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基于业务步骤工作分析方法及应用

摘要：工作分析是人力资源管理一项基础工作，但传统工作分析方法因为本身不足已经难以满足实际需求。基于业务步骤工作分析提出和应用，考虑组织和步骤变量对工作分析影响，表现“人员－职位－步骤”统一。本文论及基于业务步骤工作分析特点和通常程序，并用实例加以说明，和探讨基于业务步骤工作分析应用过程中出现问题。
关键词：工作分析方法；基于业务步骤工作分析；职责分配图法；

1．工作分析及其方法比较
1.1 工作分析及其意义
职位是组织基础单元，组织战略、目标和计划最终全部要经过职位功效发挥得到落实，并以职位目标和任务达成为实现手段。对职位工作分析（或称职位分析、岗位分析等）是人力资源管理一项关键基础职能。工作分析是一个应用系统方法。搜集、分析、确定组织中职位定位、目标、工作内容、职责权限、工作关系、业绩标准、人员要求等基础原因过程。工作分析关键结果是职位说明书，是通常职员工作指南，也是企业确定人力资源计划，建立职员能力模型，进行考评、薪酬、培训开发等人力资源职能管理参考依据。她们之间联络能够经过图1得以表现。
个人了解
Perceived role
完成
Fulfilled role
双方同意
Accepted role
工作表现
Performance
薪 酬 Compensation
更新
Adaptation
组织结构
Organization
竞争
Competition
工作表现契约 Performance contract
职位说明 Position clarification
有效
Effectiveness
成功
Success
固定 Fixed
浮动 Variable
企业要求
Expected role
沟 通
Communication
承 诺
Commitment
激 励
Motivation
战略政策
Strategy

图1 工作分析基础原理

1.2 现行工作分析方法比较
现行工作分析分析中通常采取方法关键有以下多个，各自存在优缺点：
表1 传统工作分析方法比较
工作分析方法
优 点
缺 点
访谈法
搜集信息全方面
耗时多，成本高，对调查员要求高
观察法
对工作时间估量更正确，较少受自我汇报性偏见影响， 能和其它统计进行比较，更客观
时间长，并不是全部任务全部能够被观察到
职位问卷分析法(调查表法)
快速搜集有用信息
可应用性有限
工作统计法
能够用来为很多目标服务
有时缺乏足够具体细节
资料起源：人力资源管理：获取竞争优势工具 机械工业出版社 1999 P75
以上方法关键存在以下二个方面问题：
（1）工作位分析缺乏对步骤衔接和磨合。职位说明书是工作分析产出和表现结果，也是很多企业进行工作分析关键目标，但这仅仅是工作分析对企业结果价值，即经过工作分析所取得信息为组织和人力资源体系设计提供基础性信息，但忽略了另一层价值贡献：即“过程价值”，经过工作分析帮助企业对组织内在各要素，包含部门、步骤和职位进行全方面系统梳理，帮助企业提升组织及步骤设计和职位设置合理性。现代企业越来越重视经过面向市场和用户步骤变革，提升为用户发明价值能力。作为步骤衔接和传输节点，任何职位必需在步骤中找到本身存在价值和理由，必需依据步骤来确定其工作内容和角色要求，这要求工作分析必需和步骤相呼应，而企业在开展工作分析时，大多缺乏对步骤系统分析，没有把握步骤中职位和周围互动联络，片面强调对职位内在要素详尽描述；结果将完整步骤分割得支离破碎，形成了工作分析和步骤脱节。
（2）现实中，不管采取哪种工作分析方法，全部会存在职责重合，需要重新界定问题，加大工作分析工作量。比如职位问卷分析法(调查表法)，能够很直接地获取大量信息，而且信息内容指向性强、具体并具体。这是一个从理论上讲较科学工作分析方法，但实际操作中极少有部门去认真填写。在具体填写过程中，因为每个人全部会依据自己判定对职责内容进行归纳，难免出现职责重合问题，以后要经过大量协调，调查进行重新界定、分析，明确职责，处理工作量大。
基于以上比较，这里引入了一个基于业务步骤工作分析方法。

2．基于业务步骤工作分析方法
2.1业务步骤概念
　　企业业务步骤是为满足用户需求和实现企业本身目标，在企业逻辑思维模式（企业和环境、企业内部等等逻辑关系）指导和现有资源条件下实现产品或服务一系列活动实际过程。企业业务步骤由一系列工作步骤或工序所组成，相互之间有前后次序，有一定指向，时空上衔接。企业所从事几乎全部活动全部包含一个步骤，不管企业规模大小，它天天全部利用成千上万步骤发明产品和服务。
2.2基于业务步骤工作分析方法—职责分配图法
因为这里介绍基于业务步骤工作分析方法是以职责分配图为分析工具，所以又称为职责分配图法。它是以业务步骤为基础，根据步骤方法将部门基础职责分配到不一样职位，部门职责分配过程是集体访谈过程。伴随组织寻求在人力资源上获取竞争优势以实现可连续发展，工作分析越来越趋向于步骤导向和战略导向，即根据组织及步骤发展要求来重构岗位职责和工作任务,确定职务要求。和传统工作分析相比，基于业务步骤工作分析含有以下显著特征：①强调在企业关键步骤中每个职位意义和职责，有效避免了职责重合和重新界定问题；②和战略及业务步骤紧密联络，强调和组织关系，所以企业高层能够依据组织及发展需要进行调整。③能够有效梳理企业步骤，明确目前对职位要求和每个职位在整个步骤中作用和定位。
即使职责分配图法和传统工作分析有很大不一样，但二者并不是没有联络。职责分配图法是在传统工作分析基础上发展起来，比如它综合吸收了传统工作分析中访谈法和调查表法优点，同时结合企业业务步骤实际情况，能够从大局上把握各个职位之间定位和联络。
该方法具体内容如表2所表示，该表横行表示具体职位，纵向表示步骤中各个职位所包含到具体工作职责，在进行工作分析时对每个步骤进行分解，按步骤时间或空间上发生前后次序和所包含到各个职位依次填入表格中，实现工作分析过程。
部
门

职位
1

职位
2

职位
3

职位
4

职责
1

职责
2

职责
3

表2 部门职责分配图

3．利用职责分配图法通常程序
部门职责分配图是指根据步骤方法将部门基础职责分配到不一样职位，部门职责分配过程是集体访谈过程。
需要注意是，部门职责分配过程不是简单对各个职位职责总结，而是根据步骤方法，确定不一样部门职责是怎样在各职位之间完成。职责分配图法具体操作步骤以下：
第一步，部门代表讨论。部门职责分配图编写是以部门为单位进行编写，标准上全部职位全部有代表参与。具体为：
（1）以部门为单位，由部门经理召集部门全部些人员进行讨论，每个职位必需有一名代表参与。
（2）部门经理作为会议主持人，控制会议关键工作步骤和时间安排。
（3）标准上每个部门最少需要二至三个小时时间。具体时间长短视乎部门大小和步骤复杂程度和明确程度，和部门经理会议主持技巧。
第二步，依据步骤确定职责。部门经理和职员一起讨论确定部门关键工作职责，并将关键职责在部门职责分配图左侧按次序列出。
第三步，在列举出部门职责后，由部门经理主持，按每一项工作职责按该项工作步骤列举出每个职位在该职责中工作任务是什么。
第四步，在对职责分配图进行初步访谈、整理后，部门经理及上级主管部门对部门职责分配图进行审核。
第五步，依据审核后职责分配图和工作职位问卷进行比较，最终确定职位说明书等相关资料。
这里，以某煤气企业为例加以说明。图2是该企业相关煤气管道巡检工作步骤分解，第一行是整个步骤包含到职位，最左边一列为步骤名称，在步骤分解中每个步骤以数字表示其前后次序，经过步骤能够清楚梳理整个步骤中各个职位职责，实现基于企业业务步骤工作分析目标。

分企业
调度部长
调度员
分企业 安全员
队级 安全员
维修队队长
维修班班长
维修队内勤
巡线工
（职责）
巡检
1、划分巡检片区，安排各维修队落实
5、审批巡检方案并下发给各维修队
12、组织现场调查、处理巡检疑难问题
11、将巡检疑难问题统计并向调度部长汇报
7.2稽查本分企业巡线工巡检落实情况，确保安全
12.1帮助调度部长处理巡检疑难问题并做相关统计
12.2填制《安全月报表》，交企业安技部
7.1稽查本队巡线工巡检情况，确保安全
10.1帮助队长处理巡检疑难问题
2、划分巡检片区给各维修班
4、确定巡检方案，报调度部长审批
6、组织落实巡检方案
10、组织处理巡检疑难问题，如仍不能处理则向调度员反应情况
3、划分巡检片区给巡线工
9、处理管线异常问题，将处理情况及不能处理疑难问题向队长汇报
13、搜集、整理巡检统计表，归档保留
7、依据巡检方案和岗位职责进行日常巡检（查看管线是否泄漏、是否有开挖现象、管网设施是否运行异常、是否有其它危及管网安全行为并立即给予阻止等）
8、填制《巡检统计表》，向维修班长汇报巡检情况及异常问题
图2 某企业巡检职责分配图

4．基于业务步骤工作分析应用过程中存在问题及探讨
基于步骤工作分析及相关人力资源管理模式在形成和完善中过程中除了碰到本身技术问题外，还会受制于以下管理环境约束。
4.1 主管和在职职员在工作分析中作用
工作分析数据搜集关键起源于在职职员和主管，要求她们对岗位职责和职务要求比较熟悉，只有这么才能确保工作分析和步骤分解有效进行，同时工作分析会议主持人要合理有效引导，控制整个过程向着合理方向发展。因为工作分析和人力资源管理各项职能全部有亲密联络，尤其是工作分析结果用于薪酬方面目标时。所以，在职职员常常会夸大自己工作职责、关键性。这么就造成职务主管和在职职员在工作分析评定方面存在显著差异。所以，对在职职员来说，我们需要愈加关注其在步骤中工作职责方面所提供信息，而职务主管在胜任力要求程度、工作职责关键性程度等方面能够提供愈加正确信息。
4.2　应用范围和适用性
基于业务步骤工作分析用于有比较明确工作步骤工作职责，对于不需要或含有明确工作步骤或零碎工作职责能够辅以职位问卷分析法等相关方法来搜集信息。
其次，因为多年来企业业务步骤再造（Business Process Reengineering）兴起，为适应市场改变，企业业务步骤也在不停变动之中，所以，适时依据步骤改变调整工作分析内容，立即更新相关信息也就成为人力资源部门关键职责之一。

参考文件

[1] 萧鸣政.工作分析方法和技术，中国人民大学出版社，
[2] Lawrence S. Kleiman.人力资源管理：获取竞争优势工具，机械工业出版社，1999
[3] 郑晓明、吴志明.工作分析实物手册，机械工业经济，
[4] 戴良铁.传统职务分析方法及利弊，中国劳动，（8）
[5] 崔南方、陈荣秋、马士华.企业业务步骤结构化建模.华中理工大学学报，1997（12）
[6] 洪亮.职位分析－造就人力资源管理工作基础工具，中国人才，（7）

Forming Service Culture In Enterprises Through Service Value Chain

Huang Pei-lun Lin Shan
(School of Business Administration ,South China Univ. of Tech. , GuangZhou 510640)

Abstract: Job analysis is a fundamental work for human resources management, but as the environmental change, the traditional methods of job analysis are no longer fit for the need of present work, considering of organization change and business process effects, the job analysis method that based on business processes has been offered, this method combine the ingredient of “people-job-process”. In the article, we explain the characters and process of the method, provide an example of one company, discuss the limitation in which this method been applied.
Key Words: job analysis job analysis method based on the business process job distribution chart