文字处理长文档作业.doc

文字处理

人类文明从有文字记载开始；知识传播以文字形式为依托。尽管现在出现了多媒体，多媒体在信息表示方面只是文字的辅助和补充，并不能取代文字；现在也出现了网络,形成了Internet，在网上使用最多的还是文字，文字的传输也最为快捷。音像是直观的(植物也能听音乐,动物也会看电视)，文字是抽象的。舍弃了文字，世界依然丰富多彩，却不会再有智慧的光芒。-—文字处理,永恒的主题。
W.1 文字处理的基本问题
文字处理要解决两个方面的问题，一是内容的编辑，再是格式的设置.如,一段话，包含哪些字，是属于内容方面的；这些字选用什么字体，多大字号，则属于格式方面的。
W。1.1 内容
内容主要包括文字、表格、图形等.如果只是在计算机上浏览，还可以包括声音和影像信息,但因为这些信息是动态的，所以其实际效果是在打印机上无法表现出来的。
1．文字
文字是最主要的信息。之所以称为“文字处理",就是因为文字是一般文档中的主要内容。如果没有文字，就不成其为文章,最多只能算是图解之类。
文字有英文和汉字之分.或者说是英文和非英文之分、汉字和非汉字之分。英文字符的特点是数目少，只有百十个；汉字的特点是数目多，有成千上万个。汉字亦有简体、繁体之分，但这也可视为形式上的问题，因为不论简体、繁体，表达的信息内容是一致的。但Word97没有提供汉字的简体和繁体互换的功能，即简体、繁体这一形式在Word97中无法设置.在Word2000中可以进行转换。
2．表格
表格用来表现分门别类的信息。
表格还可以用来作版面设计。
如果表格中要处理的主要是数字，则可以使用电子表格软件（如Excel等）。
3.图形
图形用来对文字进行直观性的说明。
图形分两种，点阵图和矢量图.点阵图是通过一个个的点的颜色来描绘图形，就像编织袋上的图案；矢量图是通过一个个图形元素（如：直线、矩形、圆/椭圆、曲线等）来构成图形.点阵图不能无限放大，放得太厉害了就显示出一个一个的点来。矢量图一般适合于表现比较单纯的构图,层次不宜太多，细节不能太丰富。
如果一份文稿要用于演示，有比较多的图形方面的内容，则使用演示文稿软件(如PowerPoint等）比较方便.

W.1。2形式
内容固然是重要的，但形式也不能忽略。恰当的形式可以突出重点，强调主体，使人更容易把握内容.不好的形式则有可能喧宾夺主，适得其反。
1.文字
文字的格式包括字符的格式、段落的格式和页面、篇章的格式。
2.表格
表格的格式包括单元格、行、列和整个表的格式。
3.图形
图形的内容和格式似乎不太好分。一般来说,放缩、旋转、排列、组合以及相互之间的位置关系应该属于格式方面的。即这些格式改变了，一个图还是它本身。

总之，内容的编辑和格式的设置这两个问题,是任何文字处理软件都要解决的，所以也可以说是与具体软件无关的基本问题。
W。2 文字处理的一般原则
文字处理不外乎内容和形式这两大块，如何处理内容和形式之间的关系,则涉及到文字处理的一般原则。我们将其归纳为两句话：“形式和内容相统一；形式和内容相分离。"
W.2.1 形式和内容相统一
形式和内容相统一这一点比较好理解,在各个层次上都是这样,比如写文章,常说的也是形式和内容相统一，形式为内容服务。当然，写文章时说的形式还是文字表达上的,在文字处理中则变成了内容，文字处理中的形式主要和格式有关.
之所以要给不同的文字内容设置不同的格式，主要就是为了凸显它们的不同地位。一般来说，越重要的内容，或者说越具有特殊性的内容，应该使用越突出或越特殊的格式。文章的标题一般比正文字号大,就是这个原因.使用不同的格式，让别人尽快把握你要传达的信息的关键之处，这就是格式设置最大的成功。
有人学了文字处理之后，在一篇文章中几乎把学到的所有格式都用上了，但结果呢?他的文章中哪些地方是重点，哪个地方是要让读者首先注意到的，却变得模糊不清了，可谓适得其反.所以在练习的过程中就要养成这样一种习惯:如果你要试用某种格式，首先为它创造一个模拟环境。比如段落的右对齐，一般是在一段的长度不满一行时用的，很少有把长段设为右对齐的，那样会很不自然，除非你是要取得某种特殊的效果。再如倾斜这种变体对英文字符来说是很自然的,若用于汉字就会让人看起来比较吃力,如果是大段大段的汉字都用斜体的话，那简直就是不想让别人看下去了。
W。2。2 形式和内容相分离
先介绍一下“所见即所得”的概念。以Word为例：用Word来处理文档，有一个非常明显的特点：在屏幕上显示出来的是什么样子，在打印机上打印出来的就将是什么样子。这一特点被称为“所见即所得”，在英语中有一个专门的缩略词WYSIWYG（What you see is what you get）。
既然“所见即所得”了，很多人就习惯了所有格式都用鼠标来一项一项地点选，比如遇到小标题就设成“黑体、小四号”，以为这样就是办公自动化了.其实这样完全是手工操作,没有任何自动化可言。
因为这些小标题可能出现很多次，每次的内容不同,但要设置的格式都相同，所以完全可以定义一种复合格式，比如说“黑体、小四号”，还可以再加上“1。5倍行距”等，给它起个名字，比如叫“小标题复合格式”，以后要用到的地方就用这种复合格式就可以了。
Word中的“样式”就是为此而设计的.
把可能会多次用到的格式集合提炼出来，可以做到一次设置、多次利用，不仅节省了时间,而且还减少了多次设置造成不一致的可能.以后要统一进行修改，也非常方便,只要改变样式中的格式，使用了该样式的各处内容就可以更新到改变后的格式。
这里要说一下这种复合格式（也就是样式）的命名，命名一定要根据它的功能进行，而不要根据它使用的具体格式。比如说，你设计了一种表示重点的样式,用的是黑体；后来你又设计了一种表示查错的样式,用的也是黑体(你可能说我可以换一种字体,但字体总是有限的）.假如你把这两种样式分别命名为“重点”和“查错”的话,你以后再改变其中一种的格式，就不会影响到另一种；如果你把这两种样式都根据它们的实际格式命名为“黑体”,那么以后改变一种就会影响到另一种。如果说可以命名为“黑体1"和“黑体2”,那1和2代表的意义又要记住了。它们的格式相同可能是偶然的,它们的功能不同则是显然的.按功能命名，既直观,又方便。

以后大家在网页制作中学到HTML和CSS(层叠样式表，其作用就相当于Word中的样式）的关系，或者进一步了解到XML和XSL的关系，会对“形式和内容相分离”的普遍性有更多的认识。

“形式和内容相统一”与“形式和内容相分离”这两点,看似互相矛盾，其实不是的。“形式和内容相统一”是逻辑层面的要求，“形式和内容相分离”则是技术层面的要求。前者只能靠人自己来把握，后者可以借助计算机来完成.在Word中，主要借助样式来实现格式和内容的分离,实现独立于内容的格式；Word的模板则主要是把同一类文档要用的各种样式放在一起，可以理解为文档的综合格式;用宏(macro)来实现操作和对象的分离（由于Word中都是“先选定对象、再执行操作”的，如果手工进行,操作都是和对象捆绑在一起的［这倒是面向对象的一个特色］）。
W。3 版本与界面
文字处理的基本功能，应该是各种文字处理软件都提供了的；至于同一软件的不同版本，更应该是基本一致、没有太大差别的。而在具体讲解的时候，又要结合一种具体的软件。由于使用上的普遍性，主要以Word为例.但对它的版本，希望能够淡化，这是因为：
(1）微软在不断地推出新的版本。从早期的6。0版到7（Word95）, 8(Word97)， 9(Word2000)， 10(WordXP)， 11(Word2003）, 到将要出现的12(Word2007)， 平均每两三年就更新一个版本；
（2）这些版本的基本功能的差异却在越变越小.应该说，在Word95中文字处理的基本功能就已相对完备，以后只是在易用性方面做一个小的调整和增加一些对基本功能没有太大影响的附加功能（比如用Word来编辑网页，但其文件大小通常都要膨胀好几倍）。
所以我们通过对比已经相对成熟的Word97和Word2000，来了解其中的共性和变化。能够把握它的历史，就比较容易适应它的未来.同样也容易做到触类旁通：了解了Word97和Word2000之间的差异，见到WPS Office 2005 和永中集成Office 2007简直就要惊呼一家了.

启动Word的方式和启动其它Windows下的应用程序基本一样。单击“开始”菜单,然后再指向“程序”或“所有程序”，找到“Microsoft Word”（也可能在诸如“Microsoft Office 套件"等里面),单击即可启动Word。
进入Word后，显示出如图W。1 (Word97)或图W。2 (Word2000）的窗口：

图 W.1 Word97界面

图 W.Error! Bookmark not defined. Word2000界面（标示出的部分为与Word97有差异的地方)
W。3。1 编辑区
Word窗口中间的空白区域。可以在其中输入内容并进行编辑修改。文档的所有内容都在编辑区中显示。
W.3.2 菜单栏
菜单栏中排列着许多个菜单，每个菜单中都有若干条命令，使用这些命令可以对文档的内容进行编辑处理.图W.3是“文件"菜单和“编辑”菜单的局部（其中都是最常用的命令)。

图 W.Error! Bookmark not defined. 菜单局部
以下四个菜单是几乎所有Office应用程序都有的:
文件（File)
编辑(Edit）
窗口（Window）
帮助（Help)
下面四个菜单是Word, PowerPoint, Excel都有的:
视图(View)
格式（fOrmat）
插入(Insert)
工具（Tool)
在Word,PowerPoint和Excel中,菜单栏只有一项之差：Word中是“表格”，用来作表格设计；PowerPoint中是幻灯片放映，用来作动作设置；Excel中是“数据”,用来作数据处理.
当然，一样的菜单名，未必有一样的菜单内容.相对来说，前两项(“文件”和“编辑”）和后两项（“窗口”和“帮助”）重合的部分要多些。“视图”、“插入”、“格式”、“工具"就各有所异了。“文件"菜单中的“新建"、“打开”、“保存"、“另存为”、“关闭”、“打印”、“退出”等项基本是一样的；“编辑”菜单中的“剪切”、“复制"、“粘贴”、“删除”、“撤消"、“重做”、“查找”、“替换”等项基本是一样的。

菜单命令在本章中的表示方法:用
文件(F）.打开（O）
来表示 执行 “文件”菜单中的“打开”命令。其操作既可以用鼠标来实现,也可以用键盘来实现。用鼠标实现，就是先单击“文件”菜单，再单击“打开”命令；用键盘实现，就是先按组合键 Alt+F，再按O键。
说明:每个菜单的名称后面都有一个括号，括号中是一个带下划线的字母，只要先按住Alt键再按菜单名后面括号中的那个字母，就可以激活该菜单;每个菜单命令的名称后面也有一个括号，括号中也有一个带下划线的字母,只要在菜单被打开的情况下按这一字母,就会执行该命令.用键盘进行的操作唯一的好处就是：键盘可以做到盲打,屏幕却无法做到盲点。
另外在这里对本章中用的一些词语作一下说明：
文件和文档：文档是和程序相对应的，二者都是文件.
单击：如未特别说明，均指鼠标左键。
Ctrl，Shift,Alt,Esc,Tab,Delete,Home，End,PageUp,PageDown：均指键盘上的按键.
光标：均指指示插入点所在位置的闪烁的竖线
W.4 文件
关于文件的打开与保存、视图的选择与切换、窗口的拆分与排列、帮助的使用与查找，在这一部分介绍。后面几部分，并非和文件直接相关，但都处于总体的层次上，所以一起作介绍.
W。4。1 打开与关闭，修改与保存
打开文件、另存文件,最需要注意的就是文件的三要素:位置、文件名、文件类型。这里的文件名是指文件的主体名。这三者都分清楚了，才不会张冠李戴，不然如果存到了Z：盘反到C：盘底下去找，或者反之，偏偏两个盘中又都有一个以你的账号命名的文件夹，还以为自己上周存的文件不翼而飞了呢,抱怨计算机没给存好。
W.4。2 视图
视图是指显示的方式。在不同的视图下，有不同的显示方式。常用的有普通视图、页面视图、大纲视图和联机版式视图.此外还有全屏显示、打印预览和主控文档视图。
要在常用视图间切换，可单击水平滚动条左侧的视图按钮：（依次为：普通视图、联机版式视图、页面视图、大纲视图)。图示按钮中，第三个是被按下去的，故为页面视图.
在Word2000中,联机版式视图改称“Web版式视图”,是编辑网页时的默认视图.
在Word97的联机版式视图下，因为自动换行，没有水平滚动条，只能通过“视图”菜单进行切换.
“视图”菜单的前四项与上述四个按钮一一对应。
快速与精确：普通/页面
在普通视图下，翻页速度比较快，但只有文字的格式显示是准确的。便于对文字内容进行修改。
在页面视图下，所有对象的格式和位置都是精确显示的，应该就是“所见即所得”的模式。但翻页速度会有所降低。
显示与打印：联机/页面
如果为了更好地在屏幕上阅读，可以转至联机版式视图，这时所有的文字内容都以不小于能够在屏幕上清晰阅读的字号（通常为小四号，但也可以设置,方法是：在联机版式视图下，工具（T）.选项(O）.视图.增大字体不超过(L)：设置字号）显示，并且会随窗口的宽度自动换行,不需要拖动水平滚动条。
如果是为了打印输出，则只应在页面视图下作修改。在联机版式视图下作的修改，转动页面视图后会有变化，如背景就无法打印出来。
联机版式视图便于屏幕阅读，页面视图忠于打印输出。所以如果是既需要打印输出,又需要联机阅读，就可以在页面视图下修改，在联机版式视图下浏览.
概括与详细:大纲/普通
对于一篇比较长的文档,往往有多级标题，如一级标题、二级标题、三级标题等。这些标题的重要性自然高于普通文字。如果我们想了解整篇文档的概貌或结构，就可以在大纲视图中进行浏览。大纲视图中允许设定要显示的标题级别，如二级，更下级的标题和正文都不显示。
如要查看详细内容并进行编辑，可转至普通视图。在大纲视图下并非不可以编辑正文内容，但大纲视图和普通视图各有所长:在大纲视图下对标题的级别进行更改最方便;在普通视图下对正文内容进行修改最方便.
提纲挈领:文档结构图
在上面提到的四种常用视图下，都可以在文档窗口的左边分出一部分来显示整个文档的结构，让人了解正在浏览或修改的内容在整个文档中的位置。
显示/隐藏 文档结构图：视图（V）。文档结构图(D）。或单击“常用”工具栏上的“文档结构图”按钮。

图 W.Error! Bookmark not defined. 文档结构图
单击文档结构图中的任何一个标题，就可以在正文中快速转到相应部分。文档结构图可以实现快速定位功能。在联机版式视图下进行浏览,显示出文档结构图会更为方便。如图W。7。
文档结构图的作用跟大纲视图很相似。但文档结构图只能显示标题,不能显示正文。但大纲视图需要切换，文档结构图可以同步显示。
文档结构图在形式上和资源管理器中目录结构图如出一辙。标题对应目录，段落对应文件。
注意：在Word97中，如果在普通视图中显示出文档结构图，然后转至大纲视图，把插入点移动到另一部分,再返回普通视图，结果发现回到了文档开头.
解决办法：在大纲视图中也打开文档结构图。
或者：在普通视图中直接使用文档结构图在各部分之间跳转。
再者:干脆不用文档结构图。
无论如何，这是Word处理中的一个错误.
W.5 窗口
W。5。1 文档数目
一个文件
当文件较长时,要对其中相距较远的两个部分同时进行编辑，可以打开两个窗口或把当前窗口拆分成两个窗格。在每个窗口或窗格中可以有不同的当前位置，这样就不必像在一个窗口中编辑那样每次都作长距离移动。当然，在一个窗口或窗格中所作的修改同时也出现在另外的窗口或窗格中.
新建窗口(窗口（W）。新建窗口（N））可以在多个窗口中同时编辑一个文件。
要在不同的文件之间进行切换，使用“窗口"菜单。
关闭文件（文件（F)。关闭（C）)与关闭窗口(单击窗口右上角的关闭按钮）不一致的地方：一个文件可对应几个窗口。
拆分窗口(窗口（W)。拆分(S））成窗格。窗口是独立的,窗格是并存的。窗口可以最大化、最小化,窗格则只能随着包含它的窗口最大化或最小化，不能单独行动.窗格的大小是互相依赖的。相邻的两个窗格只有一条边界，你大我小,此消彼长。前面提到的文档结构图就是文档窗口中的一个窗格，与之并存的另一个窗格就是文档正文区了。
要在窗格之间进行切换，单击目标窗格即可。
如Error! Reference source not found. 所示，我们要比较《诗经·国风》中《邶风》和《鄘风》同名的两篇《柏舟》，就可以把窗口拆分成两个窗格或新建一个窗口，通过移动光标，在每个窗格或窗口中各显示一篇《柏舟》，这样就便于比较了。
多个文件
可以打开多个文件同时进行编辑。每个文件对应一个窗口.
要在不同的文件之间进行切换，使用“窗口"菜单。每个打开的文件的名字都列在上面，单击即可。
W.5。2 位置关系
并排
窗口之间的位置关系可以是并排的（窗口(W)。全部重排（A)）,这样每个窗口都可直接看到,要转过去进行编辑只需在相应的窗口上单击。缺点是如果窗口比较多的话，每个窗口所占的地方都比较小.
如果版面比较宽，可以上下排列，这样每一窗口中的任何一行文字都能完整地显示出来；
如果版面比较窄，甚至还不到整个屏幕的一半宽（假设Word是在全屏幕窗口下运行），就可以左右排列,这样每一窗口中能显示的文字行数还与只有一个窗口时一样，没有减少。
要实现左右排列需要自己调整窗口的位置.
在Word2000中，无法实现只有内容的文档窗口的并排,至少要包含菜单在内。
前后
在默认情况下，每个窗口都是最大化的,这时各个窗口之间是覆盖关系，一窗障目,不见其余。但对当前窗口是最合适的。
窗口还原成原来大小时，窗口间的位置关系一般是层叠的，一个窗口盖住了另一个窗口的一部分。
W。6 帮助
本部分以Word2000为例。
帮助有几种方式:
Office助手：能提供即时的帮助信息，并可输入关键词进行搜索；
目录和索引:提供系统性的帮助信息，如Error! Reference source not found.和Error! Reference source not found.；
上下文帮助：可以对特定对象提供简短说明。
说明:带上标“97"的仅Word97中可用；“2k”，Word2000。
Office助手的能力相对于Word97有所增强。最大的变化是可以输入关键词进行搜索。如Error! Reference source not found.。
我们试着用帮助索引和助手分别查找一些关键词，结果如下：
上标、下标、表格、缩进、居中：都可找到；
空心、阳文、紧密型、四周型、绕排、环绕:索引找不到；
空心、环绕：助手搜索有结果，但不合要求;
紧密：助手能找到，符合要求;
阳文、四周、绕排：助手也找不到。
助手的形象可以选择，助手的能力不分伯仲。事实上内部运行的都是同一程序。但助手之搜索与索引之搜索还是有差异的：索引中搜索不到的，助手有可能搜索到；且不管搜索到的东西有没有用；至少不是完全没有用。之所以让助手的能力强过纯文字的索引，大概是为了推销助手；之所以让助手也常无能为力,乃是为了给下一代的助手作铺垫。一个全文检索就能解决的问题，一直不去做.为什么?这一版都做完了，下一版还做什么？把好戏留在后头，但你永远看不到。
助手之家的成员中，最活泼的是那只猫,最安静的是那块板。在Word97中,还只是只纸猫,仅是块平板；在Word2000中,猫已会伸腰洗脸，板也能发光旋转。
最具讽刺性的是，Word号称文字处理软件,在其帮助中输入“文字”二字进行查找,结果是“对不起,没有搜索到您输入的关键词，请换一个词。”

上下文帮助有以下几种用法:
查看菜单命令、工具栏按钮、键盘快捷键的简短说明。方法是，按Shift+F1组合键后，点击要查看的菜单中的命令，或者单击要查看的工具栏上的按钮,或者按要查看的快捷键。比如,按Shift+F1后，单击“常用”工具栏上的“格式刷"按钮，就会显示出如Error! Reference source not found.所示的说明：

查看文字格式。按Shift+F1组合键后,单击要查看的文字，即可显示出其字体格式和段落格式。再单击别的文字，同样显示出其格式.要退出该状态，按Esc键。
查看对话框中的元素(如：文本框、列表框、组合框、复选框等）的简短说明。在打开的对话框中，右上角是“关闭"按钮，一般左边紧挨着就有一个“？”按钮.单击“？”按钮，再单击要了解的元素，就会显示出一段说明文字。