信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考.pdf

36 Vol.40,No.2February,2024第 40 卷第 2 期2024 年 2 月IT REPORT0 引言随着我国社会经济的不断发展，信息化时代的到来也促进了我国行政事业单位档案管理工作的开展，对于行政事业单位档案管理工作来说，科学有效的档案管理不仅能够有效地提升我国行政事业单位在市场竞争中的地位，还能为我国社会主义市场经济体制的建立和完善奠定坚实基础。但传统的档案管理模式已经不能适应社会发展和信息时代的需要。因此，在信息化背景下，要想更好地促进行政事业单位档案管理工作顺利开展，就必须积极地进行行政事业单位档案管理科学化建设，从而提升我国行政事业单位在社会经济发展中的地位。信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考郝静（隆化县卫生健康局，河北承德068150）摘要：伴随着我国信息化建设的快速发展，其给行政事业单位档案管理工作带来了巨大的影响。在行政事业单位档案管理工作中，科学合理的档案管理体系可以有效提升档案管理工作效率，而随着我国行政事业单位的发展和改革，其面临的新形势、新挑战也在不断增加。因此，为更好地应对这一挑战，行政事业单位档案管理部门应充分发挥其在档案管理工作中的作用，通过信息化建设促进行政事业单位档案管理科学化水平的提升。文章主要对信息化背景下行政事业单位档案管理科学化建设的重要性进行了分析，并提出了具体的对策措施，以供参考。关键词：信息化背景；行政事业单位；档案管理；科学化管理中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1672-4739（2024）02-0036-03Thinking on the Scientific Archives Management of Administrative Institutions under the Background of InformatizationHAO Jing（Longhua County Health Bureau,Chengde 068150,China）Abstract：With the rapid development of information construction in China,it has brought a great impact on the archives management of administrative institutions.In the archives management of administrative institutions,the scientific and reasonable archives management system can effectively improve the efficiency of archives management,and with the development and reform of administrative institutions in China,the new situation and new challenges are also increasing.Therefore,in order to better cope with this challenge,the archives management department of administrative institutions should give full play to its role in the archives management work,and promote the scientific level of archives management of administrative institutions through information construction.This paper mainly analyzes the importance of scientific construction of archives management in administrative institutions under the background of information,and puts forward specific countermeasures for reference.Keywords：information background；administrative institution；archives management；scientific management1 行政事业单位档案信息化管理的意义1.1 有利于推动信息化经济体制的建立和完善对于我国行政事业单位来说，科学有效的档案管理不仅能够更好地对其档案信息进行分类和整理，还能更好地帮助相关人员进行查询、查找。同时，行政事业单位档案管理工作还能对其信息化建设提供保障。因此，在信息化时代下，只有不断地进行行政事业单位档案管理科学化建设，才能更好地促进我国社会主义市场经济体制的建立和完善1。而从实际情况来看，我国行政事业单位档案管理工作中还存在着一些问题，这也导致了行政事业单位档案管理工作的效率和质量不高。而要想更好地促进我国社会主义市场经济体制的建立和完善，就必须加强行政事业单位档案管理科学化建设。1.2 有利于提升行政事业单位在信息市场竞争中的地位随着我国社会主义市场经济的发展，我国行政事业单收稿日期：2024-01-25作者简介：郝静（1978.03-），女，满族，河北隆化人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。37 Vol.40,No.2February,2024第 40 卷第 2 期2024 年 2 月IT REPORT位在市场竞争中的地位也在不断提升。为了更好地适应市场经济的发展，提高行政事业单位的核心竞争力，必须强化其档案管理工作，以充分发挥档案管理部门在行政事业单位中的重要作用。通过信息化建设可以进一步促进行政事业单位档案管理工作的科学化发展，使其可以有效满足时代发展需求。另外，信息化建设还可以为行政事业单位档案管理工作提供科学合理的基础数据支持，从而更好地为行政事业单位市场竞争提供准确、真实、全面的数据支持，提升我国行政事业单位在市场竞争中的地位和作用，进而为我国经济发展和社会进步提供更加有力的保障。1.3 有利于促进档案管理工作效率的提升在信息化背景下，行政事业单位档案管理部门应将档案管理工作与现代化技术相结合，从而促进行政事业单位档案管理工作效率和质量的提升。而在信息化背景下，通过对档案信息进行采集、加工、存储以及利用，从而实现行政事业单位档案信息的共享和利用。另外，在信息技术的支持下，档案管理部门可以对数据信息进行快速筛选、整理和分析，从而为行政事业单位工作人员提供更加全面和准确的决策参考依据。而在行政事业单位档案管理信息化建设中，不仅可以实现行政事业单位工作人员之间的资源共享，还可以在一定程度上提高工作人员的工作效率和质量，从而使行政事业单位的发展更好地适应时代发展趋势。1.4 有利于信息档案管理工作人员素质的提升随着信息技术的不断发展，档案管理工作也逐渐从传统的人工管理向信息化管理转变。在此过程中，档案管理工作人员自身素质的提升尤为重要，这不仅是提高行政事业单位档案管理工作效率的关键，同时也是促进档案管理工作实现信息化建设的重要基础。在信息化背景下，行政事业单位档案管理工作人员必须具备较高的专业素质和职业素养，这样才能更好地适应现代化档案管理的需求。同时，在信息化背景下，档案管理工作人员必须具备较强的创新能力和学习能力，这样才能不断提高自身综合素质2。另外，由于档案管理工作需要具备较高的专业性和技术性，因此在进行档案管理科学化建设过程中，行政事业单位要加强对工作人员专业知识的培训，从而有效提高工作人员专业知识水平和技能。2 当前行政事业单位档案管理工作中的问题2.1 档案管理制度不够完善随着社会的不断发展和进步，在行政事业单位的日常工作中，也逐步融入了许多新的工作内容，例如电子信息技术的应用、信息化平台的建设等。但是就目前情况来看，许多行政事业单位在档案管理工作中，仍然存在着许多不足之处，例如档案管理制度不够完善，无法对档案管理工作进行全面、科学、合理的规范和约束，这就导致在档案管理中存在许多漏洞和不足之处。另外，由于缺乏完善的档案管理制度，导致档案管理人员在进行档案管理时存在一定的盲目性和随意性。因此，需要针对这些问题，不断完善相关制度和规范，进而更好地促进行政事业单位档案管理工作质量和水平的提高。2.2 档案管理人员专业素质不佳在当前的行政事业单位档案管理工作中，工作人员的素质和能力对于档案管理工作质量和水平具有直接的影响，如果档案管理人员素质较低，那么就会影响到档案管理工作的顺利开展。但就目前的情况来看，很多行政事业单位对档案管理人员的专业素质和能力培训力度不够大，导致其整体素质不高，在开展档案管理工作时面临着较大的困难。同时，行政事业单位对档案管理人员的考核制度也不够完善，缺乏对工作人员的约束和激励机制，导致部分人员缺乏积极性和主动性，从而影响了档案管理工作质量和水平的提升。因此，需要进一步加大对档案管理人员的培训力度，提高他们的专业能力和素质水平，更好地为行政事业单位各项工作提供有力保障。2.3 档案管理中应用信息化技术较少随着社会的不断发展，科学技术的不断进步，信息技术的应用也越来越广泛。对于当前的行政事业单位来说，档案管理工作也需要与时俱进，积极应用信息化技术开展管理工作3。然而就目前情况来看，部分行政事业单位对档案管理工作的重视程度还不高，在实际工作中仍然沿用传统的管理模式，未将信息化技术充分应用到档案管理工作中，从而导致档案管理工作效率低下，不利于行政事业单位各项工作的顺利开展。同时，在部分行政事业单位中还存在着信息化技术人才缺失的问题，这也在一定程度上影响了档案管理工作水平和质量的提升。2.4 档案的利用效率低现阶段，我国行政事业单位档案管理工作中，档案管理人员没有充分发挥自身的职能，造成档案利用效率低下的问题。在这种情况下，很多行政事业单位的工作人员对于档案利用没有充分了解，也没有认识到档案工作对于行政事业单位工作的重要性。因此，很多行政事业单位在工作人员的调动和培训上投入大量的时间和精力，但是由于工作人员缺乏足够的知识和经验，导致档案利用的效率少。同时，在实际工作中，一些行政事业单位在使用档案信息时不能做到正确有效地利用档案信息。这些问题在一定程度上导致了行政事业单位对档案管理缺乏重视，影响了档案管理人员对各项工作开展的积极性和主动性。3 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的有效路径3.1 增强行政事业单位管理层的信息化意识3.1.1 明确信息化建设目的在行政事业单位管理中，管理层应当明确信息化建设的目的，通过有效的信息化建设，提升管理水平，推动行政事业单位的长远发展。在行政事业单位进行信息化建设时，应结合本单位的实际情况，明确信息化建设目标。管理层应当充分认识到信息化建设工作对于提升行政事业单位管理水平、提高管理效率的重要作用，并结合本单位的 38 Vol.40,No.2February,2024第 40 卷第 2 期2024 年 2 月IT REPORT实际情况制定科学合理的信息化建设计划。同时，管理层应当加强对工作人员的培训，通过开展相关培训活动，强化工作人员的信息化意识、创新意识等，促使其能够将信息技术有效地运用到日常工作中。3.1.2 树立科学信息化管理理念要想确保行政事业单位管理信息化建设工作顺利开展，必须要树立科学的信息化管理理念，推动管理信息化建设。在实际工作中，管理人员应加强对新时代信息化技术的了解和掌握，增强对新时代信息化技术的认识和理解，从而将其融入到管理工作中。在信息技术不断发展的背景下，各行政事业单位也应结合自身发展实际情况，制定科学合理的信息化管理制度，并根据工作实际情况合理引进先进的信息化技术和设备，同时为管理人员提供必要的培训和学习机会，从而促使其能够有效应用信息化技术开展各项工作。与此同时，管理层的人员也要积极转变思想观念，切实增强对信息化技术的重视程度。3.1.3 加强对信息化的认识行政事业单位管理层应结合自身管理工作的实际情况，不断加强对信息化的认识，树立正确的管理观念。具体来说，可以通过以下几个方面来实现：第一，要认识到信息化技术对于行政事业单位管理工作的重要性，明确自身管理工作的目标。第二，要在单位内部营造出信息化建设的良好氛围，通过一些有效途径向单位员工进行宣传，提高其对信息化建设的认识。第三，要建立起健全的管理制度，明确责任分工。第四，要在单位内部营造出良好的沟通氛围，通过定期组织交流会议等方式提高大家对信息化建设工作的认识4。3.2 健全档案信息化建设制度3.2.1 转变传统观念，树立正确的档案信息化意识传统的档案管理模式已经无法满足档案工作的发展需要，因此，相关部门应改变传统的档案管理观念，树立正确的档案信息化意识。相关部门应认识到，档案信息化建设不仅能够提高档案管理水平，同时还可以推动社会经济的发展。在建立档案信息化建设时，相关部门应从实际出发，制定科学合理的发展规划和工作方案，并将其纳入到工作考核目标当中。此外，相关部门还应加强对档案管理人员的培训力度，使其了解档案信息化建设的重要性和必要性，并能够积极配合相关工作人员开展工作。相关部门应将档案信息化建设列入到重点工作当中，为档案信息化建设提供必要的支持。3.2.2 加大资金投入，保障档案信息化建设的顺利进行我国政府部门应加大对档案信息化建设的资金投入，使档案信息化建设工作得到有序进行，为我国档案信息化建设奠定基础。同时，政府部门还应重视对档案信息化建设人才的培养，为我国档案信息化建设培养更多的专业人才，为我国档案信息化建设工作提供强有力的智力支持。另外，政府部门应制定相关政策来鼓励企业和个人进行资金投入，促进社会各界积极参与到档案信息化建设中来，为我国档案信息化建设提供良好的发展环境。3.3 加快档案信息的建设，促进档案资源共享在档案管理工作中，档案信息的建设是十分重要的，尤其是在信息化背景下，行政事业单位档案管理工作必须加快档案信息的建设，促进档案资源共享，从而提高行政事业单位的整体管理水平。首先，在实际工作中，应该注重对档案信息资源的收集和整理，做好文件资料的收集工作。在对纸质材料进行整理时，要对其内容和形式进行规范和统一，从而保证纸质材料的准确性和完整性。同时，对于电子文件要进行合理、有效地归档和管理。其次，要建立健全档案信息资源数据库。行政事业单位应该积极建立健全电子档案数据库，通过完善电子档案数据库，为日后行政事业单位的发展提供数据支持。同时，还要对纸质档案进行合理、有效地归档和管理工作，通过建立健全电子文件管理系统，对纸质材料进行妥善处理和管理，从而实现行政事业单位信息资源的共享。最后，在档案资源共享中要重视对数据库平台的建设工作。通过建设完善的数据库平台可以为行政事业单位提供优质、高效、便捷的服务。所以在行政事业单位信息化建设过程中一定要做好数据库平台建设工作。数据库平台应该具有很强的开放性和共享性、安全性。另外，行政事业单位还要注重对信息资源进行及时更新和维护工作5。4 结语综上所述，在信息化时代，信息技术得到了广泛应用，档案管理工作也要不断创新，提升信息化管理水平。将信息化技术应用到事业单位档案管理中，一方面能够提升档案管理效率，另一方面还可以实现对档案信息的共享和交流。因此，档案管理人员也要充分认识到信息化建设对事业单位的档案管理工作带来的影响，结合事业单位的实际情况，采取有效措施提升行政事业单位档案管理的科学化水平。参考文献：1 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