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香港某著名酒店采购和付款制度

（一）
第一章 总则  

    第一条  为了加强对企业采购和付款内部控制，规范采购和付款行为，防范采购和付款过程中差错和舞弊，依据国家法规和本企业实际，制订本制度。  

    第二条  本制度适适用于企业所属各项经营、建设业务采购，关键包含：餐饮原料采购、通常经营物品采购、工程物资采购、服务采购。  

    第三条  企业财务部门负责企业内部控制制度设计和监督，包含采购和付款内部控制制度。 

    第四条  总经理对企业采购和付款内部控制建立健全和有效实施和采购和付款业务真实性、正当性负责。  

第二章  餐饮原料采购  

    第五条  餐饮原料是指经过加工用来为用户提供菜品和食品餐饮主料和辅料，包含蔬菜、肉类、海鲜、调味品、粮食、食用油、奶品等。  

    购入能够直接销售、不需要分装饮品和食品作为商品管理。  

    第六条  请购提出和审批  

    1、请购由餐饮部厨房于到货前一日15时之前提出，填写一式4联（餐饮部、采购部、收货、财务）餐饮原料采购单；2、采购部依据餐饮原料价格清单确定价格，审核和完成餐饮原料采购单中各项原料价格。  

    3、餐饮原料请购由厨师长提出，餐饮部经理或餐饮总监签署，采购部经理复审，酒店总经理审批。  

    第七条  询价询价和确定供给商  

    1、资产部为询价主管部门，会同餐饮部、财务部和采购部对餐饮原料进行询价，制订餐饮原料价格单。餐饮原料价格单每半个月更新一次。  

    2、餐饮原料价格以市场批发价格为基础，变动范围不能超出市场平均零售价格。  

    3、询价应采取多方比价方法进行，在询价过程中提供对应供给商信息。供给商报价应以书面形式  

    4、采购部为供给商主管部门，在资产部询价基础上，搜集供给商报价、资信、法律文件等信息，作出书面对比汇报并提出供给商选择提议。标准上选择三家入围供给商作为合作伙伴。  

    5、财务部和餐饮部对供给商进行评价。  

    6、总经理审批确定供给商。  

    7、餐饮原料价格不应包含任何运费、税费等原因，供给商提出运费税费等条件应单独计费，并作为供给商选定条件。  

    8、供给商提供信用期作为选择供给商条件之一。企业不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加单价。  

    第八条  采购协议签订和审计  

    1、采购部和审批确定供给商签署供货协议，明确供货范围、时限、质量、价格、信用和结算等条款。 2、餐饮部和财务部对供货协议进行审核后，根据相关协议签署要求送审。  

    3、资产部每三个月对餐饮原料采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。  

    第九条  采购和验收  

    1、采购部将物品、价格、审批等填写齐全食品原料采购单于到货前一日17时之前提交供给商。并将填写齐全餐饮原料采购单（三联：餐饮部、收货、财务）提交收货部门。 2、收货部门依据餐饮原料采购单收货，并填写和餐饮原料采购单一致一式5联收货单（收货、财务、餐饮部、采购部、供给商），分别由收货人、送货人、验收人签字。  

    3、收货部门将填写齐全收货单供给商联交给供给商，将填写齐全收货单和餐饮原料采购单分别交给财务部和餐饮部，收货单采购联交采购部。  

    4、收货严格根据餐饮原料采购单列明种类和数量收货。含有最小订货包装不许可出现误差，对于鲜活物品误差不应超出10％，对于其它餐饮原料误差不应超出5％，  

    第十条  库存登记和会计统计  

    1、收货部门依据收货单和餐饮原料采购单登记库存系统，直接计入餐饮部库存。  

    2、财务部依据填写齐全收货单和餐饮原料采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记应付账款。  

    第十一条  付款审批和付款实施。  

    1、财务部依据资金和应付款情况通知采购部办理付款手续；  

    2、采购部根据采购部留存收货单和供给商提交收货单查对一致，填写支出凭单；  

    3、财务部依据账务统计审核支出凭单；4、财务总监和总经理分别签字后付款。  

    第十二条  紧急采购处理  

     例外紧急需求特殊采购由酒店总经理审批，并根据以下要求办理：  

    1、紧急采购范围在餐饮原料以内；  

    2、紧急采购价格不能超出询价核定价格；  

    3、紧急采购应在次日上班后2个小时内补办并提交到收货人员；  

    不符合以上条件紧急采购应提前报知总经理，并由总经理审批补办手续。

（二）
第三章  通常经营物品采购  

 第十三条  通常经营物品是指除餐饮原料以外、经营用有形物品，关键包含：固定资产、库存经销或代销商品、经营消耗品、办公用具、维修用具、农资、宣传用具  

 第十四条  请购提出和审批  

 1、各使用部门每个月向资产部提出经营物品需求计划；  

 2、资产部依据经营计划和财务预算，审核使用部门需求计划，结合经营物品物品库存情况，每个月    提出请购汇报；  

 3、每个月请购计划由总经理和财务总监审批。  
 4、请购计划应列明每个物品库存数量、月均估计使用数量、估计期末库存数量、申请采购数量等。  

 5、资产部加强采购业务预算管理。对于预算内采购项目，资产部应严格根据预算实施进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，资产部应对需求部门提出申请进行审核后报批。  

 6、企业应该建立严格请购审批制度。对于每个月例行采购，应有同意请购计划才能办理采购订货。对于临时采购，应由使用部门提交请购单或请购汇报，经过资产部审核，连同采购订单一同报批。  

第十五条  询价和确定供给商  

 1、资产部为询价主管部门，会同使用部门、财务部和采购部对通常经营物品进行询价，制订通常经营物品价格控制单。价格控制单最少3个月更新一次。  

 2、对于常常使用通常经营物品，价格以市场批发价格为基础。采取多方比价和议价方法确定。比价或议价不能少于3个供给商。  

 3、除专营性存货，对于单项采购金额5－20万元元，或批次采购金额20－100万元，要采取议标。超出采取招标形式确定通常经营物品价格。  

 4、资产部在询价过程中要提供对应供给商信息。供给商报价应以书面形式确定。  

 5、采购部为供给商主管部门，在资产部询价基础上，搜集供给商报价、资信、法律文件等信息，作出书面对比汇报并提出供给商选择提议。标准上选择三家入围供给商作为合作伙伴。  

 6、财务部和资产部和特定使用部门对供给商进行评价。 

 7、财务总监和总经理审批确定供给商  

  8、供给商提供信用期作为选择供给商条件之一。企业不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加单价。 

 9、供给商供货期限为十二个月。对供给商每十二个月评价一次，择优选定。 

 第十六条  采购协议签订和审计 

 1、采购部和审批确定供给商签署供货协议，明确供货范围、时限、质量、价格、信用和结算等条款。  

 2、资产部和财务部和特定使用部门对供货协议进行审核后，根据相关协议签署要求送审。  

 3、资产部每三个月对通常经营物品采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。  

  4、对于临时采购临时供给商，能够经过比价、招标形式直接签署供货协议。 

 第十七条  采购和验 

 1、采购部将资产部请购计划或请购单、请购汇报等，选定供给商和价格范围内确定采购订单 

 2、采购订单由采购部填具、财务部依据请购计划等审核；  

 3、财务总监和总经理审批采购订单； 

 4、采购部将填写齐全采购单于提交供给商，并同时将填写齐全采购单提交收货部门。
5、收货部门依据采购单收货，并填写和采购单一致一式4联收货单（收货、财务、采购部、供给商），分别由收货人、送货人、验收人签字。 

 6、收货部门将填写齐全收货单供给商联交给供给商，将填写齐全收货单和采购单分别交给财务部和采购部。 

  7、收货严格根据采购单列明种类和数量收货。含有最小订货包装不许可出现误差，对于散装存货误差不超出5％。   

 第十八条  库存登记和会计统计 

 1、收货部门依据收货单和采购单登记库存系统。 

  2、财务部依据填写齐全收货单和采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记应付账款。  

 第十九条  付款审批和付款实施。 

 1、财务部依据资金和应付款情况通知采购部办理付款手续； 

  2、采购部根据采购部留存收货单和供给商提交收货单查对一致，填写支出凭单； 

 3、财务部依据账务统计审核支出凭单； 
 4、财务总监和总经理分别签字后付款。  
 第二十条  紧急采购处理 

例外紧急需求特殊采购由总经理和财务总监审批，并根据以下要求办理：  

 1、紧急采购为急需存货； 

 2、紧急采购价格不能超出询价核定价格，或经过资产部确定； 

 3、紧急采购应在次日上班后1个小时内补办手续并提交到收货人员  

  4、手续补办之前，资产部备查登记