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1、 文件名称 文件控制程序 文件类别 第二阶文件 文件编号 KS/Ⅱ—MR—001 版 次 B0 页 次 第1页,共8页 制订单位 管理者代表 制定日 生效日 (受控文件专用章) 拟制 审核 批准 分发单位及份数： 分发单位 分发份数 分发单位 分发份数 分发单位 分发份数 总经理 1份 管理者代表 1份 采购部 1份 人力资源部 1份 开发部 1份 品保部 1份 工程部 1份 物控部 1份 业务部 1份 生产部 1份 文件控制程序 编
2、 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第3页，共8页 1、目的 本程序旨在建立所有品质文件之控制方式，使品质文件管制能有效运作以及便于存档和查询。 2、 范围 使用于本厂所有部门或个人，包括对品质文件有关之作成、审查、核准、分发、变更、编号、保管等作业活动。 3、 定义 ECN：engineering change note 工程更改通知 BOM：bill of matenal 4、 职责 4.1 总经理负责质量手册，程序文件的批准。 4.2 管理者手册的制定，所有程序文件的审核，并对管理体系的运行所需其它所有文件的制定，修订和作废有认可权。 4.3 各
3、部门主管负责本部门所有文件的管理，并组织部门二三级文件编写。 4.4 文控中心负责对文件进行编码。 5、 程序 5.1 文件控制程序流程图见附表。 5.2 品质文件分类： 5.2.1 手册类文件 ：一级文件----指导性、纲领性文件----品质手册 5.2.2 程序文件 ：二级文件----支持性管理性文件----程序文件 5.2.3 作业指导文件：三级文件----计划性、执行性文件----作业指导书、标准、规格、工程图、规定等。 5.2.4 品质记录文件：四级文件----证实性文件----质量记录表格 5.3 品质文件之作成、审查、核准、编号、发行、保管之流程
4、职责。 5.3.1 权责如下： 文件类别 作成 审查 核准 编号 发行 保管 品质手册 管理代表 管理代表 总经理 文控中心 文控中心 文控中心/各使用部门 程序文件 各部门主管 管理代表 总经理 文控中心 文控中心 文控中心/各使用部门 作业指导书 各部门 各部门 部门主管或管代 文控中心 文控中心 文控中心/各使用部门 质量记录 各部门 各部门 部门主管 文控中心 文控中
5、心 使用部门 文件控制程序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第4页，共8页 5.4 文件编码 5.4.1 文件编码方法 CF X XX XXX 文件序号 部门代码 文件级别 公司代码 A) 公司代码---CF，助尔达的编写。文件级别---用罗码数字表：一至四级文件分别用Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，Ⅳ表示。 B) 部门代码用各部门的两位英文字母表示，文件序号用四位阿拉伯数字表示。 5.4.1 部门代码对照表 部门 总经理 管理代表 业务 工程 生产 人力 物控 采购 品保
6、 开发 代码 GM MR SD PE PD XE WK PU QA RD 5.5 文件的分发： 5.5.1 经批准发行的文件，由文控中心根据文件封页或其它形式所描述的发行部门及份数进行复印， 并在复印文件上加盖蓝色“受控文件章”后进行发放，发放记录于《文件收发登记表》上签收。 5.5.2 文件生效日期：以文件上所盖的文件“受控文件章”日期为准。 5.6 文件回收： 5.6.1 旧版文件由文控中心统一回收。 5.6.2 旧版本原稿文件由文控中心加盖红色的“作废文件保留章”并存盘于文控中心，其它因工作需要保留上版本文件，可加“作废文件保留章”
7、予以保留，其余旧文件由文控中心统一销毁或盖上“废止文件章”后回收利用。 5.7 文件的修改： 5.7.1 文件若不合现状需修改，针对一级文件、二级文件或相关的流程作业指导等，由提出修改部门或填写《文件修改/作废申请单》经部门主管审核后交管理者代表审核，最后由文件批准权责人员批准后进行修改，若属于三级文件变更时，只需有相应的工程变更通知单或其它形式作指引即可。 12 / 12 文件控制程序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第5页，共8页 5.7.2 文件第一次发行为A版，修订版为A1版、A2版、A3版、A4版、A5
8、版；若再修订，定为B版，修订版为B1版、B2版……以此类推，如同版本修改内容 超过整份文件内容的之五十，需直接更改至下版。 5.8 外来文件： 5.8.1 相关部门收到外来文件，首先进行初步界定，如技术规范，客户要求或顾客提供的标准图样 ，作业标准等资料需请部门负责人进行审核，如为法规制度，如国家以及国际标准，相关的法律法规、公约等，交由管理者代表确认审批。 5.8.2 审批人审核后，需在外来文件的首页签字，并注明审核结果，如为可使用文件，转文控中心受控发放。 5.8.3 外来文件由文控中心对其编序号后发行。 5.8.4 外来文件修改按5.7执行。 5.8.5 外来文件的废止按5.
9、9执行。 5.9 文件的废止： 5.9.1 文件（相关表单除外）作废或过期后，由文控中心回收处理，于原版文件上作废进行存盘，非原版文件进行销毁或盖“废止文件章”进行回收利用，表单或记录超过储存期限后由各使用单位处理。 5.10 文件的管理： 5.10.1 经发行的全部文件原稿，由文控中心按照文件层别登记，汇总并存盘。 5.10.2 经发行的文件，现场使用的应分类置放在作业场所；非现场使用的则由收件部门按照文件类别集中存档。 5.10.3 分发各文件应由专人负责管理，严禁复印及私自借予非相关人员带出厂外。 5.10.4 各使用部门应定期核查自己所管理的文件版次和数量，如发现文
10、件有遗失缺 页破损，字迹模糊的，应填写《文件补发申请表》，经权责人员审批后，由文控中心进行补发，以确保数据的完整性，收文人员在《文件收发登记表》上签收；文控中心在补发文件的同时，须将不完整或不能使用的文件收回处理。 5.10.5 现行有效的文件由保管单位保存，旧版文件或作废文件的原稿由文控中心至少保存一至三年。 5.10.6 各部门回收的旧版或作废文件，由文控中心即时处理。 5.10.7 文控中心应建立《质量管理体系文件总览表》，不定期检查文件文件和数据以确保其完整性；并定期与各部门对文件进行核对。 5.10.8 电子文件和数据的管理：公司所有文件均以打印书面文件形式存在，存于计算机中
11、的文件 文件控制程序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第6页，共8页 皆为电子文件数据，由计算机操作者对文件数据按相应的方法进行存盘，并对电子文件进行备份送文控中心管理。 5.10.9 文件数据如以E-MAIL等形式进入公司，并需传递至相关部门，以书面打印件发放至相关部门，电子档案数据由公司接受人员按相应方式进行存盘。 5.11 文件补发： 文件如有损毁遗失，新增发行部门或增加发行数情形，需求人员应填写《文件补发申请单》，经部门主管审批，管理者代表批准由文控发行。 6 相关文件 无 7 使用表单
12、7.1文件修改/作废申请单 7.2 质量管理体系文件总览表 7.3 文件收发登记表 7.4 文件补发申请单 7.5 文件章样式 文件控制程序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第7页，共8页 附页一：文件控制程序流程图： 提出文件制订/修改/作废/补发申请单 审 核 批 准 编号/建檔 分 发 使用、存盘、管理 NO NO OK OK 收 回 处理(销毁) 相关单位 部门指定专人 总经理/管理代表/授权人 文控中心 文控中心 文
13、件 控 制 程 序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第8页,共8页 附页二、文件单样本 日期： 日期： 日期： 日期： 文 件 控 制 程 序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第2页,共8页 变 更 记 录 次数 页次 变 更 内 容 简 述 拟制 审核 批准 1 1-9 按照GB/T19001：2000标准全面制订 变更日期 2 变更日期 3 变更日期 4 变更日期 年 月 日 5
14、 变更日期 年 月 日 6 变更日期 年 月 日 7 变更日期 年 月 日 8 变更日期 年 月 日 9 变更日期 年 月 日 10 变更日期 年 月 日 文件补发申请单 文件名称 文件编号 文件版次 页 数 发行日期 申请日期 申请补发原因 批准： 审核:
15、 申请人： 表单编号：KS/IV—MR—001 文件补发申请单 文件名称 文件编号 文件版次 页 数 发行日期 申请日期 申请补发原因 批准： 审核: 申请人：
16、 表单编号：KS/IV—MR—001 质量管理体系文件总览表 序号 文件名称 文件编号 文件版本 备注 1 2 3 4 5 6 7 8
17、 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
18、 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
19、 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
20、 39 40 表单编号：KS/IV—MR—002 文件修改/作废申请单 文件名称 文件编号 文件版次 页 数 发行日期 申请日期 文件修改/作废申请原因 批准： 审核: 申请人： 表单编号：KS/IV—MR—003 文件修改/作废申请单 文件名称 文件编号 文件版次 页
21、数 发行日期 申请日期 文件修改/作废申请原因 批准： 审核: 申请人： 表单编号：KS/IV—MR—003 文件发放登记表 文件名称 文件编号 版本 页数 发行日期 发行部门 接收人 回收时间 确认人 表单编号:KS/IV—MR—004 文件发放登记表 文件名称 文件编号 版本 页数 发行日期 发行部门 接收人 回收时间 确认人 表单编号：KS/IV—MR—004
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