电子公司财务流程综述及主数据概述模板.doc

第八章 财务步骤综述及主数据第一节 财务系统综述SAP Business One 财务系统包含财务主数据、财务业务处理、报表和查询、系统实 施等章节。包含总分类账、销售、采购、库存、银行、成本会计、报表等系统全部模块。 财务系统作为 SAP Business One 关键部分，其它业务自动产生财务凭证将自动传送 到总分类账中。 下图为整个财务系统整理步骤图，从财务主数据整理到凭证处理、相关辅助核实、系统各类日志帐条目、期末处理。 第二节 财务主数据 一、概述 作业说明: 创建会计核实标题科目和明细科目，科目表由 10 层树状图形组成，最具体为第 10 层，第 1 层是会计科目分类（抽屉）。在财务表中，上一层用于汇总下级数据。作业人员: 财务经理作业范围: 会计主数据创建 二、过程 作业名称： 会计主数据创建 作业方法： 1. 人工填单作业: 科目表 2. 作业步骤: 3. SBO作业 3.1作业路径3.2 进入编辑科目表，选择全选: 将右边科目表中黄色光标停在 1002 银行存款 科目上；点击添加下级科目3.3 添加标题科目，进入编辑会计科目，在对应栏位输入必需信息，其它栏位选择系统 默认值，单击更新键。第三节 凭证处理一、概述 作业说明: 在 SBO 中,手工编制财务凭证初稿;凭证审核生成日志帐条目。作业人员: 财务人员作业范围: 凭证处理 二、过程 作业名称： 凭证初稿编制和审核； 作业方法: 1. 人工填单作业: 新建凭证初稿 2. 审批作业: 主管审核生成日志帐条目 3. 作业步骤 4. SBO作业 4.1路径 4.2 进入日志账凭证 4.3点击窗口下方【添加分录到新凭证】，打开日志账分录页面，在日志单凭证分录中填写相关信息，然后点击加入凭证4.4点击加入凭证后，系统会返回【日志账凭单】，会新增一个未清日志账凭单分录，假如要审核和修改，双击对应分录单号进入【日志账凭单分录】进行修改即可，修改好后点击更新和确定假如还需要在该凭证单中新增内容，点击【添加分录到现存凭证】4.5 更新完成，且审核无误后，点击添加到日志账分录（此时会影响对应科目标余额）。4.6能够在【财务】模块中【日志账分录】中查找到对应日志账分录4.7 日志账条目不能删除，只能冲销，选定需要冲销日志帐条目，在选中冲销，填写冲销日期，应大于该凭证 生成日期。点击更新。 4.8实施冲销，生成冲销日志账条目。功效菜单 财务-冲销交易 点击 实施4.9在日志账条目中生成该冲销条目。假如两个用户同时打开日志帐条目，屏幕会包含相同默认日志帐凭证号。 不过，进行添加时无法将相同号分配两次。在这种情况下，最终保留凭证 用户将收到一条消息和系统分配实际凭证号。这是下一个自由编号而不是最初屏幕上显示编号。 第四节 成本会计 一、概述 作业说明: 使用 SBO 中成本会计功效，必需把企业中成本中心或部门定义为利润中心，然后能够在每期为每个利润中心编制损益汇报。 利润中心是实施特定业务功效企业单元和部门。一些成本和收入能够直接分配到 一个利润中心中。能够为这些成本和收入定义直接分配规则。您使用间接分配规则将间接成本和收入分配到利润中心（这些是不能基于利润中心业务功效分配成本和收 入。一旦出现这些成本时，不分配间接成本可能是有意义。不过，间接成本能够经过 定时运行对应报表和评定来进行分配。比如，在发生成本时分配代码未知情况下， 可能会出现这种分配。类似情况是，这些成本一出现即被写入系统中特殊利润中心 （或零利润中心） 。 在系统中创建利润中心时，系统将自动定义相同名称分配代码。该规则也有和利 润中心相同代码。为该值自动生成默认值是：直接借项和总计值 100 因子 100。不能更改此分配规则。而且必需直接借记该利润中心。 作业人员: 财务人员;财务主管 作业范围: 定义成本中心；定义分配规则。 二、过程 作业名称： 成本核实 作业方法: 1. 人工填单作业: 定义成本中心；定义分配规则 2. 作业步骤3.SBO作业3.1 路径3.2 进入定义成本中心，定义新成本中心，点击添加 。3.3进入定义分配规则，定义新分配规则，点击添加 。第五节 财务预算一、概述 作业说明: SBO 财务预算业务，采取以会计年度为基础按月分配预算比率方法，对定义预算 会计科目进行预算控制和分析，其中预算控制在初始化部分中做实际说明，预算报表 和分析在信息系统部分加以介绍。本章关键叙述定义预算方案；定义年预算分配方法； 按科目定义预算金额三个部分。 作业人员: 财务经理作业范围: 财务预算 二、过程 作业名称： 财务核实定义 作业方法: 1. 人工填单作业：预算方案，预算分摊方法，预算2. 作业步骤 3.SBO作业 3.1路径3.2 进入预算方案，定义新预算方案，点击确定 3.3 进入定义预算分配方法，定义新预算方案，点击更新。系统针对财务会计科目 预算是按年编制，在这里定义每个月德分配比率。选定默认分配方法点击 设置为默认。 3.4 进入定义预算，定义科目预算金额，选择预算方案和需要定义会计科目，点击确定。进入预算方案编辑表单，按所选定科目录入预算金额，点击更新注意事项：1、财务预算只能针对明细科目编制，不能够对标题科目进行编辑。 2、在参与预算会计科目表，需要在科目表 中设置该科目为 和预算相关。第六节 付款和收款1. 付款【收付款业务(N)】- 【付款(O)】- 付款 打开图，找到需要付款供给商填上付款金额，默认为目前未付完金额选择要付款单据点鼠标右键或点这个出现图选择付款方法如银行转帐付款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应付总金额选择转帐对应总帐科目转帐日期必填最终点确定点添加-付款就完成假如这笔付款付错，需要取消，则在表头点右键，取消就OK2. 收款【收付款业务(N)】- 【收款(I)】- 收款 打开图，找到需要收款用户。填上收款金额，默认为目前未付完金额选择要收款单据点鼠标右键或点付款方法图标然后依据实际情况配置收款方法，这里我们假设为转账收款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应收总金额选择收款方法如银行转账转帐日期必填选择转帐对应总帐科目最终点确定，点击确定后将返回到收款单中，在单据右下方点【添加】-收款就完成假如这笔收款收错，需要取消，则在表头点右键，点击取消即可。第七节 固定资产管理一、针对新购进固定资产处理步骤：小说案例：企业因为发展需求，购进10张办公桌处理步骤。思绪分析：SAP系统把把固定资产看成物料来处理，首先需要： 将固定资产分类（比如办公用桌椅归入“固定资产办公设备”，将计算机归入“固定资产计算机”）； 归类以后需要为每一套办公桌椅唯一物料档案（即“物料主数据”）； 在建档中选择对应物料组，假如没有该类型物料组，则需要定义新物料组，且需要设置“物料组”会计科目； 将【库存数据】中【设置总账科目依据】设置成“物料组” 做购进处理根据上面小说案例在系统中，做一下操作演示。 新建固定资产档案（1） 办公桌我们将其归入到了“固定资产办公设备”；（2） 为每一台办公桌子建立对应物料档案，打开【库存】模块【物料主数据】（3） 点击顶部菜单（或CTRL+A）点击添加，然后输入唯一物料编码，将物料组类型设置成固定资产办公设备，将右上方物料属性中金勾选“采购物料”和“固定资产”（4） 点击【库存数据】选项卡，将其中【设置总账科目依据】设置成“物料组”。（5） 设置其它必填字段:采购单价、采购日期，使用年限等；将全部信息录入系统后，请仔细检验是否有错误或漏填地方，确定以后点击添加即可。字段名类型字段用途及说明举例商品编号必需输入固定资产卡片编号或固定资产编号，提议同一类别固定资产有相同编码规则。如：T-0001；固定资产（选项）必需只需要勾选 固定资产，采购物料 选项，无须勾选 库存物料、销售物料、，便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。默认采购价必需定义固定资产原值或重置价值，选择 默认采购价。采购日期必需输入固定资产开始使用年月。如：.05.18；使用年限（月）必需按月份输入固定资产使用期限。如：固定资产使用年限是5年，在此输入60；残值率%必需按国家现行财务制度要求，各类固定资产净残值百分比统一为原价5%。此处默认为：5。折旧科目必需该固定资产折旧时所对应折旧科目，便于固定资产查询报表作为条件。折旧科目就是该类固定资产汇总，商品档案就是折旧科目标明细账。*注意：此处支持格式化搜索，按Shift+F2 可弹出科目表清单供定义人选择科目，需要系统管理员帮助定义。如：160206；物料组（产品线）可选将固定资产归属于固定资产物料组。如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析，就该特征定义物料组。*注意：最少为固定资产定义一个物料组，和正常销售商品区分开来。l 新增物料组路径：SBO管理定义库存定义物料组。如：定义固定资产办公设备，固定资产房屋建筑等物料组，并将固定资产档案选择归属物料组。属性可选在物料主数据属性标签下，增加一个属性：固定资产。和正常销售商品属性区分开来。如本身没有使用物料主数据中属性，则无须为固定资产定义专有属性。l 新增属性路径：SBO管理定义库存定义物料属性。l 勾选属性路径：SBO库存物料主数据属性标签在 固定资产 属性中打勾。使用部门可选输入固定资产使用部门。在固定资产查询报表中，能够按部门分析统计。如：业务部。使用人员可选输入固定资产使用人员。在固定资产查询报表中，能够按人员分析统计。如：张三、李四等。折旧百分比用于查看该字段无须输入，只用于动态查看固定资产折旧百分比时，按Shit+F2看到本月折旧百分比。*相关该字段格式化搜索语句，请参考本说明中五、固定资产相关报表和格式化搜索章节。 购进处理（6） 物料档案建立后我们需要做购进步骤，打开【采购】模块【采购订单】打开采购订单后，首先选择供给商，然后选择对应固定资产唯一编码，和确定价格税率等信息。做好采购订单后，依据采购订单做应付发票然后系统会走应付发票审批步骤（具体请参考采购应付发票步骤），当财务审批经过后，将应付发票初稿重新添加成为正式应付发票。 附录：定义新物料组：（1） 打开【管理】模块【设置】找到【库存】中【物料组】打开物料组，能够添加新物料组，1）首先输入物料组名称；2）在物料类别第一类编码中输入固定资产对应第一类别代码；3）点击“会计”选项卡更改成该组物料对应会计科目。因为不一样类型固定资产对应科目也不一样，这里我们只做怎样修改科目首先先删除要修改原有科目代码，然后输入要挂靠到科目代码即可。选择要输入科目代码当全部科目全部设置好后，我们点击添加即可二、针对已经有固定资产处理步骤：小说案例二：企业已购进10台PC，系统中操作方法以下：SAP中将固定资产视作系统中物料，需要为每张固定资产卡片定义一个商品档案，所以此时需要财务部相关人员在系统中创建10个编号唯一商品档案 建立固定资产卡片：（1）、在【库存】模块中点击【物料主数据】后，点击顶部菜单栏中（或使用组合键Ctrl +A）进行添加，在【物料主数据】勾选 “固定资产”，然后进行添加数据：字段名类型字段用途及说明举例商品编号必需输入固定资产卡片编号或固定资产编号，提议同一类别固定资产有相同编码规则。如：A-001；固定资产（选项）必需只需要勾选 固定资产 选项，无须勾选 库存物料、销售物料、采购物料，便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。默认采购价必需定义固定资产原值或重置价值，选择 默认采购价。采购日期必需输入固定资产开始使用年月。如：.04.26；使用年限（月）必需按月份输入固定资产使用期限。如：固定资产使用年限是3年，在此输入36；残值率%必需按国家现行财务制度要求，各类固定资产净残值百分比统一为原价5%。此处默认为：5。折旧科目必需该固定资产折旧时所对应折旧科目，便于固定资产查询报表作为条件。折旧科目就是该类固定资产汇总，商品档案就是折旧科目标明细账。*注意：此处支持格式化搜索，按Shift+F2 可弹出科目表清单供定义人选择科目，需要系统管理员帮助定义。如：160205；物料组（产品线）可选将固定资产归属于固定资产物料组。如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析，就该特征定义物料组。*注意：最少为固定资产定义一个物料组，和正常销售商品区分开来。l 新增物料组路径：SBO管理定义库存定义物料组。如：定义固定资产办公设备，固定资产房屋建筑等物料组，并将固定资产档案选择归属物料组。属性可选在物料主数据属性标签下，增加一个属性：固定资产。和正常销售商品属性区分开来。如本身没有使用物料主数据中属性，则无须为固定资产定义专有属性。l 新增属性路径：SBO管理定义库存定义物料属性。l 勾选属性路径：SBO库存物料主数据属性标签在 固定资产 属性中打勾。使用部门可选输入固定资产使用部门。在固定资产查询报表中，能够按部门分析统计。如：财务部。使用人员可选输入固定资产使用人员。在固定资产查询报表中，能够按人员分析统计。如：张三、李四等。折旧百分比用于查看该字段无须输入，只用于动态查看固定资产折旧百分比时，按Shit+F2看到本月折旧百分比。*相关该字段格式化搜索语句，请参考本说明中五、固定资产相关报表和格式化搜索章节。 固定资产购进处理：购进固定资产时，先在SAP B1中定义固定资产卡片【即物料主数据】。当收到供给商发票时，财务部手工做日志账凭证，并在行摘要中统计所购入固定资产商品编号。步骤：在【财务】模块中【日志账分录】中进行添加： 固定资产折旧处理每个月进行固定资产折旧处理能够定义周期性过账模板，让SBO每个月固定日期提醒需要确定折旧凭证。以下方法定义周期性过账模板：（1）首次定义周期性过账板，先从 固定资产查询报表 中取得各科目标 每个月折旧额 ，依据该值来定义周期性过账折旧发生额。步骤：在顶部主菜单中点击按住Ctrl键，鼠标点击 每个月折旧值 该列列名，该列底部会出现累计。（2）定义周期性过账模板，输入每个月需折旧科目和提取折旧科目，并按步骤1中查询每个月折旧额输入各科目标借贷方发生额。和需要SAP B1自动提醒周期； 每个月到期实施折旧时，财务人员登陆SBO就弹出提醒确定窗口。选择需要当日实施周期性模板，点击 实施 按钮。即可生成一张日志账分录。按目前SAP B1用户默认序列生成日志账分录。实施之前，注意设置正确用户默认日志账分录序列。（3）如需SBO在登陆后显示实施周期性过账，需要在通常设置中启用该选项，步骤：打开【管理】模块【系统初始化】，然手打开【通常设置】中【服务】标签中将“显示实施周期性过账”勾选上。（4）以后每个月按系统提醒时就选择需要实施认周期性过账，即可完成固定资产每个月折旧业务。假如有新购进或报废固定资产情况，则需要按步骤（1）、（2）、（3）修改周期性过账模板，然后下月就按新模板实施。 固定资产报废和毁损处理:固定资产报废处理和购进处理同理，财务部人员手工制日志账分录。而且将已报废固定资产卡片冻结起来。1、 手工制作日志账分录，并在表头备注和行备注中统计报废固定资产编号。2、 冻结固定资产卡片。勾选“不活跃【冻结】”选项，并输入 从日期 ，为报废当日。第九章 常见查询第一节 物料查询物料查询能让我们立即有效了解仓库该物料动态，通常见于销售交货、采购物料、部门请购、生产领料等打开库存-物料主数据，出现以下界面，系统默认是查找界面，假如不是，点工具栏按钮假如知道物料编号，能够直接输入物料编号，（图1） 假如不知道物料号，但知道模糊描述，就是该物料名字，能够直接在描述里面输入该物料名字。（图2）图2点查找，出现以下界面，选择库存数据选项卡，存货量代表仓库里存货；已承诺代表现在承诺给别部门数量，但还没有给（如销售订单、生产订单等）；已订购是采购已经下了销售订单，但供给商还没有送货来；可用等于存货量+已承诺+已订购。当然，假如想深入了解这个物料在某一时段进出库情况，可在此页面单击右键，选择，库存过账清单单击每个单据前面小箭头看具体情况第二节 生产订单查询当业务下了一张销售订单时，生产可能只知道这张销售订单PI号（用户参考编号），要想经过这张PI号查询这张PI一共有几张生产订单，每张生产订单是否发料等信息打开生产-生产订单，出现以下界面，点工具栏上面查找按钮，假如右边界面没有出现，可选择菜单查看-用户自定义字段，输入PI号码，然后点查找点查找以后，出现以下界面，这就说明这张PI为PI120914-LN销售订单有10张生产订单，这10张生产订单（29332941、3023）分别属于每条拉组要想深入查看每张生产订单现在状态，可双击单据编号，如双击2933，出现以下界面然后单击工具栏下一个按钮，查看下一张生产订单情况当生产不知道PI号，只知道生产订单号时候，或生产在入库时，总是提醒生产数量大于发料数量时，就能够经过该功效查找我们看到生产入库订单编号为2933，那经过2933来查看这张生产订单为何不能入库，打开生产-生产订单页面，点工具栏上面查找按钮，在编号里面输入2933，点查找点查找以后，就出现这张生产订单具体情况，我们看到仓库根本就没发料，仓库没发料那生产怎么做出东西出来呢？第三节 其它查询 每当我们做完一件事情时候，往往全部要进行一次检验，看有没有做错，在SAP中，做完一张单据，我们也要回头来进行一次检验，有可能当初没发觉问题，过段时间后才发觉问题。在SAP中有很多单据，但每张单据全部有一个唯一编号，第二节我们讲到是生产订单经过生产订单编号进行查询，其实，其它单据也全部一样，假如不记得单据，也能够经过其它方法查讯如一张销售订单，我们有8种方法查询某一人某一天销售订单明细，同理，其它单据也是如此教材说明 本教程是为金兰田用户编制教程，该教程提供给 SAP 企业中国 SAP Business One 金兰田用户。 本套教程关键以业务角色分类，以业务步骤为根本，穿插 SAP Business One 汉字版 功效，是一套简单易懂管理软件教材。用户不仅能够学习 SAP Business One 功效， 也能够了解小型企业在销售、物流等管理方面标准步骤。 本套教程编写者：胡栓峰，参考文件有：同享企业业务步骤、SAP 中国官网