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第八章 会务工作 l l l l会议是各级领导机关和组织采用的管理会议是各级领导机关和组织采用的管理手段和工作方法。手段和工作方法。l l l l熟悉会议的性质、功能、要素、分类；熟悉会议的性质、功能、要素、分类；l l l l掌握会议的组织工作：会前准备、会中掌握会议的组织工作：会前准备、会中服务、会后整理。服务、会后整理。第八章 会务工作 一、会议的含义和种类一、会议的含义和种类1 1会议的含义会议的含义 指为达到某种目的，有组织有领导地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程，是各机关、团体进行议事决策的一种重要手段。经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表大会，中国人民政治协商会议。时间时间什么会？什么会？地点地点干什么？干什么？几件事？几件事？与会人员与会人员一、会议的含义和种类一、会议的含义和种类1 1会议的基本要素会议的基本要素形式要素：形式要素：内容要素内容要素谁主持？谁主持？会议名称会议名称议题议题会议议程会议议程会议主持人会议主持人谁组织？谁组织？会议组织者会议组织者2 2会议的种类会议的种类 1）按规模分：小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议2）按时间分：常规型定期会议、非常规性不定期会议3）按召开阶段分：预备会议、正式会议4）按地域分：国际性会议、全国性会议、地方性会议 5）按会议采用的媒介分：电话会议、电视会议、计算机会议6）按性质分：规定性会议、决策性会议、专业性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议一、会议的含义和种类一、会议的含义和种类2 2会议的种类会议的种类会务工作流程 会议“三部曲”会前筹备 会中服务 会后落实 第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程（一）会议议程、日程的内容（一）会议议程、日程的内容 会议议程：为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，以天为单 元，是会议全程活动和与会者安排个人时间的依据。第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程（一）会议议程、日程的内容（一）会议议程、日程的内容 会议议程与会议日程的区别会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题 的概略安排，并冠以序号将其清晰的表达出来。会议日程是指在一定时间内的具体安排，多采取表格样式。会议日程会议日程会议日程会议日程第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程（一）会议议程、日程的制定（一）会议议程、日程的制定 1.会议议程的制定程序明确目标和参加者（主题）安排个议程事项的时间及顺序 确定每一项议程内容，了解其目标与时间安排 决定会议讨论形式决定会议决策的方式 第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程（一）会议议程、日程的制定（一）会议议程、日程的制定 1.会议日程的编制明确目标和参加者（主题）安排个议程事项的时间及顺序 确定每一项议程内容，了解其目标与时间安排 决定会议讨论形式决定会议决策的方式 会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规格确定会议规模与规格安排食住行安排食住行明确会议组织机构明确会议组织机构确定与会者名单确定与会者名单制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案准备会议文件材料准备会议文件材料布置会场布置会场会场检查会场检查 会议通知范本会议通知范本 先生（同志）兹定于2010年8月中旬在省市，召开会议，特请您出席会议。一、会议内容 1 二、会期与时间 三天，自2010年8月12日至8月15日 三、会议地点 省市会议中心 四、与会人员 1 五、报到时间、地点 2009年11月11日;市路号酒店（宾馆）。六、与会人员每人缴纳会务费元。食宿由大会统一安排，住宿费每人每天元。七、与会人员请事先将抵达本市的车次、航班和时间通知会务秘书处，以便接站。八、接到本通知后，请填妥回执，于6月15日前寄达会务组。会务组地址：省市路号 联系人：邮编：电话：特此通知 公司（公章）2010年5月15日l议程一旦确定，就不应再变。l 日程在时间、地点、人员等问题上，与变化可相应调整。一、拟定会议议程、日程第二节第二节 会前筹备会前筹备第二节第二节 会前筹备会前筹备二、选择会议场地交通便利。交通便利。会会场场大大小小应应与与会会议议规规模模相相符符。每每人人平平均均2-32-3平平米米左左右右的的活活动空间。动空间。场地要有良好的设置配置。场地要有良好的设置配置。场地应不受外界干扰。场地应不受外界干扰。考虑有无停车场。考虑有无停车场。场地租借的成本必须合理。场地租借的成本必须合理。第二节第二节 会前筹备会前筹备三、布置会场和安排座次（一）会场整体布局要求：（一）会场整体布局要求：1.庄重、美观、舒适，体现会议的主题和氛围庄重、美观、舒适，体现会议的主题和氛围 2.整体格局要根据会议的性质和形式创造和谐氛围整体格局要根据会议的性质和形式创造和谐氛围 3.大中型会议保证一个绝对中心大中型会议保证一个绝对中心 4.小型会场注意集中方便小型会场注意集中方便（二）会场的布局的主要形式 1.会谈人数较少会谈人数较少 马蹄型马蹄型（二）会场的布局的主要形式 2.小型茶话会、座谈会、联欢会小型茶话会、座谈会、联欢会 马蹄型、六角型、八角型、半圆型马蹄型、六角型、八角型、半圆型 （二）会场的布局的主要形式 3.小型会议室。小型会议室。椭圆型、圆型、回字型、椭圆型、圆型、回字型、T 字型、字型、“马蹄马蹄”型、型、长方型。长方型。4.中小型会议中小型会议 “而而”字型、半圆型、倒字型、半圆型、倒“山山”字形。字形。5.5.大型会议室大型会议室 长方形扩大排列形式长方形扩大排列形式 6.6.大型茶话会、团拜会、宴会大型茶话会、团拜会、宴会 星点型、众星拱月型星点型、众星拱月型（三）主席台的布置 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。次排列。会场布置方式l相对式相对式：主主席席台台与与代代表表席席采采取取上上下下面面对对面面方方式式，突突出出主主席席台台的的位位置置。分分为为礼礼堂堂形形、教教室形、弦月形。室形、弦月形。l全围式 不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。l半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议，分为马蹄型、T字型、半圆型。一、会场的组织与服务工作第三节第三节 会中服务会中服务（一）会议签到（一）会议签到 签到是与会人员到会的一道必要手续，也是会场管理的一项重要内容。常见的会议签到方法有：1.秘书代签，适用于小型会议或者工作例会2.本人签到，适用于邀请性会议3.凭证件报道，适用于大中型会议4.电子报道，适用于大中型会议一、会场的组织与服务工作第三节第三节 会中服务会中服务（二）材料发放（二）材料发放 会议材料主要指：开幕词、工作报告等主题性材料；议程表、日程表、与会人员名单、等程序性材料；政策类、法规性文件；科技论文、信息资料等。工作原则：工作原则：多，集中放在材料袋，多，集中放在材料袋，报到时领取报到时领取 少，放在席位上，少，放在席位上，会议正式开始前发送会议正式开始前发送一、会场的组织与服务工作第三节第三节 会中服务会中服务（二）会场服务（二）会场服务 主主要要工工作作：引引导导入入席席、退退席席，茶茶水水供供应应，指指引引与与会会者者使使用用 会场设施，满足与会人员的临时需要。会场设施，满足与会人员的临时需要。包包括括：接接听听会会场场外外打打来来的的电电话话，接接待待来来访访的的客客人人，排排除除场场外因素对会议的干扰外因素对会议的干扰二、做好会议记录和简报工作第三节第三节 会中服务会中服务（一）会议记录（一）会议记录 会议记录是会议内容和会议进程的客观反映，是日后分析研究整理的重要依据1.会议记录三要求：快速 准确 完整（完整、真实、简洁、快速、规范）（完整、真实、简洁、快速、规范）会议记录的格式会议记录的格式 ：记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录尾部记录尾部 记录头记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。第三节第三节 会中服务会中服务二、做好会议记录和简报工作二、做好会议记录和简报工作二、做好会议记录和简报工作第三节第三节 会中服务会中服务 3.会议记录内容与结构：标题、正文、尾部 标题标题：会议名称+文种 正文正文：首部+主体+结尾首部主要包括：会议概况；名称；时间；地点；出席情况；主持人；记录人等主体包括：议题，多个议题要加序号；发言人及发言内容等结尾：写明散会并标明时间。尾部尾部：右下方写“主持人：记录人：”并签字。（一）会议记录（一）会议记录二、做好会议记录和简报工作二、做好会议记录和简报工作第三节第三节 会中服务会中服务 4.注意事项 重重点点应将主要观点、决议、决定、声明、修正案内容、结论一字不漏地记录。漏漏记记内内容容应事先做记号，然后根据录音补全，也课题是会议主持人请发言者重复内容。记录人名记录人名：在提出动议或附议一个动议 表格记录表格记录：可设计一张表格来记录会议信息 （一）会议记录（一）会议记录中海股份有限公司董事会会议记录 （2010年5月18日）会议时间：2010年5月18日上午10：00会议地点：会议室会议主持：张（职务）出席人员：张（职务）、王（职务）缺席人员：李（职务）、谢（职务）会议记录：魏（秘书）1.王（职务）报告 2.张（职务）传达 3.会议于上午11时40分结束 主持人(签名)记录人(签名)二、做好会议记录和简报工作二、做好会议记录和简报工作第三节第三节 会中服务会中服务 1.会议简报的要求 真实准确；短小精悍；速度快捷；生动活泼 （一）会议简报（一）会议简报2.会议简报的内容与结构反映实际情况、交流会议的经验、沟通会议的信息l会议简报 公司秘书处编公司秘书处编 20092009年年8 8月月1010日日 会议于年月日在召开会议于年月日在召开 等出席会议等出席会议 作了关于报告作了关于报告 与会代表提出意见与会代表提出意见 大会决定大会决定 简讯简讯 月日与会代表参观了（座谈会、联谊会）月日与会代表参观了（座谈会、联谊会）与会代表于月日离京与会代表于月日离京 会务工作流程图（会中）做好材料发放做好材料发放组织签到组织签到报到及接待工作报到及接待工作做好会场服务做好会场服务编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议记录做好会议记录一、文件资料整理一、文件资料整理第三节第三节 会后落实会后落实 1.需收集的文件资料：会前准备并分发的文件 会议期间产生的文件 会后产生的文件（一）会议文件资料收集（一）会议文件资料收集一、文件资料整理一、文件资料整理第三节第三节 会后落实会后落实 2.收集的文件资料要求：收集的文件资料要求：确定文件资料收集范围；确定文件资料收集范围；及时收齐全部文件资料；及时收齐全部文件资料；选择收集文件资料的渠道；选择收集文件资料的渠道；履行严履行严格的登记手续；格的登记手续；收集整理过程中要注意保密。收集整理过程中要注意保密。（一）会议文件资料收集（一）会议文件资料收集一、文件资料整理一、文件资料整理第三节第三节 会后落实会后落实 会议文件的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷归入档案。严格遵守：档案制度。基本原则：“一会一案”（二）会议文件的立卷归档（二）会议文件的立卷归档一、编写纪要一、编写纪要第三节第三节 会后落实会后落实 纪要的作用：对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息 记录：如实记载，纪要实在其基础上进一步分 析 、提炼而成。（一）会议纪要与会议记录的区别（一）会议纪要与会议记录的区别一、编写纪要一、编写纪要第三节第三节 会后落实会后落实 完善会议记录起草编写会议纪要确定印发范围接受者确认领导签字打印成文印制、分发或归档保存（二）会议纪要编写程序（二）会议纪要编写程序会务工作流程图（会后）收集会议文件资料收集会议文件资料 安排与会人员离会安排与会人员离会撰写会议纪要撰写会议纪要会议总结会议总结会议文书的立卷归档会议文书的立卷归档