存货管理核心制度.docx

存货管理制度第一章 总则第一条 为规范企业存货进出管理、堆放管理、确保留货账实相符，和加紧存货盘活管理等，特制订本制度。第二条 存货包含原材料、辅助材料、包装物、外购商品、修理用备品备件、产成品、在产品、自制半成品等。第三条 存货应该制订各品种最高库存量，明确责任人。同时，通常库存已达成最高库存量存货，仓管员应该拒绝收货。第四条 未经财务部门同意，不得私自设置仓库，车间还未使用或剩下物质在月终盘点时必需全方面盘点，不得以任何理由私藏存货。同时，也不得私自增加仓库相关人员。第五条 仓库划分待检区、退货区、合格区、次品区、暂存区和寄放区。1.待检区：以黄色标识牌表示，是指已收到采购通知入库但质检部待查质量而将物资存放区域。2.退货区：以灰色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确定属于供给商产品质量问题，采购部正在或拟向供给商要求退货物资而将其存放区域。3.合格区：以绿色合格标识牌表示，是指已收到采购通知入库并经质检部检验质量确定质量合格而将物资存放区域。4.次品区（次品）：以蓝色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确定不能再使用或不能以正品（合格品）看待而将其存放区域。5.暂存区：以红色标识牌表示，是指已收到采购通知入库但经质检部检验质量确定质量不合格而将物资临时存放区域。6.寄放区：以茶色标识牌表示，是指经企业领导同意让供给商寄放或用户采购后寄放而将物资临时存放区域。来料加工物资能够独立计划“来料加工区”，在本制度中放入“寄放区”进行规范。第六条 企业设置废品仓库，并由仓管员建立废品台账。 各仓库不应该存在废品物资，应该定时清理，而次品区域物资更应该立即处理，该转入废品仓库要立即转入废品仓库，仓管员应该负担起管理责任。第七条 仓库使用相关票据（单据）格式、联次、报送对象和管理，严格根据企业票据管理制度要求实施。第八条 仓库进出物资必需办理入库手续和出库手续，包含全部票据全部必需经仓管员签字确定才是有效单据；没有经过仓库物资，仓管员不得给开具票据，也不得给签字确定。第九条 待检区、暂存区和寄放区物资不能内部（关键是车间）领用和销售，假如经质检部门检验能够使用，必需先办理入库再办理出库，不然不能发货，以确保账实相符。寄放区物资假如是供给商或用户自己使用，也要办理相关财务手续后才能发放，确保账实相符。第十条 仓库全部票据内容必需填写完整、书写工整，不得涂改。不然，视同票据无效。会计收到仓库传来票据，必需认真审核，发觉不符合要求必需立即退回和纠正，确保票据书写规范。第二章 存货进出管理第十一条 存货进出仓库，仓管员应该和当事人当面点清数量，当面开具单据（包含入库单、出库单和收据证实单据），做到单据和数量完全相符。第十二条 存货进出仓库时，仓管员必需严格根据企业财务审核审批制度相关要求和本制度要求实施，在确保财务审核审批人员和相关经办人全部签字确定后，才能收货和发货。第十三条 发货通常要遵照优异先出、频者就近标准。第十四条 原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件入库。1.待检程序仓库凭采购人员采购通知单或订单（包含寄库和来料加工全部要有相关部门通知）和供给商送货单或发票按品种、规格型号、数量和供给商当场点清数量后进入待检区，并当日上报质检部门，同时挂上黄色待检标识牌。仓管员凭实际收到物质数量（待检），可先方便条形式开具收据给供给商，并写上“此条为临时收货凭证，三天内有效，三天后视同已办理入库或退货而自动作废”。质检部门能够即时检验，可直接进入以下“入库程序”办理入库。2.入库程序质量检验合格后，仓管员凭质量检验汇报确定品种、规格型号、数量填制“入库单”，并由质检员签字确定。同时将物资转入合格区，挂上绿色合格标识牌。质量检验汇报由仓管员负责保管，采购通知单（或订单）和供给商送货单或发票随同“入库单”报送财务部门。3.退货程序质量检验不合格物资应该立即退货，临时没有退货应将物资转入暂存区，并挂上红色不合格标识牌。同时，仓管员要跟踪管理退货。第十五条 产成品、自制半成品入库由质检部现场检验质量，经检验合格后，仓管员开具“入库单”由工人（或送货人）、质检员签字确定。同时将产成品或自制半成品转入合格区，挂上绿色合格标识牌。第十六条 原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件、产成品和自制半成品出库1.车间领用由车间统计员统一填写“出库单”，由工人（领料人）和车间主任（审批人）签字，仓管员凭“出库单”发货。2.销售出库和移库仓管员凭台账会计开具“提货单”发货，并依据实际发货数量填写“出库单”，提货人凭“出库单”向台账会计开取“发货单”和“车辆放行单”，仓管员和保安凭单据放行。3.无偿赠予无偿赠予包含两种情况，一个是无偿赠予客人，另一个是无偿赠予用户。赠予客人：台账会计凭总经理审批条开具“提货单”，仓管员凭“提货单”发货，并依据实际发货数量填写“出库单”，“出库单”由提货人签字确定，提货人凭“出库单”向台账会计开取“发货单”和“车辆放行单”，仓管员和保安凭单据放行。赠予用户：台账会计凭相关协议或总经理审批条开具“提货单”，仓管员凭“提货单”发货，并依据实际发货数量填写“出库单”，“出库单”由提货人签字确定，提货人凭“出库单”向台账会计开取“发货单”和“车辆放行单”，仓管员和保安凭单据放行。赠予用户物资发票应该在财务经理指导下开具。无偿赠予相关协议和总经理审批条应该随同“出库单” 同时送交财务部门；反之，根据销售形式进行核实。4.车间退货由车间统计员统一填写“出库单”，填写时使用红字，由工人（送货人）、车间主任（审批人）和质检员（确定能否再次使用）签字，仓管员凭“出库单”（红字）收货，并将物资存放在相适应区域（合格区、次品区、退货区）。第十七条 销售退货根据企业财务审核审批制度相关要求实施，由质检员检验质量，根据质检员确定品种、规格型号、数量和产品等级（合格品、次品等），由仓管员开具“出库单”（红字），由质检员、送货人签字确定，并将物资存放在对应区域（合格区、废品区、退货区）。不符合财务审核审批制度相关要求，仓管员有权拒绝收货，并立即向相关责任人（关键是财务经理）反馈情况。第十八条 寄放出库1.假如供给商要出库寄放物资，由台账会计凭“供给商书面通知”开具“提货单”，仓管员凭“提货单”发货，并依据实际发货数量填写“出库单”，“出库单”由提货人签字确定，提货人凭“出库单”向台账会计开取“发货单”和“车辆放行单”，仓管员和保安凭单据放行。2.假如企业要出库寄放物资，根据以上相关入库和出库条款要求，先办理入库手续再办理出库手续，不得只办理出库手续。第十九条 内部调拨1.相同级物资内部调拨，由出货仓库仓管员开具“内部调拨单”，由仓库主管审批签字确定后实施，由送货人和进出仓库仓管员签字确定，收货仓库凭“内部调拨单”入账。2.不相同级物资内部调拨，由质检员检验质量，根据质检员确定品种、规格型号、数量和产品等级（合格品、次品等），由出货仓库仓管员开具“内部调拨单”，由质检员、送货人、进出仓库仓管员、仓库主管和对应部门经理签字确定，并将物资存放在对应区域（合格区、废品区、退货区），收货仓库凭“内部调拨单”入账。第二十条 存货报废1.企业：由仓库主管提交报废申请汇报，经总经理审批后由仓管员开具“出库单”，由质检员检验质量，由质检员、相关参与人员签字确定，并将废品转入废品仓库。2.办事处：由仓管员提交报废申请汇报，经办事处经理确定并上报总经理审批后由仓管员开具“出库单”，由质检员检验质量，由质检员、相关参与人员签字确定，并将废品转入废品仓库或直接处理。第二十一条 委托加工物资：从仓库出库台账会计凭委外加工协议开具“提货单”，仓管员凭“提货单”发货，并依据实际发货数量填写“出库单”，“出库单”由提货人签字确定，提货人凭“出库单”向台账会计开取“发货单”和“车辆放行单”，仓管员和保安凭单据放行。委外加工产品完工后，属于产成品直接入库成品仓库，经过“产成品入库单”办理入库；属于半成品由生产部安排车间收货，经过“车间外发加工产品入库单”办理入库。第二十二条 委托加工半成品：从车间出库生产部统计员凭委外加工协议开具半成品“提货单”，车间统计员凭“提货单”发货，并依据实际发货数量填写“出库单”，“出库单”由提货人签字确定，提货人凭“出库单”向生产部统计员开取“发货单”和“车辆放行单”，车间统计员和保安凭单据放行委外加工半成品不能从仓库出库，车间统计员发出半成品要建立备查账，并负责跟踪收回半成品和管理 ，车间收回半成品时要开具“车间半成品外发入库单”，同时车间半成品“出库单”和“入库单”要立即上交财务部。第二十三条 车间在产品1.工人完工：各车间、工序完工产品(包含半成品和成品)在交给统计员时，由统计员填制“车间完工产品收料单”，由质检员验收质量并签字确定，由工人和统计员确定。2.车间、工序交接：各车间、工序将半成品转交下一道车间、工序时，应该填制“车间半成品交接单”，由双方统计员签字确定。成品入库经过“入库单”办理入库。3.退货：下道工序退回半成品，由车间统计员负责将半成品退给工人，并办理相关手续。第三章 存货堆放和日常管理第二十四条 仓库必需设置消防设施，通道必需宽大，门窗必需符合防盗要求，电力设施必需符合消防部门要求，以确保留货安全。第二十五条 切实做好“防火、防霉、防锈、防蛀、防爆、防潮、防烂、防盗、防鼠、防毒”等“十防工作”。仓管员必需常常巡查，如发觉问题应立即上报上级主管并会同相关部门立即采取防范及补救方法。第二十六条 物资堆放要讲究科学、合理，区域要分开、清楚，摆列要整齐、有序，高低要合适、均衡；每堆物资前要统一使用企业标识牌，并在标识牌上写明物资名称和数量，确保账（仓库账和会计账上物资名称和数量）、牌（标识牌上物资名称和数量，下同）和实物相符。第二十七条 标识牌是区域划分关键标识，标识牌设计要规范，书写要工整，必需做到“物牌同时改变”，杜绝以任何客观理由影响“物牌”相符。标识牌基础内容包含：物资名称、规格、数量、保质日期、生产厂家。第二十八条 常常对仓库物资进行灰尘清理，从而降低因污染带来质量问题。经过制订轮值表对物品堆放周围环境进行清扫和整理，并对仓库清洗地板及吸尘工作进行监督。第二十九条 仓管员应该定时对物资生产日期、保质日期进行全方面整理，属于已过保质日期物资应该转入次品区域，并挂上蓝色标识牌。第三十条 保守电脑密码，杜绝仓管员以外人员随意动用电脑。杜绝利用电脑做和业务或工作无关事情。严格遵照操作规程操作电脑，并按电脑维护事项定时对电脑进行维护和保养。第三十一条 仓管员有权拒绝闲杂人员进入仓库。第三十二条 仓管员应对内、外搬运工进行指导、监督，确保物资堆放符合要求。第三十三条 必需严格检验或督导进出仓库人员，立即关好门窗，确保仓库和物资安全。第三十四条 不良存货清查1.企业：由仓库主管牵头，会同生产、采购和销售经理于每三个月末到仓库现场清查不良存货（指在三个月内少销或滞销产品和保质期届满前两个月产品、材料和包装物等，下同），并在相关制度范围内盘活处理，或将情况及处理意见报送总经理审批。2.办事处：由办事处经理组织相关人员于每三个月末到仓库现场清查不良存货，并在相关制度范围内盘活处理，或将情况及处理意见报送总经理审批。第三十五条 仓库是一个特殊部门，职员用餐应在要求时间范围内交替轮番，以确保仓库货物随时供给。第三十六条 保守仓库业务秘密，杜绝向供给商等其它人透露物资库存等相关业务信息。第三十七条 未经上级同意，不得随意复制、摘抄企业资料。作废文稿应立即妥善处理，以防泄密。第三十八条 叉车工、农用车司机必需服从仓库主管安排和调度。同时，要按以下要求做好车辆保养、维护和管理工作，确保叉车、农用车工作需求和工作质量。1.杜绝驾驶员以外人员随意动用叉车、农用车。2.驾驶员应严格根据驾驶规程驾驶叉车、农用车。3.严格遵守“电瓶叉车在室内作业，柴油车在室外作业”要求。4.保持叉车、农用车清洁和完整，常常对其质量和性能进行检验，并按要求进行维修和保养。第四章 存货账表管理第三十九条 开好单、做好账、编好表、对好账，是仓库账表管理总要求，是仓管员应该含有基础素质和基础职责。仓管员必需做到以账管物，必需重视账表在仓库管理工作中关键性。第四十条 仓库账表分为自有物资账表、寄存物资账表、来料加工物资账表和外协物资账表。1.自有物资账表：反应企业自购并存放在自有仓库进出存物资信息，包含账簿信息和表格信息。2.寄存物资账表：反应经企业相关领导同意外部单位临时存放在企业自有仓库进出存物资信息，包含账簿信息和表格信息。3.来料加工物资账表：反应外部单位来料加工存放在企业自有仓库进出存物资信息，包含账簿信息和表格信息。4.外协物资账表：反应企业委托外协单位生产临时存放在外协单位进出存物资信息，包含账簿信息和表格信息。第四十一条 入库单和出库单杜绝涂改，要求使用复写纸书写，书写要工整，字迹要清楚、易认。假如书写出现错误，要求作废并完整保留每一联次。入库单和出库单每日要报送给相关人员。第四十二条 仓库账簿和多种报表要按各区域物资类别进行编制，要求书写工整，字迹要清楚、易认，以供相关人员立即了解仓库存货库存结构。第四十三条 采购部和销售部相关人员要认真阅读存货报表，经过存货报表信息立即了解存货结构和存货库存量，并立即合理地调整存货库存结构和库存量，和立即处理不良存货。第四十四条 认真有效地做好仓库电话统计、交接班统计、磅码单和进口物资独立登记等工作。第四十五条 加强账、牌查对管理，定时查对账、牌是否相符，假如出现 不符，必需立即查明原因，确保账、牌时刻相符，以充足发挥牌在日常管理中作用。第四十六条 仓管员每旬和会计查对存货借贷余额（数），次月2日查对并签字确定上月存货借贷余额（数），必需确保仓库账和会计账借贷余额（数）完全相符。在对账确定时，必需将自有物资、寄存物资、来料加工物资等分开查对确定。第四十七条 仓库账务和多种报表编制由会计负责管理和指导，仓管员必需服从，不得自行设置账簿或设计报表。第五章 存货盘点管理第四十八条 存货盘点包含在产品盘点和仓库物资盘点。1.在产品每个月最终一天由生产部门组织盘点，并于次月一日前上报财务部门。财务部门依据实际情况主动到车间指导、监督在产品盘点。具体要求按成本控制管理制度要求实施。2.仓库物资盘点根据以下相关条款实施。第四十九条 仓库物资盘点分为月份盘点、季度盘点、六个月盘点、年底盘点和特殊盘点。月份盘点总量应该占存货总量60%以上，季度盘点总量应该占存货总量80%以上，六个月盘点总量和年底盘点总量应该对存货全部盘点，特殊盘点（包含外部审计和内部审计需要盘点）则依据实际需要确定盘点量。第五十条 仓库物资盘点方法通常采取日常盘点法。日常盘点法是指在不影响存货进出管理前提下，每个月组织相关人员随时对存货进行盘点一个方法。第五十一条 每次仓库物资盘点结果，应该确定存货盘盈或盘亏，应该提出处理意见和明确责任人，并按相关步骤处理或审批，由财务部门于月终进行账务处理。第五十二条 仓库物资盘点盘盈或盘亏，依据截至存货盘点日期财务账面结余数和实际盘点数差数进行确定。第五十三条 仓库物资盘点时， 仓管员、财务人员及参与盘点人员应该同时在现场。第五十四条 仓库物资盘点结束后，参与盘点人员应该在盘点表上签字确定，并于期终由属地行政责任人签字确定。第五十五条 仓库物资盘点表及相关资料数据和文字应该书写工整，同时应该归档管理。第五十六条 仓库物资盘点工作由存货管理部门负责组织，由财务人员进行监盘和业务指导。第五十七条 仓库物资盘点前，仓库物资管理部门（仓库主管）应该提前一天（以上）知会相关部门或人员，相关部门或人员应该主动配合或参与。第五十八条 月份盘点、季度盘点、六个月盘点和年度盘点由存货管理部门根据以上盘点方法组织盘点。特殊盘点则由存货管理部门根据特定事项（指特定时间、特定地点和特定人员等）要求组织盘点，特定事项通常由财务部门提出或确定。第五十九条 盘点通常步骤1.仓库物资管理部门（仓库主管）下发仓库物资盘点通知或知会，并做好各项盘点准备工作。2.财务人员和仓管员对需盘点存货进行账面确定，必需在账账相符前提下才能盘点。3.盘点时，仓管员和财务人员应该独立统计，经查对双方统计数一致后，才能确定为盘点数。4.盘点结束后，应该整理盘点资料（即盘点表），并由参与盘点人员在盘点表上签字确定，同时上报属地行政责任人签字确定。5.仓库物资管理部门依据相关惩处制度对盘点结果出现盘盈或盘亏提出处理意见，并按财务审核审批管理制度要求步骤上报审批。6.财务人员和仓管人员对盘点结果出现盘盈或盘亏进行账务处理（调整），仓管人员账务处理应该在财务人员指导下进行。第六十条 内外审计相关部门要求盘点属于特殊盘点范围，除内部审计外，特殊盘点通常由财务部统一接收盘点，再决定是否统一安排盘点。内部审计部可直接通知盘点，但应该知会财务部。办事处接到外部审计等相关部门要来盘点通知时，必需在第一时间内向财务部汇报 ，由财务部统一安排处理。第六十一条 仓库物资盘点是一项关键内控管理工作，各属地行政责任人是第一管理责任人，应该高度重视，亲自督导。第六十二条 仓库物资盘点当日发生物资进出日期应该写成盘点日期次日，并将盘点当日入库物资独立堆放。截至仓库物资盘点日期账务应该登记完成。 第六十三条 仓库物资盘点表使用统一格式，由财务部门提供。 第六十四条 特殊盘点期间，除紧急用料外，暂停开展存货进出工作。第六十五条 特殊盘点期间，如遇假日，一律停止休假，不然以旷工论处。 第六十六条 盘点应尽可能采取正确计量器，避免用主观目测方法，每项存货数量应给予确定后，再继续进行下一项盘点，盘点确定后不得更改。 第六章 附则 第六十七条 本制度由财务部负责解释和修订。 第六十八条 本制度自20XX年X月X日起实施。