财务费用报销新规制度及实施工作细则.doc

财务费用报销制度及实行细则
为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，依照《资金审批制度》和《费用预算制度》，特制定公司费用报销制度及实行细则。
第一某些：关于报销审批流程及原则
一、 报销流程：
1、普通报销流程：经办人――本部门经理（或上级主管）审查——总监或财务负责人审核――总经理审批—出纳支付。
二、 审批原则：
1、费用报销需经办人主管领导批准，不得自行批准自己报销费用。
2、不得逾越流程，不得未经直接领导审批，直接提交公司总经理审批，不得未经财务人员审批直接提交公司总经理审批。
3、出纳必要凭由经总经理、财务负责人均签名后报销单支付有关费用，一旦发现违规操作，对出纳通报批评，并实行扣除当月奖金50%-100%解决，如导致经济损失，由出纳及有关人员承担连带责任。
三、报销、审批及审批责任
1、经办人：因公办理业务时应向对方索取相应原始单据，经济业务发生后应及时精确填写报销单据，对经办经济业务及提供原始单据真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需相应文献或资料。
2、部门负责人：对本部门发生经济业务进行确认及对经办人提供原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员审核工作。
3、财务人员：审核报销经济业务与否符合相应规定，审核报销所提供原始单据与否符合相应规定，审核报单据中与否按规定填写相应项目和内容。对不符合规定报销单据、原始单据及填写不规范行为提出相应解决意见。
4、公司总经理：对公司费用进行全面管理，在授权范畴内审批公司费用报销。
第二某些 报销原则
1、预算内费用方可直接报销。
2 所有报销均遵循“谁支出、谁报销”原则，禁止假借她人名义报销自己费用行为。
3、禁止报销虚假费用行为。
4、无预算或预算外费用报销须经财务总监订立意见、总经理批准后方可列支。
5、每办一次业务，应当填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费等无论金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”费用，或多次业务单据分不清，财务部不予受理。
6、所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”流程，财务人员应依照预算来审核和支付。有关预算外费用在发生费用前，应当先书面祈求总经理，得到批准后才可以发生有关费用，坚决杜绝“先斩后奏”现象，事先申请以总经理签名日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急状况时，应电话或邮件告知公司总经理，得到允许后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销根据。
7、关于报帐时限：上月28日后至当月28日期间费用必要在当月报销，差旅费用必要在结束后三天内报销。逾期单据，财务部不再受理，由此导致损失，由报销人自己承担。因单据不合规定，被退回按规定可以重新报销，应在5个工作日内解决，并在报销单附件上阐明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内单据；被退回不得重新报销，下次拿回再报销，一经发现，将严肃解决。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告，由总经理订立意见后才可以报销。
8、跨年度费用必要在次年1月15号之前填单报销，年终结算后不论何种因素均不得报销上年度费用。
9、大额支付款项必要使用支票或其她银行结算方式，超过1万元而用钞票支付，报销时必要详细阐明因素，经财务部审核，无合法理由，一律退回。
10、从出纳处领取报销款时，需报销人签名确认。对于领款不以便，需由她人代领，本人应当出具书面代理书，指定代理领款人。由代理人在领款表上签字，无书面代理书，其她人不得代领，发放人员有权回绝。出纳把代理书附于领款表后。财务负责人不定期抽查款项与否如实发放。
第三某些 提供原始凭证和报销单填写规定
1、因公发生经济业务时，经办人员必要向对方索取原始单据。未获得原始单据或虚假 原始单据一律不予报销。
2、 报销时提供原始单据必要是由税务部门监制发票或由财政部门监制收据，以及预算报告、专项申请等附件。原始单据必要真实、合法，与开支内容一致。对于标有“顾客（单位）名称”发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。无“顾客名称”发票，不需填写。另报告、申请等附件必要是经权限人员签字批准纸质件。
3、各种类型发票应当分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，不注明张数、金额单据一律退回。
4、原始单据遗失应尽量获得出票单位原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部订立意见后方可报销。
5、报销单上所有内容均需完整填写，禁止用圆珠笔填写报销单、禁止涂改，报销单“经办人”务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改，一律不予受理。
第四某些：重要费用管理规定
费用管理把关人为财务人员，财务人员应遵循《资金审批权限》和《费用预算制度》中规定对每笔发生费用进行核查，并及时对某些费用进行归集汇总，提供精确财务数据。
一、业务招待费报销制度：
1、本规定所称业务招待费是指公司为生产、经营等业务合理需要而发生对外交际、招待费用，涉及招待用餐、娱乐、安排酒店住宿、赠送烟酒及其她礼物等。
2、员工因私事所发生业务招待费由员工个人承担，不得到财务部报销入帐，一经发现公司有权从该员工下月工资中扣回多报销业务招待费。
3、员工支出业务招待费必要事前申请，其中业务招待费每次低于500元或合计低于元，事前须经部门经理批准；业务招待费每次超过500元或合计超过元，事前须经总经理批准。
4、所有不经事先批准业务招待费，一律由员工个人承担。
5、超审批金额外业务招待费，普通不予开支，如有特殊状况，须经总经理审核加签。
6、员工在业务招待完毕后，应及时将招待状况和成果向批准人报告，否则下一次业务招待申请将不被批准。
7、公司业务招待由市场运营部和人事行政部统一安排，公司其她来客招待原则上由人事行政部统一安排。
8、员工报销业务招待费时，须填写业务招待费开支审批表，注明宾客单位、负责人、宾客人数、接待部门、事宜、分管领导意见、在报经部门经理批准、财务部审核、总经理批准后方可报销。
二、差旅费报销制度：
1、本规定所指差旅费是指员工因工作需要，受公司派遣前去异地洽谈业务、开发市场、协调关系或解决公司事务，开会、学习活动差旅费涉及城际交通费、住宿费、出差地市内交通费出差补贴费等项目；不涉及外出接待客户、洽谈业务、联系关系所需招待费及购买材料、配件费用。（差旅期间洗衣费、健身保健费及住宿房间内有价商品等，不予报销。）
2、在途住勤补贴统一原则为每天40元。
3、出差天数计算原则为：上午出发，按一天计算，下午出发按半天计算；中午12点此前返回按半天计算,12点后来返回按一天计算。
4、因公外派参加会议、学习、进修、培训生活补贴原则：在途期间生活补贴、交通费、按照前述规定报销，会议、学习、进修、培训期间，主办单位统一安排食宿，不再报销各项补贴；统一安排住宿，不安排伙食，据实报销住宿费，伙食费按每天40元报销。
5、员工出差前必要填写《出差申请单》，写清晰出差地点、预测时间、出差目，出差筹划经部门经理审核签字，由总经理批准，未经批准其出差费用不予报销；如紧急状况可经总经理口头批准后出差，并在出差当天补填《出差申请单》。
6、需要事先借款，必要在《出差申请单》上填写详细出差借款金额，凭审批后《出差申请单》到财务部办理借款预借差旅费。对于没有还清前次差旅借款，或者是虽然没有超过上限，但计算不合理，财务有权不予借款。
7、出差返回后应在3个工作日之内提交报销单，并于报销时退回预借多余款项。
三、文具办公费：
文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由营运部门/办公室统一采购，其她员工不得擅自采购。报销时应附填写完整采购清单、电脑小票、供应商送货单，详细列明所购商品明细，仓管、结算部门验收证明才可报销。并做好各部门领用存登记。如不能按规定提供附件一律不予报销。
第五某些 附则
一、本制度自颁布之日起生效。
一、 本制度解释权归公司财务部。
二、 以上条款未规定事项，由总经理决定后出台暂时规定以做阐明。