市接待办公室接待工作程序.doc

市接待办公室接待工作程序

为促进我市接待工作规范化、制度化、程序化管理，体现我市接待工作的口岸特色、地方民族特色，根据我市基本情况，结合我市接待工作实际，特制定此接待程序。
一、接受任务
（一） 任务报批
接待办公室在接到市四大班子宾客来访通知、宾客单位来电、来函后，接待办公室尽快掌握来宾所属省市、单位、带队领导、人数、性别、民族、目的、时间、车次等基本情况。负责接待任务的工作人员认真填写《宾客公务接待通知单》后送接待办公室主任审批或电话请示，并及时向对口联络秘书长汇报，落实接待工作陪同领导及其他相关事宜。
（二） 编制接待方案
接待方案可根据宾客的意见、领导批示和已落实的有关事宜制定。方案内容要做到全面、周密、细致。内容包括：来宾人员名单、陪同领导及工作人员名单、活动日程、住宿安排、乘车安排、就餐安排、市情简介、考察参观点、旅游景点情况介绍、洽谈会、座谈会地点等。接待方案要在宾客到达之前制定完毕，并分送到陪同人员手中。
(三) 落实准备工作
按照接待方案所列各项内容认真落实，接待办公室要预定房间、宴会餐厅、座谈会议室，明确接待车辆及参观考察路线。等级接待任务要通知公安、卫生、防疫、警卫等部门，并通知参观景点做好接待准备工作，要做到任务明确、人员到位，安排周密、万无一失。
二、接待活动
（一） 迎接宾客
1、一般考察团队，由各大班子对口单位派负责接待工作的同志到车站或驻地宾馆迎接。
2、应邀来访的特殊考察团队和等级接待任务，接待方案中所列有关陪同人员出面迎接，同时要视情况在恐龙市门或宾馆驻地举办欢迎仪式，内容以民族礼仪为主，向来宾敬献哈达、美酒、鲜花，如有其他特殊活动需要安排，再另行通知。
3、宾主见面后对口秘书长或接待人员要主动介绍我市在场的有关领导并作自我介绍，引领来宾乘车前往驻地。到宾馆后，接待人员要向客人发送房卡、接待方案及相关资料，并引领主要宾客到房间入住。
（二） 参观考察

1、提前将接待方案送达或电传至有关单位，并取得电话联系，要求有关单位做好接待准备工作，明确陪同领导和接待人员，并告知考察内容、考察路线、汇报材料
2、考察、座谈、洽谈内容如需要报道，要通知新闻单位安排采访人员，并及时做出报道。
3、参观考察途中接待人员要主动介绍市情、沿途情况及相关企业情况，做好导游服务工作，接待人员在陪同参观考察活动中，必须正确回答来宾所提出的问题，积极收集来宾意见和建议及其他信息，遇有突发事情要冷静处理。
4、参观景点的导游服务人员在陪同参观考察活动中既要认真讲解，又要耐心回答来宾所提出的各种问题。
5、凡是接待口岸出境游览观光的宾客，接待人员要协同相关工作人员提前做好相关手续办理等工作，确保出境顺畅、安全、无误。
6、在重要宾客的接待、市里组织的重大活动中，接待人员都要着装整齐，佩带胸牌。服务热情周到沟通协调到位，组织落实迅捷。
（三） 会议座谈、洽谈、签字仪式
1、提前做好准备工作：确定参加会议人员、协助相关部门布置会议室（挂会标及欢迎标语，摆放会议指示牌，摆放座签，检查音像设备）等，通知参加会议人员、新闻记者提前10分钟到场。
2、召开会议进行座谈、洽谈：接待人员引领有关人员进入会场（会谈室），衔接好会议日程，随时观察会议进展情况，督促有关人员搞好服务工作，客人有特殊要求要做好记录，抓紧联系落实。
3、签字仪式：由接待办协同有关部门组织实施，认真做好与仪式有关的各项准备工作。
4、需要合影留念时，接待人员协同相关部门提前布置场景，安排位次，通知摄影人员。
三、住宿安排
1、 应邀来我市指导视察工作的特殊来宾及其他重要宾客，经有关领导批准，可以减免住宿费；来宾报销住宿费确有困难的，住宿费由客人按报销标准结算，不足部分由接待办公室从接待费中补贴；其他客人的住宿费按实际价格收取全费，接待办公室不予补贴。
2、一般情况下，副厅级以上宾客安排套间或单间，县处级以下的宾客安排标准间。如需摆放鲜花、水果另行通知。
3、宾客的住房一般由接待办公室协助安排，可以先入住后补办入住手续。凡需接待办公室负担全部或部分房费的，接待办接待人员要请示接待办公室主任批准后向前台说明，并确认和填写《住房通知单》。对方费自理的宾客，接待人员要协助来宾补办入住手续或告知前台及时向来宾催缴房费
四、用餐安排
（一） 宴会
1、宴请要根据来宾规格、人数从严掌握标准，在指定的宾馆、饭店安排就餐。
2、按照对等接待原则，每批客人以对口单位的名义由归口班子的领导出面宴请一次，尽量不搞重复多头宴请。
3、宴会要根据来宾情况制定菜谱，要突出地方特色，以地方风味为主，并根据不同的客人、不同的饮食习惯合理调剂。酒水以本地产品为主，适时调配俄、蒙特色酒水，突出口岸特色。
4、宴请的桌次、座次、名签严格按照礼仪规范的标准摆放。接待人员要主动引领宾主双方入座。要制定双方参加宴会人员的座签，分别摆放在每人的桌前，便于加深了解、互相交流。
5、宴请时间一般控制在90分钟左右，举办重要宴会，可适当安排小型文艺演出，要突出口岸风情、地方民族特色。
6、对一般来口岸考察、参观、学习、旅游的宾客，原则上不赠送纪念品。市领导指示需要赠送纪念品，经接待办公室主任批准后，按程序向客人赠送。
7、宴会接待人员必须提前30分钟到场，检查宴会准备情况（桌次、座签、音响设备、菜谱）等，并迎接宾主双方人员到场。宴会结束后，接待人员要先送客人离开就餐地点，后核实酒水等餐饮用品，然后在对帐单上签字，并填写《用餐通知单》其他内容。
（二）工作餐
1、 来宾除安排一次宴请外，其他均执行工作餐标准，接待人员及其他陪同人员一般不陪餐。
2、 凡属接待办安排的客人，包括市各大班子的陪同人员，均按接待办规定的用餐标准安排工作餐。参与接待的工作人员（包括领导的秘书、司机、警卫等）按规定统一安排工作餐。
3、 特殊情况下入来宾需要陪餐，要严格控制陪餐人数，一般陪餐人数不得超过来宾人数。
4、 工作餐不上烟酒饮料，用餐时间要掌握在30分钟左右。
五、送行
1、接待人员提前到达来宾驻地，协助客人结算住宿费并清理房间退房，接待人员协同对口部门将客人送到车站，如客人自带车，接待人员视情况协同有关部门将客人送出城区。
2、如需安排欢送仪式的，须与相关部门负责人取得联系，由接待办协同有关部门具体办理。
六、总结汇报
1、来宾离开后，接待人员要对该项接待任务进行小结，及时记录《客情通报》定期向分管领导做出汇报。每批接待任务接待结束后，参与接待的接待人员都要进行小结，总结经验、查找不足和存在的问题，提出改进接待工作合理化意见和建议，以便不断提高接待工作水平。
七、建立接待档案
1、每次接待活动都要逐项认真填写《接待宾客任务通知单》，做到内容详细、记录准确。
2、接待活动中的传真、电报、客情反映、接待任务通知单、接待方案等均属机密材料，在保密期内不得向外泄漏，定期将各种接待材料整理归档。
3、接待工作中的《用餐通知单》、《住房通知单》要逐项认真填写。各有关单位与接待办进行结算时，回首《通知单》，并归档管理。
4、在接待活动中，接待人员要把收集到的重要信息及合理化建议、意见，除送交有关单位和领导外，也要整理记入接待档案。