格力空调档案管理制度.doc

档案管理制度

为加强对公司档案工作的科学管理，提高档案工作水平，维护档案工作的完整与安全，有效搜集、保管和利用档案，充分发挥档案在生产、管理、科研中的作用------有效地保存公司发展历程中各种数据及重大事件相关资料，真实、全面地记录各部门的各项重要工作，并为企业文化的建立及充实发展提供丰富的公司史料后盾，同时为规范公司档案治理、改进、完善我公司档案的建立及管理工作，弥补现有工作漏洞，增强公司档案的实用性和有效性，建立成熟的档案管理机制，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案工作条例》及《企业档案管理办法》，制定本制度。各部门及全体员工应全面地学习领会本制度内涵，自觉付诸实施，并配合、遵守相关部门为执行本制度而进行的必要管理。
第一章   总 则
一、本制度所称档案，是指本公司系统各部门在工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、音像、实物、电子数据、图纸等不同形式的历史记录。资料的载体可以是纸张、磁盘、光盘、照片等。
二、工作活动中形成的档案，均应集中到档案管理部门统一管理，不得分散保存。所有权归公司享有，任何部门个人不得据为己有。
三、各部门的档案工作分别由部门档案管理员分管。在工作上接受档案管理人员的监督和指导。
四、档案工作必须贯彻执行党和国家的有关方针、政策与法规。档案人员要遵纪守法，保守档案机密，热爱档案工作，精通档案管理工作，努力把档案工作做好，为领导工作和本公司各项工作服务。
第二章 档案人员岗位职责
实行档案管理员牵头统管，各部门协作配合的档案管理方式，具体规定为：档案管理员全面负责档案工作，并实施具体管理；各部门由部长负责该部门的档案工作，并指派一名员工为部门档案管理员，具体推行各项工作，配合档案管理人员的工作。
一、专职档案员岗位职责
（一）建立健全本公司档案工作的各项规章制度，并组织实施。
（二）监督指导本公司各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。
（三）集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，积极提供利用，做好档案的编研工作，及时统计数字，编写档案参考资料，更新目录，为公司各项工作服务。
（四）审查部门上交的须归档资料，对不合归档要求的发回重做。
（五）对归档文件资料实行收集、接收、整理和保管，归档材料力求做到齐全、完整，进行必要的整理、分类、编写目录、归档入库和鉴定统计工作。
（六）有计划、有步骤地开发利用计算机软件，进行档案信息的存储和检索，逐步提高档案管理水平，科学保管，方便查找。
(七)积极开展档案利用工作，编制多途径的切实可行的检索工具，编写必要的资料汇编和进行其他编研工作，为促进公司发展提供服务。
（八）档案出借及追回，建立总经办档案，管理、监督、指导部门档案管理员开展、完善该项工作，努力实现档案工作的标准化、规范化、科学化。
（九）定期组织各部门兼职档案员进行理论研究、问题解决，档案宣教、等培训工作。
二、各部门兼职档案员岗位职责
（一）认真学习贯彻《档案法》，提高做好档案工作的责任感。
（二）负责收集、整理、记录、保存本部门在工作中形成的各门类的档案材料。
（三）按时将收集的档案材料上交归档。
（四）档案工作上服从档案管理人员的管理、监督、指导；遵从公司档案管理制度的要求。
（五）公司将对不履行或不能完全履行上述职责的相关人员根据情节严重性作出相应处分。
三、各部门的档案管理职责
（一）总经办
办公室负责文件的收发、传递、管理及部门形成的各类文字。
1．会议纪要。
2．各部门上交的文件。
3．其他。
（二）销售部
对在以下活动中产生的档案材料，及时整理，交档案管理室。
1．针对各办事处及经销商制订的通知、文件、合同等；
2．销售政策；
3．本部门发布的针对公司内部的文件或通知；
4．由本部门负责组织的各种大型庆典、培训等活动筹备、进行过程的所有资料、图片及活动总结；
5．各类销售报表。
6．市场管控文件销售合同；
7. 赠品采购合同；
8. 工程机销售合同。
（三）人力资源部
负责把下列资料整理完整，交档案管理室。
1．劳动合同及各类保险。
2．社保缴费清单；
3．离职员工档案；
4．离职员工劳动合同；
5．在职员工档案
6. 在职员工劳动合同；
7. 员工工资考核表。
（四）审计部
审计部出具的审计报告、采购资料应按期交档案室保管。
（五）市场部
市场部的资料繁多、且重要程度较高，应按照各类档案的特性整理存放档案室。（详见《归档整理规定》）
1．每期的山东格力报；
2. 户外广告合同，媒体广告合同，广告制作合同；
3．本部门发布的针对公司内部的文件或通知；
4．由本部门负责组织的各种大型庆典、培训等活动筹备、进行过程的所有文字资料、图片及活动总结（如：珠海经销商会议、我公司组织的经销商会议；售后培训会议；我公司的周年庆典会；我公司组织的各种产品推介会等）；
5．各种媒体对山东格力的相关报道（含正面及负面）；
（六）行政部
1.各部门的通知、制度、合同；
2. 本部门发布的针对公司内部的文件或通知。
（七）小家电
通知、销售协议、合同。
（八）注意事项
1．以上所有资料存档时必须使用原件，如已经刊登则必须提供剪报；如原件只有一份，部门可在复印后将原件归档，部门保留复印件。
2．公司成立、变更、注销的工商登记等材料，负责人员须在将全套成型资料上交工商部门前复印，以复印件备案。
第三章 档案归档整理规定
一、范围
凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的文件材料（包括文件材料、传真、图表、报刊、照片、声像等）均属归档范围。
l 上级公司文件材料应归档的有：
（一）上级公司颁发的需要公司贯彻执行的文件材料。
（二）上级公司有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、报刊等资料。
（三）其他文件材料。
l 公司文件材料应归档的有：
（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）正式文件的签发稿、印本、正本及重要文件的修改稿。
（二）公司的请示文件与上级机关、公司的批复文件。
（三）公司及各部门的年度工作计划、总结、报告。
（四）公司重要会议形成的文件材料。
（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报，从外单位带回的与公司有关的文件材料。
（六）反映公司经营和管理的专业文件材料。
（七）公司汇总的各种年度统计报表。
（八）公司制定的各种规章制度。
（九）公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动、事件的照片、报刊、声像资料。
（十）公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的材料。
（十一）公司人员、党员、团员名册、年度报表。
（十二）公司人员转移工资、行政职务、党、团关系的介绍信存根。
（十三）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、总结、会议记录与纪要及其它各种有参考价值的材料。
（十四）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料。
（十五）公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
二、档案分类
（一暂设综合资料、总经办、市场部、销售部、人力资源部、审计部、行政部、小家电八种档案存放类别，将各部门的档案资料分门别类保存。后按照其形成时间进行排序。
1．综合类资料分为：山东格力报；珠海格力报；公司举办的各种大型活动的筹备资料；公司成立、变更的各种资料；其他类。
2．市场部资料分为：合同类；媒体类（报纸的底稿、该部门的活动方案等）；电视类（录像资料或书面形式的广告内容介绍等）；内部通知类（针对办事处或公司内部传阅资料）；其他类。
3．总经办资料分为：合同类；文件类（针对经销商）；内部通知类（针对办事处或公司内部传阅资料）；其他类。
4．行政部资料分为：合同类；文件类（针对经销商）；内部通知类（针对办事处或公司内部传阅资料）；其他类。
5．销售部资料分为：合同类；文件类（针对网点）；内部通知类（针对办事处或内部传阅资料）；其他类。
6．人力资源部资料分为：合同类；内部通知类（针对办事处或公司内部传阅资料）；其他类。
7. 审计部资料分为：合同类；文件类（针对经销商）；内部通知类（针对办事处或公司内部传阅资料）；其他类。
8. 小家电部资料分为：合同类；文件类（针对经销商）；内部通知类（针对办事处或公司内部传阅资料）；其他类。
三、收集和整理
（一）公司在日常管理工作活动中形成的具有保存价值的上述文件材料，均应由各职能部门进行积累，遵循文件形成规律进行日常整理、分类、立卷、保管。
（二）各部门在日常工作中归档的文件材料必须保持字迹工整、清晰，纸张平整、完好无损。
（三）归档文件材料原则按照一式一份收集，较为重要或利用频繁的文件可归档二至三份。
（四）文件资料形成后的当年保管工作由各部门自行负责，次年移交人资部予以统一保管。
（五）工作人员离岗前，应将工作中形成的应归档文件材料移交档案室，然后再办理有关人事手续。
（六）档案室负责对公司除财务档案外的其他种类资料的收集，各部门应及时做好文件的归档工作，任何部门和个人不得将有保存价值的文件材料据为己有。
（七）各种档案的归档时间，一般规定为：
1、每季度的第一个月，各部门将上一年度的资料分类整理成册，并详细填写《卷内档案目录》，用夹子夹好后提交档案管理人员归档。做成电子登记表(模版见下发)。
2、声像档案由主管部门在活动或时间终了形成照片、录音带、录像带后，连同文字说明，随时向档案室移交归档。
（八）立卷程序和要求
1、依照归档范围及档案管理有关标准进行整理，将具有保存价值的文件材料收集齐全，按分类方案，根据材料的时间，文件性质种类，区别保管期限，分别组卷立档。
2、立卷的文件材料要求格式统一、书写工整、字迹清楚、图像清晰、装订整齐，禁止用圆珠笔、铅笔等不利于保存的书写材料拟写文搞。
3、立卷的文件材料种类、份数以及每份文件材料的页数均应齐全完整，能准确真实地反映公司各项工作、活动内容和历史面貌。
4、文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整。
5、文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）。
6、录音带、录像带、光盘等视频、音频资料须直接在其上或包装盒上粘贴标签，写明题目或对内容予以大体说明，上交时需用包装盒或文件袋包装。应附策划过程的所有文字资料（也须按A4或B5标准予以整理）；
四、秘密保密和期限的规定
（一）根据部门上交的档案的情况由档案室设定保存期限。
（二）密级的档案按以下规定设定保存期限。
　　1、凡属绝密级内容的保密事项，其保密期限一律定为永久保存。
　　2、保密期限一时难以确定时，可先按就高不就低的原则掌握。同时，按业务领导关系报告请示。
五、编号规则
（一）档案编号按照：年度-机构问题（部门名称或简称）-分类-***（三位文件号）。
（二）档案柜编号按照：从左到右，从上当下的顺序编号。
（三）盒号按照年度-次序-部门-分类-文件号
第四章 档案借阅管理办法
一、  档案借阅
（一）借阅程序：
1．公司各部门、所属各单位因工作需要，借阅档案，需到档案管理员处领取并填写《档案借阅单》，办理借阅手续。尚未移交暂存在各部门的档案需要借阅的，需档案管理员同意。借阅人权限与其他部门档案规定相冲突的，无权借阅档案。
2.公司档案原则上不允许携带外出，如有特殊情况确需携档案外出的，则须详细填写《档案借阅登录表》后方可借出（需包括借阅人、借阅时间、拟归还时间、实际归还时间、批准人、借阅内容等）。
3．借阅重要或有保密要求的档案，需注明原因并由本部门部长亲自在《档案借阅登记表》上签字，经段总批准才可借出。
4.借阅人对公司档案要妥善保管，保持档案整洁完好，不得涂改、损毁、拆散装订和遗失。未经许可，不得私自复制、转借，并须严格履行保密义务。
5．档案使用完毕后，借阅人应及时归还，并持档案借阅单办理归还手续。
6.归还档案时，人资部应认真检查、清点、核对无误后，方可办理归还手续。凡借阅人未履行第4条规定的造成档案涂改、损毁、遗失、泄密等后果，有关责任由借阅人承担。档案管理员将立即报告公司分管领导，采取有效措施，妥善处理。情节严重的，依法追究有关人员的法律责任。
7. 查阅档案和利用档案资料后，如有什么明显的效果反应及时将信息反馈给档案室，以便登记统计档案利用情况。
8. 档案人员要按时检查案卷、《借出档案登记簿》，按借期催要归档。如发现过期不还，或有涂改或损坏档案者，要及时汇报其主管领导给予教育或必要的处分。
（二）借阅期限：
所有档案出借期限为3天，到期如仍需继续使用必须办理续借。续借须持档案至档案管理员处签字办理，每次续借期限也为3天，只许续借2次。
（三）出借档案的保护：
档案借阅人有责任保护所借档案的完整无缺，其所属部门档案管理员有义务进行监督，帮助档案管理员追缴出借的档案，并对损坏档案的行为予以制止。
借阅档案必须按时归还，逾期档案管理员或其所属部门档案管理员将进行追缴，超过归还日2天仍不归还的，公司将对借阅人作出相应的处罚；档案在出借期间被损坏、丢失的，应视情节轻重予以处罚或者建议给予借阅人处分。
第五章 档案的鉴定销毁管理办法
一、为保证公司档案定期鉴定工作有组织，有监督地开展，档案鉴定、销毁工作由公司档案鉴定小组负责。鉴定小组由公司总经理、分管副总经理、相关部门负责人、人资部负责人及档案工作人员组成。
二、 档案鉴定工作要严格执行本公司各部门档案管理工作的要求，根据档案保管期限定期对档案进行鉴定。
三、每次鉴定后要撰写鉴定报告，并在备考表中注明鉴定意见、鉴定日期，并由鉴定小组负责人签字。
四、鉴定中若发现档案存在不准确、不完整情况，应当及时向分管领导汇报，责成有关部门和人员进行修改或补充。
五、经鉴定，对确无保存价值可以销毁的档案，需编制《预销毁清册》并提出销毁意见，报各部门部长审核批准后，实施销毁，同时备案。
六、鉴定销毁档案必须坚持从严、慎重原则，对介于保留与销毁之间的，应予以保留。
七、 档案销毁工作必须由2人以上负责监督，确保销毁安全，防治信息遗失或泄密。
八、 档案销毁后，监销人须在《销毁清册》上签字（盖章），注明销毁日期、地点，永久保存。
第六章 档案室保管规定
一、档案人员要维护企业档案的完整与安全，最大限度的延长档案的寿命。
二、档案室内要按照档案分类方案科学的排列档案。照片(底片)、录音带、录像带要分别装盒，垂直存放，专柜保管。
1、纸质档案保存应防霉、防污染、防光照，字迹模糊、纸张破损要及时修复。禁止用蓝墨水、油性笔书写字迹的档案归档，最好使用碳素笔迹。
2、电子档案保存除了具备第一条，还应远离磁场至少76mm,防写处理，并不得擦、划、触摸记录涂层。磁体每满2年、光盘每满4年，机读一次，检查登记，长期异地保存2套。磁性载体每4年转存一次，另一套保存4年以上。定期填写《归档电子文件管理登记表》。
3、照片档案保存要有相应的文字说明，和文档追索。有电子底片的，需要写明电子档的存放位置，没有底片的重要照片可以翻拍。
三、档案室应有防尘、防盗、防水、防腐、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防强光等安全设施，保持档案室整齐清洁、通风良好。做好档案室温湿度测定记录，每天上午10点左右，下午4点左右各进行一次温湿度记录，最佳温度保持在18°c，相对湿度最佳在40°C,按时填写《温湿度记录表》
四、档案室内严禁吸烟，环境温度范围：非管理人员不得随便进入，确保档案室的安全。
五、定期检查档案资料的保管情况，清除隐患，发现问题及时采取有效措施解决。每三个月配合档案部门负责人对档案抽查一次，抽查不少于10%，每月对档案进行轮换自检，抽查率大于10%。填写《档案养护抽检表》
六、档案室必须使用符合国家规范规定和档案保管要求的数量充足的档案装具。
七、档案室配备的温湿度计、灭火设备等，要及时维护和保养，使之处于良好运行状态。
八、档案室配备的计算机、去湿器、空调等设备，要按照设备使用说明书要求操作，及时维护，确保设备安全和用电安全，使之处于良好运行状态。档案管理用计算机要专人负责。档案数据要定期备份。非档案人员不得随意操作。
九、档案设备由档案工作人员使用维护，发现问题及时报告领导予以处理。当有大事记、重大活动等发生后，档案管理员有权利和义务主动索要。
十、逐步实现以或复制品代替原件进行利用，复制品在加盖公章或法人签字，具有同等效力。
十一、对归档文件进行表格登记，并与相应的电子档案互相追索。
第七章 奖 惩
一、对有下列事迹之一的，由档案管理部门或原部门给予奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供、利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对违反档案管理的行为有效制止，表现突出的。
二、对有下列事迹之一的，有档案管理部门或原部门给予限期改正，严重的，进行处罚：
（一）将公司归档的资料据为己有；
（二）不按规定管理、利用、迁移档案的；
（三）明知对档案不利，不采取措施，照成损失的。
对上述行为奖罚个人50-1000元不等；对部门或团体奖罚500-10000元不等。违反规定的，造成档案损失的，由档案管理部根据损失价值及时鉴定，责令部门或个人赔偿损失。

人力资源部
2009年8月

档案存档流程:
档案管理员：录入电子档案
《资料交接单》第二联交存档人
《资料交接单》第一联留存档案室
填写《资料交接单》
专职档案管理员对档案进行鉴定，确定保存期限，密级度；分理，登记，盖章，入柜
部门档案管理员对应该档案按照制度规定整理，上交档案室

档案借阅流程：
档案放回原入档位置
续借每次不得超过3天
归还档案，档案管理员检查是否完整
公司经营发展决策中的秘密事项
专有生产技术及新生产技术（技术部人员）
人事决策中的秘密事项
招标项目的标底、合作条件、贸易条件（招标部门负责人）
重要的合同、客户和贸易渠道（相关部门负责人）
公司非向公众公开的财务、证券情况、银行帐户帐号（财务部相关人员）
其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项
所有密级的档案
借阅人填写《借阅申请单》
董事长签字
中层以上人员签字
三日内归还档案
高层以上人员签字
逾期不归还，档案管理员负责追回