档案员岗位职责与档案管理制度样本.doc

档案员岗位职责1、 认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观，落实实施档案法规，讲究职业道德热爱本职员作，为发展档案事业尽职尽责。2、 努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案分类、组卷、编目、保护、利用知识和技能，搞好所属机构业务指导工作。3、 对本单位应归档文件材料按时搜集、分类、整理、组卷、书写编目、确保案卷质量、做到管理科学，方便利用，努力实践档案工作标准化、规范化。4、 坚持标准，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料私自带离工作岗位或给无关人员传阅。5、 热情接待查档人员，为查档者提供方便，提供档案做到立即、正确。6、 做好档案信息利用，资料搜集，编制检索工具，编研和档案统计工作。7、 做好档案收进、移出和统计工作。8、 认真做好档案判定工作，对已超出保管期限确无利用价值档案材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核后，按要求程序进行销毁，并报市档案行政管理部门立案。档案借阅制度1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导同意，办理借阅登记手续，方可查阅。2、借阅机密档案，必需经主管领导同意后，在阅览室内查阅。3、外单位查阅本单位档案，必需持单位介绍信。写明利用目标，内容及来人政治面目，经主管领导同意后，方可查阅，但一律不得借出。4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。5、借阅人员必需珍惜档案、资料，保持档案清洁和完整，不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发觉问题，依据情节轻重，依法处理。6、档案员有责任检验借阅者归还档案，了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。7、借阅期限，按要求用毕归还。如需借走，或延长时间，必需经单位主管档案工作领导同意，方可办续借手续，期限为期十二个月，到期必需归还档案保密制度1、严格遵守、实施党和国家保密制度、维护档案安全、完整和统一。2、机密档案要妥善保管加强保密方法。3、机密档案、资料借阅，必需推行严格领导审批手续，经领导同意后，方可在指定场所阅读，不得外借。5、机密档案不准摘抄或复制。6、档案员或查阅人员对档案内容要保密。不得在公共场所谈论，不准携带档案文件回家，探亲，访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作人员责任。档案库房管理制度1、档案库房内有“九防”方法：即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定时检验、通风。2、保持库内清洁，做好温湿度统计，使库房相对湿度保持在45%60%之间，温度保持在1424左右为宜，如有异常情况立即采取改善方法。3、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和和档案无关物品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。4、库房设专员管理，无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗，确保档案安全。5、档案出入库情况应有具体统计，借阅档案收回时，立即放回原处，不得前后错位。6、案柜摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保洁工作。档案统计制度档案统计工作是档案工作中一项独立工作步骤，也是确保档案工作质量，提升级案工作水平一项有效方法。1、档案统计工作应正确、立即、科学。2、依据档案资料查阅、借阅登记，每十二个月统计一次利用效果情况。3、凡立卷归档文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿，年底汇总立卷情况。4、经档案室移交出去或销毁档案，应进行统计登记。立卷归档制度一、归档范围：通常本单位在各项工作活动中直接形成、已经办理完成、含有查考保留价值多种文字、图纸、表格、声像等不一样形式和载体文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。二、归档时间1、文书档案：本年度各部门形成多种不一样形式和载体文件材料，在第二年一月底前由档案室管理人员统一部署立卷，经本部门责任人审定后，每十二个月三月份移交档案室集中统一保管。2、会计档案由财务部门年底立卷，保留十二个月后，移交综合档案室保管。4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、协议、说明书、安装、调试、验收统计等文字材料，指定责任人员，搜集整理。设备投入使用后立即移交档案室保管。5、声像档案在每项工作活动完成后随时整理归档。6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间次序随时编号归档三、归档要求1、应归档文件材料要搜集齐全、完整、查对正确，根据文件材料形成规律及其内在联络，进行分类、立卷，使案卷能正确反应出本校工作活动真实情况，便于保管和利用。2、归档文件材料通常一式一份。关键或利用频繁，可酌情增加归档份数。3、凡归档文件材料，其制作材料必需利于长久保留，同时要确保图样清楚，字迹工整耐久，签署完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。4、案卷封面各个项目应填写清楚、正确；卷内文件材料按要求次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。5、归档案卷要按一定次序系统排列，根据不一样门类、载体和不一样保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方查对签字后，各留一份，以备考查。