电器集团编码原则指导手册模板.doc

XXXX电器集团编码标准指 导 说 明 书Zhejiang kingdee 用户服务部二二年三月编码标准说明：以物料编码为根本讲解编码标准，但所讲编码标准一样适适用于K3系统用户编码、供给商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、多种类别编码和其它需要编码任何项目等。第一节 物料编码意义物料编码是以简短文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它相关事项一个管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少工厂或许有没有物料编码全部无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上工厂，物料编码就显得格外关键了。此时，物料领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而藉着物料编码，使各部门提升效率，多种物料资料传输快速、意见沟通愈加轻易。物料编码之功效以下： 增强物料资料正确性物料领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、统计等一切物料之活动全部有物料编码能够查核，所以物料数据愈加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。 提升物料管理工作效率物料现有系统排列，以物料编码替换文字记述，物料管理简便省事，效率所以提升。 利于电脑管理物料管理在物料编码推行根本以后，方能深入利用电脑作更有效处理，以达成物料管理之效果。 降低物料库存、降低成本物料编码利于物料库存量控制，同时利于呆料预防，并提升物料管理工作效率，所以可减轻资金积压，降低成本。 预防物料舞弊事件之发生物料一经编码后，物料统计正确而快速，物料储存井然有序，能够降低舞弊事件之发生。 便于物料之领用库存物料全部有正确统一名称及规格给予编码。对用料部门领用和物料仓库发料全部十分方便。第二节 物料编码标准物料编码必需合乎物料编码标准，合理物料编码，必需含有下列基础标准：l 简单性l 分类展开性l 完整性l 单一性l 一贯性l 可伸缩性l 组织性l 适应电脑管理l 充足性l 易记性一、简单性编码目标在于将物料化繁为简，便于物料管理，假如编码过于繁杂，则违反了编码之目标。所以物料编码在应用文字符号或数字上应努力争取简单明了，这么可节省阅读、填写、抄录时间和手续，并可降低其中错误机会。物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分 ，这种分类展开也称为多级分类。二、分类展开性物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，假如采取阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分项目，假如采取英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。比如采取阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开能够利用下列方法。需要分类项目第一个分类方法第二类分法第三类分法1111001012120202313030341411045152210561622067221230782233089234410910244210112543111226551213331661131432621415336315163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料编码时，全部物料全部应有物料编码可归，这么物料编码才能完整。若有些物料找不到给予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料产生轻易破坏物料编码完整性。所以每当有新物料产生，即应给予新物料编码，并要求新物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发觉物料订购单缺乏物料编码，即应请采购部门补填物料编码，不然不予入库、不予付款。这么才能确保物料编码完整性。四、单一性物料编码单一性是指一个物料编码只能代表一个物料，同一个物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，通常地，只要物料物理或化学性质有改变、只要物料要在仓库中存放、就必需为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。假如该物料三道工序全部在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。假如该物料三道工序不在同一个车间完成，其次序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料三种状态，必需取不一样物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不一样加工状态物料。五、一贯性物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标按时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必需要分段或分级进行。六、伸缩性物料编编码要考虑到未来新产品发展和产品规格变更而发生物料扩展或变动情形。预留物料伸缩余地，并不能仅就现在物料现实状况加以物料编码安排，不然她日新物料产生时，就有新物料无号可编情况。七、组织性物料编码依其编码系统，作井然有序组织和排列，方便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码组织性，对物料管理能够省掉无须要麻烦。八、适应电脑管理电脑应用已经比较普及，所以在编码时一定要考虑录入方便性,如编码尽可能短、少使用其它符号，如#、-、*等。九、充足性物料编码所采取文字、记号或数字，必需有足够数量，方便所组成部分物料编码，足以代表全部部分物料，和应付未来物料扩展时实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。不然物料系统被破坏，费时误事。十、易记性在不影响上述九项标准之下，物料编码应选择易于记忆文字、符号或数字，或给予暗示及联想性。但这标准是属于次要标准，若上述九项标准俱全而独缺乏此项标准物料编码，仍不失为优异物料编码。第三节 物料编码方法现在工商企业所采取物科编码方法，关键有下列多个：1. 阿拉伯数字法2. 英文字母法3. 暗示法4. 混正当一、阿拉伯数字法阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码工具，采取以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法轻易了解，只是需另外准备物料项目和数字对照表，又要记忆对照项目，所以相关人员必需经过一段时间训练和适应才能利用自如。以阿拉伯数字做物料编码，较常见有下列多个： 连续数字编码法 分级式数字编码法 区段数字编码法 国际十进制分类法1连续数字编码法连续数字编码法是先将全部物料依某种方法大致排列，然后自1号起依次序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是次序编码除显示编码时间前后，往往和所代表项目标属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列次序料号内，比如： 1078为3/8“3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购六角铁制带帽螺栓为3/8“ 1”,其物料编码无法插入（因过去没有库存或采取这种物料，故无编码），故只好编以最终一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。2分级式数字编码法分级式数字编码法是先将物料关键属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类依据次要属性细分为较次级类别并编定其号码，如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。表二为三种属性阶级式数字编码法，共可组成36个（343）编码，这种方法优点首先显示编码规律性，首先达成一物料项目仅有一编码目标，其缺点是无用空号太多，首先显得浪费累赘，其次常造成物料编码位数不够用。来 源（大类）材 料（中类）用 途（小类）1 = 自制1 = 非铁金属1 = 零部件2 = 外购2 = 钢铁2 = 包装用料3 = 委外加工3 = 木材3 = 办公用具4 = 化学品（表二）3区段数字编码法 区段数字编码法介于连续数字编码法和分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达成物料编码目标。比如有64项，分为5大类，其情形以下：A类12项B类10项C类17项D类15项E类10项累计64项（表三）上述情形，如用阶级式数字编码法必需3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可，其情形以下：类别分配编码剩下备用编码A类12项（01-20）8项B类10项（21-37）7项C类17项（38-61）7项D类15项（62-83）7项E类10项（84-99）6项 （表四）4国际十进分类（U. D. C. ） 这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新奇而独到，能够无限制展开，颇受欧洲大陆各国重视。1895年国际图书馆学会决定杜威十进法为基础，作更深入发展，其后经众多数学教授确实究和发展，最终完成所谓国际十进位分类法（Universal Decimal Classification），现在已经有很多国家采取为国家规格。所谓国际十进位分类法是将全部物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形以下：6应用科学62工业技术621机械工业技术6218动力传动62188挟具621882螺丝、螺帽6218822多种小螺丝62188221金属用小螺丝621882215丸螺丝621682215.3平螺丝采取国际十进分类物料编码，如编码编至三位数字以后仍须继续延长时时，即应加以“.”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能利用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作为物料编码工具物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z等字和阿拉伯数字1、0、9、2等轻易混淆，故多废弃不用，除此之外，还有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表铁金属，以AB代表铜金属.，英文字母在中国已经相当普遍，是可用物料编码方法。三、暗示法暗示编码法是指物料编码代表物料意义，可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为：l 字母暗示法l 数字暗示法1、英文字母暗示法：从物料英文字母当中，择取关键且有代表性一个或数个英文字母（通常取关键文字第一个字母）做为编码号码，使阅读物料编码者能够从中想象到英文字文字，进而从暗示中得悉该物料为何物。比如：VC=Variable Capaciter(可变电容器)IC=Integrated Circuit(集成电路)SW=Switch(开关)ST=Steel Tube (钢管)BT=BRASS Tuber(黄钢管)EP=Ear Phone(耳机)2、数字暗示法：直接以物料数字为物料编码号码，或将物料数字依一固定规则而转换成物料编码号码，物料编码阅读者可从物料编码数字暗示中得悉该物料为何物。物料编码代表意义：例1： 类小类 形式 长度 厚度例2：电阻值编码编码电阻值0050.505051001010110010210310,000104100,0001051,000,000（表五） 例3：钢筋直径编码编 号钢筋直径1212mm1616mm1919mm2525mm（表六） 例4：钢球轴承轴径之编码，其编码为轴经（限于轴经20mm至200mm）mm数五分之 一。编码轴径0525mm0630mm0735mm（表七）四、混正当混正当物料编码系联合使用英文字母和阿拉伯数字来作物料编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进位或其它方法编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进位采取符号较多，故有不少企业乐于采取此种方法。比如：M=金属物料MB=螺栓、螺丝及帽MBI=带帽螺栓MBI-100=六角铁制螺栓带帽MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角铁制螺栓带帽MBI-106-8=3/8” x 1”六角铁制螺栓带帽MBI-106-8=1/2” x 1”六角铁制螺栓带帽第四节 物料编码举例例一：某企业冰箱材料分类和编码1. 代码基础形式 12345678910大分类 中分类小分类整个代码由十位数字组成，一样规格和材质物料编码相同。2. 大分类是由前两位数字代表，31表示冰箱3. 中分类由第3、4、5位三位数字表示1板金类2金属类3塑胶橡胶类01外箱组件01铁01挤压弄（射出）02内箱组件02铜02成型（真空和冲床成型）03门组件03铝03吹气盛开04蒸发器组件04锌合金04剪型05底座组件05其它金属05模内加热加压成型屑06凝结器组件06橡胶07其它零件07管棒类08其它4电工器材5绝热材 料6杂类01电装品部分01玻璃纤维01纸类02电线02保利龙02胶带类03其它03玻璃类04海绵类05木类（表八）4. 小分类为5位数（6、7、8、9、10），前4位是流水号码，最终一位表板金类表面处理编码。0 表示未电镀、未喷漆、及表面不需要处理之零件1 表示喷漆2 表示电镀3 表示研磨5分类编码实例表示板装饰条用夹板例二：某机械加工厂物料编码标准该企业考虑现在物料总数有4000种左右，考虑到未来发展，制订以下物料编码标准：123456前5位为次序号，以分段方法将物料分为20大类，最终一位表示零件特征码,A表示冲压工序已完成，B表示零件加工车间已完成、C表示电镀车间已完成、D表示喷漆车间以完成。如：00012A十字架上托（已冲压成型）00012B十字架上托（已钻孔）00012C十字架上托（已电镀）例三：某柴油机生产厂物料编码标准全部物料编码分四段，前后次序为“物料类别、物料特征码、次序号、后缀” 物料类别 物料特征码 次序号 后缀(可选)1 物料类别 物料类别用一位数字或字母表示，用来区分产品、零部件、原材料、辅助材料2 物料特征码 物料特征码用3-8位数字或字母表示，用来表示识别该类物料特征代码。每一类物料可取不一样宽度特征代码，如：产品特征码可取3位，用来表示产品系列号及其它特征，而零部件特征码可取8位，用来表示零部件所属产品号及其图号。一旦确定了某类特征代码使用位数，则全部该类物料特征码必需根据指定位数编码。代码不足指定位数可用其它字母或数字补充（用字母补充时通常见字母“N”，）， 代码超出指定位数可进行简写。对特征码，也可进行细分，如特征码总长度为6位，则可用前两位表示一个信息，中间两位表示一个信息，后两位表示一个信息。3 次序号 次序号用来表示某一物料在该类物料中编码次序，是为了区分同一类物料中不一样物料而设计。次序号长度可依据该类物料多少确定，但要考虑编码未来扩展，保留一定余地。不一样类别物料能够取不一样长度次序号，如：用三位就可表示从000到999共1000种物料。次序号长度一旦指定，则该类物料全部次序号位必需按指定长度编写，不足长度前面用0补充。如：001,002,003,090,445等是正确，不能用10表示第10种物料，而应用010来表示。4 后缀 后缀用一位字母表示，能够用来区分相同名称、规格或图号而材质、加工工序或颜色不一样零部件或产品、原材料。这么，能够用相同特征代码和次序号表示出同一图号零部件或产品不一样状态。如：C325002R,表示产品325002红色C325002G,表示产品325002绿色L3421007A,表示零部件3421007已冲压成型L3421007B,表示零部件3421007已零件加工L3421007C,表示零部件3421007已电镀后缀是能够选择，能够使用，也能够不用，依据具体情况而定。5 举例：如：产品编码标准定为： 一位字母C 四位特征码 两位次序号 则产品 内销机-S195-S195长单机代码可编为： CS19501 内销机-S195-S195方单机代码可编为： CS19502 内销机-S195-S19545W 代码可编为： CS19503零部件编码标准为： 一位字母L 八位特征码 三位次序号 一位后缀用特征码表示产品及图号缩写，后缀表示零部件加工状态。例：专用件或借用件编码：内销机-S195-S19545W缸套图号为0101，零件次序号为03则其代码为可编为：LS L S195 0101 03，后缀不用。通用件产品编码：通用件因为不专于任何一个产品序号，其产品特征码可定义为：TTTT或其它有代表性字符。假如上例中内销机-S195-S19545W缸套属于通用件，则其编码为：LTTTT010103。注意事项：1 假如使用字母和数字混和编码时，应避免使用字母O、I、Z等字母，以免书写时和0、1、2相混淆；2 编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义符号（只是为了区分编码段，而没有任何含义），因为这些符号不便于电脑输入，而且会使编码太长；3 确定编码方案时一定要保留足够空间以方便以后扩充；为了使编码便于书写和录入电脑，编码在满足一定要求下应尽可能简短；4 通常库存中可能出现物料全部必需给予编码；5 每种物料只能有一个编码，一样，一个编码只能在库存中找到一个物料，一一对应。第五节 金蝶K3系统物料编码处理特点一、灵活地处理物料编码修改问题物料编码标准上不许可修改，但因为多种原因，如：制订物料编码标按时预留范围不够，需要扩充；新物料编码时物料类别分配错误；伴随企业发展，使用物料类型改变，原来编码标准需要更改或细分等。当这些事情发生时全部需要对现有物料编码进行修改，不然物料编码标准将失效。总而言之，物料编码修改在很多情况下是因为物料类别改变引发，物料编码中所携带物料类别信息越多，则物料编码越需要频繁地修改，以下举例说明。例：某企业零件编码由5位数字组成，第一位是产品类型码，用“1”表示“单面台秤”，用“2”表示“双面台秤”，第二位表示“组件”，用“1”表示“齿轮组件”，用“2”表示外壳组件，后三位为次序号，起初企业只有一个类型产品叫“单面台秤”，用“01”表示“单面台秤齿轮组件”，“02”表示“单面台秤外壳组件”，单面台秤齿轮组件中零件“大齿轮”编码是 “11006”。以后企业又陆续开发了一系列新产品，如“双面台秤”、“健康称”、“厨房称”，其中全部用到了“单面台秤”中部分部件，企业期望将这些组件重新分类，用第一位“0”表示通用件，将“大齿轮”（编码11006）归类到通用组件中，则其编码需改为“01006”。金蝶K/3系统许可用户简化物料编码方案，尽可能降低物料编码中过多类别信息，代之以次序号，这么物料编码将比较简短，轻易实现电脑录入、存放，相关类别信息将另外存放，不在编码中携带，这么，当物料类别改变时，只需更改其类别，而原有代码不变。这么会大大降低物料编码改变频率。同时，金蝶K/3系统还许可用户可在任何时候修改物料编码，且不会影响以前数据。二、物料分类愈加灵活、细致金蝶K/3系统物料类别管理采取分级管理，用户能够依据需要设置物料类别及细分类别，标准上对级次不限制。用户能够依据需要随时调整物料类别，达成统计、分析目标。三、使用技巧假如完全根据次序号进行物料编码，即使编码简短，但不轻易记忆，假如编码中携带了物料类别信息，则不易修改。通常地，依据企业具体情况，采取二者结合方法。有以下标准可参考：1 当物料种类比较少时，如1000种以下，可较多地携带类别信息如：600型扫描仪，编码为SCAN6001200型扫描仪，编码为SCAN1200P300Mhz处理器，编码为P2CPU300PHILIPS显示器，编码为CP001（CP表示电脑部件）IBM显示器，编码为CP002（CP表示电脑部件）2 当物料种类较多时，如5000种以上，可不携带或少携带类别信息如：3/8” x 3/4”六角铁制螺栓带帽，编码为：58723/8” x 1”六角铁制螺栓带帽，编码为：58731/2” x 1”六角铁制螺栓带帽，编码为：5874毛衣（红色）：3002R (用R表示红色)毛衣（黄色）：3002Y (用Y表示红色)记住毛衣为3002，可联想出红色3002R，绿色3002G3 未来可能会变动物料类别信息或物料属性最好不要将其作为物料编码一部分，而将其放在物料类别信息中。4 假如用户现在已经存在旧物料编码，而且全部些人员已经熟悉，不到万不得已，最好不要修改，继续沿用以前代码，可降低很多工作量。