建筑工程综合项目工程采购管理新规制度作业流程.docx

企业采购部步骤管理制度

采购制度严格根据企业质量体系要求。采购过程简化，程序可循，做到有据可查，防范风险，降低成本。
一， 采购计划
负责企业全部采购计划，接到采购计划报企业总经理同意后，确保各项采购任务完成，其中包含工程采购，物质采购和工具采购等。
1， 采购计划单下达：
工程项目采购计划由项目预算下发料单，交于预算经理审核签字，在由项目经理签字确定，交于企业采购部，采购部核实仓库库存，递交企业总经理审查批复后统一下达采购部。采购计划单中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备（推）选厂家等。

2， 采购计划单变更：
非该项目项目经理下达采购计划概不采购 。采购计划变更（其中包含数量增减、型号更改、增减项目等）
需由项目经理签字确定，采购部接到变更通知，需要和工程协议进行校核，内容和工程协议一致报总经理批复，不一致立即登记立案汇报总经理，方便以后追加工程款。

3， 采购时效管理：
全部采购计划依据工程具体情况，确定哪些材料先到位，哪些材料订货周期长，努力争取做到材料不耽搁工程进度前提下，材料立即到位，不挤占、积压企业采购货款。全部下达采购计划在供给商供货期没有变更情况下按采购计划要求时间完成任务，做到立即采购、立即跟踪、立即发货、立即反馈现场收货情况和材料使用情况。
4， 建立工程采购档案：
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每十二个月工程采购协议和工程清单统一管理：工程询价单、直接采购清单设备报价单统一管理。供给商协议 依据具体工程统一管理，直接采购部分依据具体采购人直接管理。
二， 采购
平时多熟悉和掌握企业所需各类物质名称、型号、规格、单价、用途、产地等。浏览相关网站，按时按量按质完成采购供给计划指标，主动开拓货源市场，做到货比三家，控制降低采购成本。对于特殊产品采购，按协议约定要求厂方提供相关证件或检测汇报。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供给商管理等四个方面：

1， 询价：
询价能够经过多个方法，包含网络查询，直接寻求供给商，供给商自我推销，展会等形式。确定部分适合长久合作合作伙伴同时，也要不停开拓新供给商，寻求新产品。对于物资采购产品依据市场行情合理报价，对于所报价产品进行立即沟通，说明价格涨落原因和供货周期，对于用户指定而市场面临淘汰产品，因推荐新产品（若对方坚持，应说明存在质量问题和保修问题，尽可能有文字依据），产品询价，报价时应注明产品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付款方法等情况，和供给商厂家，联络人，联络电话等信息。
2， 比价：
对供给商所报产品价格进行有效查对（对含有可比性厂家产品进行比价）。对于单项产品做到货比三家，以正规比价格式存于计算机或手工统计文字资料，在比价时做出价格分析。
3， 议价
在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽可能降低采购成本，争取有利付款方法。
4， 供给商管理：
经过寻求新货源拓展供给商范围，加强老供给商管理。每十二个月对供给商一次评定（以质量、售前售后服务、生产力、交货期、付款、价格等方面考评），对不合格供给商立即调整。对于合格年度复审。
三， 协议管理
和供给商签署采购协议，敦促协议正常推行，并催讨所欠、退或索赔款项。
1， 协议签署：统一制订标准合一样本，关键表现在产品明细、价格、质保，关键技术参数、运输、到货期限、质保期，付款方法，税金等几方面。最好尽可能留有质保金，附上采购清单。
2， 协议管理按具体工程项目细分，每一个项目采购协议归类到每个工程项目名下，直接采购按采购人分。
3， 协议交于企业财务部统一管理，采购部留备份，采购部和供给商签署购置协议后，第一时间提交给财务管理。
四， 验货
采购部和仓库一起负责物质到场验收，全部物质到场后必需具体查看，清点做到送货单，发票和实物数量规格，单价一致，并立即入库。
五， 仓库管理
1， 入库管理：供给商送交物料时，仓管员依据企业采购清单仔细查对货物数量、规格、质量、价格，判定合格后具体填写入库单保留第二联，第一联交于财务，财务人员凭入库单和用户送货单（必需有工程名称、供给商企业名称、联络方法）做应付货款，缺乏一样，财务不予做应付款（仓库每个月月底前必需将入库单递交给财务）。如发觉不合格，有权拒收，退，换不合格产品。
2， 物料保管：物料储存保管，应依据物料特征和用途计划仓库区域，定置存放管理。物料堆放应尽可能做到过目点数，检点方便，成行成列，整齐易取。物料如有损失，报废等，仓管员要立即向企业汇报，审批后方可处理，未经同意一律不能私自处理。仓库物料也不准私自借出，拆件零发，私自挪用，损坏等
3， 物料出库：如需从仓库借或领用物料时，需要填写领料单，是领用还是借用要注明清楚，由项目经理签字，领用人签字，方可领取物料，仓管员要立即填写出库单并让项目经理签字，立即登记账目并保留好出库单，做好库账，做到物账相符。物料出库后，如未完全使用完，必需退回仓库，退回仓库也是用入库单。如有突发情况需要领用物料仓管人员能够视情况采取先发料后补单程序，并做好统计，领料人要在第一时间内补办手续，交给仓库。
4， 仓库盘点：依据工期能够进行周、月、季、年期限做好入库，出库，剩下库存汇总工作。

六， 采购部责任
1， 负责和财务协调做好出入库，发票清理和结款，协议管理工作
2， 立即和技术部、工程部了解项目进行情况和紧急变动情况
3， 物质售后服务，负责返修和调换产品明细。由具体采购责任人和厂家协商、跟踪，确保产品在最短时间返还到施工现场。
七， 采购岗位责任
1， 采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购
2， 不停开辟建立新物资供给渠道，寻求物美价廉物质，提升供给商服务质量，降低采购费用，节省开支，降低成本，取得充足物资供给
3， 提升工作效率，缩短采购周期，提升经济效益
4， 在任职期间，严格推行本岗位职责，定时向经理汇报本部门月、季、年统计工作，并提出好提议和意见。