环境修复备信息档案管理制度模版.docx

备信息档案管理制度目的为加强设备管理而建立设备档案资料，从而对设备档案资料进行有效控制，以便确保设备技术及管理行为的可追溯性，是设备管理的重要依据。为此，特制定本管理制度。范围适用于公司内设备技术资料的管理和控制。档案管理职责1、设备部负责对设备技术资料建档并进行管理和控制。1.1 设备部负责设备技术资料收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。1.2 其他部门可保留经许可的使用说明书、安全操作规程等设备的资料复印件。2、技术资料的收集2.1 设备部或其他部门在收集到以下资料后，应该送设备部进行存档管理。设备信息包括设备选型依据、设计参数、零件图、装配图、安装图、技术说明书、装箱单、安装记录、调试记录、电气仪表的试验标定记录、试车记录、验收记录、中修及大修记录、自备零件测绘记录、技改记录、报废记录。2.2 设备技术资料的原件应交设备部归档保存。如使用部门需要设备设计类技术资料，经使用单位领导审批后，设备部可提供原件进行复印，并将复印件提供给使用部门。资料管理员应严格保密意识，对设计设备设计、图纸类技术资料不得随意外借，如造成公司技术、专利泄密，将按公司有关规定执行。2.3 以电子邮件发送较重要信息或拷贝电子文档时，要经过部门经理或技术总监批准。2.4 部门信息资料原则不对外传递，除非得到上级主管领导授权。2.5 复印份数及分发情况必须如实记录。3、其他技术资料的收集3.1 设备部人员平时应注意收集国家、地方或有关部门颁布的与设备及环保有关的各种法律、法规、标准、规范，新材料推广政策等。3.2 设备部平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。4、技术资料的存档4.1 设备部负责对设备技术资料进行编号。4.2 设备部应建立“设备技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源。4.3 设备部应建立电子文档，分类存储各类信息。4.4 为预防电脑系统崩溃，每日把新的电子文档拷贝到移动硬盘备份。5、技术资料的使用5.1 技术资料如有分发需要，应由有关领导确定分发范围，核定分发数额。同时填制“技术资料发放表”。5.2 公司员工需要查阅相关的设备设计技术资料，必须出示使用单位副总的批条，并经设备部经理同意。6、技术资料的作废6.1 符合作废条件的技术资料应予以处理以下情况技术资料要进行作废处理： 该技术资料与国家、地方、有关部门颁布的各种现行的法律、法规、标准、规范抵触，或被其明令禁止。 已被淘汰的设备的技术资料。 因本身存在较大错误，被原颁布单位用新的资料予以替代的技术资料。6.2 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章，并由设备部经理批准后定期统一销毁。6.3 因任何目的需要保留的作废文件，须经有关部门批准后，方可保留。