房地产公司档案管理制度模版.doc

第二章 档案管理制度为确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充，增强公司档案实用性，特制定本制度。1、归档范围界定原则1.1 凡是公司在经营活动过程中形成和使用过的、具有查考利用价值的文件均属归档范围，包括书面文件、声像文件、电子文件等。1.2 原则上可划分为：文书档案、技术档案（基建档案及预决算档案）、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案和电子档案七大类。不属归档范围的文件材料包括重份文件、一般事务性的无查考保存价值的文件、未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿、未经会议讨论、领导审阅签发的未生效文件。公司应明确界定各部门归档的具体内容，并报总经办备案。附：公司归档范围参考：（一）总经办：1、董事会文件、公司制度性文件、对外发文、往来文件、企业设立与登记材料。2、公司荣誉证书、公司大型活动的影像资料。3、合同、诉讼文件。4、公司内刊、部门发文发函、工作请示单等。（二）外联部门：1、项目的报建报批资料、相关批复、项目涉及的盖章图纸、完整的竣工备案资料等。2、部门发文发函、工作请示单等。（三）工程管理部门：1、各项目的前期文件（A、项目审批、资金来源、各类许可证；B、征地、拆迁、建筑执照；C、设计任务书、扩初设计批复；D、勘察材料等）、内业资料（施工合同、开工报告、技术交底、图纸会审、出厂证明、质量鉴定、设计更改通知书、隐蔽工程验收记录、沉陷、位移变形观察记录、施工日记、建材质保（试验记录）、工艺性试验报告（配合比）、分部分项质量评定记录、单位工程质量综合评定表等）、竣工资料（验收证明、交工验收证明、三材料销核、竣工决算书、决算审核文件、施工总结、竣工验收报告等）、设备说明书、竣工图（A、地面建筑：综合平面图、建筑竣工图、结构竣工图、水电设备安装图、地下管线综合图等；B、地下建筑：总平面图（坐标、高程）、主要路段横剖面图、全程纵剖面）。其中前期文件由工程部负责收集，内业资料和竣工图由施工单位负责编制；2、部门发文发函、工作请示单等。(四)、成本管理部门：1、认价单、结算书；2、各项目的经济签证单、技术核定单。3、部门发文发函、工作请示单等。（五）营销管理部门：1、售楼合同、广告宣传资料、市场调研资料、营销策划报告、订价方案、年度推广方案、客户投诉资料、xx会相关资料、开盘等大型活动的声像资料。2、部门发文发函、工作请示单等。（六）财务管理部门：1、凭证、帐簿、报告、其他应当保存的会计核算专业资料；2、税务申报表、部门发文、工作请示单、往来文件等（七）设计部门：1、设计变更、对外联系函；2、部门发文发函、工作请示单等。2、归档职责设立原则2.1公司设立公司总档案室，隶属公司总经办，明确总经办为公司档案的总体管理部门。2.2 公司档案按“统一领导、分级管理”原则进行组织管理，即公司总档案室负责公司档案的总体管理，各部门指定专人负责本部门的立卷归档工作，公司总档案室对各部门进行业务上的指导、监督和检查。3、归档时间确立原则3.1 公司对归档范围内的文件资料确立一个合理的归档时间，归档期一到，各归档责任部门向公司总档案室归档上一周期形成的文件资料。3.2 原则上文书档案一年为一个归档周期，基建档案在项目竣工结算完成两个月内归档，会计档案三年为一个归档周期，人事档案中离职人员档案及其人事资料五年为一个归档周期，部分重要文件可根据实际情况缩短或延长归档周期。实物档案两日内交由总档案室保管，合同、前期资料/验收资料及证件资料办理完毕两日内交由总档案室或指定部门保管。附:公司归档时间参考：（一）、凡行政机关的任何批文（含批复、许可证、合格证、报告书等），均应在获得之日起两日内交总档案室或公司指定部门保管。（二）、合同类：销售合同由财务办理完有关手续后，整理移交档案室，其它经济合同或协议，承办部门在合同印章加盖齐全后两日内，交一份原件至总档案室或公司指定部门保管。（三）、基建档案：项目前期资料应在获得之日起两日内交总档案室或公司指定部门保管。竣工资料及图纸在项目竣工结算完成后2个月内归档。（四）、预决算资料：单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。（五）、会计档案：会计年度终了后，根据实际情况在财务部暂时保存3年后再移交总档案室。（六）、人事档案：根据人事解密程度，5年归档一次。（七）、各类实物档案（奖品、锦旗、证书、馈赠品等），均应在获得之日起两日内交总档案室归档保管。（八）、除以上之外，公司文书资料一般可于每年三月底前将上一归档周期形成的文件向总档案室归档移交。4、归档要求4.1 各部门必须在规定的归档时间内，将上一归档周期内形成的文件资料进行系统整理，做到类别齐全、份数完整、不缺张少页，并按标准装订成册。档案室不接收未经系统整理和装订的零散性文件资料。4.2 各部门向档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。4.3 卷内文件排列应条理系统，一般可按重要程度或时间顺序排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；印件在前、定稿在后；正件在前、附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。4.4 立卷时每册档案均应编制好卷内目录，档案内页编印页码，所有案卷还应统一制作、粘贴案卷标签。归档时同时向总档案室提交电子目录。4.5 立卷归档后，发现未归档而又需立卷的文件料，交由总档案室按立卷原则进行插卷。4.6 基建档案由工程部门督促施工单位按城建档案管理要求装订成册，包括内业资料及竣工图纸，并按公司要求制作案卷标签，并提供电子目录。4.7 各类实物档案（奖品、锦旗、证书、馈赠品等）归档时，除原物外，还应附上照片及简要说明。4.8 声像档案必须详细记录事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者，便于保存和利用。4.9 电子文件对应纸质文件刻录成盘,并编制目录,注明与纸质文件的互见号。4.10 OA文件（除非常重要的文件需要另外存档纸质文件外）一律由系统服务器保存电子档案，由系统管理员按期拷贝刻盘归档。5、档号格式编制原则5.1 所有归档资料装订成册并组成案卷后，还应编制案卷目录，并赋予每个案卷一个档案检索号（简称档号），以便查档调档。5.2 档号格式原则上由分类号、组卷年度和案卷号组成。其中分类号，可根据公司档案复杂程度进行级别设置，一般保持在三级之内。附:公司档号编制格式参考：（一）、将01设置为文书档案，其档号格式为：01 案卷号组卷年度文 种分类号部门名称 文书档案（二）、将02设置为基建档案，其档号格式为：02 案卷号项目分期项目名称 分类号基建档案（三）、将03设置为会计档案，其档号格式为：03 案卷号组卷年度分类号科目名称公司名称会计档案6、档案借阅管理要求6.1 原则上现行阶段的文件在归档时间未到前，由各部门指定专人负责保管与借阅管理，归档后的文件则由公司总档案室负责保管和借阅。6.2 公司档案原则上不外借给非公司人员，确须外借的，须持有关单位介绍信，并经公司主管部门领导同意后方可外借。6.3 公司内部人员借用档案的需办理登记手续。原则上各部门工作人员可直接查阅本部门业务范围内的档案资料，如需查阅和复印非本部门的重要文件及查阅和复印财务档案须经档案主管部门领导批准。6.4 借阅时应负责所查档案的完整和安全，不得私自复印、复制，不得擅自涂改、勾划、圈点、标注和拆散、调换、抽取、转借等，并负有保密的完全责任。如有违反，视情节轻重给予处罚。收回时档案保管方应检查是否完好如初。6.5 档案借用者必须妥善保管所借档案，若有遗失，由档案保管方根据档案的价值和数量拟订赔偿和处理意见，报总经理批准后办理。7、档案室管理要求7.1 档案室是保存档案的基地。公司设立总档案室，并指定专人管理，管理要求应以满足各类档案及资料的安全保管与方便调阅为原则。7.2 档案室集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动。7.3 保证档案室门户安全，无关人员不能随便进出。7.4 有条件的公司配备空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，并定期检查，确保以上设施的安全有效。7.5 定期清洁、并注意保持合适的干湿度（温度14度20度，相对湿度50%65%）。7.6 定期检查档案排列，防止错乱摆放。7.7 建立库房位置索引，对档案柜架进行编号，明确档案室总体存档明细及存放位置。8、档案检索工具健全要求公司建立档案检索工具，有需要的可以上档案管理软件，实现在线检索，暂时不具备条件的应手工造册，编制案卷目录，明确公司档案总体存档明细及位置索引。9、档案保密原则9.1 公司档案应注意妥善保管，档案管理员和查阅使用人员必须加强保密意识。原则上档案不外借给外单位，公司内部不借阅或复印所属业务范围外的档案。9.2 人事档案解密后再归档，归档后也应注意保密。9.3 各部门档案、资料管理员及总档案室管理员在调离或离职时，须办清移交手续，经其部门负责人审查无误后方可离开。10、档案保管期限界定及销毁原则10.1 原则上公司档案按归档范围入档并单份保管的资料均为重要档案，均需永久保存。10.2 保管过程中，确因空间存放问题需腾挪空间的，原则上可以进行销毁处理的为核定保存了15年的会计凭证、保存了10年的履行期满或解除了的合同协议及执行完毕的项目方案、保存了5年的已执行完毕的部门请示和报告。10.3 公司销毁档案，部门内档案由部门负责人核准，机要档案由公司负责人核准。销毁档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁作为它用或作废纸出售，文件销毁后应在“档案销毁申请表”上签明销毁人、监销人，并保留“销毁文件清单”。