公司前台的管理新规制度.doc

公司前台工作规范和管理制度第一章 总则公司前台作为公司涉外窗口，经常性与客户接触，具备较重大责任，前台接待直接代表公司形象和服务质量，因而，公司前台接待必要严格遵守接待工作规范。反之，则会给公司形象导致严重不良影响。有鉴于此，为提高公司外在形象和服务水平，统一规范前台工作秩序和员工行为及操作程序，特制定前台工作规范和管理制度，对前台工作进行细化、详细化。适合范畴：本制度合用于前台工作人员。管理部门：公司行政部。第二章 电话接待流程及话术1. 电话接听：a) 接听电话时，一方面要热情、精神饱满，由于咱们代表着公司形象。电话铃响第二声到第三声时候，接起电话。话术：“您好，蚁族网。” “请问您找哪位？”不以“喂”开头，使用礼貌用语。b) 接电话语调要不紧不慢，并始终保持轻松愉悦声调，禁止在接听电话时，使用不文明语言，或者不耐烦语调语调。应调节好表情，微笑是可以通过电话传递，多使用礼貌用语，如：“谢谢您”、“请问尚有什么可以帮您吗？”、“不用谢”等等。2. 来电转接：a) 来电转接时，一方面要确认接听人在座位上，并且确认其可以接听电话（与否在接听手机或者与领导报告工作）。尽量不要告知来电者公司人员电话，尽量采用留下联系方式告知公司同事，回电给对方形式。话术：“好，请您稍等，帮您转接。”（确承认以接听）“ 不好意思，她当前不在座位上/正在接听电话/当前外出不在公司，不以便转接。与否需要帮您留言，或者留下您联系方式，稍后请她回电给您？ ”（不以便接听或不在位子上）。b) 对方找如果是总经理，又懂得总经理姓氏，则需要礼貌问清晰对方姓名、公司，要有一定辨别能力，辨别无关电话和重要电话区别。重要电话来电转接，做好记录，如遇推销，无法说出需转接者姓名电话，或者与公司无关来电，就要以礼貌借口回绝。婉拒话术：“请留下您联系方式，如果需要咱们会与您联系。”3. 来电记录：a) 做好来电记录，重要是需要留言来电和需要回电来电记录。填写“电话留言条”（来电者姓名、公司、转达事宜、联系电话、来电时间）放在明显位置，并提示同事。b) 留言一定要及时转达给关于部门或者有关人员。4. 其她注意事项：a) 让对方先挂线。在接听电话、打电话给客户或者打电话给上级领导时，应有礼貌等待对方先收线，这样整个电话才算圆满结束。b) 如果没有在前台，要留意前台电话铃响，要尽快用附近电话接起，并礼貌接听。c) 如果要离开公司或者暂时不能接听电话，需要提前告知上一级领导或者同事代为留意接听电话。第三章 访客接待规范1. 外来访客接待：a) 遇到有访客来，应及时起身招呼来访客人。面朝向来访者点头，微笑致意。“您好！请问您找哪位？您贵姓？与否有预约？” 如有需要，要填写“来访登记表”。理解其所拜访对象，请来访者到洽谈间或者会议室等待，及时联系被拜访者或者有关人员，并为客人倒水。b) 如果来访者等待时间过长，被访者还在忙，要积极关照一下来访者，并向其阐明一下，并提示被访者，询问与否需要有关其她人员先接待等。c) 接待来访客人时，应尽量避免来访者通过或滞留在办公区域，如果经接洽者容许，可以有前台引导来访者进入办公区域。d) 如果遇到拜访对象不在，应让来访者在洽谈间等待，及时联系被访者，告知其有来访者，看是需要来访者等待，还是另约时间。再委婉告知来访者。e) 送客：客人离开时，要起身、面带微笑礼貌送客。话术：“请您慢走”、“您辛苦了”、“再会。”等等。客人走后，要及时将客人使用过一次性杯子清理，桌椅摆回原位。保持会议室和洽谈间整洁。2. 对内同事接待：a) 早上上班有积极和同事，特别是领导打招呼问好。话术：“早上好”、“早”、“某总/姓名+早上好！”。下班也要和同事打招呼。话术：“辛苦了，我先走了，明天见。”“领导，请问您这边尚有什么需要我做工作吗，（如果没有）那我先走了，领导再会！”等等。b) 前台要保持有人在位置上，如果有事离开，需要积极交代同事协助接听电话或者接待访客，一方面是同部门同事，另一方面是其她部门同事。c) 礼貌对待其她同事或者领导安排工作。话术：“可以，但是我要先和我部门主管阐明一下，由于我当前有工作在做，因此时间上和部门主管拟定一下，再答复您，与否可以完毕，以及完毕时间，您看可以吗？或者，您直接和咱们部门主管说一下，让她安排？”（工作量较大，一小时内无法完毕工作。）“好，可以。”（可以顺手协助完毕工作）。d) 注意，对待同事一定要谦和有礼，可以帮忙尽量帮忙，一时不能做到或者完毕有困难，不直接决绝，可以向其阐明当前工作状况，并及时向部门主管报告，合理调节配备工作。第四章 快递、信件、物品收发管理规范1. 快递、信件、报纸收发：a) 发件：在收到公司员工要寄文献资料、物品时，要在快递登记表进行登记，注明发件人姓名、交发物品名称，交寄时间，收件人地址等及其她特别规定，经确认无误后，再统一办理寄出。寄件人所填写快递单需留一页在前台存底已便查询。b) 收件：前台收件后须进行归类、登记并及时告知收件人领取或发放，收件人领取时须在登记表上签字。2. 公司物品收发与管理：a) 盘库：每月25-30日对库存办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存登记表”提交行政主管审查。若有用品数量局限性或已领用完，即时上报，进行补充；b) 购买：每月25-30日告知公司各部门提交下月所需办公用品清单，记录出“购买清单”后报行政主管审批。批准后，联系办公用品供应商送货；c) .领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后予以发放；d) 归还：员工办理离职手续时，需归还已领用公司物品（易耗品除外），如有遗失、损毁需及时上报；第五章 寻常工作规定1. 前台接待人员应当遵守更加严格作息时间，要在正常工作时间提前10分钟到岗，推迟10分钟下班。2. 前台接待人员在见到入门领导、同事、宾客后须微笑打招呼问好。3. 工作时间内禁止脱岗、串岗、提前离岗等行为，前台接待人员工作特殊性决定了其离座不应当太久，普通不能超过10分钟。如工作中因公务需暂离工作岗位时，需及时告知其她行政人员替岗，并交待清晰接听电话、接待宾客办法等；在替班人员到达前台后方可离开。4. 保持前台工作区清洁、整洁，维持前台工作秩序，不浏览与工作不相干网页、不聊天、不吃零食、不大声喧哗。5. 前台工作人员仪表仪容规定整洁、端庄做到服装整洁、规范，言行举止温和、谦恭，使用文明用语，坐姿端正，站姿挺立。6. 不得翘二郎腿，不得用手支着下巴或做其她不雅动作，要时刻注意塑造良好职业形象。7. 台人员不应使用前台电话拨打或接听私人电话，如接听私人电话，应尽量快结束通话。8. 办公桌面不得堆放与工作无关私人物品，如水杯、私人照片、化妆镜、药物等，随时保持前台桌面干净整洁。9. 定期整顿各种文献、报纸、杂志等物品，按部门及物品种类进行分类，物品柜中公私物品要分类放置。10. 要热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌，能办理事项明确答复，对不能办理阐明理由。第六章 仪态礼仪1. 前台人员应着职业套装等正装，同步保持个人清洁卫生：头发梳理整洁，以盘发为主，不带复杂首饰；面部保持清洁，不化浓妆，唇部润泽，口气清新；手部干净，不留长指甲，指甲修剪整洁，不涂抹鲜艳指甲油；可以使用清新、淡雅香水。应礼貌用语并保持开朗心态，在接待过程中始终面带笑容，这样更加有助于与人交往，给来访客人留下良好印象。2. 站姿：应体现出柔和和轻盈，昂首挺胸，重心自然落于脚中间，肩膀放松，丁字步站立。谈话时，要面对对方，保持一定距离。尽量保持身体挺直，不可歪斜。依托着墙壁、桌椅而站；双腿分开距离过大、交叉，都是不雅观和失礼行为。手中也不要玩弄物品，那样显心不在焉，是不礼貌行为。3. 目光：接待宾客少不了目光接触，对的运用目光传达信息，可以有效地塑造专业形象。谈话时目光应保持平视，谈话中应用眼睛轻松柔和地注视对方眼睛，同步配以微笑。4. 微笑：微笑要不露牙齿，嘴角两端略起，发自内心，自然坦诚，切不可假笑。5. 手势：通过手势，可以表达简介、引领、请、再会等等各种含义。手势一定要柔和，不能拖泥带水。在领路和指引方向时要注意手指自然并拢，掌心向上，以肘关节为支点，批示目的，不能以食指来指指点点。第七章 附则违背本制度或者接到被投诉者，视情节轻重予以警告或其她惩罚。情节严重或屡次违背者，报人力资源部解除劳动关系。对于违背公司规定，给公司带来经济损失个人，公司保存追究其法律责任权利。本制度自5月1日起生效执行。厦门蚁族网信息科技有限公司二一八年五月四日