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河南移动通信有限责任企业物流管理措施暂行要求（讨论稿）第一章 总则第1条 为了愈加好地配合MIS项目标实施，规范企业物资采购程序，加强资金集中管理和统一调度，确保全省移动通信在业务拓展、网络建设等方面资金立即到位和有效运作，依据国家相关财务法规，结合本企业实际情况，特制订本措施。第2条 省企业物资采购包含统谈统签工程物资、统谈分签工程物资、备品备件、业务用具（卡品、手机等）、大宗办公用具、零星固定资产、全省生产和营帐用固定资产。省企业物流中心和综合部是相关物资采购部门；网络部、市场部、计划建设部、数据部、网关中心、业务支援中心等是相关物资需求计划提出部门。第3条 由省企业统谈统签，反应在省企业投资计划中，实际操作时由省企业统一签署协议、统一付款；由省企业统谈分签，即由省企业负责供给商选型，指定一家或几家供给商，并和指定供给商签署协议相关服务条款及各项设备金额上限，由分企业在指定供给商范围内自行选定供给商及签协议，由市企业自行付款，但市企业签定协议金额不得高于省企业要求上限，且必需将签定协议交省企业物流中心立案。第4条 分企业物资采购包含要求范围内自行采购工程物资、办公用零星固定资产、办公用具、部分市场宣传用具。物资物流专职人员负责相关采购职能工作。第5条 应严格根据请购、采购两个步骤完成物资采购管理。在协议经过谈判并经由综合部律师和相关部门汇审后，物流中心人员（市企业为物流岗人员）需依据协议内容在MIS中完成采购订单，并经由财务部和物流中心领导审批。只有经过PO审批，财务部在以后协议付款时才能正常进行。第6条 凡金额超出15万元采购必需签署协议，并按前款进行PO审批；未签署协议采购，应在收到供给商发票时由采购部门依据发票在MIS中补录PO；金额超出一百万人民币，必需经过招标决定供给商，金额超出300万元，需要三至五家供给商报价。卡品采购由集团企业统一招标。第二章 采购组织和管理第1条 企业招投标委员会、采购委员会（附件2）负责对采购过程进行组织和监管。依据企业相关要求，采购分为招投标和议标形式进行。第2条 招、投标物资采购管理1. 需招投标采购物资范围已由相关文件列出。对这类物质采购，先由需求部门写出书面汇报，并报经相关领导审核同意。2. 技术部门负责牵头确定技术规范书和售后服务相关要求，征求企业领导及相关部门对标书意见，并推荐供给商和向供给商发标书。通常情况下发标供给商不得少于3家。3. 技术部门牵头，会同物流、审计、财务等部门，在供给商收到标书两天后召开投标答疑会，请全部供给商对招标书相关条款进行答疑,搞清楚全部问题，并明确强调投标价为一次性最优惠价。答疑会应由双方人员签字统计。4. 由物流中心牵头，依据投标要求限时搜集供给商投标书，通知相关部门人员适时开标，并经监督组人员复核。开标情况要有统计，参与人员要有签字。5. 依据项目成立技术、商务谈判小组，小组组成部门不得少于3个，每个小组人员不得少于3人（人员从企业教授库和各部门抽调）。技术和商务谈判结果要经小组人员签字。6. 由物流中心牵头，向企业招投标委员会汇报工作，提交技术、商务汇报。由招投标委员会形成采购决议，由物流中心、财务部结合MIS系统实施采购。第3条 议标采购管理1. 需求部门提出书面申请，并经相关领导审核同意。该申请应同时在MIS中录入对应请购单进行同时审批。2. 由物流中心、需求部门和相关教授及监督部门组成技术商务谈判小组。3. 物流中心搜集相关情报，广泛询价，在此基础上邀请供给商进行竞价，确定入围供给商（最少两家以上）。4. 物流中心组织和入围供给商进行技术和商务双边谈判，并将结果向采购委员会汇报，由委员会最终确定供给商，并实施采购。第三章 省企业物资采购第1条 统谈统签工程物资采购1. 统谈统签、统谈分签工程物资分类参见附件1。2. 通常由省企业计划建设部、信息办提出固定资产投资计划，经项目领导小组同意后，实施招标采购。招标结束后，物流中心信息员依据协议草案在MIS系统录入采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。3. 供给商依据采购订单，和供货要求，定时送货。工程物料采取分散接收方法，由各分企业接收货物，实物入库保管，由各分企业网络部负责。4. 省企业物流中心信息员确定各分企业货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 工程物资开箱领用时，要求仓管员做好实物出入库登记工作。6. 定时对实物进行盘点，确定呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确定，并按相关财务要求处理。第2条 备品备件采购1. 备品备件是指一次性采购，分数次领用网络工程建设、维护用物资，如信号板、一次性大量采购天线、电源等。2. 依据生产需要，由网络部申请人提出需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。3. 备品备件采购一样以招标方法进行。但协议需要和工程协议严格区分开，备品备件作为独立协议处理。物流中心信息员依据招标结果在MIS系统录入采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员实施具体采购任务。4. 供给商依据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入备品备件仓库，由备品备件仓库管理员管理。5. 入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。6. 备品备件仓库管理员依据各分企业领用要求，将备品备件调拨至各分企业。同时在MIS系统统计调拨统计，并打印调拨单。7. 各分企业依据调拨单接收后，入各自备品备件仓库管理，由网络部管理。8. 实物入库后，将调拨单交各分企业物流岗人员，由她们在MIS系统中进行接收处理。并打印收料单，交仓管员保留。9. 备品备件领用，需要领用人填写领料单（系统外单据），仓管员据此在MIS系统中统计出库情况。10. 定时对实物进行盘点，确定呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确定，并按相关财务要求处理。第3条 卡品采购1. 卡品由市场经营部申请人依据各分企业领用需求和市场宏观计划，结合库存情况，在集团企业统一进行卡品采购时，确定卡品数量、卡品类型以，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。物流中心在确定卡品供给商时需征求市场部意见。2. 卡品供给商经集团企业统一确定后，采购以省企业统一签定方法进行。物流中心信息员依据请购单结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由物流中心采购员和相关市场部人员实施具体采购任务。3. 供给商依据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入卡品仓库，由卡品仓库管理员管理。4. 入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 卡品仓库管理员依据各分企业领用要求，将卡品调拨至各分企业。同时在MIS系统统计调拨统计，并打印调拨单。6. 各分企业依据调拨单接收后，入各自卡品库，由财务部管理。7. 实物入库后，将调拨单交各分企业物流岗人员，由她们在MIS系统中进行接收处理。并打印收料单，交仓管员保留。8. 由各分企业市场部依据各营业部领用情况，在MIS中编制领料单，并经各营业部确定后，通知财务部将卡品发放给各营业部。由财务部在系统中统计发放业务，打印出库单，交各营业部保留。9. 各营业部依据实际业务将卡品发放给各营业厅、大用户和代办点，并在MIS系统中统计各项业务。10. 定时对实物进行盘点，确定坏卡情况。将盘点结果交本部门和财务部门确定，并按相关财务要求处理。第4条 生产营帐用零星固定资产采购1. 生产用零星固定资产关键包含：移动电话、电子触摸屏、电子公告板、自助清单打印机、电子售卡计机等。2. 生产用零星固定资产采购采取统谈分签方法进行，先由市场部提出采购需求，由物流中心组织统一招标确定供给商，各分企业自行采购。3. 一次性立即采购，也能够由省企业物流中心统一采购。由市场部申请人提出采购需求，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。4. 物流中心依据招标结果，会同请购单，在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员实施具体采购任务。5. 统一采购物资，供给商依据采购订单要求按期送货，各分企业分散接收，实物由分企业相关负责部门保管。省企业物流中心在确定各分企业货物接收情况后，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。第5条 办公用零星固定资产采购1. 办公用零星固定资产由相关部门申请人提出采购需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。2. 综合部信息员依据请购单，要求采购员和供给商协商，落实采购事项。依据协商结果，信息员在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员实施具体采购任务。3. 供给商依据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 综合部信息员确定货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员依据各部门领用要求，将办公用零星固定资产发放至各部门。第6条 通常办公用具采购1. 通常办公用具由综合部依据各部门领用情况，和库存情况，确定需要采购时，由采购员和供给商协商，落实采购事项。综合部信息员在MIS系统录入采购订单。经各级主管领导审批后，采购订单生效。2. 在系统外由相关采购员实施具体采购任务。3. 供给商依据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 综合部信息员确定货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员依据各部门领用要求，将通常办公用具发放至各部门。6. 定时对实物进行盘点，确定物品损耗情况。将盘点结果交本部门和财务部门确定，并按相关财务要求处理。第7条 广告宣传业务用具采购1. 广告宣传业务用具由市场经营部、综合部申请人依据宣传计划，进行申请，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。2. 由物流中心采购员和供给商协商，落实采购事项。物流中心信息员依据请购单和协商结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员实施具体采购任务。3. 供给商依据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入业务用具仓库，由业务用具仓库管理员管理。4. 入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 物流中心仓库管理员依据各分企业领用要求，将广告宣传用具调拨至各分企业。第四章 分企业物资采购第1条 自行采购工程物资1. 自行采购工程物资见附件1。2. 由分企业自行建设项目，由网络部提出固定资产投资计划，经省企业业务主管部门同意后，实施招标采购。招标结束后，市企业物流人员依据协议草案在MIS系统录入采购订单，经财务部和主管领导审批后，订单生效。3. 供给商依据采购订单，和供货要求，定时送货。由各分企业接收货物，实物入库保管，由各分企业网络部负责。4. 物流人员确定货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 工程物资开箱领用时，要求仓管员做好实物出入库登记工作。6. 定时对实物进行盘点，确定呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确定，并按相关财务要求处理。第2条 办公用零星固定资产采购1. 办公用零星固定资产由相关部门申请人提出采购需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。2. 物流人员依据请购单，要求采购员和供给商协商，落实采购事项。依据协商结果，物流人员在MIS中系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员实施具体采购任务。3. 供给商依据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 物流人员确定货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员依据各部门领用要求，将办公用零星固定资产发放至各部门。第3条 通常办公用具采购1. 通常办公用具由综合部依据各部门领用情况，和库存情况，确定需要采购时，由采购员和供给商协商，落实采购事项。物流人员在MIS中系统录入采购订单。经各级主管领导审批后，采购订单生效。2. 在系统外由相关采购员实施具体采购任务。3. 供给商依据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 物流人员确定货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员依据各部门领用要求，将通常办公用具发放至各部门。同时在系统外统计领用事务，以备查。6. 定时对实物进行盘点，确定物品损坏情况。将盘点结果交本部门和财务部门确定，并按相关财务要求处理。第4条 广告宣传业务用具采购1. 广告宣传业务用具包含：XXXXX2. 广告宣传业务用具由市场部、综合部依据宣传计划，进行申请，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。3. 由综合部采购员和供给商协商，落实采购事项。物流人员依据请购单和协商结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员实施具体采购任务。4. 供给商依据采购订单要求按期送货。综合部进行实物接收，入业务用具仓库，由业务用具仓库管理员管理。5. 入库完成后，物流人员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。6. 综合部仓库管理员依据领用要求，将广告宣传用具发放至市场部。第五章 采购付款要求第1条 采购应严格实施预算控制制度，全部资本性支出全部必需在年度投资计划范围内，全部成本费用支出全部必需在年度收支计划范围内。凡超预算支出全部必需经过预算追加程序，经审批同意后才可支出。第2条 按协议预付款时，由采购部门填写预付款申请单，列明付款用途及此项协议在年度预算内项目名称、金额等，由部门经理署名，连同协议原件、发票、律师署名意见书交财务，其中发票应列明协议编号、设备名称、数量、单价、金额并由经办人、证实人在发票后签字。如在协议要求范围内，付款申请单及附件经财务部审核同意后，经办人依据付款金额大小呈有权审批人审批后交会计进行帐务处理，并依据协议付款方法进行付款。第3条 全部采购到货付款时，应由采购部门接收送货单原件，并制作接实物收单以示确定，如有设备未到货或经开箱检验质量不合格，应说明原因并确定盖章。采购部门依据仓库接收单填列协议到货付款申请单，申请单上应说明和该笔付款所对应协议编号，同时附上协议复印件、发票、接收单交财务部，财务部对协议、接收单、付款申请单进行审核，并将接收和采购订单进行匹配后付款。如对其到货设备附件有疑问，由经办人跟踪附件差异；如财务部已审批完成，则依据付款金额大小，由经办人呈上有权审批人进行付款审批。审批完成后，由财务部进行帐务处理及付款，付款后将协议复印件归还采购部经办人员。第4条 在工程完工验收后按协议付验收款时，由负责验收部门提供设备验收清单（盖单位或部门章）并填写完工验收汇报，交负责采购部门；由负责采购部门依据完工验收汇报填写付款申请单，付款申请单上应清楚列明协议编号、该笔款项用途和金额，附件包含协议复印件、发票（由经办人及经办人部门经理签字）、验收清单原件（验收清单就包含设备名称、安装地点、安装良好度、规格等）、验收汇报原件；由负责采购部门经办人将付款申请单连同附件交财务部会计，经财务部进行审核，如对其附件有疑问，由经办人跟踪附件差异；如财务部会计已审批完成，则由经办人依据付款金额大小呈有权审批人进行付款审批；审批完成后，由财务部会计进行帐务处理，由出纳付款，付款后将协议复印件归还经办人。第5条 通常情况下，资金使用部门应严格按协议要求付款，如在特殊情况下需提前付款或多付款，若付款金额在30万元以下需报分管副总经理审批后再交财务部门进行付款审核，若付款金额在30万元以上需报总经理审批后再交财务部门进行付款审核。第6条 报帐所持原始凭证必需是税务部门印制发票或财政部门认可收据。无效票据一律不得报销。第六章 供给商管理第1条 由企业领导、部门经理及业务骨干、物流中心等组成招标、采购委员会，每十二个月对供给商表现进行评审，提出供给商评审汇报并呈交企业经理审批，通常情况下采购部门只能向审批过供给商购置物品。第七章 附则第1条 本要求自下文之日起实施。过去相关财务管理措施和本要求相抵触部分，以此文为准。第2条 这里所指金额均指单项金额，即单项协议申请金额、单项费用报销金额、单项付款金额等。第3条 全部金额为以下均不含该金额，全部金额为以上均含该金额。第4条 此措施由省企业企业发展部负责解释。附件1 省统谈统签分以下几类：（1） 网络主设备，包含各网络交换（传输网、汇接网、信令网、智能网等）、各网络辅助系统（微蜂窝、直放站、室内天馈线分布系统等）、同时时钟等；（2） 网络配套，包含传输设备、小载波、小光碟机、HDSL、传输线缆、动力环境监控系统、电源、电池、DDF、天馈线、仪器仪表（含在主协议中）、柴油发电机、机房专用空调、配套设备、射频电缆（含跳线、接头、馈线卡、接地线等）、网络工程建设维护用备品备件；（3） 生产/运维，包含各网络运行维护类备品备件、网管系统关键设备（网络主设备专用服务器、工作站及PC、专用网络设备、网管软件、外设等）、仪器仪表（5万元以上且不含主协议中）、应急通信、应急发电机；（4） 经营业务，包含SIM卡、储值卡、充值卡、缴费卡、写卡设备、SIM卡中心网管系统、经营网点设备及联网更新、写卡设备联网更新、计费系统升级改造；（5） IT类，包含MIS系统、开发新项目设备、BOSS、客服系统；（6） 其它，包含车辆、机关用零星固定资产等；（7） 全省营帐用零星固定资产由省企业统一采购。 省企业统谈分签分为以下几类：（1） 网络配套，包含AC稳压、铁塔、通信杆、网优工程中直放站及室内覆盖设备中非主设备；（2） 生产/运维，包含网管系统数据传输设备、动力环境监控设备、10KVA以上网管UPS及电池、大屏幕显示系统；综合布线系统设备（集线器、配线柜、配线架、综合模块等）、网管机房空调；（3） 经营业务，包含用户服务系统和BOSS系统；（4） IT项目，包含当地信息网；（5） 全省生产、办公用零星固定资产。 分企业自行采购分以下几类：（1） 网络配套，包含天线支撑竿、横担、抽湿机、机房内办公用具、机房装修、空调、电力引入、地网、消防等配套小项目；（2） 生产/运维，项目中5万元以下运行维护仪器仪表及工具、10KVA以下网管UPS及电池、网管机房配套生产设备（复印机、打印机、传真机、碎纸机、PC机、专用计算机台椅柜）、网管系统建设材料（线架、线盒、线管、配电箱盒开关插座等）、市企业土建项目及相关设备；营业厅配套设备及办公设备、空调等通用固定资产采购；（3） 办公类，复印纸、打印纸、墨盒、光盘等微机耗材（时机成熟时由省企业统一谈供给商，另行安排）；（4） 业务经营类，广告、广告品等；（5） 零星固定资产，如电脑、便携机等