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客房管理系统需求报告分析 作者： 日期：17 个人收集整理 勿做商业用途客房管理系统需求报告分析成员：谢正娟、贾丽佳、何婷、孙琪、张毅 随着社会经济发展，科技进步,生活水平提高，人们的出行量大大增加.数量庞大，类型复杂的出行使客房管理的业务增加,管理难度加大。房间重复预定，客房清扫不及时，结账出差错等诸多问题将人工管理的不足展现出来。因此，提高工作效率和服务的质量水平成为迫切的要求，一套完整的客房管理系统显得尤为重要。酒店管理员和客房客户是客房管理系统中最重要的用户，要在信息技术的支持下，网络化管理的基础上最大限度满足双方用户的需要，一方面要使客房管理系统的操作简单易行,在不同管理模块中流通数据实现管理一体化，并降低差错,提高酒店竞争力。另一方面，要为出行的人提供更加便利稳妥的客房管理服务。1、 客房管理系统目前的组织结构如下图：董事长客房部市场部卫生部接待部餐饮部经理卫生管理停车场管理客服管理话务员行李员电梯迎接员大门迎接员收银员接待问询员客房服务组电话总机员大堂领班大堂副经理前台领班客房部经理2、 可行性分析根据实际情况我们所做的客房管理系统主要包括以下几个功能：基础信息设置（客房信息、员工信息等）、客房预订、住宿登记、调房登记、追加宿费、查询功能(客房信息查看以及房态查看)、宿费提醒、退房结账、挂账管理、系统维护。系统可行性分析是在初步调查的基础上,判断项目开发是否有必要，并对系统做全面分析。进行分析的主要目的是再一次明确系统开发的目标，规模和实现的功能。对系统开发的背景，必要性和意义进行调查分析并根据需要和可能提出初步的方案与计划，从而为系统的开发决策提供科学的依据。可行性分析主要包括三方面：经济可行性，技术可行性和营运可行性。经济可行性：对投资方的经济状况和投资能力进行分析的前提下提出一次性支出包括设备购置，软件开发。另一方面是经常性费用，主要是系统的运营费用,包括系统开发的费用，人员工资和培训费用等。在收益上，现行的客房管理系统在管理上难以应对客户的需要，并且需要大量的人力物力资源。在新系统的支持下，可以大幅减少人力物力的使用并提供更加方便快捷的服务，提高酒店管理客房的能力。技术可行性:对现有技术的分析，已明确能否利用现有技术进行系统开发和实施。计算机网络技术和硬件的水平都不断提升使现有的技术可以完成开发服务。系统可以被现有的工作人员快速掌握和使用。本系统是基于局域网，互联网和windows操作的系统。利用现有技术可以在规定时间内完成系统。营运可行性：营运性要求管理的规章齐全，方法科学，原始数据正确等。在系统对组织机构的影响上，对现有人员和机构、设施、环境等的适应性以及进行人员培训补充计划的可行性。在操作上使用本系统的人员要求有一定的计算机使用基础，系统维护员由计算机专业人员来承担，左右人员要求经过培训，经过简单的培训就可以正确使用。本项目具有方便快捷,投资回报性大的优势,对酒店的客房管理服务提供了顺应信息化发展的服务，操作简单易行，具有开发价值.3、系统实现的目标：希望建立一套酒店客房管理系统，帮助酒店更快捷准确的管理日常业务，流程操作规范化,订退房,停车以及餐饮等服务数据通过网络在酒店内各管理领域通用，简化信息管理流程。为酒店预定，结账和内部管理等事务提供规范化的操作，减少人工工作,降低误差，提高工作效率。为实现以上功能我们要做到：通过分析调查，进行数据的一体化管理，做好不同途径预定的统计管理,在酒店内部消费数据的通用，做好与酒店预订网站,旅行社和银行等机构的接口工作，尽量减少前台管理人员的手工操作,以实现管理流程规范化，基础数据标准化,重视系统的经济性，实用性，安全性以顺应管理趋势，为酒店管理提供便捷的管理系统。4、业务流程图客房管理系统的业务流程图的符号说明如下图所示：系统中人员系统外实体处理数据流单据、发票、账目存储客房管理业务流程图如下:客房管理业务的流程主要分为以下几个步骤：预订、登记、住房、交班、退房结账、报表业务流程图的总流：预订管理系统客户入住登记入住客房信息客户预定信息消费项目财务部门消费总金额折扣后金额费用明细退房结算付款单客户预付款单据前台预付款处理前台预订登记折扣付款方式付款账号前台业务流程图:客人总台接待夜审管理客房编辑客人入住表表客人退房客人换房补交押金客房状态表历史客人表客房预订预订凭证客房状态报表房卡房费账单，房卡消费账单，押金凭证离店客人报表客房消费话费餐费费其他费账单押金凭证房卡客人入住报表接待业务流程图：我们的接待业务包括接待已预订和未预定的个人和团体；预定的包括网上预订、电话和现场预订.因此入住客户分为有预定和未预定两类。对于有预定的客户，首先到前台核实预定信息，签字确认后预付款项后即可入住.对于未预定的客户，则先到前台查看预计住房的房态，若有房间满足条件并有意入住，由前台给客户分配一个房间号，再登记个人信息并交纳相关预付款项入住。再登记客户的个人信息：姓名、性别、年龄、房间号、房间类型、入住日期、预计入住时长。登记结束后,客户再交纳一定数额的相关项目预付款，前台出具预付款收据下面是我们的业务流程图。团体预订信息表 个人预订信息表 客房预定表客人查询客房查询预订表规预订核对信息表 预订登记表有无空房 已住房间信息表 预付定金表 交款 查询空房收银 挂账个人表 历史客人信息表 挂账团体表 入住登记表 交款客人查询 押金收据 IC管理 无空房 历史客人信息表 客房信息表 IC卡锁住房客人信息表办理IC卡客人 有客人ID的IC卡交接班管理流程：接待人员交接班作业流程流程编号作业流程图作业要求12345接待交接班交接确认接班确认清点交接1 总台接待交接班2总台接待人员交接房卡，遗留物品，寄存东西,房卡，重要交接。交接记录内容。3总台接待接班人员清点物品，房卡,查看交接件,有没有不清楚的地方。4总台交接班人员确定交接清楚后，签字确认。5总台接班人员确定交接人员接待内容清楚后，签字确认.服务员交班流程流程编号作业流程图作业要求12345交班流程交班自查签字向下班交班调查清楚清点1服务员自己检查一般，看物品是否齐全.2服务员将点好的物品和钥匙交由下一班。3.1服务员将本班次的重要事项交由下一班。3.2服务员将本班次未完成的事项交由下一班。4由接班人员对上一班所交的物品很钥匙进行清理，如发现不符,重新清点，直到双方清楚为止.5如接班人员经过清点后物品无误后，各项事项都清楚后,在交接班上签字。其他接班人员流程编号作业流程图作业要求12345接待交接班交接清点交接确认接班确认1各个部门交班流程。2交班人员，提前清点好所有交接内容.3接班人员按照交班人员的步骤一步一步的清点,查看4交接班人员确定交接清楚后，签字确认.5交班人员签字（已交代清楚）5、客房管理系统的数据流程图 该数据流程图主要围绕预订、入住、退房三个步骤形成的.操作者客房登记表查看查看客房信息停车场客房顾客停车场信息预订安排房间登记登客房信息记挂账明细表宿费提醒预订入住退房操作者预订凭据住宿信息申请退房加费入住停车场信息表办办理结停车场信息 预订信息理业账顾客业提务务醒核对预订信息6、数据字典6。1 数据项数据项名：预定登记单号说 明：表示每张客房预订单类 型：CHAR(12）长 度:12取值范围：00000001-99999999数据项名：入住登记单号说 明：表示每张客户入住登记单类 型:CHAR(12）长 度:12取值范围：0000000199999999数据项名:退房登记单号说 明：表示每张客户退房登记单类 型：CHAR(12)长 度：12取值范围：0000000199999999数据项名：挂账单号说 明：表示每张客户交费单类 型：CHAR(8）长 度：8取值范围：00000001-99999999数据项名：挂账单位信息号说 明:表示每张挂账单位信息单类 型:CHAR(14）长 度：14取值范围:0000000199999999数据项名：客房信息单号说 明：表示每张客房信息单类 型：CHAR(12)长 度：12取值范围：0000000199999999数据项名：客房类型单号说 明：表示每张客房类型单类 型：CHAR(12）长 度:12取值范围：0000000199999999数据项名：员工信息单号说 明：表示每张员工信息单类 型：CHAR(12)长 度：12取值范围:00000001999999996.2数据结构数据结构名：客房说明:对房间的类型,状态和入住者的消费情况加以统计。数据描述:房间号房间类型房间状态预订时间入住时间退房时间消费金额卫生状态数据结构名：入住登记信息说明:对顾客信息及顾客需求信息的登记。数据描述:客房号 客户姓名数据结构名：停车场说明：客户是否停车,时长和收费管理。数据描述：车位号 车位状态 房间号 客户姓名数据结构名：退房说明：客户退房结账是对收费信息的总括。数据描述:客房号 客户姓名 结账金额 花销明细账单 6.3数据流数据流是数据结构在系统内传输的路径.对数据流的描述通常包括以下内容：数据流名，说明，数据流来源，数据流去向,组成等。 数据流标号：F1数据流名称：房间信息表简述：提供用户查询房间信息，选择房间类型数据流来源：前台服务部数据流去向：顾客数据流组成:房间的类型，房号，房间价格，客房状态，房间楼层数据流标号：F2数据流名称:发票简述：收费凭证数据流来源:前台服务部数据流去向:顾客数据流组成:房间类型，价格，发票编号,日期 数据流标号:F3数据流名称：入住登记表简述：登记订房人的信息及房间信息数据流来源：前台服务部数据流去向:顾客，后勤部数据流组成：顾客名字，年龄，性别,顾客号，房间号，时间，身份证号码，房间类 型数据流标号：F4数据流名称：房卡简述:作为订房，退房凭证，开房门数据流来源：前台服务部数据流去向：顾客数据流组成：房号，房间楼层数据流标号：F5数据流名称：服务菜单简述：供用户选择相应服务数据流来源：后勤服务部数据流去向：顾客数据流组成:服务人员的名字，服务数量,服务价格数据流标号：F6数据流名称:服务清单简述：客人选择的服务信息数据流来源：顾客数据流去向：后勤部数据流组成：客房号，服务员姓名，服务数量，服务价格数据流标号：F7数据流名称：退房信息简述：某顾客退房登记信息数据流来源:前台服务部数据流去向：存盘数据流组成：顾客的名字，房间号，日期，时间数据流量：高峰流量：6。4数据存储客房信息数据存储名：客房说明：对每个房间的类型、房态、卫生、餐饮、顾客等的简单描述输出数据流：客房信息数据描述：房间号房间类型房间状态预订时间入住时间退房时间消费金额卫生状态备注数量：每天2000间存取方式：更新入住登记信息数据存储名:入住说名：主要对入住顾客的基本信息以及入住房间的基本信息进行简单的描述输出数据流：入住登记表数据描述：房间号 客户姓名摘要存取方式:更新停车场数据存储名:停车场说明：对各个停车场的类型、状态、使用的顾客信息等就行描述输入数据流：入住登记表输出数据流：停车场信息表数据描述：车位号车位类型 车位态客户姓名房间号备注数量：每天1000辆存取方式：更新退房数据存储名：退房说明:对入住客户从预订该酒店到离开该酒店的一些业务活动和消费以及基本个人信息的简单记录输入数据流：客房费用表餐饮消费表其他消费表输出数据流：挂账明细表数据描述:客户姓名住宿金额欠款金额商品价格金额累计备注存取方式：顺序存取6。5加工过程客房信息 处理过程：更新客房信息 说明：对客房的状态的查看，入住情况及入住客人信息的查看以及客房停车位及餐饮消费和卫生等的管理状况等. 输入：客房编号 客房卫生管理 客房消费记录 输出：客房信息 程序提要：a.查看客房登记表中的信息是否随着客人的消费情况等的到了及时的更新。 b查看客房的卫生是否有员工进行定时清理。 c.若a、b都进行了，就要更新客房信息，便于管理和挂账明细表等的完善和清晰公司的日均营业状况。停车场信息 处理过程：停车场信息表管理 说明：掌握停车场的使用情况及对应停车位的客户信息，查看停车场的车位流动使用状况及安全措施的实施状况，以便及时更新停车场信息表. 输入：停车场使用信息 车位流动状况 停车场安全管理 输出：停车场信息表 程序提要:a。明确预订客人是否要预订车位以及现场入住的客人是否需要使用停车位。 b.对车位的流动状况进行详细的记载，以便车位的充分的利用，避免因消息的不畅使得资源利用不充分。 c。对停车场的安全管理进行严格的把关，对员工的工作合理安排。 d.对停车信息表进行及时更新,保持停车信息表的实时性.预订 处理过程：确定预订信息表 说明：根据网上预订客人和电话及前台预订房间的客人信息进行分类整理,再根据其订房等信息来确定预订信息表。 输入：客人信息 预订业务 预订方式 客房信息 输出：预订信息表 程序提要：a. 对网上预订的用户及其订立的业务进行登记。 b。对电话预订和现场预订的客人进行资料信息整理。 c。对a、b进行分类整理,形成预订信息表.入住信息表 处理过程：确定入住信息表 说明:通过对预订信息表中的核对入住进行确定，现场客人入住登记以及他们分别办理的业务等形成入住信息表. 输入：预订凭据 办理业务 房间安排信息 加费入住信息 输出:入住信息表 程序提要：a。根据预订凭据以及办理相应的业务进行入住登记。 b。对客人入住交的押金及支付等进行收银办理登记以便日后的餐饮等结算等. c。根据a、b进行入住登记表的制定。宿费提醒 处理过程:确定宿费提醒 说明:对客人的住宿信息的消费情况进行处理，看其是否费用超出了其交付的定金，对其进行宿费提醒，以看其是继续加费入住还是申请退房。 输入：住宿信息 业务消费状况 押金信息 输出：宿费提醒 程序提要:a。对客人订房天数及订购的业务状况进行整理，进行宿费提醒,看起是否要延长住宿时间. b.对客人入住时所交的押金以及消费状况进行结算，看其是否欠费。 c。对所整理的各种信息形成宿费提醒表。退房 处理过程：确定退房登记表和挂账明细表 说明：对客人预计退房、中途有事提前退房以及延期退房等消息的正常结算和客人对客服等方面的一些建议等制定退房登记表。 输入：客人信息 业务消费信息 客人对客房建议 输出:退房登记表 挂账明细表 程序提要：a.对客人的业务结算，将其消费等记入挂账明细表中。 b。对客人对客服、餐饮及停车等方面的建议载入退房登记表中。 c.根据消费情况制定挂账明细表,根据客人的退房信息及建议等制定挂账明细表。