公司行政办公管理核心制度.docx

开远企业行政办公管理制度 目录企业公文处理管理1第一章 企业文件收发要求1第二章企业收文处理措施2第三章 企业发文处理措施3企业复印、信函管理3第一章 复印机管理措施3第二章 企业信函格式和管理措施4第三章介绍信管理措施4企业印章管理4第一章 印章刻制、保管、启用、停用4第二章 用印管理措施5办公用具管理规范6办公文档管理措施6企业交通车辆管理措施9企业接待工作管理10第一章 企业用户接待管理措施10第二章 企业工作用餐措施11第三章 企业招待费用报销标准要求11企业通讯管理措施12企业办公用房管理13企业会议室管理 14企业公文处理管理第一章 企业文件收发要求为了使企业文件收发管理制度化和程序化，促进文件处理效率利用率，特确定本要求。第一条 企业文件由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单，企业 办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理签发。第二条 企业文件未经企业办公室审核，总经理不予签发。第三条 文件签发后，企业文件或各部门拟稿文件U盘送企业办公室统一安排制发和分别用印。第四条 文件和原稿及发文申请单，由企业办公室分类归档，保留备查。第五条 凡属密级文件，核稿人应注明“秘级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。秘密文件按保密要求，有专员印制、报送。第六条 文件统一由企业办公室负责发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报送结果.秘密文件由专员负责报送。第七条 企业外来文件由企业办公室专员负责签收，并分类登记编号，送总经理阅批，不得积压，信息立即反馈，属急件，应在接件后即时报送和跟踪落实、反馈。传阅文件由企业办公室专员负责，切勿横传，对领导指示文件，立即传达和落实。第八条 企业文件一律采取A4型纸张。第二章企业收文处理措施第九条 收文、分文：来自横向和纵向各类文件，包含由企业指派职员外出开会回文件一律由办公室负责签收和整理登记，并分别按文内容传送。相关会议文件整理登记后存档，以备查阅。第十条 传送、阅批：将文件按程序传输，并请领导阅批后，送回企业办公室，勿横传或直接交各部门阅办，以防文件丢失。第十一条 催办：将领导审阅指示文件，分别送至承接部门或人员，跟踪阅办程序，负责催办和反馈领导和相关部门。第十二条 立卷、归档：将有必需文件进行整理负责按文档管理措施归档。第三章 企业发文处理措施第十三条 拟稿、审核：由部门人员负责按企业法规和国家法律及政策起草文件，将原稿交部门责任人审核签字并同时填写企业发申请单，然后送企业办公室统一审核和编号。第十四条 签发（企业领导）：企业办公室将文件审核完成，送请企业领导签发。第十五条 打印和制发：将签发后文件进行打字、校对、复印和用印及上报和下发。第十六条 催办、立卷、归档：依据文件管理要求进行催办、登记、立卷、归档。第十七条 销毁：文件销毁按文档管理进行销毁。第十八条 本要求解释权在企业办公室。企业复印、信函管理第一章 复印机管理措施第一条 企业办公室复印机面向企业各部门。由专员负责管理维 护，进行定时清洗、保养，立即换纸，且使其以最好状态工作。第二条 在每十二个月年初做出复印机费用预算，费用包含：复印机一 年维护维修费、复印用纸费用等。在每十二个月年底做费用决 算。第三条 各部门使用复印机时在文印室填写文件资料复印记录表。第二章 企业信函格式和管理措施第四条 企业信函（信纸、信封等）采取统一格式和市场可购置到通常稿纸、公文袋（内部使用）等。作为企业办公之用。第五条 信函统一由企业办公室管理制发和领用。第六条 依据工作需要，各部门指定专员到企业办公室领取。第三章 介绍信管理措施 第七条 企业职员出差或到外单位办事，一律持企业介绍信并加盖 企业印章。第八条 开具单位介绍信要先填写签批单，经部门同意后，由企业 填写介绍信，盖章后交给需用人。第九条 介绍信要编号和存根，存根和发出信要一致。第十条 对未使用介绍信要立即收回。企业印章管理第一章 印章刻制、保管、启用、停用第一条 企业各类印章统一由企业办公室负责申报和刻制。第二条 企业印章分为行政印章、法人代表名章、财务章、发票专用章和部门印章。第三条 各部门启用印章前，需要到企业办公室登记立案，方可使用。第四条 各部门停用印章时必需当日内交到办公室封存，不然由各部门主管领导负担全部责任和法律责任。第五条 企业办公室负责保管企业行政印章、法人代表名章、财务章、发票专用章和企业办公室印章。其它部门印章由各部门保管。第六条 废止印章应交办公室保留，保留期限通常为三年。第二章 用印管理措施为了加强管理，规范印章使用，特要求以下：第七条 为了确保企业正常工作和业务活动开展和实施，企业已正式启用行政印章。第八条 企业办公室代表企业管理印章（如行政印章、财务专用章等）要确定用印管理措施和确定监印人，企业同意后，行使使用和保管权。第九条 对外联络工作等，使用统一格式介绍信或便函，均由各部门领导或企业领导签字，方可盖章。第十条 重大工程协议、协议等行文时，如需加盖企业行政印章，由主管部门领导签字后报请企业总经理同意签字后，到企业办公室立案用印。第十一条企业办公室设置专职监印人负责企业行政印章用印和保 管。第十二条 企业印章在使用中碰到散失、损毁或被盗时，各管理者 应快速向总经理提交说明原因汇报书，由总经理依据具体情况做出处理决定。第十三条 用印时，印章保管人员首先审阅了解用印内容，再填写印鉴使用记录表 。杜绝未经审阅其内容盲目盖印现象。办公用具管理规范第一条 办公室负责办公用具统一购置和发放，个人办公用具领用需按要求登记办公用具领取记录表。第二条 办公易耗品用完后需交回办公室处后才能重新申领。 第三条 确保常备办公用具库存，设置办公用具领用管理表，正确统计办公用具各部门及人员领用现实状况。第四条 新进人员到职时由其部门主任通知，向办公室领用办公物 品；人员离职时，必需向办公室办理办公物品归还手续，未经 办公室认可，将不办理离职手续办公文档管理措施第一条 凡经企业办公室收、发多种文件、材料及属企业或办公室工作范围文档材料，一律由办公室负责存档。第二条 文档由办公室专员保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保留，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，不然保管人负担责任。第三条 文档存放于企业办公室专用文件柜中，钥匙由专员保管。文件应分类放置。对需要办理文件，按办理情况存放；已办理完成文件，按已确定立卷类目存放；未办理完成文件放于待办文件夹中。存放文件应同时放置文件目录，便于使用时查找。第四条 对于承接件，应催促承接部门按要求时限立即办理，处理结果，立即反馈；办理完成后立即将文件退企业办公室存档。第五条 文档分类采取专题分类和业务项目相结合方法分类立卷，并按时间次序排列，辅以数字排序方法，方便于管理和快速正确查找。第六条 文档借阅，由保管人和借阅人当面查点所借文件类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定借阅期限过后，保管人应立即催促借阅人退还文件，以免丢失或影响她人使用。对于有特殊保密要求文件，可依据保密等级，限在企业办公室查阅，不得带走，不得复印。对办理完借阅手续文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。第七条 办公室文档保留年限：对于企业关键文档，企业长久保留或保留以上（可在企业办保留两年后转档案室保留）；对于通常文档，保留期5年。第八条 文件销毁：对无需立卷存档，使用完成，无保留价值文件、资料、刊物等，在使用完成进行清点登记后即可销毁。对超出保留期文件，定时进行清点登记，签批立案后按文件销毁程序处理。第九条 档案移交，对保留期已满两年以上文件，除企业办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，企业办公室仅保留归档移交文件目录、归档时间、档案编号，方便查阅。第十条 办公室存档文件范围：1、甲类：1） 企业章程、营业执照、法人证书、企业登记注册材料2） 企业董事会、股东组成人员（单位）名单及材料3） 对上级领导机关请示、汇报文件，上级机关下达文件、 通知、批复4） 企业历史性文字、影音、图片资料5） 企业内部印发管理制度、章程、管理措施、条例6） 董事会、股东会、办公会议纪要7） 企业发展计划，对外合作协议、文件8） 企业机构设置、干部任免、奖励、考评、晋职晋级、处罚文件材料9） 关键领导人讲话、题词、照片、录像2、乙类：1） 企业对外宣传册、广告、技术、展示会资料2） 企业专题授权书、委托书3） 会议、专题活动音像、图片资料第十一条 存档文件形式，对甲类资料要求存正式文本12份，企业办公室打印董事长、总经理以企业名义对外签发文件，除保留正文外还要保留底稿和签发手续。第十二条 企业内其它各部门对各自业务范围内文档，各自负责清理、存档，按类别、内容、时间归类。第十三条 各部门凡需移交档案室长久保留档案，由各部门清理后 登记造册，经各部门领导人签字同意，送交档案室保留。同时交给企业办公室存档目录一份，方便企业办公室保留对应档案目录。第十四条 企业各部门均按办公文档管理措施实施。企业交通车辆管理措施第一条 为合理调配车辆，由用车部门/用车人填写“用车申请单”。 第二条 并须提前半天交办公室安排车辆，不然不作安排（紧急、特殊情况除外）。第三条 用车人员严禁出私车（紧急、特殊情况除外）。第四条 办公室在安排出车时尽可能做到同向多人次合理安排，合理 用车，用车人员应该服从。第五条 驾驶员在行驶过程中发生摔、碰、撞等意外小事故，驾 驶员须自行负责车辆维修，并负担维修费用。第六条 企业驾驶员如有违反交通规章（如闯红灯，违章停车等）， 造成罚款，企业不予报销（特殊情况除外），由违规驾驶员个人负担责任，并按时交纳罚款。如有违章而不按时交纳罚款，一经发觉除赔偿外，企业将从严处分。第七条 严格根据此措施实施。企业接待工作管理 为了确保企业业务工作开展，扩大和外界联络和交往机会，大力宣传、维护企业形象及利益，本着重礼仪、重实效标准，特制订本措施。第一章 企业用户接待管理措施第一条 企业接待用户实施企业级和各职能部门级两级管理。第二条 接待工作及其要求：1、 接待用户时应主动、热情、大方、微笑服务。2、 在要求接待时间内，不缺席。3、 有用户来访，立即起来接待，并让座。4、 来客多时以序进行，不能先接待熟悉用户。5、 对事前未通知来用户，要表示欢迎。6、 应记住常来用户。第三条 接待守则：工作认真、谦虚谨慎；保守秘密、相互帮助；扩大联络、讲究实效。第四条 企业级负责牵头接待时，本着团结协作、树立形象，顾全大局、保护利益。以扩大企业影响。第二章 企业工作用餐措施第五条 非业务性来企业办事、参观等工作外单位人员一律实施 工作餐。第六条 业务性（已签署项目协议并在进行中）外单位人员办事训、调试等，一律实施工作餐。第七条 企业工作餐标准每人天天补助不得超出（待定）元。第八条 工作餐办理手续：统一到企业办公室办理领用餐证。第九条 对于企业内部工作人员确因工作需要加班，由各部门领导同意，可按每餐（待定）元/人标准订盒饭，以节省公共开支。第三章 企业招待费用报销标准要求第十条 企业本着重礼仪、讲实效，特制订本要求。第十一条 通常企业礼仪和营销中洽谈项目标客人、用户，需要相关等级主管副总经理、总经理出面接待时，请事先和企业办公室或企业领导联络，方便安排。第十二条 企业领导出面接待关键客人，接待标准可高于（待定）元/ 桌视工作需要而定。企业各部在经营活动中接待标准不得高于（待定）元/桌，超标准宴请应得到事先同意，不然财务部门不予报销。第十三条 对业务包含企业内多个业务部门项目，标准上以一个业 务部门为关键负责接待，其它事业部不得反复宴请。必需时可由企业办公室统一安排。企业通讯管理措施第一条 本企业电话，关键是为方便和外界沟通和开展正常工作而设置使其发挥最大效力，节省成本，特拟本要求。第二条 本企业对外联络（028）67258008。各部门有对应联络电话，办公电话管理由企业办公室统筹负责。第三条 电话申办（装机、移机、长途业务、收费信息台）由企业各部门提出申请并经主管签字，报办公室审核，送企业主管领导同意后，统一办理手续。未经同意财务部门不予报销和转帐。第四条 企业办公电话拆装、话费由办公室统一对外联络和交纳。第五条 电话使用由各部门主管负责督导和控制。大力提倡职员通话时，用语礼貌、简练、明确，降低通话时间，充足提升电话使用率。企业办公用房管理为了确保企业办公工作需要，充足利用现有办公房使用率。加强管理、发挥功用，特制订本措施。第一条 企业全部房屋由企业办公室总务室实施统筹管理。第二条 各部门需要新增、调整和扩大用房时，必需提出书面申请交办公室，经办公室和相关部门协商报请总经理同意后，由办公室负责实施。第三条 申请用房时以部门为单位受理，不然不予办理。第四条 使用企业房屋单位和职员需要调换时，应经企业办公室同意方可调换，未经许可不得私自调换。第五条 企业办公用房结构上非正常损坏及门窗玻璃和隶属设备损坏均由当事人及房屋使用单位自费修理。第六条 办公用房调配标准，是依据企业发展计划及管理、技术人员和其它人员需要而确定及实施。第七条 企业仓库用房由办公室和相关部门协商，并报请主管总经理同意，方可使用。第八条 企业全部接待室、会议室由企业统一安排设置，分部门进行管理，标准上全企业统一使用。会议室管理制度 为加强对会议室管理，规范会议程序，并确保企业各项管理工作规范、高效、有序，特制订本制度。第一条 会议室申请步骤各部门依据工作需要填写会议室使用申请表提前一天办公室临时会议提前1个小时当日下班前整理会议室申请表，并通知各部门会议室安排情况依据各部门申请、综合安排会议室使用会议室前半小时准备会议室相关物品临时取消使用会议室， 提前半个小时通知办公室各部门依据安排使用会议室需延长会议室时间， 立即通知办公室各部门在申请时间内使用完会议室， 并通知办公室收拾会议室， 并登记会议室使用情况及反馈信息其它事项：1、临时举行会议，请尽可能提前通知办公室，方便安排会议室并准备相关事宜。2、临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始15分钟后拨打电话问询原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。 3、需延长会议时间，请通知办公室，方便办公室安排。 4、申请表上会议所需准备事项请尽可能填写具体，办公室将按申请表所填事项准备。 5、会议室物品未经许可不可随意挪动和带出。第二条 会议纪律纪律1、要严格遵守会议开始时间，提前10分钟抵达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议统计人员登记到会情况。2、全部参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，全部和会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做和会议无关动作。第三条 会议室保养要求： 1、每七天五定时对会议室进行常规清扫，物资清查立即补缺。 2、每次会议前后专员清扫会议室，物品摆放等。附则：本制度由办公室负责解释，如有未尽事宜，将按企业相关要求实施。