单位责任人、财务责任人或财务主管署名或盖章并加盖单位公章，存档妥善保管。（七）存放在磁盘、光盘等存放介质上会计电子文档由电算维护员保管。（八）电算维护员每个月最少将工作日志备份一次，经电算主管审核确定，交会计档案管理员保留。未做备份工作日志不得删除。（九）保留会计档案应为本单位主动提供利用，档案必需进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。第二十四条电算化会计档案保管要求（一）电算化会计档案存放地点应达成防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求，关键会计档案应准备双份，并尽可能存放在两个不一样建筑物内。（二）对纸质会计档案和存贮介质保留会计档案应分类保留。（三）会计电算化档案保管时间计算机打印会计凭证、会计账簿、会计报表保管期限及电子会计档案保管期限和手工账保管期限一致；购置会计电算化专用计算机、打印机报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管，保管期限至对应硬件被出售、报废等处理完成；电算化系统软件程序盘、使用说明、合相同全套软件档案应妥善永久保留。（四）日常备份存贮介质由电算维护员妥善保管、统一编号，应装在保护封套或包装盒中，并置于保留柜中。年度以存贮介质保留会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保留。第二十五条电算化会计档案必需严格实施安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。多种会计资料（包含纸质和用存贮介质保留会计数据），未经单位领导同意，不得外借和带出单位。经单位领导同意借阅会计资料，应该推行对应借阅手续。存放在存贮介质上会计资料借阅归还时，还应该认真检验其安全性和完整性，预防感染病毒和数据丢失。第二十六条电算化会计档案保管期满后，按财政部会计档案管理措施要求进行销毁。第六章 附则第二十七条本制度由财务管理总部会同信息技术中心负责解释。第二十八条本制度自公布之日起实施。