房地产开发公司各项管理核心制度.docx

总经理岗位职责
一、实施董事会决议，主持企业全方面工作，依法经商，健全完善企业各项规章制度，确保实现董事会下达经济效益指标；
二、制订企业投资计划、经营计划、年度财务预算和决算方案、年度利润分配和填补亏损方案和年度工作计划，经董事会同意，推行职责给予实施。
三、组织指挥企业日常经营管理工作，在董事会委托权限内，以法人代表身份代表企业签署相关协议、协议、合约和处理事务；
四、决定管理组织机构和人事编制，常务副总、副总、各职能部门经理和其它高级职员任免、酬劳、奖惩；
五、依据经营需要，有权聘用专职或兼职专业法律、经管决议顾问、工程技术顾问，并决定酬劳；
六、决定对成绩显著职员给予奖励、调资和晋级，对违纪职员处分，直至解聘；
七、审查同意年度计划内经营、投资和流动资金贷款、使用、担保可行性汇报；
八、健全财务管理，严格财经纪律，搞好增收节支和开源节流工作，确保现有资产保值和增值；
九、抓好职员政治思想工作，加强职员队伍建设，建立一支作风优良、纪律严明、训练有素职员队伍；主动发觉人才，培养人才，努力为企业发展需要贮备人才，以应对猛烈市场竞争。加强企业文化建设，搞好社会公共关系，树立企业良好社会形象；
十、 完成董事会交办其它工作任务。

工程策划副总职责
一、实施董事会决议，帮助总经理主持全方面工作；
二、在总经理领导下，负责总经理交办工作部署、实施、督促、立即汇报实施情况和处理日常工作；
三、依据企业工程项目推进计划，提出周、月工作计划；
四、帮助总经理调查研究，了解情况，提出处理意见和提议，便于总经理决议；
五、帮助总经理协调各部门之间出现问题；
六、帮助总经理做好对政府相关部门及外单位联络；
七、做好经理办公会和其例会组织、召集；负责决议、决定等相关文件起草、公布；
八、处理多种突发事件，并向总经理汇报处理经过、结果；
九、帮助总经理对副总、部门经理及多种专业技术人才、管理人员考查，提出聘用、调整、调资、解聘意见，报总经理同意；
十、负责管理、监督行政各项制度实施力度，使之形成规范化、制度化，公平合理；
十一、 随时完成总经理交待各项任务，接收总经理授权，代理总经理处理企业各项事务。

策划营销副总职责
一、在总经理直接领导下分管策划部、销售部，对总经理负责；
二、编制项目营销策划方案，项目推广多种资金投放计划，预算和部门工作计划，经总经理同意，给予实施；
三、督促、参与项目营销策划方案实施，依据政府政策导向，市场调研资料进行分析，立即组织调整营销策划计划；
四、负责营销策划资金投放计划，行政费用预算资金使用其结果报常务副总经理审核，呈送总经理同意实施；
五、负责建立分管部门各类统计档案，立即将报表、处理意见、市场调研呈送总经理，便于总经理立即掌握情况，为决议提供依据；
六、负责组织每七天五所管部门工作例会，听取汇报上周工作计划落实情况，协调所管部门间需要处理问题，同时根据总经理工作安排，及和会同志合理化提议，决定下周工作计划。
七、完成总经理交办其它工作任务。

财务总监职责
一、在总经理直接领导下分管审计部、财务部工作，对总经理负责；
二、负责财税政策、财务管理制度落实和实施，协调好企业和财政、税务、银行部门关系，立即了解掌握财政、税费政策，法规动态和实施力度，帮助总经理处理和其相关部门关系；
三、组织编制融资、投资计划、财务预（决）算，资金使用计划，成本控制方案、财务管理制度和部门工作计划，由常务副总审核，呈报总经理同意实施；
四、 督促报备员、出纳员，按要求程序立即办理销售资金回笼，做到进帐正确，存款立即，确保日常合理开支所需资金；做好资金管理工作；
五、做好办理银行贷款及还款手续；
六、参与关键经济协议和经济协议研究审查；把握好经济法规和通常做法；
七、做好分管部门各类统计档案工作，立即将报表及相关政策动态报常务副总经理审阅，呈送总经理，便于总经理决议；
八、完成总经理交办其它工作任务。

总工程师职责
一、在总经理直接领导下分管工程部工作；接收顾问总工程师业务指导，对总经理负责；
二、遵照国家工程建设相关政策、法规、规范，强制性条文，在工程项目建设过程中加以落实实施；按基础建设程序办事；
三、组织编制建设工程资金投资使用计划，工程预（决）算，工程进度计划，成本控制方法，质量管理控制，相关工程管理制度，报常务副总审核后，呈送总经理同意实施；
四、参与工程项目投资策划，项目可行性研究，联络设计单位对总体计划设计，单体工程各专业施工图纸设计，并审核其合理性可行性；参与工程预（决）算编制，负责工程施工管理贯穿工程全过程；
五、结合项目建设实际情况，督促落实各项施工计划，随时处理变更，调整工作计划和资金调配；
六、负责参与工程施工招、投标工作，编写施工协议相关内容，报常务副总审核，呈送总经理同意；
七、主动协调和项目相关各单位关系，使工程又好又快推进；
八、负责建立分管部门各类统计档案，立即报常务副总审核，呈送总经理；
九、完成总经理交办其它工作任务。
副总经理岗位职责
一、在总经理领导下开展工作，对部门工作负全责；
二、负责起草企业综合性文件，通知、汇报及领导关键讲话文稿等；依据总经理决定立即向各部门传达各项工作指示，做好落实、督办，反馈统计、总结；
三、 制订规范行政工作管理程序，行政费用预算和部门工作计划，常常务副总审核，呈送总经理同意后实施；
四、负责企业行政证件年审和使用管理工作；企业固定资产，低值易耗品，办公用具购置、调配、使用管理工作；企业安全保卫；水、电设备购置、安装、维护、保养管理工作；企业食堂、宿舍、车辆管理工作，认真组织、参与外事活动后勤保障工作；
五、负责企业公文处理工作，批转多种来往文件，对文件进行收发分检、登记、编号、传阅、催办、立卷、归档和报刊、技术资料管理工作；
六、负责企业相关印鉴使用保管；介绍信、证实等开具；函、电收发工作，并做好存根和保留；负责各部门印章刻制、启用、更换归档；
七、 负责旅差费、通讯费、伙食费、车油费、办公费报帐审核、登记；车辆出入库、里程费用（油料、过桥过路、停车、保洁）工作日志核定，做好食堂、宿舍管理工作；
八、编制人事、行政管理制度和效能考评奖罚制度，编制全员薪酬、劳保、福利待遇；编制企业全员学习、培训工作计划，报常务副总审核，呈送总经理同意后实施；
九、负责企业人事档案和人力资源贮备、聘用、解聘、人事岗位调配、劳动协议签署、工资福利待遇、奖罚、职务业绩考评管理工作，做好人员任职、离职交接工作；
十、提升企业文化思想内涵，提倡团体精神，增强职员凝聚力、责任感，做好和政府劳动管理部门协调工作；
十一、负责建立部门各类数据统计报表档案，报常务副总审核。呈送总经理；
十二、完成总经理交办其它工作任务。

开发（前期）部责任人职责
一、在总经理领导下开展工作，对部门工作负责；
二、负责企业行政接待及相关事务管理工作；
三、负责企业重大公关活动策划，协调制订企业危机公关预案，出现问题按预案要求，协调企业部部门主动参与公关活动；
四、主动做好社会和政府资源开拓、管理、维护；尤其是和企业经营活动相关社会和政府资源维护；
五、负责办理和开发项目相关立项、申报，各类证件和企业所需多种政府批文；
六、参与工程项目标投资策划，项目可行性研究，总体计划审核等工作；
七、负责建立部门各类数据统计报表档案，报常务副总审核，再呈送给总经理；
八、完成总经理交办其它工作任务；

财务部责任人职责
一、在财务总监领导下开展工作，对本部门工作负全责。
二、落实国家财税政策、法规，结合本企业具体情况建立规范财务模式，财务核实制度，编制融资投资计划，财务预（决）算，资金使用计划，成本控制方案，财务管理制度和部门工作计划，经财务总监、常务副总审核，呈送总经理同意后实施。
三、做好成本费用估计、计划、控制、核实、分析和考评；监督各部门降低消耗，节省费用，提升经济效益，企业内部财务制度实施情况报财务总监、常务副总审核，呈送总经理。
四、按协议要求，做好各项工程款项拨付、清算；严格财务纪律，抓好各项应收款项核实工作，督促经办部门限期清理。
五、严格实施审批制度，按要求开支范围和标准核报应报费用，发放职员工资、奖金。
六、严格实施现金管理制度和支票使用要求，做好收费发票购置、保管、使用及回收。做好财务历史资料、文件、凭证、报表整理，搜集和立卷归档，并按要求手续报请同意后销毁。
七、立即将编制好财务报表和分析汇报送常务副总审核，呈送总经理。
八、完成财务总监交办其它工作任务。

审计部责任人职责
一、在财务总监领导下，对本部门工作负全责。
二、编制年度企业工作计划，按计划对各职能部门进行例行审计，并将审计结果报财务总监、常务副总审核，呈送总经理。
三、依据工作需要随时调阅各职能部门财务计划、预算、报表等文件、资料及相关会计资料。
四、参与相关财务会议，项目标预、决算，成本核实具体工作，大额经济协议洽谈签约，物资采购和款项拨付审核。
五、有责任随时向总经理汇报重大事项款，同意后有权对重大事项采取应急方法。
六、在调查研究基础上，实事求是对各职能部门经营管理方面存在问题提出改善和提议，报财务总监、常务副总审核，呈送总经理作为决议依据
七、完成财务总监交办其它工作。

工程部责任人职责
一、在总工领导下开展工作，接收顾问总工业务指导，对本部门工作负全责。
二、严格实施房地产开发工程建设相关政策法规、文件通知；按基础建设程序办事；负责项目标运作和管理。
三、编制工程建设投资，资金使用计划，工程预（决）处；工程进度、成本控制、质量控制管理制度和部门工作计划；报总工、常务副总经理，呈送总经理同意后实施。
四、参与工程项目投资策划，项目可行性研究等前期工作。
五、开工前准备阶段必需核实开工必需含有文件和资料，组织参与工程部工作人员对监理单位、施工单位提供“监理计划”、“项目施工组织设计”进行审核，对采取新技术、新材料、新工艺应用可能产生工期、造价变动，提出自己具体方案方法，努力争取达成节能环境保护、降低成本，确保工程质量。
六、组织参与施工图会审、交底，并结合实际情况在不违反国家规范、强制性条文情况下，提出合理化提议；施工过程中负责对“监理计划”、“项目施工组织设计”实施情况检验、监督，发觉问题立即纠正。
七、参与监理例会，对工程中出现重大问题，在调查研究基础上，本着实事求是标准，协调施工单位、监理单位、设计单位及工程项目标相关单位组织召开工程协调会，以“事实为依据，规范为准则”标准，处理问题，使工程项目又好又快推进。
八、因多种情况造成工程量和设计变更应立即统计，做好工程量预算调整，工程联络单会签、存档，作为以后结算依据，重大变更必需报总工、常务副总，呈送总经理审批后实施。
九、严格停工程序，因为多种原因造成必需停工，应报总工、常务副总审核，呈送总经理同意后实施，复工必需处理好造成停工原因，将其结果报总工、常务副总同意后方可复工。
十、审核监理单位工程量清单和工程拨款申请单；按协议进度拨付工程款，报总工、常务副总审核，呈送总经理同意后拨付。
十一、负责工程分部和单项工程中间验收，做好多种施工技术资料搜集；监督监理单位、施工单位做好“完工质量汇报”，“工程完工汇报”，做好完工验收各项准备工作，顺利完成完工验收及多种资料搜集，为工程立案做准备。
十二、负责参与预（决）算编制，审核工程概预算，审核工程完工结算。
十三、建立健全项目整个过程中全部施工技术资料，数据统计报表按月（或即时）上报总工、常务副总审核，呈送总经理。
十四、完成总工交办其它工作任务。

三、 专职管理、技术人员职责
(一)   策划人员职责
1、 策划销售责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、参与编制项目策划方案，项目推广资金投资计划，部门工作计划。
3、参与项目投资分析，计划方案，户型设计，景观布局和相关设计讨论。
4、了解房地产业市场趋势，掌握市场信息；即时提出策划调整提议。
5、做好本身形象塑造，做好项目形象宣传，了解参与办理申报，协调工商、市容、城管相关部门事务，对媒体广告承接单位提出提议。
6、完成策划销售部责任人交办其它工作任务。

（二）销售人员（置业顾问）
1、在策划销售责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、参与编制项目销售方案和部门工作计划，主动参与置业顾问培训。
3、了解开发项目标目标，参与户型设计，景观布局营销方案讨论，提出自己见解和提议。
4、参与购房协议、协议签约，楼盘定价；做好个人仪表仪容，热忱微笑接待用户，努力做好由卖房      推销      置业顾问个人角色转换。
5、注意市场动态，做好用户资料分类、整理，为开拓市场，挖掘潜在客房献计献策。
6、完成策划销售部责任人交办其它工作任务。

（三）协议报备人员
1、在策划销售责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、搞好和业务相关建委、房管局、物价局、银行等部门联络，建立良好、通畅关系，提升工作效率。
3、随时了解销售情况，立即向销售人员收取已签约购房协议，用户银行按揭材料，经审核无误分类建档、立案。
4、建立协议报备电子档案，立即将每批（次）报备数据，报企业副总、常务副总审核，呈送总经理。
5、完成策划销售部责任人交办其它工作任务。

（四）办公室工作人员
1、在行政人事部责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、起草企业综合性文件，通知、汇报及领导关键讲话文稿；企业来往文件、通知、信件、传真、电子文件、图档分类编号登记、收发、传阅、立卷、归档、报刊、技术资料、图书整理归档。
3、负责企业固定资产、低值易耗品、办公用具采购发放、贮备、保管，做好发放统计。
4、负责办公场所、食堂、宿舍水电和公共设施配置、安装、维护保养。
5、负责企业全员考勤管理工作。
6、完成行政人事部责任人交办其它工作。

（五）人事档案员职责
1、在行政人事部门责任人领导下工作，对本职员作负全责。
2、参与编制人事、行政管理制度和考评奖罚制度，编制全员薪酬、劳保、福利待遇。
3、参与各部门人力管理和思想政治工作，实施全员学习，培训计划，主动发觉人才，向企业总经理推荐。
4、做好企业人事档案管理和劳动协议管理，参与人员任职，离职交接工作。
5、立即了解政府劳动管理部门政策，参与协调政府劳动管理部门联络。
6、做好本部门数据统计报表，报行政人事部门责任人、常务副总审核，呈送总经理。
7、完成行政人事部门责任人其它工作。

（六） 接待员职责
1、在行政人事部责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、举止端庄，微笑服务，衣着得体，四季皆宜，语言文明，精神饱满，以诚待人，不以貌取人，平等尊重。
3、做好来访来电用户资料搜集、分类、汇总、统计。
4、做好办公室考勤工作。
5、参与做好企业来往文件、通知、报刊等函件分类编号、登记、收发、传阅、立卷、归档。

（九）前期工作人员职责
1、在前期部责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、参与企业行政接待及相关事务具体工作。
3、参与企业重大公关活动，在前期部责任人指导下实施相关公关任务。
4、参与社会和政府资源开拓、维护。
5、参与办理和开发项目相关立项、申报，各类证件和企业所需多种政府批文。
6、做好部门各类数据统计报表档案。
7、完成前期工作部责任人交办其它工作。

（十）会计职责
1、 在财务部责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、按“会计法”要求记账、复账、报账，做到手续齐备，数字正确，账目清楚，处理立即。
3、发票开具和审核，各项业务款项发生、回收监督，业务报表整理、审核、汇总，业务协议实施情况监督、保管和统计报表填报。
4、会计业务核实，财务制度监督，会计档案保留和管理工作。
5、 完成总经理、常务副总和部门责任人、财务总监交办其它工作。

（十一）出纳职责
1、在财务部责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、建立健全现金出纳多种账册，严格按制度审核现金收付凭证。
3、严格实施现金管理制度，不得坐支现金，白条应有明确交代。
4、对天天发生银行和现金收支业务应做到日清月结，立即查对，确保账实一致。
5、完成总经理、常务副总和部门责任人和财务总监交办其它工作。

（十二）预（决）算员职责
1、在工程部责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、编制工程预（决）算，参与工程施工协议签署工作。
3、 审核工程概、预算，审核工程完工结算，参与现场变更联络单会签；控制工程投资、工程造价，在调查研究基础上提出合理化提议，参与无价材料价格及补充定额测定确定，委托结算审计，参与做好立案材料准备。
4、帮助财务部审核工程项目付款情况。
5、参与工程项目投资策划，项目可研、工程验收，适时进行预（决）算工作。
6、 建立本职范围内各类数据统计报表档案，按月报送工程部备用。
7、完成工程部责任人交办其它工作。

（十三）土建工程技术人员职责
1、 在工程部责任人领导下，对本职员作负责。
2、帮助工程部责任人做好工程项目标前期、工程开工准备工作。
3、 参与土建工程招标资料，文件审查和评标工作，配合预（决）算技术人员做好标底和招标邀请书编制。
4、参与图纸会审、设计交底工作，负责参与交底统计、整理、签认和发放，随时处理图纸会审中提出问题。
5、 审查“土建工程施工组织设计”和“施工监理计划”中重大技术方法、新技术、新材料、新工艺应用进行审查，并提审查意见，和预算技术人中一起做出经济比较和技术可行性比较，供总工和工程部责任人决议。
6、监督检验“土建工程施工组织”和“施工监理计划”实施情况，负责审查土建工程相关单位提出土建工程变更要求，以事实为依据，规范为准则，对施工单位、监理单位工作质量和计划完成情况进行监督检验考评并提出调整、更正意见。
7、参与工程监理例会，立即了解工程项目中土建上存在和出现问题，开展研讨，提出处理措施。
8、 负责和设计、监理、施工单位信息和资料传输和各单位协调。
9、对土建施工中材料、质量、进度、机械配置，人力、现场标识进行全程监控，发觉问题应立即上报工程部。
10、完成工程部责任人交办其它工作。

（十四）水电工程技术人员职责
1、在工程部责任人领导下开展工作，对本职员作负全责。
2、帮助工程部责任人做好工程项目标前期工程开工准备工作。
3、 参与水电工程招标资料、文件审查和评标工作，配合预（决）算技术人员做好标底和招标邀请书编制。
4、参与图纸会审、设计交底工作，负责参与交底统计整理、签认和发放，随时处理图纸会审中提出问题。
5、审查“水电工程施工组织设计”和“施工监理计划”中重大技术方法，新技术、新材料、新工艺采取进行审查，并提出审查意见，和预算技术人员一起做出经济比较和技术可行性比较，供总工和工程部责任人决议。
6、监督检验“水电工程施工组织设计”和“施工监理计划”实施情况，负责审查水电工程相关单位提出水电工程变更要求，以事实为依据，规范为准则，对施工单位、监理单位工作质量和计划完成情况进行监督检验考评并提出调整、更正意见，并做好统计。
7、参与工程监理例会，立即了解工程项目中水电施工存在和出现问题，展开研讨，提出处理措施。
8、负责和设计、监理、施工单位信息和资料传输和各单位协调。
9、对水电施工中材料、质量、进度、机械配置、人力、现场标识进行全程监控，发觉问题应立即上报工程部。
10、 完成工程部责任人交办其它工作。

第四章  管理制度
（三）职业道德 奖罚制度
1、行为准则
1.1 职员仪表、谈吐、举止、行为，不仅仅是您本身文化素质反应，也是企业形象，要树立“我就是源源企业代表！”。
1.2 对外交流办事 对外或接待用户应诚恳、热情、不卑不亢，语言表示流畅、正确，讲一般话；善于倾听，不随意打断她人谈话，不问及她人隐私，注意话题健康及措辞分寸，谦虚谨慎，持沉稳重，不泄露企业商业机密。
1.3 遵守考勤制度，按时上、下班，不迟到、早退；病、事假立即申请。
1.4 尊重上司，尊老爱幼，以诚待人，不盛气凌人，“人贵有自知之明”，保持日常心态，摆正自己位置，“要团结，不要分裂”，不拉帮结派；开诚布公，平等尊重，团结协作，相互帮助，共同进步。
1.5 办公室内应保持坐姿端正，切勿高声喧哗，出入会议室和上司办公室，应主动敲门示意，进入房间随手关门。
1.6 珍惜公物，维护环境卫生，不随地吐痰；不乱丢纸屑、烟头和杂物，保持办公室整齐。
1.7 办公室不拨打私人电话聊天，严禁使用电脑进入游戏、股票、聊天、听音乐、看VCD和查阅和工作无关信息。
1.8 接听电话必需使用礼貌用语，表示应简练、明确，长话短说。
1.9 办公室内不串岗，不闲聊，不影响她人工作。
1.10 部门或个人使用电脑应设定密码，未经同意非相关人员不得使用操作。
1.11 遵守企业保密制度，不传小道消息，职员之间不过问工资、奖金及其它机密事宜。
2、 敬业
2.1 对待工作应一直保持饱满热情,高效、快捷、充满斗志，有事必报，有错必改，不得闻过是非，散布流言蜚语，团结互助，不停学习，和时俱进。
2.2 自觉维护一个上级，垂直领导，分工协作管理制度。
2.3 提倡顾大局，识大致；同心协力，共同奋斗团体精神，发觉问题或有意见，多做自我批评，立即和高管或部门沟通、协商，研究处理不得存有个人意识，扩大矛盾，更不能盛气凌人，应明理服人；工作上有上下级；但人格上大家人人平等，应相互尊重，相互帮助。
2.4 切记我们是来为企业服务，珍爱企业给我们提供机会、条件，只有用努力工作往返报企业，回报社会；工作不分份内份外，只要对企业有利，就努力去做，在不停地实践中提升丰富自我，提升认识问题、处理问题能力，来适应工作需要，而决不是工作适应我。

五、 行政管理制度
(二)档案管理制度
1、 档案种类
1.1 工程档案：项目工程设计、施工、完工，全部相关文件、方案、图纸、协议、变更、整改、预决算、计划、统计等整个工程中发生一切资料，由工程部搜集整理，由行政人事部分类归档管理。
1.2 文书档案：企业股东会文件、董事会文件、决议、年度计划、年度预算、来往函件、政府及相关管理部门文件由行政人事部分类归档管理。
1.3 财务档案、财务计划、预算、凭证、帐册、汇报、分析报表、审计资料等由财务部分类归档管理。
1.4 人事档案：管理制度、工资福利、人事档案、考评评定、奖罚统计、学习培训等资料由行政人事部分类归档管理。
1.5 财产档案：财产目录清单、其它财产档案等，由财务部整理，行政人事部分别分类保管。
2、 归档要求
2.1 上述归档材料标准上要以原件或材料正本归档，常见上述材料部门能够保留材料复印件或副本。因特殊情况不能将原件或正本存在企业档案，必需将复印件或副本归档，并注明原件和正本存在何处便于查找。
1.  2 归档时间要求
2.2.1文书档案：各部门文书资料应立即呈送归档立卷。
2.2.2 财务档案：按财务要求分月装订凭证，财务报表、审计资料应立即登记编号归档。
2.2.3 工程档案：工程项现在期手续办完后将相关证书、材料立即归档。工程设计、施工阶段相关材料在工程完工验收后两个月内整理归档。
2.2.4 证书、关键文件：在取得后即时归档。
3 、档案保留
3.1 档案分类、立卷、造册登记及存放应按规范标准管理，并充足利用企业电脑网络等优异手段，关键资料应做文本，磁盘双份存档。
3.2 对关键档案资料应关键保管，严防丢失损坏，相关企业关键资料未经同意不得携带外出。
3.3 各部部门档案应由专员管理，确保原始资料及单据齐全完整。
4 、档案借阅
4.1 总经理、常务副总借阅档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提取。
4.2 职员借阅档案须写借阅记录表，经部门责任人、副总、常务副总、总经理同意方可借阅；借出档案要准期归还。
4.3 借阅人员对所借装订案卷，不得抽换增减，如必需折开，须报明原因，请档案管理人员负责处理；严禁裁剪、涂改、篡改档案违法行为；未经管理人员准许，不得转借，复印档案；借阅、调卷职员应负安全和保密责任，不得泄密和遗失。
4.4 工程档案通常不得借出资料室，特殊原因借出，应限时归还。
4.5 档案管理人员应跟踪被调阅资料，立即监督和催还资料。
5 、档案移交
5.1 各项工程档案在该项目完成后移交相关部门，但企业应有副本存档备查。
5.2 需向其它单位、部门移交资料必需常常务副总、总经理同意办理移交手续，未经许可严禁私自移交。
6 、档案销毁：
任何部门和个人非经许可无权销毁企业档案材料，若按要求需要销毁时，必需经总经理同意；同意销毁企业档案，管理人员要认真编制填写销毁清单，加盖作废章或由专员监督销毁。
（三）保密制度
1 、企业全体职员全部有保守企业秘密义务,在对外合作、业务、商务活动中社交交谈中，严禁泄漏、出卖企业秘密。
2、 保密事项
2.1 尚在计划、策划、酝酿、运行中项目和事项。
2.2 人事决议、调整、任免、招聘解聘、奖罚事项。
2.3 企业内部掌控协议、协议、意向书、可行性汇报、财务报表、统计报表、分配方案、会议统计、技术资料、专利技术资料，关键人事组织档案。
2.4 业务来往间信息及相关关键事项。
2.5 企业领导研究还未实施事项及企业非向公众公开财务情况，银行帐户、帐号以企业确定应保密事项。
3 、属于保密范围文件、资料由专员打印、传输、复印、销毁；保密文件、资料由行政人事部妥善保管。
4 、保密方法
4.1 密级文件、资料外出确实需要携带，必需指定专员负责，并采取安全方法。
4.2 职员发觉企业商业秘密已经泄露或可能被泄露时，应立即汇报企业领导采取补救方法。
4.3 企业高管工作日程、行程职员不得过问、干预。
5、 责任及处罚：职员同泄露企业秘密，使企业造成损失，按损失程度给处理和经济赔偿。
（九）印鉴管理制度
1 、企业印鉴包含：企业法定名称公章、法人代表名章、协议专用章、财务专用章、工程专用章、校对章、骑缝章等。
2 、企业印章、项目专用章、校对章、骑缝章由行政人事部责任人负责保管；财务专用章、法人名章由财务部责任人、出纳负责保管，工程专用章由工程部责任人负责保管，其它印章由相关部门指定专员负责保管报行政人事部立案；印鉴保管必需安全可靠，企业法定名称公章、财务专用章、法人代表名章、工程专用章应放在保险柜内，印鉴不得委托她人代管；印鉴保管人变更交接时，应按印鉴样本移交，由行政人事部监督并立案。
3 、启用企业法名称公章、财务专用章、法人代表名章、工程专用章应经总经理、常务副总或授权监管人签字同意后印鉴管理人员加盖印章。
4 、印鉴管理人在负责盖章同时，将盖章内文件复印一份交行政人事部归类存档备查。