会议组织与服务.doc

(完整版)会议组织与服务 会议组织与服务一、名词解析：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议主体是指主要策划、组织会议的人员,包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员.会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。会议议程是会议主要活动的安排顺序,它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体,是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时,由有关领导向会议所作的总结性讲话.会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报.会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。二、填空1、会议的特征目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性.2、会议活动的基本要素：人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果3、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位,以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。4、会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。5、会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存,也可以直接传达。6、会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等.会议方式就是为了提高会议效率,实现会议目标而采取的各种形式或手段。7、会议的工作原则：必要性、高效性、目标性、严肃性、节俭性。8会议经费预算的原则：科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地.9、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项.10、开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时,由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。11、讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告.12、准备会议用品与设备的要求：制定计划、落实专人负责、实用并节约成本。13、会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。14、会议签到的方式：薄式签到、表式签到、电子签到机签到、会议秘书人员代为签到、签到卡签到、名片签到、座次表签到。15、会议签到的要求：认真准备、有序组织、及时统计、准确无误16、会议记录的种类:按详细程度分:详细记录、摘要记录；召开形式分：报告式会议记录、座谈会式会议记录、决议式会议记录。17、会议记录的格式和内容：格式分为标题、首部、主体和尾部四块。内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。18、会议信息通常表现为会议通知、会议简报、会议纪要、会议报道，以及会议的传达提纲、要点等形式。19、会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适用的原则，通过会议的正式报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及会下的广泛交谈,随时获取有价值的信息,供领导者参考或供会议交流.20、会议简报： 具有“简、真、新、快”的特点.三、画图会场的布置形式：分散式，相对式，半围式，全围式四，简答题1、 会议的作用：1、集思广益、科学决策的作用 2。发扬民主、动员群众、宣传教育的作用3。传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4。协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用.2、 会议的种类：1.按会议的规模划分:小型会议、中型会议、大型会议、特大型会2。按会议内容划分:综合性会议、专题性会议。3。按会议的性质划分：决策性会议(代表性会议、领导办公会）、非决策性会议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和推介性会议）。4。按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。5.按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。6.按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。7.按会议的职级划分:股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。3、 通常出现下列情况时,需要及时开会1、遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需要及时集体协商、处理；2、一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力;3、事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法已经不通；4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了解或告知的最快捷的方式；5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能很好的贯彻工作，工作人员已无心工作.4、 会议效率不高的主要原因：1、时间上的安排、使用不合理;2、地点上的安排、使用不合理；3、开会对象选择不够精确；4、主持人的能力较弱，不能控制会场；5、开会的原因和目的不明确。5、 维护和保持狐疑严肃性和权威性的做法:1、明确会议的议题、目的；2、制定完善的会议计划、组织机构；3、准备充分；4、落实会议议程。6、 会议可以节俭的具体方面：1、控制会议时间；2、控制会议规模；3、开支要精打细算;4、目的务求明确。7、 会议筹划者的主要任务:1、制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预定的目标；2、制定会议议程；3、了解可供使用的场所和设施情况；4、选择或提议合适的场所；5、安排交通事宜；6、协调会务工作人员的活动；7、招收、培训会务人员和广告人员；8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作；9、确定各项工作的时间安排；10、视察选定的场所和设施；11、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司);12、确定印刷公司；13、安排食品、饮料有关事宜；14、同会议发言人和各位贵宾进行联系.15、其它8、 会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。（1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。（2）“Who：就是指参加会议的人是“谁”,即会议的组织者与参与者。（3)“What”：是指“什么”类型的会议。（4）“When”:是指“什么时候”举行会议。(5）“Where”：是指在“什么地方”开会。（6)“How”：是指会议将“怎样进行。（7）“Budget”：是指会议预算的策划。（8）“Others：其他工作，主要是指会务工作的策划。9、 会议经费的筹措途径：（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3)与会者分担个人费用（4）社会赞助（5)转让无形资产使用权。10、 会议经费的的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3)住宿费用(4）餐饮费用(5）旅游费用(6)设备视听费用(7)宴请及演出费用（8）培训费或讲演费(9）预计外支出。11、 会议议程、日程和程序的关系:会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于:会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤,是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序.12、 会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项.13、 会前需准备的会议材料种类：（1)会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。 （2）会议的主题文件.如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。 （3)会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。(4)会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。(5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。14、 讲话稿的写法,就内容来讲,应注意以下几点：1、肯定会议的重要性；2、评价过去的工作;3、点出当前值得注意的问题;4、指明今后的方向和目标；5、评价会议中心议题；6、提出原则性的意见，向大会提出希望.7、就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。15、 会议报告的内容主要包括：(1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“在工作会议上所做的报告”。（2)成文日期：用圆括号标于标题之下（如作者单列，则标于作者之下).（3）称谓:“各位代表”、“同志们”等。（4)正文:阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。16、 准备会议材料的要求：1秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始准备。2认真校对会议文件3按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件等字样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。 4分发重要文件一般要编号、登记.5一些征求意见稿,或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。17、 准备会议物品和设施:会议用品和设施的种类1。常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。2.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等等。3。会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等等.4.会场装饰用品.如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。5.视听器材.如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等等。6.通讯设施。如传真机、电话机、电视机、计算机及相应的通讯网络设施。7。交通工具。如大巴、小轿车等接送与会者的车辆。7.生活卫生用品。如茶歇等。9.专门用品.如奖品、证书、纪念品、投票箱等。18、 会议证件的作用：（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。（2）便于代表之间的相互辨认和联系、交流.(3）凭证出入会场,保证会议安全。（4）便于统计出席人数。（5）给与会者留作纪念。19、 会议证件上的内容：1会议名称，必须写全称。 2会徽。 3姓名。 4照片。 5证件种类， 6组别或代表团名称. 7证件编号, 8会议日期 20、 证件设计注意事项：1、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等）、组织或公司的名称。2、在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。3、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片,并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份,同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。4、姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。5、姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片.6、会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应.例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底,以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。7、涉外会议证件可用中文和外文两种文字,外文排在中文下方。21、 会场布置的意义：会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很大的影响。会场的地点和大小是否合适，设施是否齐全，会场的布局是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响.所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的布置.22、 会场布置的内容：1。会场布置的形式：相对式、全围式、半围式、分散式2.安排会议座次:横排法、竖排法、左右排列法3。布置环境：色调、灯光、花卉、旗帜、标语、气味等。4。布置主席台：主席台座位、讲台、话筒、休息室、主席台背景(会标、会徽等）23、 会议接站、报到、签到、引导工作的重要性:1.接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。2.报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。3。签到能保证会议顺利进行，按时召开;准确统计到会人数,掌握与会人员情况.4.引导有利于会场内外正常秩序的建立。24、 会议接站的工作:接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。会议接站的工作主要有以下工作:（1)确定迎接规格（2）做好接站准备（3）竖立接待标志（4）掌握抵达情况(5）介绍宾主双方（6)安排与会人员上车25、 会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的，与会者报到时,秘书人员要做好以下工作:(1)查验证件，确认与会者的参会资格。(2）请与会人填写会议登记表.（3）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品.（4）预收会务费、食宿费、资料费等费用,当场开具收据.（5）安排与会者住宿。（6）制作会议通讯录的依据，会议结束前发给与会人员。26、 会议签到有以下作用:(1）便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性。（2）检查缺席情况,以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会.(3）庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。（4）与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据.在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。27、 报道和签到的联系与区别：联系：都是指与会者到达会场时应办理的手续.会期较短的会议，一般只办理签到；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还有办理报道手续。区别：报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续， 但不代表每一项活动和会议都参加；签到则是与会者参与了本次会议或活动。28、 会议记录的作用：会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作.29、 做好会议记录准备工作：1、准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸.2、准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录。3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件,需要核对相关数据和事实时随时使用。4、提前到达会场,了解与会人员的座位图,便于识别会议上的发言者。5、在利用录音机(笔）的同时,必须手工记录,可以防止录音机中途出故障。30、 会议记录的重点：1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动; 2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解; 3、权威人士或代表人物的言论； 4、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论; 5、会议已议决的或议而未决的事项； 6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。31、 会议记录的方法：(1）根据需要，采取详记和略记相结合的方法.（2）漏记之处，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。（3)与会者提出的意见、建议,要把人名记录下来。32、 获取会议信息的渠道：1、各种会议记录，如主席团会议记录、团长会议记录、分组会议记录等。2、召集各团组联络员碰头会,汇总情况。3、收集代表的提案、发言稿、书面建议等。4、统计分析与会者的签到、报到信息。33、 会议期间安排旅游、娱乐活动的意义：任何一个成功的会议都需要有休闲活动安排，一方面使会议有张有弛，促进会议成功；另一方面，为与会者增加沟通的机会,加强交流。34、 会议期间陪同服务的意义： 1、表达尊重和友好2、便于沟通和交流3、提供方便和保障。35、 会议餐饮主要作用有：（1）礼仪作用。如东道主举行欢迎宴会、客人答谢宴会等。（2）沟通作用。宾主双方利用宴会的场合和机会,沟通信息、交换意见、商谈工作、发表演讲，是当前宴会活动的一个重要特点。 (3）招待庆贺作用。 （4）融洽感情作用。36、 宴会的准备1、：确定宴请对象2、确定邀请范围3、确定宴会规格和形式4、确定宴会时间和地点5、确定主持人和致辞人6、发出邀请7、拟定菜单8、宴会厅的布置9、合理安排桌次和座次。37、 会议交通服务的意义:会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用,应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。38、 会议交通服务的主要内容：1、筹齐会议用车2、拟定会议用车制度和纪律3、合理调度会议用车4、确保会议进程按计划实施5、对驾驶人员的管理6、对车辆的维修7、保养及汽油供应8、意外事故的应急处理措施等.39、 送别会议代表的主要内容:（1）结清会务费用：餐费、住宿费、交通费等。(2）分发回程票：火车票、机票、船票等。(3)安排车辆送站：小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等。(4）安排领导、专人送客：握手告别,脸呈微笑送至大门外、电梯口或车门口.40、 会议文件的内容：会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项：1.整理分发会议记录。2.形成大会决议、简报或纪要3。写总结向上级汇报会议情况4.收全会议材料，汇编会议文件,并分类、立卷、归档(四点）41、 会议评估的常用方法：1定量和定性评估方法2问卷调查评估方法 3资料的收集与处理方法 4资料的分析方法。